Arbeiten mit Dateien und Vorlagen

Du kannst die Performance verbessern und viele Probleme vermeiden, indem du einen geeigneten Workflow für die Verwendung von Adobe InDesign festlegst.

Beibehalten eines bereinigten Computersystems

Im Laufe der Zeit treten Veränderungen in der Software und der Hardware auf, die zu Performance-Einbußen und Systemproblemen führen können. Defragmentieren der Festplatte, Entfernen älterer Softwareversionen, Aktualisierung von Gerätetreibern, Optimierung des Arbeitsspeichers, Anwenden von Virenschutzprogrammen und Durchführen anderer Wartungsmaßnahmen können Anwendungen und Dateien vor Schäden schützen. Regelmäßige Wartung trägt dazu bei, dass Dokumente in InDesign wie erwartet geöffnet, angezeigt und gedruckt werden.

Erstellen eines Projektordners

Lege vor Projektbeginn fest, welche Dateien du benötigst und wie du sie speichern möchtest. Bei Problemen mit fehlerhaften Verknüpfungen empfiehlt es sich, verknüpfte Dateien und das Dokument im selben Ordner zu speichern. InDesign behält Verknüpfungen mit den Dateien bei, die du in einem Dokument ablegst. Wenn eine Verknüpfung jedoch nicht mehr funktioniert, sucht InDesign im Ordner des Dokuments nach der Datei. Das Speichern eines Dokuments und seiner verknüpften Dateien im gleichen Ordner erleichtert es, sie von einem Computer zum anderen zu verschieben. Das Ablegen von Dateien in einem Ordner stellt außerdem sicher, dass InDesign beim Drucken eines Dokuments die Originalgrafiken findet. Kann InDesign eine verknüpfte Grafik nicht finden, werden Änderungen, die du an der Originalgrafik vorgenommen hast, nicht berücksichtigt. Die Grafik wird möglicherweise schlecht oder gar nicht gedruckt.

Besteht dein Projekt aus mehreren Dokumenten (z. B. aus Buchkapiteln), empfiehlt es sich, einen Projektordner zu erstellen, der einen Ordner für jedes Dokument und die damit verknüpften Dateien enthält.

Verwenden einer Vorlage

Verwende eine Vorlage, wenn du häufig ähnliche Projekte erstellst. Mithilfe von Vorlagen lassen sich schneller einheitliche Dokumente erstellen, während die Originaldatei geschützt wird. Beispiel: Die Vorlage für einen monatlich erscheinenden Newsletter kann Linealführungen, Seitenzahlen, Impressum und Formate enthalten, die in jeder Ausgabe verwendet werden sollen. (Siehe Verwenden von Dokumentvorlagen)

Lokales Öffnen von Dokumenten

Kopiere ein Dokument, das auf einem Netzlaufwerk oder einem Wechseldatenträger gespeichert ist, sowie alle zugehörigen Grafiken auf deine lokale Festplatte, bevor du es öffnest. Aufgrund der langsameren Zugriffszeit und Datenübertragungsrate eines Netzlaufwerks oder eines Wechseldatenträgers können Daten verloren gehen oder beschädigt werden. Dadurch kann auch das Dokument beschädigt werden. Achte jedoch darauf, die Arbeit anderer Benutzer nicht zu überschreiben, wenn du die lokalen Dateien zurück auf den Netzwerkserver kopierst.

Lösen von Problemen vor dem Konvertieren einer Datei

Beschädigte Adobe PageMaker- oder QuarkXPress®-Dateien bleiben in der Regel beschädigt, wenn sie in InDesign geöffnet werden. Wenn ein Fehler oder ein anderes unerwartetes Verhalten bei einer konvertierten Datei auftritt, öffne die Originaldatei in der Quellanwendung und versuche, den Fehler zu beheben.

Wenn die konvertierte Datei fehlerhaft ist, exportiere sie in das IDML-Format, öffne die IDML-Datei und speichere sie als InDesign-Dokument.

Speichern von Dokumenten

Speichere Dokumente regelmäßig und erstelle Sicherungskopien von wichtigen Dateien. Du kannst nicht benötigte Daten eines Dokuments mit dem Befehl Speichern unter löschen. Wenn du den Befehl „Speichern“ verwendest, hängt InDesign neue Informationen an das Dokument an, entfernt jedoch nicht veraltete Daten, wie Informationen über eine gelöschte Grafik. Wenn du jedoch den Befehl Speichern unter verwendest, schreibt InDesign das gesamte Dokument neu und schließt dabei nur Informationen über Objekte und Seiten ein, die momentan im Dokument vorhanden sind. Ein Dokument, das nur die notwendigen Daten enthält, belegt weniger Platz auf der Festplatte und kann schneller aktualisiert und gedruckt werden.

Anwenden bewährter Designregeln

• Erstellen von Formaten in einem Dokument Das Anlegen von Formaten ohne geöffnete Dokumente kann dazu führen, dass beim Erstellen eines neuen Dokuments doppelte Formate angezeigt werden. Um Formate in mehreren Dokumenten zu verwenden, speichere und lade die Formate.

• Verwende geeignete Schriften. Wenn du Schriften für ein Dokument auswählst, überlege dir, wie du den Text formatieren und drucken möchtest. InDesign unterstützt OpenType®-, Type 1- (PostScript) und TrueType-Schriftarten. Beschädigte oder mangelhafte Schriften können ein InDesign-Dokument beschädigen oder beim Drucken zu unerwarteten Ergebnissen führen. Verwende daher verlässliche Schriften, die von bekannten Schriftherstellern entwickelt wurden. Wenn du mit einem Print-Shop oder einer Druckerei zusammenarbeitest, erkundige dich nach den Schriftanforderungen.

• Verwende nicht zu viele Textrahmen. Reduziere die Anzahl der Textrahmen auf ein Minimum, um die Dateigröße zu verringern und das Layout leichter bearbeitbar zu machen.

Geschickter Umgang mit Grafiken

• Verwende das geeignete Grafikdateiformat. Wenn du Grafiken für ein Projekt erstellst, überlege dir, wie du das Dokument drucken möchtest. Wenn du das Dokument in einem Print-Shop oder einer Druckerei drucken lassen möchtest, erkundige dich, welche Grafikformate am besten für das dort verwendete Ausgabegerät geeignet sind. Der Print-Shop oder die Druckerei kann dich auch hinsichtlich der optimalen Auflösung für Bilder beraten.

• Speichere Grafiken extern. Wenn du eine Grafikdatei importierst, erstellt InDesign standardmäßig eine Verknüpfung mit der Grafik. Mit Verknüpfungen kannst du die Dateigröße des Dokuments minimieren und die Leistung von InDesign verbessern. Wenn du das Dokument druckst, muss die Originalgrafikdatei verfügbar und verknüpft sein. Wenn InDesign das Original nicht findet, wird die Grafik u. U. als Vorschau mit niedriger Auflösung oder als graues Feld gedruckt.

Überprüfen von Verknüpfungen und Schriftarten vor dem Drucken

Um sicherzustellen, dass ein Dokument richtig gedruckt wird, überprüfen Sie, ob alle Verknüpfungen intakt und alle Schriftarten verfügbar sind. Eine Verknüpfung wird fehlerhaft, wenn Sie die Originalgrafik löschen, verschieben oder umbenennen. Verwenden Sie die Funktionen „Preflight“ und „Verpacken“, bevor Sie Dateien an ein Serviceunternehmen übergeben.

Öffnen von InDesign-Dokumenten

Im Allgemeinen öffnest du Dokument- und Vorlagendateien genauso wie in anderen Programmen. InDesign-Vorlagen werden standardmäßig als neue, unbenannte Dokumente geöffnet. Es werden folgende Erweiterungen verwendet: .indd für Dokumentdateien, .indt für Vorlagendateien, .idms für Snippet-Dateien, .indl für Bibliothekdateien, .inx für Interchange-Dateien, .idml für Markup-Dateien und .indb für Buchdateien.

Über den Menübefehl „Datei“ > „Öffnen“ kannst du auch Dateien aus früheren InDesign Versionen sowie aus InDesign Interchange (.inx), InDesign Markup (.idml), Adobe PageMaker 6.0 und höher, QuarkXPress 3.3 und 4.1 und QuarkXPress Passport 4.1 öffnen. Außerdem sind Zusatzmodule von anderen Herstellern zum Öffnen weiterer Dateiformate verfügbar.

Verwenden des Befehls „Öffnen“

Beim Öffnen eines InDesign-Dokuments wird möglicherweise eine der folgenden Meldungen angezeigt:

Meldung über eine neuere Version von InDesign

In InDesign CS6 und CC kannst du Dokumente auch an alle senden, die ältere InDesign-Versionen verwenden. Dazu sind keine zusätzlichen Schritte wie der manuelle Export in das IDML-Format erforderlich. Dank der integrierten Kompatibilität werden deine Dokumente immer so geöffnet, wie du es erwartest.

Wenn du ein Dokument öffnest, das in einer neueren Version von InDesign erstellt wurde, wird in einer Meldung auf die unterschiedlichen Versionen hingewiesen. Um das Dokument in die aktuelle Version von InDesign zu konvertieren, gehen Sie wie folgt vor:

Meldung über unterschiedliche Dokumentfarbeneinstellungen im Vergleich zur Anwendung

Wenn eine Warnmeldung darauf hinweist, dass die Farbeinstellungen im Dokument und in der Anwendung nicht übereinstimmen, wähle eine Option aus und klicke auf „OK“.

Meldung über fehlende oder geänderte Verknüpfungen

Wenn eine Warnmeldung darauf hinweist, dass das Dokument fehlende oder geänderte Verknüpfungen enthält, repariere die Verknüpfungen mithilfe des Bedienfelds „Verknüpfungen“. Siehe Aktualisieren, Wiederherstellen und Ersetzen von Verknüpfungen.

Meldung über fehlende Schriftarten

Wenn in einer Warnmeldung angezeigt wird, dass Schriften im Dokument fehlen, führe einen der folgenden Schritte aus:

• Klicken Sie auf „OK“. InDesign formatiert den Text automatisch mit einer Ersatzschrift.

• Klicke auf „Schriftart suchen“, um im Dokument nach verwendeten Schriftarten zu suchen und diese aufzulisten.

  Weitere Informationen zum Suchen von fehlenden Schriftarten finden Sie unter Suchen und Ersetzen von Schriftarten.

Öffnen des zuletzt verwendeten Dokuments

Um festzulegen, wie viele der zuletzt verwendeten Dokumente angezeigt werden, wähle„Bearbeiten“ > „Voreinstellungen“ > „Dateihandhabung“ (Windows) bzw. „InDesign“ > „Voreinstellungen“ > „Dateihandhabung“ (macOS) aus und gib unter „Anzahl der zuletzt verwendeten anzuzeigenden Elemente“ die gewünschte Anzahl an. Der höchste zulässige Wert ist 30.

Wählen von Wortlisten beim Öffnen von Dokumenten

Beim Öffnen eines Dokuments wirst du möglicherweise in einer Warnmeldung gefragt, ob du die Wortliste im Dokument oder eine Ausnahmewortliste im Benutzerwörterbuch verwenden möchtest. Eine Ausnahmewortliste enthält Wörter, die dem Benutzerwörterbuch während der Bearbeitung des Dokuments hinzugefügt wurden. Wenn du weißt, welche Ausnahmewortliste du verwendest, klicke auf die entsprechende Schaltfläche. Falls du dir nicht sicher bist, klicke auf eine der Schaltflächen, wähle „Bearbeiten“ > „Rechtschreibprüfung“ > „Wörterbuch“ aus, um die Wortlisten zu prüfen, und wähle anschließend ggf. „Bearbeiten“ > „Voreinstellungen“ > „Wörterbuch“ (Windows) bzw. „InDesign“ > „Voreinstellungen“ > „Wörterbuch“ (macOS) aus, um die für den Textsatz verwendete Wortliste zurückzusetzen. Siehe Silbentrennungs- und Rechtschreibwörterbücher.

Verwenden von Adobe Bridge mit InDesign

Adobe Bridge ist eine plattformübergreifende Anwendung, die mit den Adobe Creative Cloud-Komponenten ausgeliefert wird. Mit Adobe Bridge kannst du die benötigten Dateien zum Erstellen von Inhalten für die Druck-, Web-, Video- und Audioausgabe suchen und sortieren. Adobe Bridge lässt sich aus jeder Creative Cloud -Komponente (ausgenommen Adobe Acrobat®) starten. Über Adobe Bridge hast du Zugriff auf Assets von Adobe und von Drittanbietern.

Adobe Bridge bietet folgende Möglichkeiten:

• Sie können Bilder, Videofootage- und Audiodateien verwalten: Sehen Sie sich Dateien in Adobe Bridge in der Vorschau an und suchen, sortieren und verarbeiten Sie Dateien, ohne die einzelnen Anwendungen zu öffnen. Außerdem können Sie Metadaten für Dateien bearbeiten und über Adobe Bridge Dateien in Ihren Dokumenten, Projekten und Kompositionen platzieren.

• In Adobe Bridge kannst du die in einem InDesign-Dokument enthaltenen Verknüpfungen als Miniaturen anzeigen, ohne dazu das InDesign-Dokument in InDesign öffnen zu müssen.

• Sie können Material aus Adobe Bridge in das InDesign-Dokumentfenster ziehen oder Material aus dem Dokumentfenster in Adobe Bridge ziehen, um Snippets zu erstellen. Siehe Snippets.

• Du kannst automatisierte Aufgaben, z. B. Stapelverarbeitungsbefehle, ausführen.

• Du kannst Farbeinstellungen für mehrere Creative Suite-Komponenten mit Farbmanagement synchronisieren.

• Du kannst Web-Konferenzen in Echtzeit beginnen, um gemeinsam mit anderen auf den Desktop zuzugreifen und Dokumente zu überprüfen.

Verwenden von Dokumentvorlagen

Vorlagen sind eine gute Ausgangsbasis für Standarddokumente, da sie mit Voreinstellungen für Layout, Grafiken und Text versehen werden können. Beispiel: Wenn du eine monatlich erscheinende Zeitschrift vorbereitest, kannst du eine Vorlage erstellen, die das Layout einer typischen Ausgabe enthält. Hierzu gehören u. a. Hilfslinien, Raster, Musterseiten, benutzerdefinierte Formate und Farbfelder, Platzhalter-Rahmen, Ebenen sowie Standardgrafiken oder -text. So musst du nur noch alle vier Wochen die Vorlage öffnen und neuen Inhalt importieren.

Eine Vorlage wird auf die gleiche Weise erstellt wie ein normales Dokument. Der einzige Unterschied besteht beim Speichern des Dokuments. Wenn du eine Vorlage für die Nutzung durch andere vorbereitest, solltest du eine Ebene mit Anweisungen zur Vorlage hinzufügen. Blende die Ebene vor dem Drucken des Dokuments aus oder lösche sie. Siehe Ebenen.

Speichern eines Dokuments als Vorlage

Erstellen eines neuen Dokuments aus einer Vorlage

Bearbeiten einer vorhandenen Vorlage

Überprüfen von InDesign-Dokumenten

InDesign-Dokumente können auf verschiedene Weisen überprüft werden.

Nachverfolgen von Änderungen

Wenn „Änderungen verfolgen“ aktiviert ist, markiert InDesign beim Bearbeiten von Text den hinzugefügten Text und streicht den gelöschten Text durch. Zeige Änderungen im Textmodus an. Der Dokumenteigentümer kann die Änderungen durchsehen und sie akzeptieren oder ablehnen. Siehe Verfolgen und Überprüfen von Änderungen.

Überprüfen einer PDF-Datei mit Acrobat

Sie können das InDesign-Dokument als PDF exportieren und mit Adobe Acrobat eine E-Mail-Überprüfung oder eine freigegebene Überprüfung auf Acrobat.com oder auf einen anderem Server einrichten. Prüfer können Kommentare mit dem Werkzeug „Haftnotiz“ und mit anderen Markierungsmethoden hinzufügen. Der Dokumenteigentümer kann die Änderungskommentare im PDF durchgehen und das InDesign-Originaldokument bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie in der Acrobat-Hilfe.

Verwenden von CS Review

Mit dem Online-Abo-Service CS Review kannst du deine Designs im Web teilen, damit andere sofort Feedback geben können. Wenn du mithilfe des Bedienfelds CS Review einen Review erstellst, lädst du einen oder mehrere Schnappschüsse der Datei in den Acrobat.com-Arbeitsbereich hoch. Reviewer können dann ihre Kommentare hinzufügen.

Wenn du einen Review erstellst, kannst du ihn in Teile gliedern, die separate Bereiche für Review-Kommentare bieten. Ein Review kann aus verschiedenen Dateien und Anwendungen zusammengesetzt sein. Im Verlauf eines dynamischen Review-Prozesses kannst du Review-Teile hinzufügen und entfernen.

Entwerfen von Kalendern und Visitenkarten mithilfe von Vorlagen

Du kannst Kalender, Visitenkarten, Lebensläufe und andere spezielle Dokumente mithilfe von Vorlagen erstellen. Adobe bietet zahlreiche Vorlagen für die einfache Erstellung dieser Dokumente.