Rakenna keskittyneitä ja hyödyllisiä kokoelmia valitsemalla oikea lähdesisältö, ylläpitämällä sitä ajan mittaan ja hallinnoimalla, miten ihmiset käyttävät ja hyödyntävät sitä.
Käytä näitä käytäntöjä rakentaaksesi ja ylläpitääksesi kokoelmia Acrobatin Knowledge Basessa. Ne auttavat sinua järjestämään lähdesisällön, tekemään tiedostojen löytämisestä helpompaa, hallinnoimaan käyttöoikeuksia ja tarjoamaan käyttäjille selkeän tietovarannon.
Käytä arvovaltaista ja ajankohtaista lähdesisältöä
Käsittele kokoelman asiakirjoja lähdemateriaalina, johon käyttäjät voivat kohdistaa kyselyjä Tekoälyavustajan kautta.
Suosi sisältöä, joka on:
- Ajankohtaista ja hyväksyttyä käyttöön.
- Kokoelman tarkoitukseen liittyvää.
- Riittävän kattava hyödyllisen kontekstin tarjoamiseen.
- Vapaata vanhentuneista tai tarpeettomista kaksoiskappaleista.
Kun lähdeasiakirja muuttuu, päivitä kokoelman sisältö, jotta käyttäjät eivät luota vanhempaan versioon.
Käytä kuvaavia tiedostonimiä
Valitse tiedostonimet, joista asiakirjan aihe on helppo tunnistaa.
Collections-haku hakee vain tiedostonimiä, ei asiakirjojen sisältöä. Kuvailevat nimet helpottavat tiedostojen löytämistä ja hallinnointia kokoelman kasvaessa.
Vältä yleisiä nimiä, kuten document.pdf, final.pdf, tai updated-version.pdf, kun nimi ei kerro, mitä tiedosto sisältää.
Ylläpidä kokoelmia ajan mittaan
Tarkasta kokoelmat säännöllisesti sen sijaan, että käsittelisit sisään ottamista kertaluonteisena tehtävänä.
Poista sisältö, joka ei ole enää hyödyllistä, päivitä muuttuneet asiakirjat ja etsi kaksoiskappaleita tai vanhentunutta materiaalia. Kokoelman pitäminen linjassa sen tarkoituksen kanssa helpottaa omistajien hallintaa ja auttaa käyttäjiä ymmärtämään, mitä tietoja se sisältää.
Jaa kokoelmat harkitusti
Jaa kokoelma niiden ihmisten kanssa, jotka tarvitsevat pääsyn sen sisältöön.
Ennen käyttöoikeuksien laajentamista harkitse kokoelman sisältämiä tietoja, kenen tulisi voida käyttää niitä ja mistä kokoelmaa voidaan käyttää. Organisaation asetukset voivat myös vaikuttaa pääsyyn eri käyttökokemusten, kuten keskustelubottien ja PDF Spacesin, kautta.
Konfigurointi- ja oikeusvaatimuksia varten katso aiheeseen liittyvä käyttöoikeuksien ja jakamisen dokumentaatio sen sijaan, että hallitsisit näitä vaatimuksia itse kokoelmasta.
Käytä keskustelun liitteitä keskustelukohtaiseen sisältöön
Käytä Tekoälyavustaja-keskusteluun liitettyjä tiedostoja ja kuvia, kun sisältö liittyy ensisijaisesti kyseiseen keskusteluun.
Kun tiedoista pitäisi tulla osa uudelleenkäytettävää tietämysalaa, lisää ja hallitse niitä sen sijaan kokoelman sisältönä. Tämä pitää väliaikaisen keskustelukontekstin erillään kokoelmassa ylläpidetystä lähdemateriaalista.
Tarkista lainaukset, kun lähde on tärkeä
Käytä Tekoälyavustaja-vastausten yhteydessä annettuja lainauksia tukevan lähdemateriaalin tarkistamiseen.
Lähteen tarkistaminen on erityisen hyödyllistä, kun vastaus vaikuttaa tärkeään päätökseen, kun tarkka sanamuoto on tärkeä tai kun tarvitset lisäkontekstia generoidun vastauksen lisäksi.
Lainaukset auttavat sinua varmistamaan, mikä tieto tukee vastausta; ne eivät korvaa lähdedokumentin tarkistamista, kun tarkkuus on kriittistä.
Suunnittele integraatiot ja krediittien kulutus
Mieti, miten ihmiset käyttävät kokoelmaa ennen sen yleisön laajentamista tai yhdistämistä muihin kokemuksiin.
Chatbot-integraatioilla, dokumenttien käsittelyllä, API-toiminnolla ja kyselyillä voi olla erilaisia käyttöoikeus- ja krediittivaatimuksia. Tarkista sovellettavat konfiguraatio- ja krediitinkulutustiedot ennen laajoja käsittelyprojekteja tai laajempia käyttöönottoja.
Tämä on erityisen hyödyllistä, kun kokoelma tukee käyttäjiä kokoelman alun perin luoneen ja ylläpitäneen ryhmän ulkopuolelta.
Tarkista ennen kokoelman laajentamista
Ennen kuin lisäät sisältöä tai tuot kokoelman saataville laajemmalle yleisölle, varmista että:
- Kokoelmalla on edelleen selkeä tarkoitus.
- Sen lähdedokumentit ovat ajankohtaisia ja olennaisia.
- Tiedostonimet kertovat selkeästi niiden sisällön.
- Vanhentuneet ja päällekkäiset sisällöt on poistettu.
- Kohdeyleisöllä tulisi olla pääsy tietoihin.
- Kaikki vaaditut integraatiot ja käyttöoikeudet on määritetty.
- Odotettu käyttö vastaa organisaatiosi krediittimallia.
