O pracovných postupoch schvaľovania

Užívatelia aplikácie Acrobat (týka sa to len tradičnej čínštiny, zjednodušenej čínštiny, japončiny a kórejčiny) môžu odosielať súbory PDF ako prílohy e-mailu iným užívateľom na schválenie. Keď účastníci otvoria požiadavku na schválenie v aplikácii Acrobat (všetky jazyky), môžu dokument PDF schváliť pridaním pečiatky s digitálnou identitou. Môžu potom PDF odoslať ďalším schvaľovateľom alebo môžu PDF vrátiť iniciátorovi a ďalším príslušným účastníkom. Iniciátor môže sledovať priebeh tak, že zvolí, aby sa mu pri každom schválení PDF zobrazilo upozornenie. Pracovný postup končí, keď posledný účastník pridá konečné schválenie. Ak PDF nebolo schválené, musí sa pracovný postup schvaľovania spustiť znova.

Poznámka:

Ak na začatie pracovného postupu používate program Acrobat Pro , môžete užívateľov programu Reader 9 alebo jeho novšej verzie pozvať na účasť tak, že v dokumente PDF povolíte pridávanie poznámok.


Sprievodca nastavuje pracovné postupy schvaľovania (vľavo); paleta pečiatok obsahuje pečiatky na schvaľovanie dokumentov (vpravo).

 

Odoslanie PDF na schválenie

Ak dokument PDF odošlete e-mailom na schválenie (týka sa to len tradičnej čínštiny, zjednodušenej čínštiny, japončiny a kórejčiny), schvaľovateľom sa súbor PDF doručí ako e-mailová príloha. Keď príjemcovia otvoria prílohu PDF, môžu na ňu aplikovať pečiatku s digitálnou identitou z palety Pečiatky a potom vykonať príslušný výber v lište správ dokumentu.

Ak chcete odoslať PDF na schválenie, použite sprievodcu v aplikácii Acrobat. Sprievodca zobrazuje na obrazovke pokyny, ktoré vám pomôžu pozvať schvaľovateľa, prispôsobiť pokyny a odoslať PDF.

V aplikácii Pro sprievodca umožňuje pridávanie poznámok v dokumente PDF, aby sa užívatelia aplikácie Acrobat Reader mohli zúčastniť pracovného postupu schvaľovania.

Skôr ako začnete pracovný postup schvaľovania, skontrolujte, či je vaša e-mailová aplikácia správne nakonfigurovaná pre spoluprácu s aplikáciou Acrobat.

  1. Ak chcete spustiť pracovný postup schvaľovania, vyberte položku Zdieľať > Odoslať e-mailom na schválenie.
  2. Ak sa zobrazí výzva, zadajte svoju e-mailovú adresu v dialógovom okne Nastavenie identity.
  3. Zadajte dokument PDF a kliknite na tlačidlo Ďalšie.
  4. Do poľa Komu zadajte e-mailovú adresu prvého schvaľovateľa.
  5. (Acrobat Pro) Ak chcete používateľom aplikácie Reader umožniť účasť alebo ak chcete, aby sa vám zobrazovalo upozornenie so stavom schvaľovania pri každom účastníkovi, nastavte príslušné voľby.
  6. (Acrobat Standard) Ak chcete, aby sa vám pri každom účastníkovi zobrazovalo upozornenie so stavom schvaľovania, nastavte príslušné voľby.
  7. (Voliteľné) Zadajte ďalšie pokyny pre prvého schvaľovateľa na začiatku e-mailovej správy.

    Ďalším schvaľovateľom sa zobrazí len predvolený text správy a pokyny.

    Poznámka:

    E-mail s pozvaním obsahuje pokyny, ktoré pomôžu účastníkom dokončiť proces schvaľovania. Tento text by ste nemali zmeniť ani odstrániť.

  8. Kliknite na Poslať výzvu.

Účasť na pracovnom postupe schvaľovania

Ak budete pozvaní zúčastniť sa na pracovnom postupe schvaľovania, doručí sa vám e-mail s pokynmi, ako krok za krokom postupovať pri schvaľovaní priloženého dokumentu PDF. Keď otvoríte dokument PDF, otvorí sa paleta Pečiatky a vo vrchnej časti dokumentu PDF sa zobrazí lišta správ dokumentu. Ak je verzia aplikácie Acrobat staršia ako 7.0, zobrazí sa výzva na prevzatie poslednej verzie aplikácie Reader.

Na schválenie dokumentu môžete použiť ľubovoľnú pečiatku s digitálnou identitou z palety Pečiatky. Pečiatka s digitálnou identitou obsahuje informácie o identite, ktoré poskytnete, ako je napríklad meno, titul, organizácia a e-mailová adresa. Pečiatku identity môžete použiť namiesto podpisu. Aplikovaná pečiatka sa stane súčasťou obsahu strany dokumentu. V priebehu procesu schvaľovania môžete odstrániť vlastnú pečiatku; ale po dokončení procesu schvaľovania bude vaša pečiatka zamknutá. Nemôžete premiestniť ani odstrániť pečiatky od ostatných účastníkov.

Môžete tiež zamietnuť dokumenty, ktoré nevyhovujú vašim štandardom.

Okrem pridania digitálnych pečiatok môžete do PDF pridať tiež ďalšie typy poznámok, vrátane lístkov s poznámkou, úprav textu, vlastných pečiatok a priložených súborov.

Schválenie PDF

  1. Otvorte prílohu PDF v e-mailovej správe s výzvou na schválenie.

    Poznámka:

    Ak ste do pečiatky nepridali informácie o identite, budete vyzvaní, aby ste ich zadali.

  2. Vyberte pečiatku na palete Pečiatky. (Ak si chcete prezrieť všetky pečiatky, posúvajte ich zoznam alebo pretiahnite roh okna, aby ste zväčšili veľkosť okna.)
  3. Kliknutím do dokumentu aplikujte vybratú schvaľovaciu pečiatku.

    Poznámka:

    Ak chcete odstrániť pečiatku s digitálnou identitou, ktorú ste aplikovali, vyberte ju a stlačte Delete. Ak v priebehu procesu schvaľovania zvolíte Tlačiť, Uložiť kópiu alebo Odoslať e-mailom, nebudete môcť svoju pečiatku odstrániť.

  4. Vykonajte jeden z týchto úkonov:
    • Ak chcete dokument odoslať ďalšiemu schvaľovateľovi, kliknite na tlačidlo Schváliť na lište správ dokumentu. V dialógovom okne Odoslať ďalšiemu schvaľovateľovi zadajte e-mailovú adresu ďalšieho schvaľovateľa do poľa Komu, podľa potreby pridajte adresy ďalších príjemcov a kliknite na Odoslať.

    • Ak chcete dokončiť proces schvaľovania, kliknite na tlačidlo Záverečné schválenie na lište správ dokumentu. V dialógovom okne Dokončiť záverečné schválenie určite, či sa má odoslať upozornenie na schválenie z menu Metóda záverečného schválenia. Ak chcete odoslať upozornenie, zadajte e-mailovú adresu do poľa Komu, podľa potreby pridajte adresy ďalších príjemcov a kliknite na Odoslať. V prípade, že upozornenie odoslať nechcete, kliknite na Dokončiť.

      Ak je vybratá voľba Upozorniť iniciátora na stav schvaľovania e-mailom, zobrazí sa samostatné e-mailové upozornenie adresované iniciátorovi. Toto upozornenie odošlete kliknutím na Odoslať.

  5. Uložte súbor PDF.

    Poznámka:

    Ak použijete tlačidlo Odoslať e-mailom na paneli s nástrojmi na odoslanie PDF, dané PDF už nebude súčasťou pracovného postupu a pre príjemcu tejto e-mailovej správy nebudú dostupné voľby schvaľovania.

Zamietnutie PDF

Ak PDF prijaté v požiadavke na schválenie nevyhovuje vašim podmienkam na schválenie, môžete dokument pomocou volieb na lište správ dokumentu zamietnuť a vrátiť iniciátorovi. Keď je PDF zamietnuté, musí sa pracovný postup schvaľovania spustiť znovu.

  1. Otvorte prílohu PDF v e-mailovej správe s výzvou na schválenie.
  2. Kliknite na tlačidlo Zamietnuť na lište správ dokumentu.
  3. V dialógovom okne Zamietnuť a poslať upozornenie zadajte e-mailovú adresu iniciátora do poľa Komu. Ak je vybratá voľba Upozorniť iniciátora na stav schvaľovania e-mailom, iniciátorovi schvaľovania sa odošle samostatná e-mailová správa. Kliknite na Odoslať.
  4. V e-mailovej správe, ktorá sa zobrazí, kliknite na Odoslať.

Pridanie alebo zmena informácií o identite pre digitálnu pečiatku

  1. Z menu Pečiatky na paneli Anotácie vyberte voľbu Zobraziť paletu Pečiatky.
  2. Na palete Pečiatky vyberte položku Pečiatky s digitálnou identitou, kliknite pravým tlačidlom myši na svoju pečiatku a vyberte voľbu Upraviť identitu.
  3. V dialógovom okne Nastavenie identity zadajte alebo upravte svoje meno, titul, názov spoločnosti, oddelenia a e-mailovú adresu a kliknite na Dokončiť.

Poznámka:

Informácie o identite môžete zmeniť aj v dialógovom okne Predvoľby. Prejdite do časti Kategórie a vyberte položku Identita.

Licencia na používanie tohto diela sa poskytuje v súlade s podmienkami licencie Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Na príspevky v sociálnych sieťach Twitter™ a Facebook sa nevzťahujú podmienky licencií Creative Commons.

Právne upozornenia   |   Zásady ochrany osobných údajov online