Kokoelmat antavat tiimeille yksinkertaisen tavan järjestää tietämystä, hallita käyttöoikeuksia ja tehostaa tekoälyvuorovaikutusta yhdestä paikasta.
Kokoelmat ovat perusta sille, miten Knowledge Base järjestää, hallitsee ja aktivoi tietämyksesi. Kokoelma yhdistää toisiinsa liittyvät asiakirjat, verkkolähteet ja jaetun kontekstin, jotta tiimit voivat käsitellä tietoja yhtenä yhtenäisenä kokonaisuutena hajallaan olevien tiedostojen sijaan.
Olipa kyse sisäisen tutkimuksen valmistelemisesta, asiakasrajapintatiimien tukemisesta tai tekoälypohjaisten oivallusten mahdollistamisesta koko organisaatiossa, kokoelmat helpottavat tietämyksen jäsentämistä tavalla, joka pysyy ajankohtaisena, turvallisena ja käyttökelpoisena.
Mitä kokoelmat mahdollistavat
Kokoelmat on suunniteltu vähentämään kitkaa tiedon ja oivalluksen välillä. Ne antavat tiimien keskittyä tuloksiin tiedostojen hallinnan sijaan.
Kokoelmien avulla voit:
- Ryhmittele toisiinsa liittyvät asiakirjat ja lähteet yhdeksi kyselykelpoiseksi tietojoukoksi.
- Pidä sisältö tuoreena päivitys- ja uudelleenindeksointitoimintojen avulla.
- Jakaa tietämystä suojatusti yksittäisille henkilöille, tiimeille tai koko organisaatiolle.
- Suojata arvokkaita kokoelmia vahingossa tapahtuvalta poistamiselta tai muutoksilta.
- Nähdä, mitä asiakirjoja todella käytetään ja mihin viitataan.
Kokoelmat toimivat siltana sisältösi ja Tekoälyavustajan välillä, jolloin kysymykset, haku ja yhteenvedot toimivat kuratoitua ja luotettavaa Knowledge Basea vasten.
Jokainen vastaus perustuu valittuihin lähteisiisi ja sisältää viittaukset takaisin tarkkaan sisältöön, johon se perustuu, joten voit varmistaa vastaukset ennen niihin luottamista.
Tuetut sisältötyypit
Collectio ge-base/web/user-guide-getting-started/knowledge-collections/overview.html#SupportedFormats nk tukevat /sisältöä / laajaa valikoimaa yleisesti käytettyjä asiakirja- ja verkkomuotoja, jolloin tiimit voivat työskennellä olemassa olevan sisällön kanssa ilman muuntamista tai uudelleenjäsentämistä.
Tuettuun sisältöön kuuluu:
- Adobe PDF -asiakirjat.
- Microsoft Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostot.
- Yleiset tekstipohjaiset muodot, kuten TXT ja CSV.
- Sähköposti- ja verkkopohjainen sisältö, mukaan lukien julkiset sivustot.
- Asiakirjat, jotka on synkronoitu tuetuista tallennusintegraatioista.
- Asiakirjat, jotka on synkronoitu tuetuista tallennusintegraatioista, kuten SharePoint ja Google Drive.
PDF- ja Microsoft Word -asiakirjat voivat sisältää myös kuvia ja kuvioita, kuten kaavioita ja taulukoita. Knowledge Base käsittelee tuetun visuaalisen sisällön yhdessä asiakirjan tekstin kanssa, jolloin nämä tiedot voivat osallistua hakuun ja tekoälyn tuottamiin vastauksiin.
Tämä joustavuus mahdollistaa sen, että kokoelmat heijastavat sitä, miten tiimit jo tallentavat ja käsittelevät tietoja, pitäen samalla sisällön saavutettavana hakua, analysointia ja tekoälypohjaisia vuorovaikutuksia varten.
Rakennettu helpoksi hallintaan suuressa mittakaavassa
Kokoelmat on tarkoituksella suunniteltu helpoiksi luoda ja yksinkertaisiksi hallita, vaikka ne kasvaisivat.
Yhdestä käyttöliittymästä voit:
- Luo ja järjestä kokoelmia projektien, aiheiden tai tiimien ympärille.
- Lisää asiakirjoja paikallisista tiedostoista, yhdistetyistä tallennuspaikoista tai julkisista Internet-lähteistä.
- Päivitä sisältö tietojen muuttuessa ilman kokoelman uudelleenrakentamista.
- Ota käyttöön suojaustoimet tärkeiden tietojen turvaamiseksi.
- Suodata ja lajittele kokoelmia, niin löydät nopeasti sinulle tärkeät asiat.
Tämä lähestymistapa pitää tiedot järjestyksessä lisäämättä hallinnollista kuormitusta, mikä tekee kokoelmista käytännöllisiä päivittäiseen käyttöön pelkkien suurten hankkeiden sijaan.
Suunniteltu yhteistyöhön ja jakamiseen
Kokoelmat tukevat yhteistyötä tekemällä selväksi, kuka voi käyttää ja osallistua jaettuun tietämykseen.
Voit:
- Jaa kokoelmia tiettyjen käyttäjien tai ryhmien kanssa.
- Määritä luku- tai kirjoitusoikeudet käyttötarkoituksen mukaan.
- Aseta kokoelmat saataville koko organisaatiossa tarvittaessa.
- Integroi kokoelmat tuettujen viestitystyökalujen, kuten Slackin ja Microsoft Teamsin kanssa tiimien yhteistyötä varten.
Sisältö indeksoidaan kunnioittaen organisaatiosi olemassa olevia suojausoikeuksia, joten kokoelma tuo esiin vain sen, mitä tietty käyttäjä on jo valtuutettu näkemään.
Nämä valvontakeinot mahdollistavat tiimien luottavaisen yhteistyön säilyttäen samalla selkeyden omistajuuden ja käyttöoikeuksien suhteen.
Tekoälypohjaisten oivallusten mahdollistaminen
Kokoelmat ovat tietoyksikköjä, joiden pohjalta tekoälyavustaja toimii. Kuratoimalla sisältö kokoelmiin parannat tekoälyn tuottamien vastausten merkityksellisyyttä, tarkkuutta ja hyödyllisyyttä.
Kokoelmien avulla tekoälyavustaja voi:
- Vastata kysymyksiin käyttäen vain valitsemiasi asiakirjoja ja lähteitä.
- Tiivistää keskeisiä teemoja suurista sisältökokonaisuuksista.
- Etsiä tiettyjä aiheita tai yksityiskohtia useista asiakirjoista
Käyttötilastot auttavat sinua ymmärtämään, mitkä asiakirjat tuottavat eniten arvoa, antaen näkyvyyttä siihen, miten tietämystä todella käytetään.
Miten kokoelmat sopivat Knowledge Baseen
Kokoelmat ovat Knowledge Base -kokemuksen keskiössä:
- Sisältöä lisätään kokoelmiin.
- Käyttöoikeudet ja jakaminen hallitaan kokoelmatasolla.
- Tekoälyn vuorovaikutus rajoittuu kokoelmiin.
- Raportointi ja käyttö-Insightit liittyvät kokoelmiin.
Tämä tekee kokoelmista luonnollisen lähtökohdan tiedon organisointiin ja ensisijaisen keskuksen kaikelle jatkotoiminnalle.
Liittyvät tehtävät ja käsitteet
Seuraavat sivut tarjoavat yksityiskohtaisia ohjeita kokoelmien käsittelyyn:
- Kokoelmien yleiskatsaus (tämä sivu)
- Luo manuaalinen kokoelma
- Lisää sisältöä kokoelmaan
- Muokkaa kokoelmaa
- Jaa kokoelma
- Tarkista kokoelman asiakirjat
- Päivitä kokoelma
- Indeksoi kokoelman sisältö uudelleen
- Lukitse kokoelma
- Poista kokoelma
- Kokoelman tilastot
