Strukturieren von PDF-Dateien

Wenn Sie ein Dokument in das Adobe PDF-Format exportieren und im Bereich „Allgemein“ des Dialogfelds „Adobe PDF exportieren“ die Option „PDF mit Tags erstellen“ ausgewählt ist, werden die exportierten Seiten automatisch mit Struktur-Tags versehen, die den Inhalt beschreiben und Seitenelemente wie Überschriften, Textabschnitte und Grafiken kennzeichnen. Wenn Sie vor dem Exportieren zusätzliche Tags hinzufügen oder die vorhandenen Tags nachbearbeiten möchten, können Sie hierzu das Tagsbedienfeld in InDesign verwenden. Die Änderungen werden in der Strukturansicht („Ansicht“ > „Struktur“ > „Struktur einblenden“) angezeigt.

Sie können die Zugänglichkeit und Wiederverwendbarkeit von Adobe PDF-Dokumenten verbessern, indem Sie Ihrem InDesign-Dokument bereits vor dem Exportieren Tags hinzufügen. Wenn ein PDF-Dokument keine Tags enthält, versucht Adobe Reader oder Acrobat möglicherweise, das Dokument automatisch mit Tags zu versehen, wenn es gelesen wird oder ein Umfließen stattfindet, doch ist das Ergebnis mitunter enttäuschend. Wenn die exportierte PDF-Datei Ihren Erwartungen nicht gerecht wird, können Sie mit den Werkzeugen in Acrobat 6.0 Professional (und höheren Versionen) die Struktur von mit Tags versehenen PDF-Dokumenten bearbeiten. Die umfassendste Sammlung von Werkzeugen finden Sie in Acrobat 9 Professional.

Wenn Sie ein für den PDF-Export vorgesehenes Dokument mit Tags versehen, bestimmen diese Tags (im Gegensatz zum XML-Export) nicht, welche Inhalte in die PDF-Datei exportiert werden. Die Tags geben Acrobat stattdessen weitere Informationen zu den strukturellen Inhalten des Dokuments.

Vorteile der Verwendung von Tags

Wenn Sie Ihr Dokument vor dem Exportieren in eine PDF-Datei mit Tags versehen, können Sie Folgendes tun:

• Sie können den Acrobat PDF-Absatzformaten mit Tags InDesign-Absatzformatnamen zuordnen, um eine umfließbare PDF-Datei zur Anzeige auf mobilen Geräten und anderen Medien zu erstellen.

• Sie können druckbare außertextliche Elemente, Text und Bilder markieren und ausblenden, damit diese beim Umfließen in Acrobat nicht angezeigt werden. Wenn Sie z. B. ein Seitenobjekt durch einen Tag als außertextliches Element kennzeichnen, wird dieses nicht angezeigt, wenn Sie den Inhalt des Adobe PDF-Dokuments auf einem mobilen Gerät, einem kleinen Display oder auf einem Monitor mit starker Vergrößerung ausgeben.

• Sie können Grafiken mit alternativem Text (ALT-Text) versehen, der von Screenreadern vorgelesen werden kann.

• Sie können für als Grafik eingebundene Buchstaben, wie z. B. Schmuckinitialen, den zugehörigen vorlesbaren Buchstaben angeben.

• Sie können für eine Gruppe von Artikeln einen Titel angeben oder Textabschnitte und Grafiken zu Artikeln zusammenfassen.

• Sie können Textabschnitte und Grafiken anordnen, um eine Lesereihenfolge festzulegen.

• Sie können Tabellen, formatierte Listen und Inhaltsverzeichnisse kennzeichnen. Sie können angeben, welche Inhaltsblöcke zu den unterschiedlichen Textabschnitten gehören.

• Sie können Informationen zur Textformatierung, z. B. Unicode-Werte von Zeichen, zu den Wortabständen und zum Erkennen von weichen und harten Trennstrichen hinzufügen.

Auswirkungen von Tags auf die Wiederverwendung und Barrierefreiheit

Der Inhalt eines Adobe PDF-Dokuments kann für andere Zwecke wiederverwendet werden. So können Sie z. B. aus einem Bericht mit Text, Tabellen und Bildern eine Adobe PDF-Datei erstellen und dann verschiedene Formate für die Verteilung wählen: für das Drucken oder Lesen am Bildschirm, für die Anzeige auf mobilen Geräten, für lautes Vorlesen durch einen Screenreader bzw. als HTML-Seiten für den direkten Zugriff durch einen Webbrowser. Wie problemlos und zuverlässig Sie den Inhalt wiederverwenden können, hängt von der logischen Grundstruktur des Dokuments ab.

Um sicherzustellen, dass Ihre Adobe PDF-Dokumente wiederverwendet und aufgerufen werden können, müssen Sie Tags in die Dokumente einfügen. Durch Tags erhalten die Dokumente eine organisatorische Grundstruktur, den so genannten logischen Strukturbaum. Der logische Strukturbaum beschreibt den Aufbau des Dokumentinhalts: Titelseite, Kapitel, Abschnitte, Unterabschnitte usw. Der Strukturbaum kann die genaue Lesereihenfolge anzeigen und die Navigation verbessern (was insbesondere bei längeren und komplexen Dokumenten zum Tragen kommt), ohne das Aussehen des PDF-Dokuments zu beeinflussen.

Personen, die das optische Erscheinungsbild von Dokumenten nicht sehen oder entschlüsseln können, erhalten anhand des logischen Strukturbaums und mithilfe von Hilfstechnologien (assistive Technologien) Zugang zum Inhalt des Dokuments. Die meisten Hilfstechnologien können auf der Grundlage dieser Struktur die Bedeutung des Inhalts und der Bilder auf alternative Weise (beispielsweise akustisch) wiedergeben. Dokumente ohne Tags weisen keine derartige Struktur auf. Acrobat muss daher aus der in den Voreinstellungen gewählten Lesereihenfolge eine Struktur ableiten. Dieses Verfahren ist nicht zuverlässig und führt oft dazu, dass die Seitenelemente in der falschen Reihenfolge oder überhaupt nicht vorgelesen werden.

Die Tags werden auf der Registerkarte „Tags“ in Acrobat 6.0 oder höher angezeigt. Sie sind dort entsprechend ihrer Beziehungsdefinitionen für Tag-Elemente verschachtelt. Das Bearbeiten von Tags ist in Acrobat Standard nicht möglich. Wenn Sie direkt mit Tags arbeiten müssen, sollten Sie auf Acrobat 9 Professional aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie in der Acrobat-Hilfe.

Definition des Begriffs „Umfließen“ und Optimierung von Dokumenten

Sie können ein PDF-Dokument umfließen lassen, damit es auf mobilen Geräten, kleineren Displays oder normalen Bildschirmen mit einer hohen Vergrößerungsrate angezeigt werden kann, ohne dass für jede Zeile ein horizontaler Bildlauf durchgeführt werden muss.

Beim Umfließen eines Adobe PDF-Dokuments werden einige Inhalte in das neu formatierte Dokument übernommen und einige nicht. In den meisten Fällen wird nur vorlesbarer Text in das neu formatierte Dokument übernommen. Beispiele für vorlesbaren Text sind Artikel, Absätze, Tabellen, Bilder und formatierte Listen. Beispiele für nicht vorles- und umfließbaren Text sind Formulare, Kommentare, Felder für digitale Unterschriften sowie Seitenelemente wie Seitenzahlen, Kopfzeilen und Fußzeilen. Bei Seiten, die sowohl vorlesbaren Text als auch Formulare oder Felder für digitale Unterschriften enthalten, findet kein Umfließen statt. Bei vertikalem Text erfolgt ein horizontales Umfließen.

Als Autor können Sie Ihre PDF-Dokumente anhand von Tags für das Umfließen optimieren. Tags gewährleisten das korrekte Umfließen von Textblöcken und die korrekte Reihenfolge des Inhalts. Auf diese Weise können die Leser einem Textabschnitt über mehrere Seiten hinweg folgen, ohne dass andere Textabschnitte den Fluss unterbrechen. Die Lesereihenfolge wird im Strukturbaum definiert, den Sie in der Strukturansicht bearbeiten können.

Festlegen von Tags für Seitenobjekte

Sie können Textrahmen und Grafiken auf automatische oder manuelle Weise mit Tags versehen. Nachdem Sie Seitenobjekte mit Tags versehen haben, können Sie deren Reihenfolge auf der Seite ändern, indem Sie die Objekte in der Strukturansicht an eine neue Stelle innerhalb der Hierarchie ziehen. Wenn Sie die Reihenfolge der Elemente in der Strukturansicht ändern, werden diese Änderungen in der Adobe PDF-Datei übernommen. Die Reihenfolge der Elemente in der Strukturansicht wird dann wichtig, wenn die PDF-Datei in Acrobat als HTML- oder XML-Datei gespeichert wird. Die Reihenfolge ist auch dann nützlich, wenn Sie ein InDesign-Dokument im Dreamweaver (XHTML)- oder Digital Editions (EPUB)-Format exportieren.

Automatisches Festlegen von Tags für Seitenobjekte

Wenn Sie den Befehl „Objekte ohne Tags hinzufügen“ wählen, fügt InDesign dem Tagsbedienfeld Tags hinzu und weist bestimmten Seitenobjekten, die noch ohne Tags sind, entsprechende Textabschnitts- und Grafik-Tags zu. Alle Textrahmen ohne Tag werden mit dem Tag „Textabschnitt“ versehen, während alle Grafiken ohne Tag das Tag „Grafik“ zugewiesen bekommen. Danach können Sie verschiedenen Abschnitten des Textes manuell weitere Tags zuweisen. Das automatische Zuweisen von Tags zu Seitenobjekten garantiert jedoch nicht, dass die Objekte in der exportierten PDF-Datei entsprechend strukturiert werden.

Manuelles Festlegen von Tags für Seitenobjekte

Vorbereiten von Grafiken für Screenreader

Wenn Sie möchten, dass die grafischen Elemente, mit denen Sie wichtige Punkte in Ihrem Dokument veranschaulichen, von Screenreader beschrieben werden, müssen Sie eine entsprechende Beschreibung eingeben. Grafiken und multimediale Elemente werden von Screenreadern nur dann erkannt und vorgelesen, wenn Sie den Tag-Eigenschaften Alternativtext hinzufügen.

Mit dem Attribut „Alternativtext“ können Sie alternativen Text erstellen, der anstelle einer Grafik vorgelesen werden kann. Außer dem Attribut „Alternativtext“ kann ein Bild auch mit dem Attribut „Originaltext“ versehen werden. Mit dem Attribut „Originaltext“ können Sie ein in ein Wort integriertes Bild ersetzen. Solche Bilder kommen z. B. zum Einsatz, wenn Initiale besonders ornamental gestaltet werden sollen. In diesem Beispiel wird durch die Verwendung des Attributs „Originaltext“ das Initialzeichen als Teil des Worts vorgelesen.

Beim Exportieren in das Adobe PDF-Format werden die Werte der Attribute „Alternativtext“ und „Originaltext“ in der PDF-Datei gespeichert und können in Acrobat 6.0 und höheren Versionen angezeigt werden. Diese alternativen Textinformationen können dann verwendet werden, wenn die PDF-Datei in Acrobat als HTML- oder XML-Datei gespeichert wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der entsprechenden Dokumentation zu Adobe Acrobat.

Gruppieren von Seitenelementen in einem Artikelelement

Verwenden Sie die Strukturansicht, um Seitenobjekte logisch zu einem Artikelelement zusammenzufassen. Wenn sich z. B. eine Gruppe von Textabschnitten über mehrere Seiten erstreckt, können Sie ein übergreifendes Element erstellen, das diese Textabschnitte in einer gemeinsamen Gruppe zusammenfasst. Diese übergreifenden Elemente werden als Strukturelemente bezeichnet. Sie können den gruppierten Artikeln auch Namen zuweisen.

• Wenn Sie Seitenelemente gruppieren möchten, wählen Sie im Menü der Strukturansicht die Option „Neues Element“, wählen Sie im Tagsbedienfeld das Element „Artikel“ aus und ziehen Sie die Seitenelemente unterhalb dieses Elements in die Strukturansicht.
• Wenn Sie gruppierten Elementen einen Namen zuweisen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Strukturansicht auf das Element „Artikel“ und wählen Sie dann „Neues Attribut“. Geben Sie in das Feld „Name“ Titel ein. Geben Sie in das Feld „Wert“ einen Namen für den Artikel ein.