Een index in een PDF maken en beheren

U kunt de tijd die nodig is om een lange PDF te doorzoeken reduceren door een index van de woorden in het document in te sluiten. Acrobat DC kan de index veel sneller doorzoeken dan het document. De ingesloten index wordt opgenomen in verspreide of gedeelde kopieën van de PDF. Gebruikers doorzoeken PDF's met ingesloten indexen op exact dezelfde manier als waarop ze PDF's doorzoeken die geen ingesloten index hebben. Er zijn geen extra stappen nodig.

Een index aan een PDF toevoegen

  1. Als het document is geopend in Acrobat DC, kiest u Gereedschappen > Index.

    De gereedschapset Index wordt weergegeven in de secundaire werkbalk.

  2. Klik in de secundaire werkbalk op Ingesloten index beheren.

  3. Klik in het dialoogvenster Ingesloten index beheren op Index insluiten.

  4. Lees de berichten die verschijnen en klik op OK.

    Opmerking:

    In Outlook en Lotus Notes kunt u een index insluiten wanneer u e-mailberichten of mappen naar PDF converteert. Dit wordt vooral aanbevolen voor mappen met veel e-mailberichten.

De ingesloten index in een PDF bijwerken of verwijderen

  1. Kies Gereedschappen > Index.

    De gereedschapset Index wordt weergegeven in de secundaire werkbalk.

  2. Klik in de secundaire werkbalk op Ingesloten index beheren.

  3. Klik op Index bijwerken of Index verwijderen.

De functie Catalogus (Acrobat Pro DC)

U kunt een bepaalde groep PDF's definiëren als een catalogus en één samengebundelde index maken voor de gehele verzameling documenten. Wanneer gebruikers de gecatalogiseerde PDF's doorzoeken op bepaalde informatie, versnelt de index het zoekproces enorm.

Als u de verzameling distribueert op een cd, kunt u de index bij de PDF's opnemen.

U kunt documenten catalogiseren die zijn geschreven in Romaanse, Chinese, Japanse of Koreaanse tekens. De items die u in een catalogus kunt opnemen, omvatten de documenttekst, opmerkingen, bladwijzers, formuliervelden, codes, object- en metagegevens van het document, bijlagen, documentgegevens, digitale handtekeningen, XIF-metagegevens (eXtended Image File) van afbeeldingen en aangepaste documenteigenschappen.

PDF's voorbereiden voor indexering (Acrobat Pro DC)

Begin met het maken van een map voor de PDF's die u wilt indexeren. Alle PDF's moeten volledig zijn, zowel qua inhoud als wat betreft elektronische functies, zoals koppelingen, bladwijzers en formuliervelden. Als de te indexeren bestanden gescande documenten omvatten, moet u ervoor zorgen dat de tekst doorzoekbaar is. U kunt lange documenten opsplitsen in kleinere bestanden ter grootte van een hoofdstuk om de zoekprestaties te verbeteren. Ook kunt u informatie toevoegen aan de documenteigenschappen van een bestand, zodat het bestand gemakkelijker kan worden doorzocht.

Het is van essentieel belang dat u de documentstructuur instelt op het schijfstation of het netwerkservervolume en de bestandsnamen voor meerdere platforms controleert voordat u een verzameling documenten indexeert. In een zoekopdracht op verschillende platforms kunnen bestandsnamen worden afgekapt, waardoor ze moeilijk terug te vinden zijn. Ter voorkoming van dit probleem, kunt u de volgende richtlijnen aanhouden:

  • Wijzig de namen van de bestanden, mappen en indexen volgens de bestandsnaamconventies van MS-DOS (acht tekens of minder, gevolgd door een bestandsextensie van drie tekens), met name als u de documentenverzameling en index op een conform de ISO 9660-norm geformatteerde cd-rom wilt leveren.

  • Verwijder speciale tekens, zoals tekens met accenten en niet-Romaanse tekens uit bestands- en mapnamen. (Het font dat wordt gebruikt door de functie Catalog ondersteunt de tekencodes 133 tot en met 159 niet.)

  • Gebruik geen diepgeneste mappen of padnamen van meer dan 256 tekens voor indexen die doorzocht gaan worden door Mac OS-gebruikers.

  • Als u Mac OS gebruikt met een OS/2 LAN-server, moet u IBM®LAN Server Macintosh (LSM) zodanig configureren dat de bestandsnaamconventies van MS-DOS worden doorgevoerd, of moet u alleen FAT-volumes (File Allocation Table) indexeren. (HPFS-volumes [High Performance File System] kunnen lange bestandnamen bevatten die niet kunnen worden gevonden.)

    Als de documentstructuur submappen bevat die u niet wilt indexeren, kunt u deze van het indexeringsproces uitsluiten.

Metagegevens toevoegen aan documenteigenschappen (Acrobat Pro DC)

Als u een PDF gemakkelijker doorzoekbaar wilt maken, kunt u aan de documenteigenschappen bestandsgegevens (metagegevens) toevoegen. (U kunt de eigenschappen voor de momenteel geopende PDF bekijken door Bestand > Eigenschappen te kiezen en op het tabblad Beschrijving te klikken.)

Als u gegevens aan documenteigenschappen toevoegt, moet u rekening houden met de volgende aanbevelingen:

  • Gebruik een goede beschrijvende titel in het veld Titel. De bestandsnaam van het document moet worden weergegeven in het dialoogvenster Zoekresultaten.

  • Gebruik altijd dezelfde optie (hetzelfde veld) voor vergelijkbare informatie. Voeg bijvoorbeeld niet een belangrijke term voor bepaalde documenten toe aan de optie Onderwerp en voor andere documenten aan de optie Trefwoorden.

  • Gebruik één consistente term voor dezelfde informatie. Gebruik bijvoorbeeld niet scheikunde voor bepaalde documenten en chemie voor andere.

  • Gebruik de optie Auteur om aan te geven welke groep verantwoordelijk is voor het document. Zo kan de auteur van een aannamebeleidsdocument de afdeling Personeelszaken zijn.

  • Als u werkt met documentnummers, kunt u deze als Trefwoorden toevoegen. Wanneer u bijvoorbeeld doc#=m234 opgeeft in het veld Trefwoorden, duidt dit op een bepaald document in een serie van enkele honderden documenten over een bepaald onderwerp.

  • Gebruik de opties Onderwerp en Trefwoorden, afzonderlijk of samen, om documenten te categoriseren op type. U kunt voor één document bijvoorbeeld statusrapport invoeren bij Onderwerp en maandelijks of wekelijks bij Trefwoorden.

    Als u een gevorderde gebruiker van Adobe PDF bent, kunt u bij het maken van de index aangepaste gegevensvelden definiëren zoals Documenttype, Documentnummer en Document-id. Dit wordt alleen aangeraden voor ervaren gebruikers en wordt niet behandeld in de volledige Acrobat Help.

Een index maken voor een verzameling (Acrobat Pro DC)

Wanneer u een nieuwe index genereert, worden in Acrobat DC een bestand gemaakt met de extensie .pdx en een nieuwe ondersteuningsmap met daarin een of meer bestanden met de extensie .idx. De IDX-bestanden bevatten de indexvermeldingen. Al deze bestanden moeten beschikbaar zijn voor gebruikers die de index willen doorzoeken.

  1. Kies Gereedschappen > Index.

    De gereedschapset Index wordt weergegeven in de secundaire werkbalk.

  2. Klik in de secundaire werkbalk op Index van volledige tekst met catalogus.

    Het dialoogvenster Catalogus wordt weergegeven.

  3. Klik in het dialoogvenster Catalogus op Nieuwe Index.

    Het dialoogvenster Nieuwe indexdefinitie wordt weergegeven.

    Nieuwe indexdefinities in Acrobat
    Het dialoogvenster Nieuwe indexdefinitie.

  4. Typ bij Indextitel een naam voor het indexbestand.

  5. Typ bij Omschrijving een aantal woorden over het type index of het doel ervan.

  6. Klik op Opties, selecteer de geavanceerde opties die u op de index wilt toepassen en klik op OK.

    Dialoogvenster Opties in Acrobat
    In het dialoogvenster Opties kunt u de geavanceerde opties voor de nieuwe index opgeven.

  7. Klik in het veld Deze directory's opnemen op Toevoegen, selecteer een map die enkele of alle PDF-bestanden bevat die moeten worden geïndexeerd en klik op OK. Herhaal deze stap om meer mappen toe te voegen.

    Opmerking:

    Mappen die zijn genest onder een opgenomen map, worden ook meegenomen in het indexeringsproces. U kunt mappen toevoegen van verschillende servers of schijfstations, zolang u niet de index of de items in de documentenverzameling verplaatst.

  8. Klik in het veld Deze subdirectory's uitsluiten op Toevoegen en selecteer alle eventuele geneste mappen die PDF-bestanden bevatten die u niet wilt indexeren. Klik op OK en herhaal indien nodig de procedure.

  9. Bekijk de selecties. Als u de lijst met mappen die moeten worden opgenomen of uitgesloten, wilt bewerken, selecteert u de map die u wilt wijzigen en klikt u op Verwijderen.

  10. Klik op Genereren en geef de gewenste locatie op voor het indexbestand. Klik op Opslaan en voer een van de volgende handelingen uit:

    • Klik op Sluiten zodra de indexering is afgerond.

    • Klik op Stoppen om het indexeringsproces te annuleren.

    Opmerking:

    Als u het indexeringsproces stopt, kunt u de sessie niet hervatten. U hoeft echter niet al het werk opnieuw uit te voeren. De opties en mapselecties blijven intact. U kunt op Index openen klikken om de deels voltooide index te selecteren en te reviseren.

    Opmerking:

    Als lange padnamen worden afgekapt bij de opties Deze directory's opnemen en Deze subdirectory's uitsluiten, houdt u de aanwijzer boven de puntjes (...) totdat er knopinfo verschijnt met het complete pad van de opgenomen of uitgesloten map.

Dialoogvenster Opties

Geen nummers opnemen

Selecteer deze optie om alle getallen die in de documenttekst voorkomen, uit te sluiten van de index. Het uitsluiten van getallen kan de index aanzienlijk verkleinen, zodat zoekopdrachten sneller verlopen.

Id's toevoegen aan Adobe PDF v1.0-bestanden

Selecteer deze optie als uw verzameling PDF's bevat die zijn gemaakt vóór Acrobat 2.0. In deze versie werden id-nummers nog niet automatisch toegevoegd. Id-nummers zijn nodig wanneer lange Mac OS-bestandsnamen zijn afgekort bij de omzetting naar MS-DOS-bestandsnamen. In Acrobat 2.0 en hogere versies worden wel automatisch id's toegevoegd.

Niet waarschuwen voor gewijzigde documenten tijdens het zoeken

Als deze optie niet is ingeschakeld, verschijnt er een bericht wanneer u documenten zoekt die zijn gewijzigd nadat de index voor het laatst is gegenereerd.

Eigen eigenschappen

Met deze optie kunt u aangepaste documenteigenschappen opnemen in de index; alleen de aangepaste documenteigenschappen die al in de PDF's bestaan, worden geïndexeerd. Typ de eigenschap, maak een keuze in het menu Type en klik op Toevoegen. Deze eigenschappen worden weergegeven als zoekopties in de pop-upmenu's met aanvullende criteria van het venster Zoeken in PDF wanneer u de gemaakte index doorzoekt. Als u bijvoorbeeld de aangepaste eigenschap Documentnaam invoert en Tekenreeks kiest in het menu Type, kan een gebruiker die de index doorzoekt, binnen de aangepaste eigenschap zoeken door Documentnaam te selecteren in de lijst Deze aanvullende criteria gebruiken.

Opmerking:

Als u aangepaste velden maakt in een Microsoft Office-toepassing waarin de optie Documentinformatie converteren is ingeschakeld in de toepassing PDFMaker, worden de velden overgebracht naar alle PDF's die u maakt.  

XMP-velden

Gebruik deze optie als u aangepaste XMP-velden wilt opnemen. De aangepaste XMP-velden worden geïndexeerd en worden weergegeven in de pop-upmenu's met aanvullende criteria, zodat u deze kunt doorzoeken in de geselecteerde indexen.

Stopwoorden

Gebruik deze optie om maximaal 500 specifieke woorden uit te sluiten van de zoekresultaten uit de index. Typ het woord, klik op Toevoegen en herhaal dit voor elk woord dat u wilt uitsluiten. Door woorden uit te sluiten, kunt u de index 10% tot 15% kleiner maken. Een stopwoord kan uit maximaal 128 tekens bestaan en er wordt onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters.

Opmerking:

Als u wilt voorkomen dat gebruikers proberen te zoeken naar woordgroepen met deze woorden, vermeldt u woorden die niet worden geïndexeerd in het Leesmij-bestand van de catalogus.

Structuurcodes

Gebruik deze optie om specifieke codeknooppunten van elementen doorzoekbaar te maken in documenten met een logische coderingsstructuur.

Opmerking:

De instellingen voor Eigen eigenschappen, Stopwoorden en Structuurcodes gelden alleen voor de huidige index. Als u deze instellingen wilt toepassen op alle indexen die u maakt, kunt u de standaardinstellingen voor eigen velden, stopwoorden en structuurcodes wijzigen in Voorkeuren Catalog.  

Catalogus leesmij-bestanden (Acrobat Pro DC)

Het is vaak verstandig om een apart leesmij-bestand te maken en dit samen met de index in de map op te slaan. In dit leesmij-bestand kunt u meer informatie geven over de index, zoals:

  • Het soort documenten dat wordt geïndexeerd.

  • De zoekopties die worden ondersteund.

  • De persoon met wie contact kan worden opgenomen of een telefoonnummer dat kan worden gebeld bij vragen.

  • Een lijst met nummers of woorden die zijn uitgesloten in de index.

  • Een lijst met mappen met de documenten die zijn opgenomen in een index op een LAN of een lijst met de documenten die zijn opgenomen in een index op schijf. U kunt ook een korte omschrijving geven van de inhoud van de verschillende mappen of documenten.

  • Een lijst met de waarden voor elk document als u veldwaarden hebt toegewezen voor Documentinfo.

    Als een catalogus een zeer groot aantal documenten bevat, kunt u overwegen een tabel op te nemen met de waarden die zijn toegewezen aan de verschillende documenten. U kunt de tabel opnemen als gedeelte van het leesmij-bestand of opslaan als afzonderlijk document. Tijdens het ontwikkelen van de index kunt u de tabel gebruiken om de consistentie te waarborgen.

Een index reviseren (Acrobat Pro DC)

U kunt een bestaande index bijwerken, opnieuw genereren en wissen.

  1. Kies Gereedschappen > Index.

    De gereedschapset Index wordt weergegeven in de secundaire werkbalk.

  2. Klik in de secundaire werkbalk op Index van volledige tekst met catalogus.

    Het dialoogvenster Catalogus wordt weergegeven.

  3. Klik in het dialoogvenster Catalogus op Index openen.

  4. Zoek en selecteer het indexdefinitiebestand (.pdx) voor de index en klik op Openen.

  5. Als de index is gemaakt met Acrobat 5.0 of eerder, selecteert u Kopie maken om een nieuwe index te maken zonder de eerdere versie te overschrijven of Oude index overschrijven om de eerdere index te overschrijven.

  6. Breng in het dialoogvenster Indexdefinitie de gewenste wijzigingen aan en klik op de functie die u Acrobat DC wilt laten uitvoeren:

    Genereren

    Hiermee maakt u een nieuw IDX-bestand met de bestaande informatie en werkt u dit bij door nieuwe vermeldingen toe te voegen en gewijzigde of verouderde vermeldingen te markeren als ongeldig. Als u veel wijzigingen aanbrengt of deze optie herhaaldelijk gebruikt in plaats van een nieuwe index te maken, kunnen zoekopdrachten langer duren.

    Opnieuw opbouwen

    Hiermee maakt u een nieuwe index, waarbij de bestaande indexmap en de inhoud hiervan (de IDX-bestanden) worden overschreven.

    Wissen

    Hiermee wist u de inhoud van de index (de IDX-bestanden) zonder het indexbestand zelf (PDX) te verwijderen.

Catalogusvoorkeuren (Acrobat Pro DC)

U kunt voorkeuren instellen voor indexering die u globaal kunt toepassen op alle indexen die u daarna genereert. U kunt enkele van deze voorkeuren negeren voor een afzonderlijke index door nieuwe opties te selecteren tijdens het genereren van de index.

Selecteer Catalogus onder Categorieën in het dialoogvenster Voorkeuren. Veel opties zijn gelijk aan de opties die zijn beschreven voor het genereren van een index.

Opmerking:

De optie Compatibiliteit met ISO 9660 afdwingen voor mappen is handig als u lange PDF-bestandsnamen niet wilt wijzigen in MS‑DOS-bestandsnamen wanneer u de documenten voorbereidt voor het indexeren. U moet echter wel MS‑DOS-conventies voor namen van bestanden aanhouden voor de mapnamen (8 tekens of minder) ook al is dit niet nodig voor de bestandsnamen.

Geplande indexupdates (Acrobat Pro DC)

Met de functie Catalog en een catalogusbatch-PDX-bestand (.bpdx) kunt u plannen wanneer en hoe vaak een index automatisch wordt gegenereerd, opnieuw wordt gegenereerd, wordt bijgewerkt en wordt gewist. Een BPDX-bestand is een tekstbestand met een lijst platformafhankelijke paden en markeringen van catalogusindexbestanden. U gebruikt een plantoepassing zoals Windows Scheduler om het BPDX-bestand weer te geven in Acrobat DC. De index wordt vervolgens opnieuw in Acrobat DC gemaakt, volgens de markeringen in het BPDX-bestand.

Opmerking:

U kunt BPDX-bestanden gebruiken door in het dialoogvenster Voorkeuren onder Catalogus de optie Uitvoeren van catalogusbatchbestanden (.bpdx) toestaan te selecteren.

Verzamelingen en de bijbehorende indexen verplaatsen (Acrobat Pro DC)

U kunt een verzameling geïndexeerde documenten samenstellen en testen op een lokale vaste schijf en deze verplaatsen naar een netwerkserver of schijf als de verzameling gereed is. Een indexdefinitie bevat relatieve paden tussen het indexdefinitiebestand (PDX) en de mappen met de geïndexeerde documenten. Als deze relatieve paden ongewijzigd blijven, hoeft u de index niet opnieuw te genereren nadat u de verzameling geïndexeerde documenten hebt verplaatst. Als het PDX-bestand en de mappen met de geïndexeerde documenten zich in dezelfde map bevinden, kunt u het relatieve pad behouden door de hele map te verplaatsen.

Als het relatieve pad verandert, moet u een nieuwe index maken na het verplaatsen van de verzameling geïndexeerde documenten. U kunt hiervoor wel het oorspronkelijke PDX-bestand gebruiken. Als u het oorspronkelijke PDX-bestand wilt gebruiken, verplaatst u eerst de documenten. Hierna kopieert u het PDX-bestand naar de map waar u de nieuwe index wilt maken en bewerkt u desgewenst de lijst met opgenomen en uitgesloten directory's en subdirectory's.

Als de index zich bevindt op een station of servervolume dat losstaat van enig gedeelte van de verzameling waarop deze van toepassing is, wordt de index onbruikbaar wanneer u de verzameling of de index verplaatst. Als u van plan bent een verzameling documenten naar een andere netwerklocatie of naar een cd te verplaatsen, maakt en genereert u de index op dezelfde locatie als de verzameling.

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid