Overzicht

De integratie van Adobe Sign voor Microsoft SharePoint biedt een geïntegreerde oplossing voor het maken, verzenden, bijhouden en beheren van elektronische handtekeningen.

Deze documentatie is ontwikkeld voor de Microsoft Online-versie van SharePoint (in deze handleiding gewoonlijk "SharePoint" genoemd) en is bedoeld als richtlijn voor het gebruik van de invoegtoepassing vanuit het perspectief van de eindgebruiker. De installatiehandleiding vindt u hier.

Deze oplossing is ontwikkeld als een invoegtoepassing voor SharePoint en biedt de volgende mogelijkheden:

  • Een overeenkomst ter ondertekening verzenden vanuit elke SharePoint-documentbibliotheek of -lijst
  • Documenten naar één ontvanger of naar een groep ontvangers verzenden vanuit een documentbibliotheek of aangepaste SharePoint-lijsten
  • Gegevens uit SharePoint-lijsten en -documentbibliotheken toewijzen aan documenten door middel van samenvoegingstoewijzing wanneer de documenten ter ondertekening worden verzonden
  • Gegevens uit formuliervelden van ondertekende overeenkomsten toewijzen aan tekstkolommen van SharePoint-lijsten en -documentbibliotheken door middel van gegevenstoewijzing wanneer het document is ondertekend en de status automatisch of handmatig is vernieuwd via de pagina Overeenkomststatus
  • Alle ondertekende overeenkomsten archiveren in SharePoint
  • Mogelijkheid om de beheerpagina van Adobe Sign toe te voegen als een SharePoint-webonderdeel, dat door SharePoint-gebruikers kan worden gebruikt voor het bijhouden en bijwerken van overeenkomsten


Ondersteunde browsers

Chrome, Firefox en Safari worden allemaal ondersteund


Internet Explorer 11 en hoger (inclusief Edge)

SharePoint-invoegtoepassingen werken alleen als u de Vertrouwde websites in Internet Explorer / Edge configureert.  Internet Explorer 10 en ouder worden niet ondersteund.

Bovendien dienen gebruikers van IE 11/Edge hun Vertrouwde websites-instellingen expliciet te bewerken, zodat deze de volgende URL's omvatten:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

De lijst Vertrouwde websites bewerken:

1. Open IE 11

► Edge-gebruikers drukken op Windows + S

2. Klik op het pictogram Extra (tandwiel) en selecteer Internetopties in het keuzemenu

► Edge-gebruikers typen Internetopties en drukken op Enter

IE11 Options

3. Het menu Internetopties wordt geopend. Selecteer het tabblad Beveiliging.

4. Klik op het pictogram Vertrouwde websites.

5. Klik op de knop Websites.

6. Typ een van de zojuist vermelde URL's en klik op Toevoegen.

7. Herhaal deze bewerking voor elke zojuist vermelde URL

8. Kies Sluiten in het menu Internetopties als u klaar bent

Trusted Sites


Toegang tot de functies van Adobe Sign

Adobe Sign is een invoegtoepassing die door uw SharePoint-beheerder is geïnstalleerd. Als gebruiker ziet u het Adobe Sign-tabblad boven aan uw SharePoint-site.

Als u op het Adobe Sign-tabblad klikt, verschijnt het lint met alle beschikbare Adobe Sign-functies.

De lintpictogrammen zijn pas toegankelijk als u in een webonderdeel Document of Lijst klikt of als u een document selecteert,  Wanneer u in het webonderdeel klikt, worden de lintpictogrammen actief.

ribbon

Opmerking:

In de moderne gebruikersinterface is het lint vervangen door een menubalk. Via deze menubalk zijn dezelfde functies beschikbaar:

MEnu

Het lint/het menu bevat vijf pictogrammen:

  • Verzenden ter ondertekening
  • Overeenkomststatus
  • Bibliotheeksjabloon
  • Overeenkomsten beheren
  • Instellingen

U zult de eerste vier pictogrammen regelmatig gebruiken voor het maken en verzenden van overeenkomsten.

U gebruikt het laatste pictogram (Instellingen) voor het definiëren van uw persoonlijke overeenkomstsjabloon. Als u deze eenmaal hebt gedefinieerd, zult u waarschijnlijk alleen nog maar terugkeren naar deze pagina als u de sjabloon wilt aanpassen.  Laten we dus daar beginnen.


Uw persoonlijke instellingen definiëren

Met uw persoonlijke instellingen kunt u een standaardnaam en -bericht definiëren voor alle overeenkomsten die u met de Adobe Sign-app verzendt vanuit SharePoint.

Personal Settings

In het veld Naam overeenkomst (maximaal 255 tekens) kunt u een willekeurige tekenreeks ter identificatie van de overeenkomst typen.  Deze tekenreeks wordt in de onderwerpregel van de e-mail van de ontvanger geplaatst (geel gemarkeerd in de afbeelding hieronder) en ook als naam op de beheerpagina. Geef een unieke en begrijpelijke naam op, zodat uw ontvangers de e-mail gemakkelijk kunnen herkennen en u sneller naar de overeenkomst kunt zoeken, als dat nodig is

Bericht overeenkomst is een veld voor standaardtekst waarin u toepasselijke instructies of opmerkingen kunt typen (hieronder groen gemarkeerd). Het bericht wordt weergegeven in de e-mail Ondertekenen die wordt verzonden naar alle ontvangers en dient niet te worden gebruikt voor de persoonlijke notities die u voor elke ontvanger kunt toevoegen.

email pair-rebranded


Aangepaste lijsten met documentsjablonen

Vlak onder de standaardnaam en de berichtvelden van de overeenkomst ziet u twee instellingen die bepalen hoe documenten kunnen worden toegevoegd wanneer u een overeenkomst verzendt uit een lijst.

Standaard mag de afzender een document selecteren in SharePoint.

Gebruikers kunnen de standaardervaring wijzigen aan de hand van twee opties:

► Gebruik voor aangepaste lijsten een documentsjabloon van buiten SharePoint – Als deze optie ingeschakeld is, slaat de afzender de optie voor het toevoegen van een document vanuit SharePoint over. In plaats daarvan krijgt hij de opties voor bestandsbijlagen te zien die zijn geconfigureerd in het Adobe Sign-systeem.  Het gaat hierbij om een of meer van de volgende opties:

o Bijvoegen vanuit lokaal systeem

Bijvoegen vanuit de Adobe Sign-sjabloonbibliotheek

Attach Files in AS

► Gebruik voor aangepaste lijsten altijd de toegewezen documentsjabloon – Wanneer deze optie is ingeschakeld, onthoudt SharePoint het bestand dat u wilt bijvoegen en wordt dat bestand automatisch bij de volgende overeenkomst gevoegd die u vanuit de lijst maakt. De stap voor het selecteren van het bestand wordt dus overgeslagen.  Dit is heel handig als u hetzelfde document vaker gebruikt.


Een overeenkomst verzenden

De overeenkomst starten

Het draait bij Adobe Sign allemaal om het verzenden van overeenkomsten en het verkrijgen van handtekeningen en u kunt dit proces in de SharePoint-omgeving op vier manieren in gang zetten:

  • Verzenden via het lint of het menu
  • Verzenden via klikken met de rechtermuisknop
  • Verzenden vanuit lijsten via het lint of het menu
  • Verzenden vanuit lijsten via klikken met de rechtermuisknop

Welke van deze vier opties u ook kiest, de configuratiepagina wordt altijd geopend. Op deze pagina kunt u de ontvangers bepalen en de volgorde van de handtekeningen, als er meer dan één handtekening nodig is.

Opmerking:

U kunt documenten van maximaal 5 MB verzenden vanuit SharePoint. 

Als u een groter document wilt verzenden, kunt u het uploaden naar uw Adobe Sign-bibliotheek (buiten de SharePoint-integratie) en het vanuit deze bibliotheek bijvoegen.

Verzenden via het lint of het menu

U gebruikt deze methode als u meerdere SharePoint-documenten moet bijvoegen:

1. Selecteer het document dat of de documenten die u wilt verzenden door op het vinkje links van de naam van het document te klikken

2. Klik op het tabblad in het lint boven aan de pagina

3. Klik op het pictogram Verzenden ter ondertekening

○ Alle geselecteerde documenten worden automatisch bijgevoegd

New List - MEnu
Moderne interface

SEnd from Ribbon
Klassieke interface

Verzenden via klikken met de rechtermuisknop

Met deze methode kunt u snel een willekeurig document uit een lijst met documenten verzenden, maar alleen dat bestand wordt bij de overeenkomst gevoegd:

1. Klik met de rechtermuisknop op het document dat u ter ondertekening wilt verzenden

2. Selecteer Geavanceerd in het pop-upmenu

3. Selecteer Verzenden ter ondertekening in het submenu

New Library - Right Click
Moderne interface

 

De klassieke menustructuur functioneert iets anders:

1. Klik met de rechtermuisknop op het gewenste item in de lijst

2. Selecteer Geavanceerd in het menu en kies vervolgens Verzenden ter ondertekening in het submenu

Send via rightClick
Klassieke interface

Verzenden vanuit lijsten

Het verzenden vanuit een lijst kan worden uitgevoerd via het lint of via het contextmenu dat verschijnt als u op de rechtermuisknop klikt


Verzenden vanuit lijsten via het lint of het menu

1. Klik op het gewenste item in de lijst

2. Klik op Adobe Sign in het lint of in het menu

3. Selecteer Verzenden ter ondertekening in het vervolgkeuzemenu

Send From list using Ribbon
Moderne interface

Classic List - Ribbon
Klassieke interface

Verzenden vanuit lijsten via het contextmenu dat verschijnt als op de rechtermuisknop wordt geklikt

1. Klik met de rechtermuisknop op het gewenste item in de lijst

2. Selecteer Verzenden ter ondertekening in het menu

List select
Moderne interface

 

De klassieke menustructuur functioneert iets anders:

1. Klik met de rechtermuisknop op het gewenste item in de lijst

2. Selecteer Geavanceerd in het menu en kies vervolgens Verzenden ter ondertekening in het submenu

Classic List - Right Click
Klassieke interface

 

De pagina wordt vernieuwd en de weergave Bestand selecteren verschijnt:

Select File Within Sharepoint-rebranded

 

3. Selecteer een bestand

4. Klik op Bijvoegen

 

Als u Gebruik voor aangepaste lijsten een documentsjabloon van buiten SharePoint hebt ingeschakeld, wordt het SharePoint-venster voor bestandsbijlagen overgeslagen en verschijnt meteen de overeenkomstpagina die u kunt configureren.  Gebruik in dit geval de sectie Bestand om de te ondertekenen documenten toe te voegen.

 

U dient twee belangrijke functies te onthouden:

► Als Gebruik voor aangepaste lijsten altijd de toegewezen documentsjabloon ingeschakeld is, wordt het bestand dat als laatste voor deze lijst is gebruikt automatisch bijgevoegd.

o Als u een ander bestand moet toevoegen, moet u Gebruik voor aangepaste lijsten altijd de toegewezen documentsjabloon uitschakelen.

► Het geretourneerde ondertekende PDF-exemplaar (en mogelijk de audittrail) worden als bijlage toegevoegd aan het lijstitem in plaats van in een nieuwe map te worden geplaatst.

o Als de SharePoint-beheerder echter een map voor documentopslag heeft gedefinieerd, wordt de PDF naar die map verzonden.


De overeenkomst configureren

Zodra een nieuwe overeenkomst wordt geopend, ziet u de configuratiepagina die vier taakspecifieke secties bevat:

A. Ontvangers – De personen die interacties uitvoeren op de overeenkomst

B. Bericht – De naam en het algemene bericht voor de overeenkomst

C. Opties – Optionele functies met betrekking tot de overeenkomst

D. Bestanden – De eigenlijke documenten/bestanden die moeten worden ondertekend of goedgekeurd

o Het document waarmee u het verzendproces hebt gestart, wordt automatisch bij de overeenkomst gevoegd.

send page


De sectie Ontvangers

Voor elke ontvanger worden vijf elementen gemaakt:

Recipients

A. Ondertekenindex – Dit nummer verwijst naar de relatieve positie van de ontvanger in de ondertekeningscyclus als een workflow voor opeenvolgende ondertekening is geselecteerd.

B. Functie – Bepaalt hoe de ontvanger met het document kan communiceren. Functies worden ingeschakeld door de accountbeheerder, het is dus mogelijk dat u niet alle vermelde opties ziet:

○ Ondertekenaars (standaard) – Ontvangers die worden geacht minstens één handtekening te plaatsen

○ Fiatteurs – Ontvangers die het document reviseren en goedkeuren, maar die het uit juridisch oogpunt niet hoeven te ondertekenen

○ Acceptanten– Acceptanten hebben technisch gezien dezelfde functie als Fiatteurs, met dit verschil dat ze in het auditrapport worden aangeduid als de overeenkomst te hebben geaccepteerd in plaats van deze te hebben goedgekeurd.

○ Gecertificeerde ontvangers – Aan gecertificeerde ontvangers kunnen geen formuliervelden worden toegewezen. Tijdens het ondertekeningsproces wordt hun gevraagd de overeenkomst te delegeren, af te wijzen of te accepteren.

○Invullers van formulieren – Deze rol is specifiek ontworpen voor klanten die gegevens in een formulier moeten invullen tijdens het ondertekeningsproces, maar die niet beschikken over de systemen om programmatisch aangepaste documenten te maken of veldinhoud vanuit een database op het formulier te plaatsen.

○ Delegatiegevers - De rol Delegatiegever is ontworpen voor workflows waarin iemand moet beslissen wie de volgende persoon is die het document moet ondertekenen of goedkeuren. Er is een Delegatiegever-versie voor alle andere functies.

C. E-mailadres – Wie is de ontvanger? Dit dient een persoonlijk e-mailadres te zijn

○ Mij toevoegen – De afzender kan zichzelf aan de ondertekeningscyclus toevoegen door op de koppeling Mij toevoegen rechtsboven in de sectie Ontvangers te klikken

○ Ontvangersgroep toevoegen – Soms kan een ontvanger in de ondertekeningscyclus een van meerdere personen zijn. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarin een van vijf juristen moet ondertekenen, maar dat het niet uitmaakt wie. Door middel van Ontvangersgroepen kan de afzender alle vijf mogelijke ondertekenaars toevoegen, maar als vereiste instellen dat slechts een van de vijf een handtekening moet plaatsen. (Zie Ontvanger 3 in de bovenstaande afbeelding)

D. Verificatieproces – Hoe moet de ontvanger zich verifiëren?

○ E-mail (standaard) – Verificatie is gebaseerd op toegang tot het postvak IN

○ Wachtwoord – Er wordt via een ander kanaal een door de afzender gegenereerd (alfa)numeriek wachtwoord naar de ontvanger gestuurd

○ Sociaal- Verificatie bij een extern sociaal netwerk, zoals Facebook of LinkedIn

○ KBA (alleen in de VS) – Wanneer verificatie op basis van kennis wordt gebruikt, dient de ontvanger zijn of haar Social Security-nummer in te voeren. Daarna worden verschillende niet-alledaagse vragen gegenereerd die zijn gebaseerd op openbare databases

○ Telefoon – De afzender dient het telefoonnummer van de ontvanger op te geven, zodat een SMS-code kan worden verzonden wanneer de ontvanger een handtekening moet plaatsen

E. Privébericht (optioneel) – De afzender kan elke ontvanger specifieke instructies sturen die worden weergegeven wanneer de ontvanger de overeenkomst weergeeft. Deze optie moet door de accountbeheerder worden ingeschakeld in de interface van Adobe Sign.

 

De koppeling Cc tonen net onder de lijst met ontvangers leidt naar een veld waarin u Cc-e-mailadressen kunt typen voor ontvangers die de overeenkomst mogen bekijken zonder interactieve toegang tot de overeenkomst te krijgen.

Opmerking:

Als u de volgorde van de ontvangers wilt wijzigen, kunt u op de ontvangers klikken en deze naar de juiste plaats in de volgorde slepen. De indexnummers worden dienovereenkomstig aangepast.

Vlak boven de lijst met ontvangers ziet u een schakeloptie waarmee u de standaardvolgorde voor de handtekeningen kunt selecteren:

○ Wanneer Voltooien in volgorde wordt ingeschakeld (zoals in het bovenstaande voorbeeld), worden de ontvangers geïndexeerd en dient een opeenvolgend ondertekeningsproces te worden gehanteerd, waarbij de stappen in de juiste volgorde worden uitgevoerd

○ Als Voltooien in willekeurige volgorde is ingeschakeld, worden de ontvangers niet genummerd en kunnen ze parallel ondertekenen.

Complete in any order


De sectie Bericht

De sectie Bericht bevat twee bijzonder nuttige velden en als u een persoonlijke sjabloon hebt geconfigureerd, worden in deze velden automatisch de waarden ingevuld die u hebt gedefinieerd.

In het veld Naam overeenkomst kunt u een willekeurige tekenreeks ter identificatie van de overeenkomst typen.

Bericht overeenkomst is een veld voor standaardtekst waarin u toepasselijke instructies of opmerkingen kunt typen.

Opmerking:

Deze waarden kunnen worden bewerkt totdat de overeenkomst wordt verzonden.


De sectie Opties

Gebruik de sectie Opties om het document beter te kunnen beheren nadat het is verzonden:

► Wachtwoordbeveiliging instellen - Vereist dat ontvangers een wachtwoord invoeren voordat ze het ondertekende PDF-bestand kunnen openen en bekijken.  Dit wachtwoord wordt gedefinieerd door de afzender en wordt via een ander kanaal doorgegeven. Adobe Sign legt dit wachtwoord niet vast, dus zorg dat u het niet vergeet!

PDF password

► Deadline voor voltooiing - Klik op het veld Voltooiingsdatum om een pop-upscherm met een kalender weer te geven. Selecteer de datum waarop de overeenkomst vervalt en niet langer kan worden ingevuld. Documentvervaldatum moet door de accountbeheerder zijn ingeschakeld, anders is deze functie niet beschikbaar.

NEw Complete date- Marked

► Herinnering instellen – Stel de frequentie (dagelijks of wekelijks) in waarbij herinneringen worden verzonden totdat de overeenkomst is voltooid. Alleen de huidige ontvangers ontvangen een melding

Set Reminder

► Ondertekeningstypen – Met deze optie bepaalt u het verwachte ondertekeningsproces:

Elektronisch - Deze optie probeert een elektronische handtekening op te halen voor alle ondertekenaars van de overeenkomst.

Schriftelijk – Als u een schriftelijke handtekening nodig hebt, geeft deze optie ondertekenaars de instructie om het document af te drukken, het met de hand te ondertekenen en weer te uploaden naar het Adobe Sign-systeem. (Ondertekenaars krijgen de instructies te zien als ze de overeenkomst openen.) De workflow voor een schriftelijke handtekening moet door de accountbeheerder zijn ingeschakeld, anders is deze niet beschikbaar.

Sig Type

► Taal van ontvanger - Selecteer de taal die u wilt gebruiken in e-mailberichten naar ontvangers en tijdens het ondertekeningsproces.

o Deze instelling bepaalt ook de zichtbare berichtsjablonen als het gebruik van sjablonen voor uw account is geconfigureerd.

Recip Language


Sectie Bestanden

Als uw SharePoint-account zodanig is geconfigureerd dat externe documenten zijn toegestaan, gebruikt u de sectie Bestanden om documenten bij de transactie te voegen. Als u het proces met een SharePoint-document hebt gestart, is het bestand al bijgevoegd.

Adobe Sign combineert alle documenten voor het ondertekeningsproces in één PDF-bestand dat wordt samengesteld op basis van de volgorde waarin de documenten worden vermeld. U kunt de documenten opnieuw rangschikken door te klikken op een document en het naar een nieuwe lijstlocatie te slepen.

Bestanden kunnen worden bijgevoegd vanuit de Adobe Sign-bibliotheek, maar u kunt ze ook uploaden vanaf uw lokale systeem door middel van zoeken of slepen en neerzetten.

De volgende bestandstypen zijn toegestaan: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF en HTML

Attach Files in AS - Copy


Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen

Vlak onder de lijst Bestanden ziet u het selectievakje Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen.  Met deze optie kunt u de geüploade documenten openen en waar nodig formuliervelden in het document plaatsen. 

Als u geen ontworpen sjablonen gebruikt, dient u minstens handtekeningvelden te plaatsen. U kunt desgewenst vele andere velden gebruiken om complexe formulieren te maken.

Opmerking:

Als er geen handtekeningvelden zijn geplaatst, voegt Adobe Sign automatisch een pagina aan de overeenkomst toe en wordt voor elke ondertekenaar een handtekeningenblok op die pagina geplaatst.


Uw overeenkomsten bijhouden

Opmerking:

  • Als de overeenkomst is voltooid (Ondertekend of Goedgekeurd), wordt de koppeling met de naam van de overeenkomst ingeschakeld en kunt u het voltooide document weergeven door erop te klikken.
  • Als de overeenkomst een eindstatus (Ondertekend, Geannuleerd/Afgewezen, Verlopen) heeft, is de knop Vernieuwen uitgeschakeld
  • Zo lang de overeenkomst nog niet de eindstatus heeft, is het pictogram Verwijderen uitgeschakeld


Overeenkomststatus

Nadat een overeenkomst is verzonden, kunt u de voortgang het beste bijhouden op de pagina Overeenkomststatus. U opent deze pagina via het pictogram Overeenkomststatus op het lint van Adobe Sign.

Ribbon - Agreement Status

 

U kunt als volgt gemakkelijk zoeken naar alle overeenkomsten die met behulp van een SharePoint-document of -lijst zijn verzonden:

1. Zoek en selecteer het gewenste document/lijstitem

○ U kunt meerdere documenten selecteren

2. Klik op de optie Overeenkomststatus (op het lint of in het contextmenu dat verschijnt als u op de rechtermuisknop klikt)

Agreement Status List-rebranded

Als u geen specifieke documenten of lijstitems selecteert om te zoeken, retourneert SharePoint alle overeenkomsten van alle documenten/items in de bibliotheek of in de lijst die door de gebruiker in gang zijn gezet.

Als de gebruiker vanuit de startpagina op het pictogram Overeenkomststatus in het lint klikt, retourneert SharePoint alle documenten in de gehele siteverzameling die door de desbetreffende gebruiker zijn geïnitieerd.

Opmerking:

De pagina Overeenkomststatus heeft een limiet van 5000 records die naar de pagina kunnen worden geretourneerd. Als uw zoekresultaten meer dan 5000 records opleveren, gebruikt u de optie Overeenkomsten beheren.


Filteren

Als u de overeenkomsten in uw weergave wilt filteren, gebruikt u het veld Zoeken in de rechterbovenhoek van de pagina.  Dit zoekveld zoekt naar een willekeurige tekenreeks in alle velden en retourneert alle overeenkomende overeenkomsten:

Status one line


De overeenkomststatus vernieuwen

De kolom uiterst rechts in de tabel Overeenkomststatus is een handeling Vernieuwen die actief bij Adobe Sign om een update van de overeenkomststatus vraagt.

Opmerking:

SharePoint werkt alle overeenkomsten automatisch regelmatig bij. Met de handeling Vernieuwen kunt u een afzonderlijke overeenkomst buiten deze cyclus om bijwerken.


De overeenkomstrecord verwijderen

Het pictogram uiterst rechts op de pagina Overeenkomststatus is het pictogram Verwijderen.  Met deze handeling verwijdert u de overeenkomstrecord in SharePoint, maar annuleert of verwijdert u de overeenkomst niet in Adobe Sign.  Wees voorzichtig met deze handeling, aangezien u deze niet kunt terugdraaien.


Ondertekende documenten

Afhankelijk van de manier waarop uw SharePoint-beheerder de opslag van ondertekende overeenkomsten heeft geconfigureerd, worden de ondertekende documenten (en mogelijk ook de audittrails) uitgevoerd naar:

► Een algemene map – Alle voltooide documenten worden in deze map geplaatst

► Een nieuwe map Ondertekende overeenkomsten in de bronbibliotheeek – Als er geen algemene map is ingesteld, wordt er een nieuwe map met de naam Ondertekende overeenkomsten gemaakt in de documentbibliotheek van waaruit de overeenkomst is gemaakt/verzonden. De voltooide PDF's van alle voltooide overeenkomsten die uit dezelfde bibliotheek zijn verzonden, worden teruggestuurd naar dezelfde map Ondertekende overeenkomsten

► Bijgevoegd bij het lijstitem – Als u een overeenkomst vanuit een lijstitem hebt verzonden, blijven de bijlagen beperkt tot de lijst


Overeenkomsten beheren

Het pictogram Overeenkomsten beheren opent een andere en meer uitgebreide weergave van de overeenkomsten die zijn gekoppeld aan de gebruiker.  De pagina Overeenkomststatus toont een eenvoudige weergave van alle overeenkomsten waarvan de status kan worden bijgewerkt, maar de weergave Overeenkomsten beheren biedt meer inzicht in de overeenkomsten met meer opties om de eigenschappen van de overeenkomst te wijzigen.

Ribbon - Manage Agreements


De structuur van de beheerpagina

De beheerpagina bevat vele ingesloten functies waarmee u kunt experimenteren. Voor het gemak kan de pagina worden opgedeeld in vier functionele gebieden:

A. Filters voor overeenkomsten

B. Lijst met overeenkomsten

C. Metagegevens van overeenkomsten

D. Gereedschappen voor overeenkomsten

Manage page Whole

Filters voor overeenkomsten

Boven aan de pagina staan vier gereedschappen waarmee u specifieke overeenkomsten kunt zoeken door de onderstaande lijsten te filteren. De gegevens van de geladen overeenkomsten in de lijsten worden dynamisch ingevuld in de vervolgkeuzelijsten. Het gaat om de volgende filters:

► Filteren op naam of bedrijf – Een lijst met elke naam en bedrijfsnaam die als ondertekenaarveld op uw overeenkomsten is ingevoerd. Door een willekeurig item in de selectielijstfilters te selecteren, worden alle andere overeenkomsten weggefilterd.

► Filteren op documentstatus – Deze lijst vouwt alle alle lijstsecties samen, behalve de sectie die u selecteert.

► Filteren op documenteigenaar – Handig als u de overeenkomsten van andere Adobe Sign-gebruikers weergeeft, want met deze optie worden alleen de overeenkomsten weergegeven van de eigenaar (afzender) die u selecteert

Met het tekstveld uiterst rechts kunt u zoeken naar elke tekenreeks die een naam van een ontvanger, een bedrijfsnaam, een e-mailadres van een ontvanger of de naam van het document kan zijn.

 

Lijst met overeenkomsten

De hoofdtekst van de pagina bevat de lijst met overeenkomsten waaraan u bent gekoppeld.  Elke overeenkomst waaraan u bent gekoppeld (via het e-mailadres waarmee u zich aanmeldt bij Adobe Sign) wordt ergens in de lijst weerspiegeld. Niet alleen de overeenkomsten die u hebt verzonden, maar ook de overeenkomsten die naar u zijn gestuurd ter ondertekening/goedkeuring en alle overeenkomsten waarin uw adres in Cc staat.

De lijst is onderverdeeld in inklapbare secties die de status van de overeenkomst aangeven. Te beginnen met de bovenste sectie:

► Er wordt gewacht tot u hebt goedgekeurd/ondertekend – Deze overeenkomsten staan boven aan de lijst, omdat ze allemaal wachten op een handeling door u

► Concept – Deze overeenkomsten zijn klaar en zijn naar de ontwerpomgeving verzonden, maar zijn niet verzonden ter ondertekening

o Klik op de koppeling Bewerken om het document te openen in de ontwerpomgeving en het verzendproces te voltooien

► Verzonden voor ondertekening – Deze overeenkomsten bevinden zich in het ondertekeningsproces en wachten tot andere personen deze ondertekenen/goedkeuren

► Ondertekend – Volledig uitgevoerde / voltooide overeenkomsten

► Geannuleerd/Afgewezen – Overeenkomsten die u hebt geannuleerd of die om welke reden dan ook door een ontvanger zijn afgewezen

► Gearchiveerd – Bestanden die ter opslag zijn geüpload naar het Adobe Sign-systeem. Deze documenten maken geen deel uit van een geldig ondertekeningsproces dat via Adobe Sign wordt beheerd.

► Bibliotheeksjablonen – Alle sjablonen die door u zijn gemaakt of die iemand anders in uw groep/account met u heeft gedeeld

o Alleen de eigenaar (maker) van de sjabloon kan de sjabloon bewerken

o Als u op de koppeling Verzenden klikt, wordt een nieuwe overeenkomst gestart waaraan de sjabloon al is bijgevoegd

► Widget – Een lijst met alle widgets die u hebt gemaakt

o Klik op de koppeling Code ophalen om de URL, HTML-code of JavaScript-code te tonen

Klik één keer op de headers boven aan de lijst om de inhoud van elke sectie te sorteren. Als u er nog een keer op klikt, wordt de sorteervolgorde omgedraaid.

De afzonderlijke records bevatten de volgende informatie:

Manage page record

Naam – Deze waarde vertegenwoordigt of de naam of het e-mailadres van de eerste ontvanger die niet de afzender is

o Er wordt een e-mailadres gebruikt als de ontvanger nooit een document heeft ondertekend via het Adobe Sign-systeem.

o Zodra tijdens het ondertekeningsproces een naam wordt ingevoerd, wordt het e-mailadres is vervangen door de naam

Bedrijf – Als de eerste ontvanger een bedrijfsnaam heeft ingevoerd, door middel van een handtekeningveld of door zich aan te melden en zijn of haar profiel bij te werken, wordt die naamwaarde hier weergegeven.

o Als u geen Bedrijfsnaam-velden in uw overeenkomsten opneemt, blijft deze kolom grotendeels leeg

Documenttitel – Dit is de naam van uw overeenkomst

Pictogramindicatoren – Er zijn vier pictogrammen die aangeven die aangeven dat er aanvullende besturingselementen zijn geïmplementeerd:

o Notities – Een pictogram met een tekstballon geeft aan dat er notities zijn toegevoegd aan de overeenkomst. U kunt deze notities bekijken door op het tabblad Notities te klikken in de sectie Gereedschappen

o Herinneringen– Het klokpictogram geeft aan dat er ten minste één herinnering voor de overeenkomst is ingesteld. Klik op het tabblad Herinneringen in de sectie Gereedschappen om de herinnering te bekijken

o Wachtwoordbeveiliging - Een hangslotpictogram geeft aan dat het document via een wachtwoord is beveiligd tegen weergave

o Veldinhoud - Dit pictogram komt alleen voor in ondertekende overeenkomsten. U opent er een CSV-bestand mee met alle veldgegevens die het document heeft verzameld

Datum – Dit is de datum van de laatste wijziging, dus de laatste keer dat het document is bijgewerkt via een verzendgebeurtenis of een ondertekenings-/goedkeuringsgebeurtenis

 

Metagegevens van overeenkomsten

Als er een overeenkomst in een van de lijsten is geselecteerd, worden de metagegevens voor de desbetreffende overeenkomst weergegeven in dit kleine deelvenster.  Het bevat de volgende gegevens:

Manage MEtadata

► Naam van de overeenkomst – De naam die de overeenkomst heeft gekregen toen deze werd gemaakt

Overeenkomst wijzigen - Als de overeenkomst kan worden gewijzigd, wordt Overeenkomst wijzigen naast de naam van de overeenkomst weergegeven.

► Van – De persoon die de overeenkomst heeft verzonden (en de bedrijfsnaam als deze bekend is)

► Aan - De eerste ondertekenaar van de overeenkomst (en de bedrijfsnaam als deze bekend is)

► Datum – Het Tijd/Datum-stempel van de laatste wijziging aan de overeenkomst

► Status - De huidige functionele status van de overeenkomst

o De koppeling Ondertekenaar vervangen – Als de afzender de huidige ondertekenaar mag vervangen, ziet u een koppeling onder de Status. Dit is handig wanneer u de overeenkomst naar een verkeerd e-mailadres hebt verzonden of als de huidige ondertekenaar niet beschikbaar is

Een ondertekend exemplaar uploaden – Onder de status wordt een koppeling voor het uploaden van het ondertekende document weergegeven, als dit wordt toegestaan door de accountinstellingen.  Dit is handig in de zeldzame gevallen dat iemand het document afdrukt, ondertekent en weer naar u terugstuurt

► Bericht – Het bericht dat oorspronkelijk in het veld Bericht is getypt

► Vervaldatum- In dit veld ziet u de datum waarop de overeenkomst zichzelf annuleert

Toevoegen/Bewerken - Als uw account zodanig is geconfigureerd dat vervaldatums zijn toegestaan, ziet u hier een koppeling voor het toevoegen of bewerken van de vervaldatum van de overeenkomst

 

Gereedschappen voor overeenkomsten

In het deelvenster met overeenkomstgereedschappen hebt u toegang tot een aantal besturingselementen voor meer inzicht in en beter beheer van uw overeenkomsten.

Manage Tools Panel

► Weergave – Hier ziet u een miniatuur van de overeenkomst in zijn huidige status

► Delen – Als u een document met deze functie deelt, wordt u gevraagd een e-mailadres en een bericht te typen. Vervolgens wordt een kopie van de overeenkomst in zijn huidige status naar dat adres gestuurd en wordt het document toegevoegd aan het tabblad Beheren van het desbetreffende e-mailadres

► Beveiligen – Dit tabblad is alleen beschikbaar als het document nog niet is voltooid, en u kunt het gebruiken om een document tegen weergave te beveiligen nadat de overeenkomst is verzonden.

► Herinneren – Met dit deelvenster kunt u herinneringen maken of verwijderen nadat de overeenkomst is verzonden. Bovendien kunt u in realtime of op een bepaalde datum een herinnering sturen.

► Historie – Dit tabblad bevat een alomvattende lijst van alle gebeurtenissen die de overeenkomst heeft vastgelegd, te beginnen met de verzendgebeurtenis en eindigend met de laatste ondertekeningsgebeurtenis.

o Controlerapport – Deze koppeling genereert een uitgebreid PDF-rapport met de overeenkomsthistorie, inclusief diepgaande parameters, zoals het IP-adres voor elke gebeurtenis

► Notities – U kunt een persoonlijke notitie toevoegen aan elke overeenkomst. Deze opmerking is voor u persoonlijk en wordt niet gedeeld met andere gebruikers of ondertekenaars


Snelle koppelingen naar veelvoorkomende taken

Hieronder ziet u verwijzingen naar veelgebruikte taken die u wellicht moet uitvoeren, gevolgd door een diepgaande bespreking van de beheerpagina zelf en de belangrijkste functies.


Bibliotheeksjablonen (documentsjablonen)

Met het pictogram Bibliotheeksjablonen op het lint van Adobe Sign kunt u een SharePoint-document naar de ontwerpomgeving van Adobe Sign verzenden waar u formuliervelden kunt plaatsen. Vervolgens slaat u het formulier met ingeschakelde velden op in uw Adobe Sign-bibliotheek.

Opmerking:

Het oorspronkelijke document in SharePoint mag niet worden gewijzigd.  De nieuwe documentsjabloon bestaat alleen in Adobe Sign en moet worden bijgevoegd via de optie Documentbibliotheek in de sectie Bestanden van de overeenkomst.

Een documentsjabloon maken:

1. Klik op het document waarvan u een sjabloon wilt maken

2. Klik op het pictogram Bibliotheeksjabloon op het lint (of klik met de rechtermuisknop en kies de optie in het menu)

○ De ontwerpomgeving van Adobe Sign wordt geopend en u ziet u het hele document

3. Plaats de vereiste velden in het document

○ Als u een sjabloon maakt die invoer of handtekeningen van twee personen nodig heeft, stelt u alle velden in voor de eerste ontvanger.  Wijzig vervolgens het veld Ontvangers in Deelnemer 2 en plaats de velden voor de tweede ondertekenaar/fiatteur.

Opmerking: als u een sjabloon maakt via de ontwerpomgeving, kunt u een document voor maximaal 99 ontvangers maken. Als u Deelnemer 3 + wilt invoegen, klikt u op de optie Nieuwe deelnemer toevoegen boven aan de lijst met deelnemers.

Select Recipient

4. Als de sjabloon klaar is, klikt u op de knop Opslaan rechtsonder.

○ De sjabloon wordt nu opgeslagen in de Adobe Sign-bibliotheek.

Handige extra functies

De invoegtoepassing Adobe Sign bevat twee automatiseringsfuncties die uw SharePoint-beheerder kan configureren. Als de onderstaande functionaliteit handig voor u zou zijn, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder om te bespreken hoe u deze het beste kunt gebruiken.


Opslag van alle ondertekende overeenkomsten van de gehele site

Beheerders kunnen een centrale map configureren waarin alle ondertekende overeenkomsten (en desgewenst ook de verwante audittrails) kunnen worden opgeslagen. Dit geldt voor documenten uit bibliotheken en uit lijsten.

Als geen centrale map voor ondertekende documenten is gedefinieerd, worden alle ondertekende overeenkomsten geretourneerd naar de documentbibliotheek van waaruit ze zijn verstuurd. 

Er wordt dan een nieuwe map in de bibliotheek gemaakt met de naam Ondertekende overeenkomsten.

Voor overeenkomsten die vanuit lijsten zijn verzonden, worden de ondertekende PDF-overeenkomsten (en mogelijk ook de audittrails) bij het lijstitem gevoegd.


Veldsjablonen samenvoegen

Adobe Sign ondersteunt het maken van documenten met velden waarin inhoud uit SharePoint-lijsten kan worden geplaatst. 

Bovendien kunt u sjablonen maken die de inhoud van lijsten bijwerken met gebruik van de veldgegevens die zijn vastgelegd in een ondertekende overeenkomst.

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid