Pidä tuettujen pilvitallennusjärjestelmien asiakirjoja saatavilla Acrobatin Knowledge Basessa.
Yhdistimet synkronoivat tiedostoja ulkoisista järjestelmistä valittuun kokoelmaan. Kun olet määrittänyt yhdistimen, Knowledge Base tarkistaa valitut kansiot aikataulun mukaisesti ja lisää uudet tai päivitetyt tuetut tiedostot kohdekokoelmaan.
Google Drive- ja Microsoft SharePoint -yhdistimet käyttävät samaa yleistä synkronointimallia. Jokaisella yhdistintyypillä on oma asennusprosessi ja valtuutusprosessi.
Ennen aloittamista
Järjestelmänvalvojan on otettava yhdistimet käyttöön, ennen kuin käyttäjät voivat lisätä niitä kokoelmiin.
Ota yhdistimet käyttöön avaamalla Asetukset > Toimintojen aktivointi ja ottamalla tuetut yhdistinvaihtoehdot käyttöön organisaatiolle.
Jos yhdistimet eivät ole käytössä, käyttäjät eivät voi luoda Google Drive- tai Microsoft SharePoint -yhteyksiä.
Määritä ja hallitse yhdistimiä
Tutustu Hallitse yhdistimiä -ohjeisiin, kun haluat lisätä Google Drive- tai Microsoft SharePoint -yhdistimen, muokata aiemmin luotua yhdistintä, päivittää yhdistimen tiedot tai tarkastella synkronointihistoriaa.
Yhdistimien toiminta
Kun luot yhdistimen, valitset ensin lähdeympäristön:
- Microsoft SharePoint
- Google Drive
Sitten valitset:
- Synkronoitavat lähdekansiot.
- Kohdekokoelma.
- Kuinka usein synkronointi suoritetaan.
Knowledge Base suorittaa ensimmäisen synkronoinnin yhdistimen luonnin yhteydessä. Myöhemmin aikataulutetut suoritukset hakevat uudet tai muokatut tiedostot valituista kansioista ja niiden sisällytetyistä alikansioista.
Synkronoidut tiedostot tulevat näkyviin kohdekokoelmaan, jossa käyttäjät voivat hakea niistä tietoja, esittää kysymyksiä ja generoida tekoälyavusteisia oivalluksia.
Synkronoidun sisällön käsittely
Yhdistimet hakevat tuetut tiedostot valituista lähdekansioista ja lisäävät ne yhteen kohdekokoelmaan.
Kansiohierarkioita ei toisinneta kokoelmassa. Valittujen kansioiden ja alikansioiden tiedostot näkyvät yhdessä kokoelman asiakirjaluettelossa.
Myöhempien synkronointisuoritusten aikana:
- Uudet tiedostot lisätään.
- Muokatut tiedostot päivitetään.
- Muuttumattomia tiedostoja ei käsitellä uudelleen.
- Lähteestä poistetut tiedostot pysyvät kokoelmassa.
Kun usealla lähdetiedostolla on sama nimi, yksi tiedosto voi korvata toisen. Käytä yksilöllisiä, kuvaavia tiedostonimiä, jotta vältät tahattomat ylikirjoitukset.
Käyttöoikeudet ja pääsy
Yhdistimen luominen edellyttää pääsyä:
- Ulkoinen lähdejärjestelmä.
- Kansiot, jotka haluat synkronoida.
- Kohdekokoelma.
Organisaatiosi saattaa edellyttää järjestelmänvalvojan hyväksyntää ennen kuin voit muodostaa yhteyden SharePointiin tai Google Driveen.
Yhdistimen käyttöoikeudet eivät korvaa kokoelman käyttöoikeuksia. Käyttäjät tarvitsevat edelleen luvan avata kohdekokoelma ja työskennellä sen kanssa.
Hyvä tietää
- Järjestelmänvalvojan on otettava yhdistimet käyttöön kohdassa Asetukset > Ominaisuuksien aktivointi ennen kuin käyttäjät voivat lisätä niitä.
- Yhdistimen käyttöönotto ottaa ominaisuuden käyttöön. Käyttäjät tarvitsevat edelleen pääsyn lähdealustalle, valittuihin kansioihin ja kohdekokoelmaan.
- Jokainen yhdistin synkronoi sisällön yhteen kohdekokoelmaan.
- Valitut alikansiot sisällytetään synkronointiin.
- Lähdetiedoston poistaminen ei poista sen synkronoitua kopiota Knowledge Base -tietokannasta, ellei sitä ole määritetty toimimaan näin.
- Yhdistinten rajoitukset voivat vaihdella lähdetyypin mukaan.
- Suurten alkusynkronointien suorittaminen voi kestää kauan.
- Haku- ja tekoälyominaisuudet tulevat käyttöön sen jälkeen, kun synkronoidut tiedostot on käsitelty.
- Käytä yksilöllisiä tiedostonimiä, kun synkronoit sisältöä useista kansioista.
