O Adobe Sign oferece suporte à ideia de relacionar dados entre listas do SharePoint (online) e os campos inseridos em formulários web.
Ao mapear os campos da lista de acordo com os campos de formulários web, você pode extrair automaticamente os dados do campo de formulário web de um contrato assinado para preencher uma lista do SharePoint.
O mapeamento de relações de campo entre formulários web do Adobe Sign e listas do SharePoint está disponível somente para as instalações online (e não no local) utilizando o pacote do Adobe Sign para SharePoint Online v2.0 (e posteriores)
O mapeamento bem-sucedido exige formulários web construídos com os nomes de campos definidos para que seja possível relacionar logicamente o campo de Lista ao campo de formulário do Adobe Sign.
Há várias maneiras de criar formulários que podem ser carregados no Adobe Sign:
O mapeamento de campo depende de relacionar logicamente o nome de um campo no formulário e o nome de uma coluna no SharePoint.
Independentemente do método usado, certifique-se de nomear corretamente os campos, para que possa identificar facilmente quando forem apresentados num formato de lista (durante o processo de mapeamento).
Os seguintes tipos de colunas do SharePoint são compatíveis: Única linha de texto, Número, Opção (“botões de opção”), Várias linhas de texto, Sim/Não (caixa de seleção).
| Tipo de coluna do SharePoint | Tipo de campo do Adobe Sign |
| Única linha de texto | Texto |
| Número | Texto |
| Várias linhas de texto | Texto multilinha |
| Sim/Não (caixa de seleção) | Caixa de seleção |
No exemplo abaixo, o administrador do SharePoint deseja capturar dados de um formulário web para preencher uma lista de clientes no SharePoint.
Esse exemplo exibe um formulário que contém campos básicos para fins de esclarecimento.
O formulário provavelmente será mais complexo, mas os campos funcionam da mesma forma.
Crie um formulário web do Adobe Sign (ou identifique um formulário web existente para usar)
A interface do usuário da Web do Adobe Sign permite que você crie um formulário web reutilizável que pode ser incorporado. Siga as etapas para criar um, caso ainda não tenha feito isso.
Depois que o formulário web é salvo, você pode copiar o URL ou o código incorporado para publicar o formulário em um site, em seu site do SharePoint ou em qualquer local aplicável para começar a coletar respostas.
Preencha o formulário web pelo menos uma vez
Mapear um formulário web em uma lista do SharePoint requer que o formulários seja assinado com sucesso pelo menos uma vez para que os campos estejam em um contexto que permite o acesso do SharePoint.
Preencha formulários web e certifique-se de concluir o processo de assinatura para que o contrato final apareça na seção Preenchido da página Gerenciar.
Criar uma lista do SharePoint
Crie uma nova lista no SharePoint, assim, sempre que um novo contrato de formulário web for concluído, haverá um novo item de linha com os dados associados a esse acordo preenchidos na lista.
Certifique-se de incluir uma coluna para cada campo no formulário web que você deseja capturar.
Criar mapeamentos de formulário web
O administrador do SharePoint pode criar um mapeamento de formulário web:
Navegue até as Configurações do Adobe Sign
Selecione a guia Mapeamentos de formulário web
Nos guia Mapeamentos de formulário web, é possível encontrar uma lista de formulários web que você criou e escolher quais deseja usar para o mapeamento de dados.
Se nenhum formulário web estiver disponível para o usuário (ou seja, você ignora a Etapa 1 acima), você verá um link informando que Você ainda não tem formulários web. Acesse o aplicativo do Adobe Sign para criar um.
Clicar no link abre o portal do administrador do Adobe Sign, no qual você pode criar um formulário web.
Cada formulário web listado fornece informações básicas pelos cabeçalhos de coluna:
Clique no ícone de adição (na coluna nº de campos mapeados) para começar a configurar o mapa de dados
A página Criar mapeamento é carregada
Clique em Adicionar regra para expor um relacionamento de novo campo
Selecione o nome do campo da coluna Campos de formulário web e o nome da coluna do SharePoint correspondente
Clique em Adicionar regra para adicionar outro mapeamento de campo vazio
Se o formulário da Web tiver mais de um destinatário (por exemplo: um ou mais autenticadores) os campos de formulário web incluem um número de índice para identificar a qual destinatário o campo está atribuído.
Clique no botão Salvar quando todos os campos forem mapeados
Alterna Copiar formulário web assinado para SharePoint para Salvar os contratos assinados ou Não salvar dependendo da sua necessidade
Verificar o mapeamento de formulário web
Neste momento, você deve ser capaz de verificar se o mapeamento de formulário web do Adobe Sign → SharePoint está funcionando corretamente.
Como os signatários preencherem os formulários web mapeados por você, é necessário verificar se os dados do formulário serão preenchidos automaticamente com as informações corretas com base nas informações da lista do SharePoint. Verifique se cada campo mapeado está importando os valores corretos:
(Opcional) Selecionar configurações de assinatura de arquivos para formulários web
Os contratos de formulários web têm uma pasta dedicada para envio. Caso não selecione uma pasta, criamos automaticamente a pasta "formulários web assinados" para armazenar os contratos de formulários web. Você também pode escolher a opção de salvar contratos em sua própria pasta para armazenar contratos de formulários web selecionando-os na guia "Configurações de assinatura de arquivos".
(Opcional) Verifique o contrato de formulários web armazenado no SharePoint
Nessa etapa, você poderá acessá-los em uma pasta escolhida designada (ou caso não tenha escolhido, seria "formulários web assinados") para exibir os contratos completos de formulário web. Se você selecionar para permitir a trilha de auditoria, o arquivo PDF da trilha de auditoria de cada contrato será copiado para a mesma pasta no SharePoint.
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