Overzicht

De integratie van Adobe Sign voor Microsoft SharePoint biedt een geïntegreerde oplossing voor het maken, verzenden, bijhouden en beheren van elektronische handtekeningen.

Deze documentatie is ontwikkeld voor de Microsoft Online-versie van SharePoint (in deze handleiding gewoonlijk “SharePoint” genoemd) en is bedoeld als richtlijn voor het gebruik van de invoegtoepassing vanuit het perspectief van de eindgebruiker. De installatiehandleiding vindt u hier.

Deze oplossing is ontwikkeld als een invoegtoepassing voor SharePoint en biedt de volgende mogelijkheden:

  • Een overeenkomst ter ondertekening verzenden vanuit elke SharePoint-documentbibliotheek of -lijst
  • Documenten naar één ontvanger of naar een groep ontvangers verzenden vanuit een documentbibliotheek of aangepaste SharePoint-lijsten.
  • Gegevens uit SharePoint-lijsten en -documentbibliotheken toewijzen aan documenten door middel van samenvoegingstoewijzing wanneer de documenten ter ondertekening worden verzonden
  • Gegevens uit formuliervelden van ondertekende overeenkomsten toewijzen aan tekstkolommen van SharePoint-lijsten en -documentbibliotheken door middel van gegevenstoewijzing wanneer het document is ondertekend en de status automatisch of handmatig is vernieuwd via de pagina Overeenkomststatus
  • Alle ondertekende overeenkomsten archiveren in SharePoint
  • Mogelijkheid om de beheerpagina van Adobe Sign toe te voegen als een SharePoint-webonderdeel, dat door SharePoint-gebruikers kan worden gebruikt voor het bijhouden en bijwerken van overeenkomsten


Ondersteunde browsers

Chrome, Firefox en Safari worden allemaal ondersteund


Internet Explorer 11 en hoger (inclusief Edge)

SharePoint-invoegtoepassingen werken alleen als u de Vertrouwde websites in Internet Explorer / Edge configureert.  Internet Explorer 10 en ouder worden niet ondersteund.

Bovendien dienen gebruikers van IE 11/Edge hun Vertrouwde websites-instellingen expliciet te bewerken, zodat deze de volgende URL's omvatten:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

De lijst Vertrouwde websites bewerken:

1. Open IE 11

► Edge-gebruikers drukken op Windows + S

2. Klik op het pictogram Extra (tandwiel) en selecteer Internetopties in het keuzemenu

► Edge-gebruikers typen Internetopties en drukken op Enter

IE11 Options

3. Het menu Internetopties wordt geopend. Selecteer het tabblad Beveiliging.

4. Klik op het pictogram Vertrouwde websites.

5. Klik op de knop Websites.

6. Typ een van de zojuist vermelde URL's en klik op Toevoegen.

7. Herhaal deze bewerking voor elke zojuist vermelde URL

8. Kies Sluiten in het menu Internetopties als u klaar bent

Trusted Sites


Toegang tot de functies van Adobe Sign

Adobe Sign is een invoegtoepassing die door uw SharePoint-beheerder is geïnstalleerd. Als gebruiker ziet u het Adobe Sign-tabblad boven aan uw SharePoint-site.

Als u op het Adobe Sign-tabblad klikt, verschijnt het lint met alle beschikbare Adobe Sign-functies.

De lintpictogrammen zijn pas toegankelijk als u in een webonderdeel Document of Lijst klikt of als u een document selecteert,  Wanneer u in het webonderdeel klikt, worden de lintpictogrammen actief.

ribbon

Opmerking:

In de moderne gebruikersinterface is het lint vervangen door een menubalk. Via deze menubalk zijn dezelfde functies beschikbaar:

MEnu

Het lint/het menu bevat vijf pictogrammen:

  • Verzenden ter ondertekening
  • Overeenkomststatus
  • Bibliotheeksjabloon
  • Overeenkomsten beheren
  • Instellingen

U zult de eerste vier pictogrammen regelmatig gebruiken voor het maken en verzenden van overeenkomsten.

U gebruikt het laatste pictogram (Instellingen) voor het definiëren van uw persoonlijke overeenkomstsjabloon. Als u deze eenmaal hebt gedefinieerd, zult u waarschijnlijk alleen nog maar terugkeren naar deze pagina als u de sjabloon wilt aanpassen.  Laten we dus daar beginnen.


Uw persoonlijke instellingen definiëren

Met uw persoonlijke instellingen kunt u een standaardnaam en -bericht definiëren voor alle overeenkomsten die u met de Adobe Sign-app verzendt vanuit SharePoint.

Opmerking:

Rechts van de pagina Persoonlijke instellingen vindt u de sectie Meer informatie en ondersteuning met rechtstreekse koppelingen naar de onderwerpen in de gebruikershandleiding en koppelingen naar meer algemene informatie over Adobe Sign.

Persoonlijke instellingen

In het veld Naam overeenkomst (maximaal 255 tekens) kunt u een willekeurige tekenreeks ter identificatie van de overeenkomst typen.  Deze tekenreeks wordt in de onderwerpregel van de e-mail van de ontvanger geplaatst (geel gemarkeerd in de afbeelding hieronder) en ook als naam op de beheerpagina. Geef een unieke en begrijpelijke naam op, zodat uw ontvangers de e-mail gemakkelijk kunnen herkennen en u sneller naar de overeenkomst kunt zoeken, als dat nodig is

Bericht overeenkomst is een veld voor standaardtekst waarin u toepasselijke instructies of opmerkingen kunt typen (hieronder groen gemarkeerd). Het bericht wordt weergegeven in de e-mail Controleren en ondertekenen die wordt verzonden naar alle ontvangers en dient niet te worden gebruikt voor de persoonlijke notities die u voor elke ontvanger kunt toevoegen.

E-mail voor ondertekenaars


Aangepaste lijsten met documentsjablonen

Vlak onder de standaardnaam en de berichtvelden van de overeenkomst ziet u twee instellingen die bepalen hoe documenten kunnen worden toegevoegd wanneer u een overeenkomst verzendt uit een lijst.

Standaard mag de afzender een document selecteren in SharePoint.

Gebruikers kunnen de standaardervaring wijzigen aan de hand van twee opties:

► Gebruik voor aangepaste lijsten een documentsjabloon van buiten SharePoint – Als deze optie ingeschakeld is, slaat de afzender de optie voor het toevoegen van een document vanuit SharePoint over. In plaats daarvan krijgt hij de opties voor bestandsbijlagen te zien die zijn geconfigureerd in het Adobe Sign-systeem.  Het gaat hierbij om een of meer van de volgende opties:

o Bijvoegen vanuit lokaal systeem

Bijvoegen vanuit de Adobe Sign-sjabloonbibliotheek

Attach Files in AS

► Gebruik voor aangepaste lijsten altijd de toegewezen documentsjabloon – Wanneer deze optie is ingeschakeld, onthoudt SharePoint het bestand dat u wilt bijvoegen en wordt dat bestand automatisch bij de volgende overeenkomst gevoegd die u vanuit de lijst maakt. De stap voor het selecteren van het bestand wordt dus overgeslagen.  Dit is heel handig als u hetzelfde document vaker gebruikt.


Een overeenkomst verzenden

De overeenkomst starten

Het draait bij Adobe Sign allemaal om het verzenden van overeenkomsten en het verkrijgen van handtekeningen en u kunt dit proces in de SharePoint-omgeving op vier manieren in gang zetten:

  • Verzenden via het lint of het menu
  • Verzenden door met de rechtermuisknop te klikken
  • Verzenden vanuit lijsten via het lint of het menu
  • Verzenden vanuit lijsten via klikken met de rechtermuisknop

Welke van deze vier opties u ook kiest, de configuratiepagina wordt altijd geopend. Op deze pagina kunt u de ontvangers bepalen en de volgorde van de handtekeningen, als er meer dan één handtekening nodig is.

Opmerking:

U kunt documenten van maximaal 10 MB verzenden vanuit SharePoint. 

Als u een document wilt verzenden dat groter is dan 10 MB, kunt u dat document uploaden naar uw Adobe Sign-bibliotheek (buiten de SharePoint-integratie) en het van daaruit bijvoegen.

Verzenden via het lint of het menu

U gebruikt deze methode als u meerdere SharePoint-documenten moet bijvoegen:

1. Selecteer het document dat of de documenten die u wilt verzenden door op het vinkje links van de naam van het document te klikken

2. Klik op het tabblad in het lint boven aan de pagina

3. Klik op het pictogram Verzenden ter ondertekening

○ Alle geselecteerde documenten worden automatisch bijgevoegd

New List - MEnu
Moderne interface

SEnd from Ribbon
Klassieke interface

Verzenden door met de rechtermuisknop te klikken

Met deze methode kunt u snel een willekeurig document uit een lijst met documenten verzenden. Alleen het geselecteerde bestand wordt bij de overeenkomst gevoegd:

1. Klik met de rechtermuisknop op het document dat u ter ondertekening wilt verzenden

2. Selecteer Geavanceerd in het pop-upmenu

3. Selecteer Verzenden ter ondertekening in het submenu

New Library - Right Click
Moderne interface

 

De klassieke menustructuur functioneert iets anders:

1. Klik met de rechtermuisknop op het gewenste item in de lijst

2. Selecteer Geavanceerd in het menu en kies vervolgens Verzenden ter ondertekening in het submenu

Send via rightClick
Klassieke interface

Verzenden vanuit lijsten

Het verzenden vanuit een lijst kan worden uitgevoerd via het lint of via het contextmenu dat verschijnt als u op de rechtermuisknop klikt


Verzenden vanuit lijsten via het lint of het menu

1. Klik op het gewenste item in de lijst

2. Klik op Adobe Sign in het lint of in het menu

3. Selecteer Verzenden ter ondertekening in het vervolgkeuzemenu

Send From list using Ribbon
Moderne interface

Classic List - Ribbon
Klassieke interface

Verzenden vanuit lijsten via het contextmenu dat verschijnt als op de rechtermuisknop wordt geklikt

1. Klik met de rechtermuisknop op het gewenste item in de lijst

2. Selecteer Verzenden ter ondertekening in het menu

List select
Moderne interface

 

De klassieke menustructuur functioneert iets anders:

1. Klik met de rechtermuisknop op het gewenste item in de lijst

2. Selecteer Geavanceerd in het menu en kies vervolgens Verzenden ter ondertekening in het submenu

Classic List - Right Click
Klassieke interface

 

De pagina wordt vernieuwd en de weergave Bestand selecteren verschijnt:

Bestand selecteren in Sharepoint

 

3. Selecteer een bestand

4. Klik op Bijvoegen

 

Als u Gebruik voor aangepaste lijsten een documentsjabloon van buiten SharePoint hebt ingeschakeld, wordt het SharePoint-venster voor bestandsbijlagen overgeslagen en verschijnt meteen de overeenkomstpagina die u kunt configureren.  Gebruik in dit geval de sectie Bestand om de te ondertekenen documenten toe te voegen.

 

U dient twee belangrijke functies te onthouden:

► Als Gebruik voor aangepaste lijsten altijd de toegewezen documentsjabloon ingeschakeld is, wordt het bestand dat als laatste voor deze lijst is gebruikt automatisch bijgevoegd.

o Als u een ander bestand moet toevoegen, moet u Gebruik voor aangepaste lijsten altijd de toegewezen documentsjabloon uitschakelen.

► Het geretourneerde ondertekende PDF-exemplaar (en mogelijk de audittrail) worden als bijlage toegevoegd aan het lijstitem in plaats van in een nieuwe map te worden geplaatst.

o Als de SharePoint-beheerder echter een map voor documentopslag heeft gedefinieerd, wordt de PDF naar die map verzonden.


De overeenkomst configureren

Zodra een nieuwe overeenkomst wordt geopend, ziet u de configuratiepagina die vier taakspecifieke secties bevat:

A. Ontvangers – De personen die interacties uitvoeren op de overeenkomst

B. Bericht – De naam en het algemene bericht voor de overeenkomst

C. Opties – Optionele functies met betrekking tot de overeenkomst

D. Bestanden – De eigenlijke documenten/bestanden die moeten worden ondertekend of goedgekeurd

o Het document waarmee u het verzendproces hebt gestart, wordt automatisch bij de overeenkomst gevoegd.

send page


De sectie Ontvangers

Voor elke ontvanger worden vijf elementen gemaakt:

Recipients

A. Ondertekenindex – Dit nummer verwijst naar de relatieve positie van de ontvanger in de ondertekeningscyclus als een workflow voor opeenvolgende ondertekening is geselecteerd.

B. Functie – Bepaalt hoe de ontvanger met het document kan communiceren. Functies worden ingeschakeld door de accountbeheerder, het is dus mogelijk dat u niet alle vermelde opties ziet:

○ Ondertekenaars (standaard) – Ontvangers die worden geacht minstens één handtekening te plaatsen

○ Fiatteurs – Ontvangers die het document reviseren en goedkeuren, maar die het uit juridisch oogpunt niet hoeven te ondertekenen

○ Acceptanten– Acceptanten hebben technisch gezien dezelfde functie als Fiatteurs, met dit verschil dat ze in het auditrapport worden aangeduid als de overeenkomst te hebben geaccepteerd in plaats van deze te hebben goedgekeurd.

○ Gecertificeerde ontvangers – Aan gecertificeerde ontvangers kunnen geen formuliervelden worden toegewezen. Tijdens het ondertekeningsproces wordt hun gevraagd de overeenkomst te delegeren, af te wijzen of te accepteren.

○ Invullers van formulieren – Deze rol is specifiek ontworpen voor klanten die gegevens in een formulier moeten invullen tijdens het ondertekeningsproces, maar die niet beschikken over de systemen om programmatisch aangepaste documenten te maken of veldinhoud vanuit een database op het formulier te plaatsen.

○ Delegatiegevers - De rol Delegatiegever is ontworpen voor workflows waarin iemand moet beslissen wie de volgende persoon is die het document moet ondertekenen of goedkeuren. Er is een Delegatiegever-versie voor alle andere functies.

C. E-mailadres – Wie is de ontvanger? Dit dient een persoonlijk e-mailadres te zijn

○ Mij toevoegen – De afzender kan zichzelf aan de ondertekeningscyclus toevoegen door op de koppeling Mij toevoegen rechtsboven in de sectie Ontvangers te klikken

○ Ontvangersgroep toevoegen – Soms kan een ontvanger in de ondertekeningscyclus een van meerdere personen zijn. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarin een van vijf juristen moet ondertekenen, maar dat het niet uitmaakt wie. Door middel van Ontvangersgroepen kan de afzender alle vijf mogelijke ondertekenaars toevoegen, maar als vereiste instellen dat slechts een van de vijf een handtekening moet plaatsen. (Zie Ontvanger 3 in de bovenstaande afbeelding)

D. Verificatieproces – Hoe moet de ontvanger zich verifiëren?

○ E-mail (standaard) – Verificatie is gebaseerd op toegang tot het postvak IN

○ Wachtwoord – Er wordt via een ander kanaal een door de afzender gegenereerd (alfa)numeriek wachtwoord naar de ontvanger gestuurd

○ Sociaal- Verificatie bij een extern sociaal netwerk, zoals Facebook of LinkedIn

○ KBA (alleen in de VS) – Wanneer verificatie op basis van kennis wordt gebruikt, dient de ontvanger zijn of haar Social Security-nummer in te voeren. Daarna worden verschillende niet-alledaagse vragen gegenereerd die zijn gebaseerd op openbare databases

○ Telefoon – De afzender dient het telefoonnummer van de ontvanger op te geven, zodat een SMS-code kan worden verzonden wanneer de ontvanger een handtekening moet plaatsen

E. Privébericht (optioneel) – De afzender kan elke ontvanger specifieke instructies sturen die worden weergegeven wanneer de ontvanger de overeenkomst weergeeft. Deze optie moet door de accountbeheerder worden ingeschakeld in de interface van Adobe Sign.

 

De koppeling Cc tonen net onder de lijst met ontvangers leidt naar een veld waarin u Cc-e-mailadressen kunt typen voor ontvangers die de overeenkomst mogen bekijken zonder interactieve toegang tot de overeenkomst te krijgen.

Opmerking:

Als u de volgorde van de ontvangers wilt wijzigen, kunt u op de ontvangers klikken en deze naar de juiste plaats in de volgorde slepen. De indexnummers worden dienovereenkomstig aangepast.

Vlak boven de lijst met ontvangers ziet u een schakeloptie waarmee u de standaardvolgorde voor de handtekeningen kunt selecteren:

○ Wanneer Voltooien in volgorde wordt ingeschakeld (zoals in het bovenstaande voorbeeld), worden de ontvangers geïndexeerd en dient een opeenvolgend ondertekeningsproces te worden gehanteerd, waarbij de stappen in de juiste volgorde worden uitgevoerd

○ Als Voltooien in willekeurige volgorde is ingeschakeld, worden de ontvangers niet genummerd en kunnen ze parallel ondertekenen.

Complete in any order


De sectie Bericht

De sectie Bericht bevat twee bijzonder nuttige velden en als u een persoonlijke sjabloon hebt geconfigureerd, worden in deze velden automatisch de waarden ingevuld die u hebt gedefinieerd.

In het veld Naam overeenkomst kunt u een willekeurige tekenreeks ter identificatie van de overeenkomst typen. 

Bericht overeenkomst is een veld voor standaardtekst waarin u toepasselijke instructies of opmerkingen kunt typen.

Opmerking:

Deze waarden kunnen worden bewerkt totdat de overeenkomst wordt verzonden.


De sectie Opties

Gebruik de sectie Opties om het document beter te kunnen beheren nadat het is verzonden:

► Wachtwoordbeveiliging instellen - Vereist dat ontvangers een wachtwoord invoeren voordat ze het ondertekende PDF-bestand kunnen openen en bekijken.  Dit wachtwoord wordt gedefinieerd door de afzender en wordt via een ander kanaal doorgegeven. Adobe Sign legt dit wachtwoord niet vast, dus zorg dat u het niet vergeet!

PDF password

► Deadline voor voltooiing - Klik op het veld Voltooiingsdatum om een pop-upscherm met een kalender weer te geven. Selecteer de datum waarop de overeenkomst vervalt en niet langer kan worden ingevuld. Documentvervaldatum moet door de accountbeheerder zijn ingeschakeld, anders is deze functie niet beschikbaar.

NEw Complete date- Marked

► Herinnering instellen – Stel de frequentie (dagelijks of wekelijks) in waarbij herinneringen worden verzonden totdat de overeenkomst is voltooid. Alleen de huidige ontvangers ontvangen een melding

Set Reminder

► Ondertekeningstypen – Met deze optie bepaalt u het verwachte ondertekeningsproces:

Elektronisch - Deze optie probeert een elektronische handtekening op te halen voor alle ondertekenaars van de overeenkomst.

Schriftelijk – Als u een schriftelijke handtekening nodig hebt, geeft deze optie ondertekenaars de instructie om het document af te drukken, het met de hand te ondertekenen en weer te uploaden naar het Adobe Sign-systeem. (Ondertekenaars krijgen de instructies te zien als ze de overeenkomst openen.) De workflow voor een schriftelijke handtekening moet door de accountbeheerder zijn ingeschakeld, anders is deze niet beschikbaar.

Sig Type

► Taal van ontvanger - Selecteer de taal die u wilt gebruiken in e-mailberichten naar ontvangers en tijdens het ondertekeningsproces.

o Deze instelling bepaalt ook de zichtbare berichtsjablonen als het gebruik van sjablonen voor uw account is geconfigureerd.

Recip Language


Sectie Bestanden

Als uw SharePoint-account zodanig is geconfigureerd dat externe documenten zijn toegestaan, gebruikt u de sectie Bestanden om documenten bij de transactie te voegen. Als u het proces met een SharePoint-document hebt gestart, is het bestand al bijgevoegd.

Adobe Sign combineert alle documenten voor het ondertekeningsproces in één PDF-bestand dat wordt samengesteld op basis van de volgorde waarin de documenten worden vermeld. U kunt de documenten opnieuw rangschikken door te klikken op een document en het naar een nieuwe lijstlocatie te slepen.

Bestanden kunnen worden bijgevoegd vanuit de Adobe Sign-bibliotheek, maar u kunt ze ook uploaden vanaf uw lokale systeem door middel van zoeken of slepen en neerzetten.

De volgende bestandstypen zijn toegestaan: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF en HTML

Attach Files in AS - Copy


Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen

Vlak onder de lijst Bestanden ziet u het selectievakje Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen.  Met deze optie kunt u de geüploade documenten openen en waar nodig formuliervelden in het document plaatsen. 

Als u geen ontworpen sjablonen gebruikt, dient u minstens handtekeningvelden te plaatsen. U kunt desgewenst vele andere velden gebruiken om complexe formulieren te maken.

Opmerking:

Als er geen handtekeningvelden zijn geplaatst, voegt Adobe Sign automatisch een pagina aan de overeenkomst toe en wordt voor elke ondertekenaar een handtekeningenblok op die pagina geplaatst.


Uw overeenkomsten bijhouden

Opmerking:

  • Als de overeenkomst is voltooid (Ondertekend of Goedgekeurd), wordt de koppeling met de naam van de overeenkomst ingeschakeld en kunt u het voltooide document weergeven door erop te klikken.
  • Als de overeenkomst een eindstatus (Ondertekend, Geannuleerd/Afgewezen, Verlopen) heeft, is de knop Vernieuwen uitgeschakeld
  • Zo lang de overeenkomst nog niet de eindstatus heeft, is het pictogram Verwijderen uitgeschakeld


Overeenkomststatus

Nadat een overeenkomst is verzonden, kunt u de voortgang het beste bijhouden op de pagina Overeenkomststatus. U opent deze pagina via het pictogram Overeenkomststatus op het lint van Adobe Sign.

Ribbon - Agreement Status

 

U kunt als volgt gemakkelijk zoeken naar alle overeenkomsten die met behulp van een SharePoint-document of -lijst zijn verzonden:

1. Zoek en selecteer het gewenste document/lijstitem

○ U kunt meerdere documenten selecteren

2. Klik op de optie Overeenkomststatus (op het lint of in het contextmenu dat verschijnt als u op de rechtermuisknop klikt)

Lijst met overeenkomststatussen

Als u geen specifieke documenten of lijstitems selecteert om te zoeken, retourneert SharePoint alle overeenkomsten van alle documenten/items in de bibliotheek of in de lijst die door de gebruiker in gang zijn gezet.

Als de gebruiker vanuit de startpagina op het pictogram Overeenkomststatus in het lint klikt, retourneert SharePoint alle documenten in de gehele siteverzameling die door de desbetreffende gebruiker zijn geïnitieerd.

Opmerking:

De pagina Overeenkomststatus heeft een limiet van 5000 records die naar de pagina kunnen worden geretourneerd. Als uw zoekresultaten meer dan 5000 records opleveren, gebruikt u de optie Overeenkomsten beheren.


Filteren

Als u de overeenkomsten in uw weergave wilt filteren, gebruikt u het veld Zoeken in de rechterbovenhoek van de pagina.  Dit zoekveld zoekt naar een willekeurige tekenreeks in alle velden en retourneert alle overeenkomende overeenkomsten:

Status one line


De overeenkomststatus vernieuwen

De kolom uiterst rechts in de tabel Overeenkomststatus is een handeling Vernieuwen die actief bij Adobe Sign om een update van de overeenkomststatus vraagt.  

Opmerking:

SharePoint werkt alle overeenkomsten automatisch regelmatig bij. Met de handeling Vernieuwen kunt u een afzonderlijke overeenkomst buiten deze cyclus om bijwerken.


De overeenkomstrecord verwijderen

Het pictogram uiterst rechts op de pagina Overeenkomststatus is het pictogram Verwijderen.  Met deze handeling verwijdert u de overeenkomstrecord in SharePoint, maar annuleert of verwijdert u de overeenkomst niet in Adobe Sign.  Houd er rekening mee dat deze handeling niet ongedaan kan worden gemaakt.


Ondertekende documenten

Afhankelijk van de manier waarop uw SharePoint-beheerder de opslag van ondertekende overeenkomsten heeft geconfigureerd, worden de ondertekende documenten (en mogelijk ook de audittrails) uitgevoerd naar:

► Een algemene map – Alle voltooide documenten worden in deze map geplaatst

► Een nieuwe map Ondertekende overeenkomsten in de bronbibliotheeek – Als er geen algemene map is ingesteld, wordt er een nieuwe map met de naam Ondertekende overeenkomsten gemaakt in de documentbibliotheek van waaruit de overeenkomst is gemaakt/verzonden. De voltooide PDF's van alle voltooide overeenkomsten die uit dezelfde bibliotheek zijn verzonden, worden teruggestuurd naar dezelfde map Ondertekende overeenkomsten

► Bijgevoegd bij het lijstitem – Als u een overeenkomst vanuit een lijstitem hebt verzonden, blijven de bijlagen beperkt tot de lijst


Overeenkomsten beheren

Het pictogram Overeenkomsten beheren opent een andere en meer uitgebreide weergave van de overeenkomsten die zijn gekoppeld aan de gebruiker.  De pagina Overeenkomststatus toont een eenvoudige weergave van alle overeenkomsten waarvan de status kan worden bijgewerkt, maar de weergave Overeenkomsten beheren biedt meer inzicht in de overeenkomsten met meer opties om de eigenschappen van de overeenkomst te wijzigen.

Ribbon - Manage Agreements


De structuur van de beheerpagina

De beheerpagina bevat vele ingesloten functies waarmee u kunt experimenteren. Voor het gemak kan de pagina worden opgedeeld in drie functiegebieden:

A. Inhoud en filters

B. Lijst met overeenkomsten

C. Gereedschappen voor overeenkomsten

De uitgevouwen beheerpagina

Inhoudfilters

De beheerpagina bevat vier inhoud-/filteropties:

Uw overeenkomsten vormen de standaardgegevensset voor de inhoud op uw beheerpagina

  • Wanneer Uw overeenkomsten is geselecteerd, worden op de pagina alleen de overeenkomsten weergegeven waarbij u expliciet betrokken bent (als afzender, ondertekenaar, partij in Cc of door een overeenkomst expliciet te delen)
  • Voor accounts waarin gebruikers inhoud mogen delen wordt een pijl voor een vervolgkeuzemenu weergegeven naast Uw overeenkomsten. Klik erop om een menu te openen met alle gebruikers en groepen die met het gebruikersaccount zijn gedeeld.  
    • Als u een gebruiker of groep selecteert, wordt de gegevensset waarbij de gebruiker of groep expliciet betrokken is weergegeven op uw beheerpagina

Er kan slechts één gegevensset van een gebruiker of groep tegelijk zijn geladen op de beheerpagina.

Inhoudfilters op de pagina Beheren

In de linkerrail vindt u een lijst met overeenkomststatussen en drie sjabloontypen. 

Alle inhoud in uw account kan in een van deze categorieën worden gesorteerd:

  • In bewerking - de overeenkomsten waaraan u gekoppeld bent en die zich nog in de ondertekeningscyclus bevinden
  • Wachtend op u - overeenkomsten die op uw handeling wachten
  • Voltooid - overeenkomsten die de ondertekeningscyclus hebben doorlopen en zijn ondertekend
  • Geannuleerd - overeenkomsten die niet zijn voltooid. Overeenkomsten kunnen op vier manieren worden geannuleerd:
    • De afzender annuleert de overeenkomst
    • De ontvanger weigert de handeling uit te voeren
    • De ontvanger kan niet worden geverifieerd
    • Het systeem kan de overeenkomst om een bepaalde reden niet verwerken
  • Verlopen - overeenkomsten die niet zijn voltooid op het moment dat hun vervaltimer afloopt
  • Concept - overeenkomsten die gedeeltelijk zijn geconfigureerd en nog niet zijn verzonden

De sjabloontypen:

  • Sjablonen - dit zijn de sjablonen in de documentbibliotheek
  • Webformulieren - webformulieren zijn online formulieren die kunnen worden verzonden als URL-koppelingen of die kunnen worden ingesloten op webpagina's. Als ondertekenaars het formulier openen, wordt een onderliggende overeenkomst gemaakt om alleen hun handtekening op hun eigen unieke overeenkomst vast te leggen. (Bijvoorbeeld een registratieformulier op een webpagina)
  • Mega Sign - met Mega Sign-sjablonen kunnen afzenders een document koppelen aan een lijst met ontvangers. Alle ontvangers ontvangen een eigen, unieke kopie van de overeenkomst die zij (en alleen zij) moeten ondertekenen. (Bijvoorbeeld jaarlijkse onkostentraining)

Opmerking:

Wanneer een zoekopdracht wordt uitgevoerd, verschijnt een nieuwe optie boven aan de kolom Status, namelijk de optie Alles

Als Alles is geselecteerd, wordt alle inhoud in één tabel weergegeven en wordt de Status van de overeenkomst genegeerd.

Statusfilters op de pagina Beheren

Gebruik tekst en/of een tijdsbestek om een kleinere gegevensset weer te geven op de pagina Beheren. 

Kies Zoeken met tekst om overeenkomsten te verbergen die niet overeenkomen met de tekenreeks die u zoekt in de meeste metagegevensvelden. De volgende velden worden opgenomen in de zoekparameters:

  • Naam van deelnemer
  • E-mailadres
  • Functie van deelnemer
  • Bedrijf van deelnemers
  • Naam van overeenkomst
  • Opmerkingen van overeenkomst
  • Bericht van overeenkomst
  • Persoonlijk bericht aan ontvanger

Klik op het filterpictogram om de optie weer te geven waarmee u de gegevensset verder kunt beperken door een datumbereik te selecteren:

  • Alle datums
  • Laatste 24 uur
  • Laatste 7 dagen
  • Laatste 30 dagen
  • Laatste 12 maanden
  • Aangepast datumbereik

Opmerking:

Wanneer een filter wordt geselecteerd, wordt er een tag weergegeven naast het filterpictogram.  U kunt op elk willekeurig filter klikken om het te verwijderen nadat de gegevensset is geretourneerd.

Zoekfilters op de pagina Beheren

Zo werkt het zoeken naar tekst:

Stel dat u naar de volgende tekenreeks zoekt: "Een eenvoudige vis"

  • De aanhalingstekens verwijzen niet naar een letterlijke tekenreekswaarde
  • Adobe Sign tokeniseert de tekenreeks en gebruikt spaties als scheidingsteken. De tekenreeks in het voorbeeld wordt opgedeeld in drie tokens: Een, eenvoudige en vis
  • De tokens maken geen onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters
  • Vervolgens probeert de zoekfunctie een volledige overeenkomst met de tekst te vinden in een willekeurig token in een willekeurig doorzoekbaar veld
  • De geretourneerde gegevensset wordt gesorteerd op de datum van de laatste wijziging, met de meest recente bovenaan

Klik op het filterpictogram om in aanvulling op Verborgen inhoud doorzoeken nog een optie weer te geven.

  • Wanneer Verborgen inhoud doorzoeken is geselecteerd, wordt alleen de verborgen inhoud opgenomen in de geretourneerde gegevensset
Verborgen filters op de pagina Beheren

Lijst met overeenkomsten

De lijst met overeenkomsten bevat de afzonderlijke overeenkomsten die overeenkomen met de inhoud die u hebt geselecteerd en wordt ingekort door de filters die u hebt gekozen.

Voor elke overeenkomst wordt het volgende getoond:

Ontvanger - de actuele ontvanger (als de overeenkomst nog in bewerking is) of de eerste ontvanger (wanneer de overeenkomst is voltooid, geannuleerd of verlopen).

  • De Naam van de ontvanger wordt weergegeven als deze bekend is Het e-mailadres van de ontvanger wordt weergegeven wanneer de Naam niet bekend is

Afzender - de afzender van de overeenkomst.

Titel - de naam van de overeenkomst.

Status - de huidige status van de overeenkomst met betrekking tot de handtekeningencyclus. (In het onderstaande voorbeeld is de optie Alles geselecteerd en dus worden meerdere statussen weergegeven)

Gewijzigd - de datum van de laatste wijziging van de overeenkomst.

Pagina Beheren - Lijst met overeenkomsten

Standaard wordt de inhoud gesorteerd op de Laatst gewijzigd-datum van de overeenkomsten.

U kunt echter op een willekeurige kolomkop klikken om de gegevensset te sorteren op basis van de desbetreffende waarde.

Gereedschappen voor overeenkomsten

U geeft de gereedschappen voor overeenkomsten weer door op een willekeurige overeenkomst of sjabloon te klikken:

Pagina Beheren - Gereedschappen voor overeenkomsten

De rechterrail verschijnt met daarin de gereedschappen voor het openen of bewerken van de overeenkomst (of het bibliotheekdocument, het webformulier of de Mega Sign-transactie):

Weergeven en ondertekenen - alleen beschikbaar voor overeenkomsten met de status Wachtend op u

Overeenkomst/sjabloon/webformulier/Mega Sign openen - hiermee wordt het object geopend voor een volledige weergave van het document.

  • Voor overeenkomsten wordt de huidige status aangegeven, in welke fase van de handtekeningencyclus de overeenkomst zich ook bevindt.
  • Bij sjablonen ziet u aan de hand van welke basisdocumenten de sjabloon is samengesteld    

Sjabloon gebruiken - alleen sjablonen (bibliotheekdocumenten).  Kies deze optie om een nieuwe overeenkomst te starten waaraan de sjabloon al gekoppeld is

Code ophalen - alleen webformulieren. Met deze optie wordt een pagina geopend waarop de gebruiker de HTML of de scriptcode voor het webformulier kan kopiëren

Sjabloon/webformulier bewerken - hiermee kan de gebruiker de sjabloon bewerken

Herinnering - hiermee kan de gebruiker een herinnering voor de huidige ontvanger instellen

Annuleren - hiermee wordt de overeenkomst geannuleerd

PDF downloaden - hiermee wordt een PDF-kopie van de overeenkomst in de huidige status gedownload.

  • Bovenliggende sjablonen downloaden een PDF-kopie van de oorspronkelijke documenten aan de hand waarvan de sjabloon is gemaakt

Auditrapport downloaden - downloadt het auditrapport voor de overeenkomst

Formulierveldgegevens downloaden - downloadt een CSV-bestand van alle veldinhoud voor een voltooide overeenkomst

  • Bovenliggende-sjabloonobjecten downloaden een CSV-bestand met inhoud op veldniveau voor alle onderliggende overeenkomsten die zijn voltooid

Overeenkomst wijzigen - hiermee kan de gebruiker de documenten van een overeenkomst bewerken en/of de velden die in het document zijn geplaatst.

  • Deze optie is pas beschikbaar als de eerste ontvanger zijn of haar handeling heeft uitgevoerd.

Verwijderen - alleen sjablonen (bibliotheekdocumenten). Verwijdert de sjabloon uit het systeem. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Overeenkomst/webformulier/Mega Sign verbergen - Verbergt het object in de weergave van de gebruiker.  Met deze handeling verwijdert u alleen het object uit de weergave, verder gebeurt er niets.

Delen - hiermee kan de gebruiker het object expliciet met een andere gebruiker delen.  Deze handeling kan niet ongedaan worden gemaakt

Opmerkingen - hiermee kan de gebruiker persoonlijke notities toepassen op het object

Afzonderlijke bestanden downloaden - hiermee kan de gebruiker de afzonderlijke bestanden downloaden als meerdere bestanden zijn gebruikt om de overeenkomt/sjabloon te maken.

Activiteitenrapport bekijken - alleen Mega Sign. Met deze optie krijgt u een overzicht van de voortgang van Mega Sign. Hierbij wordt de lijst met ontvangers gesegmenteerd in categorieën die overeenkomen met de handtekeningstatus van de overeenkomst

Huidige ontvanger vervangen - alleen beschikbaar voor overeenkomsten die de gebruiker heeft verzonden. Hiermee kan de gebruiker de huidige ontvanger van een overeenkomst vervangen

Activiteit - een doorlopende lijst met gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden met betrekking tot de overeenkomst. Deze lijst begint met het maken van de overeenkomst, vervolgens worden de activiteiten van elke ontvanger vastgelegd en de lijst wordt afgesloten met de status Voltooid/Geannuleerd/Verlopen


Snelle koppelingen naar veelvoorkomende taken

Hieronder ziet u verwijzingen naar veelgebruikte taken die u wellicht moet uitvoeren, gevolgd door een diepgaande bespreking van de beheerpagina zelf en de belangrijkste functies.


Bibliotheeksjablonen (documentsjablonen)

Met het pictogram Bibliotheeksjablonen op het lint van Adobe Sign kunt u een SharePoint-document naar de ontwerpomgeving van Adobe Sign verzenden waar u formuliervelden kunt plaatsen. Vervolgens slaat u het formulier met ingeschakelde velden op in uw Adobe Sign-bibliotheek.

Opmerking:

Het oorspronkelijke document in SharePoint mag niet worden gewijzigd.  De nieuwe documentsjabloon bestaat alleen in Adobe Sign en moet worden bijgevoegd via de optie Documentbibliotheek in de sectie Bestanden van de overeenkomst.

Een documentsjabloon maken:

1. Klik op het document waarvan u een sjabloon wilt maken

2. Klik op het pictogram Bibliotheeksjabloon op het lint (of klik met de rechtermuisknop en kies de optie in het menu)

○ De ontwerpomgeving van Adobe Sign wordt geopend en u ziet u het hele document

3. Plaats de vereiste velden in het document

○ Als u een sjabloon maakt die invoer of handtekeningen van twee personen nodig heeft, stelt u alle velden in voor de eerste ontvanger.  Wijzig vervolgens het veld Ontvangers in Deelnemer 2 en plaats de velden voor de tweede ondertekenaar/fiatteur.

Opmerking: als u een sjabloon maakt via de ontwerpomgeving, kunt u een document voor maximaal 99 ontvangers maken. Als u Deelnemer 3 + wilt invoegen, klikt u op de optie Nieuwe deelnemer toevoegen boven aan de lijst met deelnemers.

Select Recipient

4. Als de sjabloon klaar is, klikt u op de knop Opslaan rechtsonder.

○ De sjabloon wordt nu opgeslagen in de Adobe Sign-bibliotheek.  


De invoegtoepassing Adobe Sign bevat twee automatiseringsfuncties die uw SharePoint-beheerder kan configureren. Als de onderstaande functionaliteit handig voor u zou zijn, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder om te bespreken hoe u deze het beste kunt gebruiken.


Opslag van alle ondertekende overeenkomsten van de gehele site

Beheerders kunnen een centrale map configureren waarin alle ondertekende overeenkomsten (en desgewenst ook de verwante audittrails) kunnen worden opgeslagen. Dit geldt voor documenten uit bibliotheken en uit lijsten.

Als geen centrale map voor ondertekende documenten is gedefinieerd, worden alle ondertekende overeenkomsten geretourneerd naar de documentbibliotheek van waaruit ze zijn verstuurd. 

Er wordt dan een nieuwe map in de bibliotheek gemaakt met de naam Ondertekende overeenkomsten.

Voor overeenkomsten die vanuit lijsten zijn verzonden, worden de ondertekende PDF-overeenkomsten (en mogelijk ook de audittrails) bij het lijstitem gevoegd.


Veldsjablonen samenvoegen

Adobe Sign ondersteunt het maken van documenten met velden waarin inhoud uit SharePoint-lijsten kan worden geplaatst. 

Bovendien kunt u sjablonen maken die de inhoud van lijsten bijwerken met gebruik van de veldgegevens die zijn vastgelegd in een ondertekende overeenkomst.