Informacje o postępach zatwierdzania

Użytkownicy programu Acrobat (tylko w języku chińskim tradycyjnym/uproszczonym oraz japońskim i koreańskim) mogą wysyłać pliki PDF w postaci załączników w wiadomościach e-mail w celu zatwierdzenia przez inne osoby. Po otwarciu żądania zatwierdzenia w programie Acrobat (wszystkie języki) użytkownik może zatwierdzić plik PDF przez dodanie elektronicznego stempla identyfikacyjnego. Zatwierdzony w ten sposób plik PDF może wysłać do kolejnych osób zatwierdzających, może też zwrócić go inicjatorowi recenzji lub innym uczestnikom recenzji. Inicjator recenzji mógł wybrać opcję powiadamiania o każdym zatwierdzeniu pliku, która pozwala mu śledzić przebieg procedury zatwierdzania. Procedura kończy się, gdy ostatni z uczestników dokonuje ostatniego zatwierdzenia. Jeśli plik PDF nie zostanie zatwierdzony, konieczne będzie ponowne zainicjowanie procedury zatwierdzania.

Uwaga:

W przypadku zainicjowania tej procedury w programie Acrobat Pro do uczestnictwa w niej można zaprosić użytkowników programu Reader 9 lub nowszego, włączając w pliku PDF funkcję komentowania.


Kreator konfiguruje procedurę zatwierdzania (po lewej). Na palecie Stemple są dostępne stemple do zatwierdzania dokumentów (po prawej).

 

Wysyłanie pliku PDF do zatwierdzenia

Po wysłaniu pliku PDF do zatwierdzenia pocztą elektroniczną (tylko język chiński tradycyjny/uproszczony oraz japoński i koreański) osoby zatwierdzające otrzymają go w postaci załącznika. Odbiorca takiego załącznika może oznaczyć go elektronicznym stemplem identyfikacyjnym (z palety Stemple), a następnie dokonać odpowiedniego wyboru na pasku komunikatów dokumentu.

Plik PDF można wysłać do zatwierdzenia za pomocą kreatora dostępnego w programie Acrobat. Kreator ten wyświetla na ekranie szczegółowe instrukcje dotyczące zapraszania innych osób i wysyłania plików.

W programie Pro kreator włącza funkcję komentowania w pliku PDF, dzięki czemu użytkownicy Acrobat Reader mogą uczestniczyć w procedurze zatwierdzania.

Przed rozpoczęciem procedury zatwierdzania należy upewnić się, że aplikacja pocztowa jest skonfigurowana do współpracy z programem Acrobat.

  1. Aby rozpocząć procedurę zatwierdzania, wybierz polecenie Udostępnij > Wyślij za pomocą poczty elektronicznej do zatwierdzenia.
  2. W razie potrzeby wprowadź swój adres e-mail w oknie dialogowym ustawień tożsamości.
  3. Wskaż plik PDF i kliknij Dalej.
  4. W polu Do wpisz adres e-mail pierwszej osoby zatwierdzającej.
  5. (Acrobat Pro) Zaznacz odpowiednie opcje, jeśli chcesz zezwolić na udział w procedurze użytkownikom programu Reader lub otrzymywać powiadomienia o statusie zatwierdzenia dla poszczególnych uczestników.
  6. (Acrobat Standard) Jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia o statusie zatwierdzenia dla poszczególnych uczestników, zaznacz odpowiednie opcje.
  7. (Opcjonalnie) U góry wiadomości e-mail wpisz dodatkowe instrukcje dla pierwszej osoby zatwierdzającej.

    Do kolejnych zatwierdzających będą przesyłane tylko domyślne instrukcje i domyślny tekst wiadomości.

    Uwaga:

    Zaproszenie zawiera instrukcje pomagające uczestnikom wykonać procedurę zatwierdzania. Informacji tych nie należy zmieniać ani usuwać.

  8. Kliknij przycisk Wyślij zaproszenie.

Udział w procesie zatwierdzania

Osoba zaproszona do uczestnictwa w procesie zatwierdzania otrzyma wiadomość e-mail ze szczegółowymi instrukcjami dotyczącymi zatwierdzania dołączonego dokumentu PDF. Po otwarciu tego pliku PDF zostanie otwarta paleta Stemple, a w górnej części dokumentu PDF zostanie wyświetlony pasek komunikatów. Jeśli użytkownik dysponuje programem Acrobat w wersji starszej niż 7.0, zostanie wyświetlony monit o pobranie najnowszej wersji programu Reader.

Do zatwierdzenia dokumentu może użyć dowolnego stempla tożsamości cyfrowej z palety Stemple. Elektroniczny stempel identyfikacyjny zawiera podane przez użytkownika informacje dotyczące tożsamości, takie jak imię i nazwisko, stanowisko, organizacja i adres e-mail. Tego stempla można użyć zamiast podpisu. Raz zastosowany stempel staje się częścią dokumentu. W trakcie procedury zatwierdzania użytkownik może usunąć swój własny stempel; jednak po zakończeniu procedury zatwierdzania stempel zostaje zablokowany. Nie istnieje możliwość przenoszenia i usuwania stempli innych użytkowników.

Użytkownik może odrzucać dokumenty, które nie spełniają jego wymagań.

Użytkownik może dodawać nie tylko stemple elektroniczne, ale także komentarze innego typu, np. komentarze-uwagi, korekty tekstu, stemple niestandardowe i załączniki.

Zatwierdzanie pliku PDF

  1. Otwórz załącznik PDF z wiadomości e-mail z prośbą o zatwierdzenie.

    Uwaga:

    Jeśli do stempla nie dołączono danych o tożsamości, program będzie monitował o to.

  2. Wybierz stempel z palety Stemple. (Aby wyświetlić wszystkie stemple, przewiń okno lub powiększ je).
  3. Kliknij dokument, aby zastosować stempel zatwierdzający.

    Uwaga:

    Aby usunąć zastosowany stempel tożsamości cyfrowej, zaznacz go i naciśnij klawisz Delete. Jeśli w trakcie procedury zatwierdzania użyto polecenia drukuj, Zapisz kopię lub E-mail, stempla nie można usunąć.

  4. Wykonaj jedną z następujących czynności:
    • Aby wysłać dokument do kolejnej osoby zatwierdzającej, przejdź na pasek komunikatów dokumentu i kliknij przycisk Zatwierdź. W oknie dialogowym Wyślij do kolejnej osoby zatwierdzającej wpisz adres e-mail kolejnej osoby zatwierdzającej w polu Do, dodaj adresy innych odbiorców i kliknij przycisk Wyślij.

    • Aby zakończyć procedurę zatwierdzania, kliknij przycisk Zatwierdzenie ostateczne na pasku komunikatów dokumentu. W oknie dialogowym Zatwierdzenie ostateczne przejdź do menu Metoda ostatecznego zatwierdzenia i określ, czy ma być wysłane powiadomienie. Jeśli ma być wysłane, wpisz adres e-mail w polu Do, dodaj adresy innych odbiorców i kliknij przycisk Wyślij. Jeśli zaproszenie nie będzie wysyłane, kliknij przycisk Zakończ.

      Jeśli jest zaznaczona opcja Powiadom inicjatora o stanie zatwierdzenia pocztą e-mail, ukaże się osobne zaproszenie przeznaczone (i zaadresowane) do inicjatora. Kliknij przycisk Wyślij, aby wysłać to zaproszenie.

  5. Zapisz dokument PDF.

    Uwaga:

    Jeśli plik PDF zostanie wysłany za pomocą przycisku E-mail  na pasku narzędziowym, plik ten nie będzie już elementem procedury zatwierdzania, a odbiorca wiadomości e-mail nie będzie miał dostępu do opcji zatwierdzania.

Odrzucanie pliku PDF

Jeśli otrzymany plik PDF nie spełnia określonych wymagać, można go odrzucić i zwrócić inicjatorowi. Służą do tego opcje z paska komunikatów dokumentu. Po odrzuceniu pliku PDF konieczne jest ponowne zainicjowanie procedury zatwierdzania.

  1. Otwórz załącznik PDF do e-maila z prośbą o zatwierdzenie.
  2. Kliknij przycisk Odrzuć na pasku komunikatów dokumentu.
  3. W oknie dialogowym Odrzuć i wyślij powiadomienie przejdź do pola Do i wpisz w nim adres e-mail inicjatora. Jeśli jest zaznaczona opcja Powiadom inicjatora o stanie zatwierdzenia pocztą e-mail, do osoby inicjującej zostanie wysłana osobna wiadomość e-mail. Kliknij przycisk Wyślij.
  4. W wyświetlonym oknie wiadomości e-mail kliknij przycisk Wyślij.

Dodawanie lub zmiana informacji o tożsamości do stempli elektronicznych

  1. W menu narzędzia Stempel w panelu Adnotacje wybierz pozycję Pokaż paletę Stemple.
  2. Na palecie Stemple wybierz polecenie Elektroniczne stemple identyfikacyjne, kliknij stempel prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz polecenie Edytuj tożsamość.
  3. W oknie dialogowym Ustawienia tożsamości wpisz lub zmień swoje dane (imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, dział i adres e-mail) i kliknij przycisk Zakończ.

Uwaga:

Informacje identyfikacyjne można również zmienić w oknie dialogowym Preferencje. W obszarze Kategorie wybierz opcję Tożsamość.

Ta zawartość jest licencjonowana na warunkach licencji Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Posty z serwisów Twitter™ i Facebook nie są objęte licencją Creative Commons.

Informacje prawne   |   Zasady prywatności online