O pacote de instalação do Adobe Sign para SharePoint Online está disponível para qualquer conta de nível Enterprise que esteja interessada em instalar a solução do Adobe Sign. Antes da instalação, entre em contato com seu Gerente de sucesso para garantir que a conta seja configurada no canal correto para habilitar a funcionalidade necessária da API.

Visão geral

A integração do Adobe Sign para o Microsoft SharePoint fornece uma solução integrada para criar, enviar, rastrear e gerenciar assinaturas eletrônicas.

Esta documentação e o pacote de instalação referentea elaforam desenvolvidos para vários tenants do Microsoft SharePoint Online (geralmente referenciados como “SharePoint” ao longo deste guia).

A solução é desenvolvida como um aplicativo de complemento para o SharePoint e oferece:

  • Enviar um contrato de qualquer biblioteca, ou lista, de documentos do SharePoint para assinatura.
  • Capacidade de enviar documentos a um único destinatário ou grupo de destinatários de uma biblioteca de documentos ou de uma lista personalizada do SharePoint.
  • Mapeie os dados das listas do SharePoint, bem como de uma biblioteca, em documentos com a unificação de mapeamentos quando os documentos forem enviados para assinatura.
  • Mapeie os dados dos campos de formulário dos contratos assinados em colunas textuais das listas do SharePoint, bem como de uma biblioteca de documentos com o mapeamento de dados quando o documento for assinado e seu status for atualizado automática ou manualmente através da página de Status do contrato
  • Arquivamento de todos os contratos assinados no SharePoint.
  • Capacidade de adicionar a página Gerenciar do Adobe Sign como parte da Web do SharePoint, que pode ser usada pelos usuários do SharePoint, para acompanhar e atualizar os contratos.

Requisitos

Para configurar a solução, você DEVE ser um administrador do site do SharePoint e um administrador de conta do Adobe Sign. Se você não for o administrador de conta do Adobe Sign, entre em contato com ele para configurar a integração. 

A solução do Adobe Sign só pode ser instalado e configurado por um administrador de site do Microsoft SharePoint. Consulte a documentação do SharePoint e o site do SharePoint da sua organização, ou o administrador do inquilino, para obter as permissões adicionais dos sistemas que podem ser necessárias para instalar soluções de site do SharePoint.

No tenant do Microsoft Office 365, o nome, o sobrenome e o endereço de email de trabalho deve ser definido para todos os usuários do SharePoint que desejam acessar o complemento do Adobe Sign em seus sites do SharePoint.

Todos os usuários da solução do Adobe Sign precisam estar presentes no grupo padrão de Proprietários ou Membros do site do SharePoint. Todos os usuários do Adobe Sign devem ter, pelo menos, permissões de Edição no site.


Navegadores compatíveis

Os navegadores Chrome, Firefox e Safari são suportados.

Internet Explorer 11 e superior (incluindo o Edge)

Para que os complementos do SharePoint funcionem, é necessária alguma configuração de sites confiáveis no Internet Explorer/Edge.  Internet Explorer 10 e anteriores não são suportados.

Além disso, os usuários do IE 11/Edge precisam editar explicitamente as configurações de Sites confiáveis para incluir os seguintes URLs:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Para editar seus sites confiáveis:

1. Abra o IE 11.

► Os usuários do Edge pressionam Windows + S.

2. Clique no ícone Ferramentas (engrenagem) e selecione Opções da Internet no menu suspenso.

► Os usuários do Edge digitam Opções da Internet e pressionam Enter.

IE11 Options

3. O menu Opções da Internet abre. Selecione a guia Segurança.

4. Clique no ícone Sites confiáveis.

5. Clique no botão Sites.

6. Insira um dos URLs acima e clique em Adicionar.

7. Repita essas etapas para cada URL acima.

8. Feche o menu Opções da Internet ao terminar.

Trusted Sites HelpX


Instalação

Para instalar a edição online do Adobe Sign para o pacote do SharePoint:

1. Autenticar ao site.

2. Navegue até: Conteúdo do site > Novo > Aplicativo.

Nav to App

 

3. Clique em SharePoint Store.

SharePoint Store

 

4. Pesquise por Adobe Sign na caixa de pesquisa Localizar um aplicativo (canto superior direito da página).

5. Clique uma vez no ícone do Adobe Sign para selecionar nos resultados da pesquisa.

AS in Store-rebranded

 

6. Clique no botão ADICIONAR para iniciar a instalação automática.

A instalação do aplicativo demora alguns minutos.

Configuração - Obrigatória

Com o aplicativo instalado, são necessárias somente duas etapas para começar a enviar contratos:

  • Conceder acesso de usuário ao complemento
  • Conectar-se ao Adobe Sign


Adicionar usuários ao grupo padrão de Membro ou Proprietário do site

Os usuários da solução do Adobe Sign devem ser adicionados ao grupo padrão de Proprietários ou Membros do site e devem ter, pelo menos, permissões em nível de Edição.

A visibilidade da interface do usuário do Adobe Sign depende da autoridade do usuário:

  • A interface do administrador do Adobe Sign é exibida ao usuário quando:
    • O usuário está presente em AssociatedOwnerGroup
  • A interface do usuário padrão do Adobe Sign é exibida quando:
    • O usuário está presente em AssociatedMemberGroup

A solução não funciona para os usuários apenas no grupo de Visitantes.

Observação:

O administrador do site deve adicionar a si mesmo, como um usuário normal, a um (ou ambos) grupos do site com permissões específicas. O administrador do site deve ativar as permissões abaixo para seususuáriosdependendo do grupo em que foram adicionados:

  • <SITE_COLLECTION_NAME> Membros → Ative Editar
  • <SITE_COLLECTION_NAME> Proprietários → Ative Controle total

 

Os grupos associados podem ter nomes diferentes. 

Um usuário com Controle total sobre um determinado site do SharePoint Online pode revisar seus grupos padrão, acessando https://[nome do tenant].sharepoint.com/sites/[nome do site]/_layouts/permsetup.aspx.

[nome do site] pode ser uma sequência de caracteres para um site de nível superior ou subsite aninhado.

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

Cuidado:

Depois que os usuários são adicionados aos grupos, pode haver vários minutos atraso para os servidores do Microsoft sincronizarem corretamente.  Isso não afeta uma configuração adicional, mas os testes/uso pelo usuário devem ser suspensos durante a exibição desta janela.


Estabelecer uma relação de confiança com o Adobe Sign

O Adobe Sign estabelece uma conexão de OAuth com o ambiente do SharePoint para permitir o uso ininterrupto do aplicativo para todos os usuários.

Para configurar a relação, é preciso ser um administrador de conta no aplicativo do Adobe Sign, bem como no SharePoint.  Recomenda-se que um endereço de email ativo seja usado (por exemplo: adobesignadmin@mydomain.com) se possível para reduzir o risco de inativação da conta de administrador por algum motivo.

Para configurar a conexão OAuth:

1. Navegue até a página Configurações do Adobe Sign.

2. Clique no link Logon no Adobe Sign.

3. Selecione o escopo no qual que você deseja instalar o Adobe Sign:

► Vincular conta do Adobe Sign ao site atual do SharePoint (escopo local)

• Essa funcionalidade vincula o complemento a uma conta do Adobe Sign no nível do site do SharePoint atual

a. Clique no botão Fazer logon no Adobe Sign

enable_oauth_-_currentsite-updated

b. Autentique o Adobe Sign usando suas credenciais de usuário administrador

c. Clique em Permitir acesso para aprovar a relação de confiança entre o Adobe Sign e o SharePoint

○ Uma mensagem de êxito será brevemente exibida quando a conexão for estabelecida

 

local_auth
local_approve_access

 

► Vincular conta do Adobe Sign ao inquilino inteiro do SharePoint (somente para administrador do inquilino O365)

• Esse é o escopo padrão para novas instalações

• Nenhum logon repetitivo de OAuth é necessário no Adobe Sign para instâncias do complemento vinculadas no escopo global

• O OAuth do Adobe Sign executado em qualquer instância individual do complemento no escopo global define o vínculo do Sign a todas as outras instâncias instaladas restantes vinculadas no escopo global

○ O OAuth deve ser executado em pelo menos um complemento do escopo global

• Qualquer ocorrência do complemento instalada recentemente é vinculada automaticamente à conta do Adobe Sign disponível no escopo global

a. Clique no botão Fazer logon no Adobe Sign

select_tenant_install

b. Autentique o SharePoint usando suas credenciais de usuário administrador

c. Clique em Aceitar para aprovar o acesso aos recursos do SharePoint

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

d. Autentique o Adobe Sign usando suas credenciais de usuário administrador

e. Clique em Permitir acesso para aprovar a relação de confiança entre o Adobe Sign e o SharePoint

○ Uma mensagem de êxito será brevemente exibida quando a conexão for estabelecida

 

3_tenant_auth2
4_tenant_approveaccess2

Observação:

Se um usuário estiver sendo usado para manter a conexão OAuth, o texto do botão indicará que você pode fazer Logon com uma conta diferente e o usuário atual que autentica o relacionamento será exibido claramente abaixo do botão.

logged_in_-_currentsite-updated

Configuração - Opcional

As seguintes configurações opcionais, embora não sejam essenciais, podem melhorar bastante o valor agregado pelo Adobe Sign.

Armazenamento de documentos assinados

Como administrador, você pode definir uma pasta de destino global na qual todos os contratos concluídos serão depositados para todo o site. Isso é configurado na página de Configurações de conta do Adobe Sign.

Quando uma pasta de armazenamento global estiver definida, todos os contratos assinados e arquivos em PDF da trilha de auditoria serão salvos automaticamente nela. Isso inclui contratos enviados das bibliotecas de documentos, bem como das listas.

defined_global_storagefolder

Se nenhuma pasta de armazenamento global for definida na página de Configurações de conta do Adobe Sign, uma nova pasta chamada Contratos assinados será criada automaticamente na biblioteca de documentos da qual o Contrato foi criado/enviado. Todos os contratos concluídos e enviados de uma mesma biblioteca têm seus PDFs concluídos retornados à mesma pasta de Contratos assinados.

Default folder

 

Contratos enviados de listas são adicionados ao item de lista (como anexos) se nenhum arquivo global padrão for identificado.

List Attachments

Trilhas de auditoria

Por padrão, o Adobe Sign retorna apenas o PDF do contrato assinado.  No entanto, se você ativar Armazenar a trilha de auditoria com o contrato assinado, um segundo PDF será retornado, contendo a trilha de auditoria completa do contrato.

Document stoprage

Mapeamento de modelo

O Adobe Sign oferece suporte à ideia de relacionar dados entre os campos de formulário do contrato e as listas do SharePoint.

Usando fluxos de trabalho e mapeando os campos de lista aos campos de formulário, você pode preencher automaticamente os documentos antes de enviar, o que reduz o tempo necessário para os remetentes e/ou signatários preencherem o formulário, diminuindo a chance de inserir dados incorretos.

Inversamente, você também pode criar um mapeamento que extrai os dados de campo do formulário de um contrato assinado para preencher uma lista do SharePoint.

Uma rápida observação sobre formulários e “marcações de texto”

O mapeamento bem-sucedido exige formulários pré-construídos com os nomes de campos definidos para que seja possível relacionar logicamente o campo de Lista ao campo de formulário do Adobe Sign. 

Um formulário simples está ilustrado abaixo.  Os campos são definidos por pares de chaves em ambos os lados (definindo a largura do campo) e o nome do campo (a sequência de caracteres entre as chaves). Esta sintaxe com base em texto é conhecida coletivamente como “marcações de texto”.

Data Mapping Example Form

Marcações de texto podem incluir argumentos adicionais além do valor de nome, como validações, cálculoseexpressões regulares. Uma boa compreensão da criação de formulários pode ser encontrada aqui e pode melhorar muito a qualidade dos dados capturados ao longo do processo de assinatura.

Os formulários em PDF também podem ser criados usando o Acrobat.

O Ambiente de criação do sinal do Adobe Sign também pode ser usado para construir formulários se você permitir que os usuários anexem documentos armazenados na biblioteca do Adobe Sign.

 

Mapear campos

Relacionar nomes de campo de Lista e Formulário é uma operação rápida e fácil após definir a lista e o formulário.

Observação:

Os seguintes tipos de colunas do SharePoint são compatíveis: Única linha de texto, Número, Opção (“botões de opção”), Várias linhas de texto, Sim/Não (caixa de seleção). 

Tipo de coluna do SharePoint Tag do texto de assinatura Exemplo de tags em um documento
Única linha de texto Texto {{text}}
Número Texto {{number:num}}
Opção (“botões de opção”) Botões de opção {{(Red)Color_es_:signer1}}
Várias linhas de texto Texto multilinha {{largeField2_es_:signer1:multiline(5)}}
Sim/Não (caixa de seleção) Caixa de seleção {{ck_es_:checkbox:label(“Eu concordo.”)}}

Para criar uma lista de mapeamento:

1. Navegue até a página Configurações do Adobe Sign.

2. Clique na guia Mapeamentos do modelo.

3. Selecione quais mapeamento deseja definir:

► Mapeamento do SharePoint ao contrato - Preenche os campos a partir de uma lista.

► Mapeamento do contrato ao SharePoint - Coleta as informações de campo dos contratos concluídos.

Observação: cada mapeamento é distinto. Se quiser criar um processo em que você carregue um formulário com informações da lista e permitir que o conteúdo atualizado seja enviado de volta para a lista após a conclusão do contrato, será necessário criar ambos os modelos.

4. Selecione a lista que você deseja usar para o mapeamento.

Mapping - Select Tempalate

 

A página será atualizada para mostrar a lista selecionada no campo suspenso, um ícone de adição para inserir novas linhas de pares e dois novos cabeçalhos de campo:

○ Campo do SharePoint - O nome do campo de lista

○ Campo do contrato - O nome do campo de formulário

Template Mapping fields

 

5. Clique no ícone de adição na parte inferior dos pares de campos para abrir um novo emparelhamento de campos.

Uma vez clicado, dois novos campos são exibidos. Um menu suspenso contendo todos os campos de Lista do SharePoint e um campo de texto para digitar o nome do campo de formulário do contrato.

6. Selecione o nome do campo para o campo do SharePoint no menu suspenso.

7. Digite o nome do campo de formulário do contrato com o qual deseja criar a relação de mapeamento.

8. Repita as etapas 6 e 7 para todos os campos que precisam ser emparelhados.

Cada emparelhamento de nome de campo deve ser configurado explicitamente.  Se um par precisar ser excluído, clique no ícone de lata de lixo na extremidade direita da linha de tempo.

9. Quando todos os pares de campos tiverem sido definidos, clique no botão Salvar.

Modelos de mapeamento são persistentes e se aplicam a todos os contratos enviados usando o documento ou a lista relacionada ao mapeamento. A qualquer momento depois de criar o modelo, um administrador pode retornar ao recurso Mapeamentos do modelo, selecionar um documento ou lista e exibir os relacionamentos mapeados existentes. O administrador também tem liberdade para editar, adicionar ou excluir pares individuais de relacionamento, conforme necessário.

Se um administrador quiser cancelar qualquer linha de mapeamento de modelo definida em um documento de biblioteca ou em uma lista do SharePoint com um único clique, pode fazer isso selecionando o documento desejado, ou a lista, e clicando no botão Apagar mapeamento anterior.  Linhas de mapeamentos excluídas não podem ser recuperadas; será necessário recriá-las.

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