Colaboración en PDF Spaces

Los flujos de trabajo de documentos a menudo se descomponen entre borradores fragmentados, comentarios dispersos y conversaciones desconectadas. PDF Spaces reúne archivos, contexto, información basada en IA y actividad en un único workspace compartido, para que los equipos puedan colaborar con claridad y mantenerse alineados.

Por qué colaborar en PDF Spaces

PDF Spaces está diseñado para una colaboración significativa y un intercambio de conocimientos más enriquecedor. Los equipos pueden recopilar comentarios, añadir información y desarrollar ideas juntos, lo que lleva a una comprensión más rápida, mejor alineación y decisiones más claras.

Con diferentes niveles de permiso, puede controlar con precisión cómo participan los participantes, ya sea proporcionando Comentario o dando forma activamente al proyecto.

Cómo funciona la colaboración

La colaboración en PDF Spaces ocurre dentro de un único entorno compartido donde su equipo trabaja con los mismos archivos, contexto e información, sin cambiar de herramientas ni perder el hilo de las conversaciones. Comience creando un PDF Space que reúna los archivos, notas y vínculos de su proyecto para establecer una única fuente de confianza.

Una vez que PDF Space esté listo, puede Compartir todo el workspace o vínculos a archivos o Notas específicos, según lo que los destinatarios necesiten ver. A partir de ahí, controla cómo participan los participantes estableciendo roles y personalizando la vista de inicio con orientación y contexto. Para vínculos privados o solo de la organización, los nuevos usuarios pueden solicitar acceso a PDF Space usando Solicitar acceso. El creador puede entonces aprobar o rechazar la solicitud. 

Como propietario, puede agregar múltiples colaboradores a PDF Space y asignar funciones de Visualizador, Revisor o Colaborador según las necesidades de cada persona. Los integrantes del equipo pueden revisar contenido, añadir comentarios y usar el Asistente de IA integrado para resumir documentos, hacer preguntas o extraer información, ayudando a todos a orientarse rápidamente.

Niveles de acceso y permiso

PDF Spaces le permite controlar tanto quién puede acceder a un Space como qué pueden hacer dentro de él.

Los niveles de acceso determinan el público: Puede mantener privado un PDF Space invitando a personas específicas por correo electrónico, ideal para Trabajo confidencial o en fase inicial. Para una collaboration más amplia, ábralo a su organización para que cualquier persona de su compañía pueda acceder a él mediante un vincular. Cuando necesite Compartir recursos de aprendizaje o material público, configure PDF Space como público para que esté disponible para cualquier persona con el vincular. 

Los niveles de permiso definen la participación: Una vez que las personas tienen acceso, usted elige cómo participan. Los permisos se aplican a todo el PDF Space, no a archivos individuales. 

• Los visualizadores solo pueden leer archivos. Use esta función para responsables de departamento que necesiten acceso de Solo lectura.
• Los revisores pueden ver archivos y agregar comentarios. Asigne esta función a cualquier persona que proporcione comentarios. 
• Los colaboradores pueden agregar, actualizar o eliminar contenido del proyecto, incluidos archivos agregados por propietarios y Notas que crean. Es ideal para compañeros de equipo que dan forma activamente al proyecto. Los permisos de colaborador no son compatibles con vínculos de acceso público.

Juntos, la configuración de acceso y permiso le ayudan a decidir quién ve el proyecto y qué tan profundamente pueden colaborar. La experiencia de un destinatario se basa completamente en el permiso que asigne.

Aprenda cómo revisar PDF Spaces compartidos.

Invitar colaboradores

Puede incorporar a otras personas a su PDF Space enviando una invitación a través de Invitar personas, donde también puede incluir un mensaje opcional para dar contexto. Si prefiere un uso compartido rápido, puede generar un enlace o enviarlo directamente a través de aplicaciones como Outlook, Gmail, Teams o WhatsApp. Para PDF Spaces restringidos, las personas sin acceso pueden solicitar acceso, y puede aprobar o denegar su solicitud según sea necesario.

Aprenda cómo Compartir PDF Spaces.

Mantenerse sincronizado

Los colaboradores pueden realizar un seguimiento fácil de las actualizaciones:

• Ver y responder a comentarios. Los archivos o Notas con comentarios muestran un icono de Comentarios que puede seleccionar para ver y responder a comentarios.
• Use @menciones para notificar a compañeros de equipo o incorporar nuevos revisores a la conversación.
• Reciba notificaciones de nuevos comentarios y respuestas.

Gestionar un PDF Space compartido

Como propietario de un PDF Space, mantiene el control sobre el acceso y la participación. Puede anular uso compartido de PDF Space en cualquier momento para revocar el acceso al instante o eliminarlo por completo cuando el proyecto esté terminado. Solo asegúrese de descargar primero cualquier archivo necesario. Si las funciones cambian, puede ajustar los permisos de los participantes o eliminar personas a través de la configuración de compartir. También puede comprobar quién tiene acceso actualmente cuando lo necesite.