Die Funktion „Notizen“ in InDesign verwendet den angegebenen Workflow-Benutzernamen zur Identifizierung des Autors einer Notiz bzw. des Initiators einer verfolgten Änderung. Notizen und verfolgte Änderungen sind für jeden Benutzer farblich kodiert. Die Kodierung wird in InDesign in der Voreinstellungskategorie „Notizen“ bzw. in InCopy im Dialogfeld „Benutzer“ („Datei“ > „Benutzer“) definiert.
Notizen können nur in Text eingefügt werden. In InDesign können sie nicht in PDF exportiert und nur im Textmodus gedruckt werden.
Wenn Sie in InDesign einem verwalteten Inhalt Notizen hinzufügen, werden diese auch den anderen Workflow-Teilnehmern zur Verfügung gestellt. Notizen sind hauptsächlich für InCopy-Workflows vorgesehen, Sie können sie jedoch auch in InDesign nutzen. So können Sie zum Beispiel Text in Notizen platzieren, den Sie später in einen Textabschnitt einfügen möchten. Wenn Sie in InCopy Dateien als Adobe PDF exportieren, können Notizen in PDF-Kommentare konvertiert werden.
Klicken Sie mit dem Text-Werkzeug an die Position, an die die Notiz gesetzt werden soll, und wählen Sie „Schrift“ > „Notizen“ > „Neue Notiz“.
Beim Bearbeiten im Textmodus werden Buchstützen angezeigt. In der Layoutansicht wird das Notizenbedienfeld angezeigt.
Geben Sie die Notiz zwischen den Buchstützen ein oder geben Sie die Notiz in das Notizenbedienfeld ein.
Sie können an jeder Position beliebig viele Notizen einfügen. Sie können jedoch keine Notiz in einer anderen Notiz erstellen.
Um Notizen ein- oder auszublenden, wählen Sie „Ansicht“ > „Extras“ > „Notizen einblenden“ bzw. „Notizen ausblenden“.
Der Notizmodus ist eine bequeme Möglichkeit, je nach Position der Einfügemarke oder nach ausgewähltem Text, Notizen hinzuzufügen, zu teilen oder zu löschen.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Wenn Sie eine neue Notiz erstellen möchten, platzieren Sie die Einfügemarke im Text.
Wenn Sie Text in eine Notiz konvertieren möchten, wählen Sie den Text aus.
Wenn Sie eine Notiz teilen möchten, platzieren Sie die Einfügemarke in der entsprechenden Notiz.
Wenn Sie eine Notiz in Text konvertieren möchten, wählen Sie die Notizbuchstützen (im Textmodus) aus.
Wenn Sie die Einfügemarke aus der Notiz herausschieben möchten, platzieren Sie die Einfügemarke am Anfang oder Ende der Notiz.
Wählen Sie „Schrift“ > „Notizen“ > „Notizmodus“.
Ein Notizanker 
markiert die Position einer Notiz. Im Notizbedienfeld werden der Inhalt der Notiz sowie bestimmte Informationen zu dieser Notiz angezeigt.
Wählen Sie zum Konvertieren eines Textes in eine Notiz den Text aus und wählen Sie dann „Schrift“ > „Notizen“ > „In Notiz umwandeln“. Es wird eine neue Notiz erstellt. Der markierte Text wird aus dem Textkörper des Textabschnitts entfernt und in die neue Notiz eingefügt. Der Notizanker bzw. die Buchstütze befindet sich an der Stelle, an der der ausgewählte Text ausgeschnitten wurde.
Wählen Sie zum Konvertieren einer Notiz in Text den Text, den Sie dem Text im Dokument hinzufügen möchten, im Notizenbedienfeld aus. Markieren Sie alternativ im Textmodus den Text in der eingebundenen Notiz. Wählen Sie dann „Schrift“ > „Notizen“ > „In Text konvertieren“.
Um eine Notiz zu teilen, platzieren Sie die Einfügemarke an der Stelle in der Notiz, an der die Notiz geteilt werden soll, und wählen Sie „Schrift“ > „Notizen“ > „Notiz teilen“.
Klicken Sie zum Navigieren zwischen den Notizen auf die Einfügemarke im Textabschnitt und wählen Sie „Schrift“ > „Notizen“ > „Vorherige Notiz“ bzw. „Nächste Notiz“.
In den Voreinstellungen können Sie die Farbe für die Notizanker, Buchstützen und die Hintergründe für eingebundene Notizen im Textmodus festlegen. Sie können außerdem bestimmen, dass QuickInfos für Notizen angezeigt werden sollen, und Sie können festlegen, ob beim Durchsuchen des Dokuments mit der Funktion „Suchen/Ersetzen“ auch der Inhalt von Notizen berücksichtigt wird und ob die Notizen im Textmodus auf Rechtschreibung überprüft werden.
Wählen Sie „Bearbeiten“ > „Voreinstellungen“ > „Notizen“ (Windows) bzw. „InDesign“ > „Voreinstellungen“ > „Notizen“ (Mac OS).
Wählen Sie eine Farbe für die Notizanker und -buchstützen aus dem Menü „Notizfarbe“ aus. Wählen Sie „[Benutzerfarbe]“, wenn die im Dialogfeld „Benutzer“ festgelegte Farbe verwendet werden soll. Die Verwendung dieser Option ist besonders dann sinnvoll, wenn mehrere Personen an der Datei arbeiten.
Wählen Sie „QuickInfo für Notizen einblenden“, um Informationen zu der Notiz sowie ihren Text (ganz oder teilweise) als QuickInfo anzuzeigen, wenn der Mauszeiger in der Layoutansicht über einem Notizanker oder im Textmodus über einer Buchstütze verweilt.
Legen Sie fest, ob sich die Befehle „Suchen/Ersetzen“ und „Rechtschreibprüfung“ auch auf den Inhalt eingebundener Notizen auswirken sollen (nur im Textmodus).
Das Durchsuchen des Inhalts von Notizen mit „Suchen/Ersetzen“ und die Rechtschreibprüfung von Text in Notizen steht, unabhängig von den Einstellungen im Dialogfeld „Voreinstellungen“, in der Layoutansicht nicht zur Verfügung. Mit „Alle ändern“ wird jedoch der Inhalt von Notizen bearbeitet.
Wählen Sie „[Ohne]“ oder „[Notizfarbe]“ (die Farbe, die Sie in Schritt 2 ausgewählt haben), um die Hintergrundfarbe für eingebundene Notizen festzulegen.
Klicken Sie auf „OK“.
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