Adobe Sign para SharePoint Online - Guia de mapeamento de formulário web

Visão geral

O Adobe Sign oferece suporte à ideia de relacionar dados entre listas do SharePoint (online) e os campos inseridos em formulários web.

Ao mapear os campos da lista de acordo com os campos de formulários web, você pode extrair automaticamente os dados do campo de formulário web de um contrato assinado para preencher uma lista do SharePoint.

O mapeamento de relações de campo entre formulários web do Adobe Sign e listas do SharePoint está disponível somente para as instalações online (e não no local) utilizando o pacote do Adobe Sign para SharePoint Online v2.0 (e posteriores)

O mapeamento bem-sucedido exige formulários web construídos com os nomes de campos definidos para que seja possível relacionar logicamente o campo de Lista ao campo de formulário do Adobe Sign

Há várias maneiras de criar formulários que podem ser carregados no Adobe Sign:

  • O Ambiente de criação do Adobe Sign possui detecção de campo automática, o que agiliza a criação de formulários
    • Os campos de formulário posicionados automaticamente têm um nome genérico (Campo personalizado 1), e devem ser renomeados como algo indicativo do uso    
  • Os formulários PDF podem ser criados com o Acrobat.  Os formulários do Acrobat também podem detectar automaticamente onde os campos devem ser posicionados
    • O Acrobat também insere campos automaticamente, usando um nome de campo derivado do texto de início do documento. Esses nomes geralmente são imprecisos ou vagos e devem ser editados para um valor intuitivo do uso do campo
  • As marcas de texto podem ser usadas se a geração do documento produzir um documento de texto editável

O mapeamento de campo depende de relacionar logicamente o nome de um campo no formulário e o nome de uma coluna no SharePoint.

Independentemente do método usado, certifique-se de nomear corretamente os campos, para que possa identificar facilmente quando forem apresentados num formato de lista (durante o processo de mapeamento).

Observação:

Os seguintes tipos de colunas do SharePoint são compatíveis: Única linha de texto, Número, Opção (“botões de opção”), Várias linhas de texto, Sim/Não (caixa de seleção). 

Tipo de coluna do SharePoint Tipo de campo do Adobe Sign
Única linha de texto Texto
Número Texto
Várias linhas de texto Texto multilinha
Sim/Não (caixa de seleção) Caixa de seleção


Mapeamento passo a passo de formulário web

No exemplo abaixo, o administrador do SharePoint deseja capturar dados de um formulário web para preencher uma lista de clientes no SharePoint.

Observação:

Esse exemplo exibe um formulário que contém campos básicos para fins de esclarecimento.

O formulário provavelmente será mais complexo, mas os campos funcionam da mesma forma.

  1. Crie um formulário web do Adobe Sign (ou identifique um formulário web existente para usar)

    A interface do usuário da Web do Adobe Sign permite que você crie um formulário web reutilizável que pode ser incorporado. Siga as etapas para criar um, caso ainda não tenha feito isso.

    Criar um formulário web

    Depois que o formulário web é salvo, você pode copiar o URL ou o código incorporado para publicar o formulário em um site, em seu site do SharePoint ou em qualquer local aplicável para começar a coletar respostas.

    • Se estiver usando um formulário web preexistente, vá para a etapa 2.
  2. Preencha o formulário web pelo menos uma vez

    Mapear um formulário web em uma lista do SharePoint requer que o formulários seja assinado com sucesso pelo menos uma vez para que os campos estejam em um contexto que permite o acesso do SharePoint.

    Preencha formulários web e certifique-se de concluir o processo de assinatura para que o contrato final apareça na seção Preenchido da página Gerenciar.

    • Se estiver usando um formulário preexistente que foi assinado com êxito, vá para a etapa 3
  3. Criar uma lista do SharePoint

    Crie uma nova lista no SharePoint, assim, sempre que um novo contrato de formulário web for concluído, haverá um novo item de linha com os dados associados a esse acordo preenchidos na lista.

    Certifique-se de incluir uma coluna para cada campo no formulário web que você deseja capturar.

    Criar uma nova lista do SharePoint

  4. Criar mapeamentos de formulário web

    O administrador do SharePoint pode criar um mapeamento de formulário web:

    • Navegue até as Configurações do Adobe Sign

      Navegar até as configurações do Adobe Sign

    • Selecione a guia Mapeamentos de formulário web

      Nos guia Mapeamentos de formulário web, é possível encontrar uma lista de formulários web que você criou e escolher quais deseja usar para o mapeamento de dados.

      Observação:

      Se nenhum formulário web estiver disponível para o usuário (ou seja, você ignora a Etapa 1 acima), você verá um link informando que Você ainda não tem formulários web. Acesse o aplicativo do Adobe Sign para criar um.

      Clicar no link abre o portal do administrador do Adobe Sign, no qual você pode criar um formulário web.

      Selecionar um formulário web

      Cada formulário web listado fornece informações básicas pelos cabeçalhos de coluna:

      • Formulário web: o nome do formulário web como importado do Adobe Sign
      • Lista: o nome da lista do SharePoint para a qual o formulário web foi mapeado
        • Quando estiver vazio, não há nenhum relacionamento
      • Nº de campos mapeados: o número de relações de campos que foram mapeados
        • Quando um sinal de adição é exibido, nenhum campo foi mapeado
          • Clique no sinal de adição para abrir o link de rastreamento
        • Um número exibe a quantidade de relações de campo que foram mapeadas
          • Clique no ícone de lápis ao lado do número para editar o mapeamento do campo
      • Copiar formulário web assinado no SharePoint: determina se uma cópia do contrato de formulário web preenchido é salva no SharePoint
        • Quando Não salvar for selecionada, nenhuma cópia é salva no SharePoint, a cópia em Adobe Sign permanece
        • Quando Salvar for selecionado, uma cópia do contrato assinado é armazenada no SharePoint assim como no Adobe Sign
    • Clique no ícone de adição (na coluna nº de campos mapeados) para começar a configurar o mapa de dados

      Clique no sinal de adição para começar a configuração de mapeamento

    • A página Criar mapeamento é carregada

      • O formulário web já está selecionado no lado esquerdo da página
      • Selecione a lista que você deseja usar para aceitar o conteúdo do campo de formulários web à direita
        • As regras de mapeamento estão expostas
      Selecionar a lista do SharePoint

    • Clique em Adicionar regra para expor um relacionamento de novo campo

    • Selecione o nome do campo da coluna Campos de formulário web e o nome da coluna do SharePoint correspondente

    • Clique em Adicionar regra para adicionar outro mapeamento de campo vazio

      • Configure todos os campos de formulários web que você deseja entregar à lista de SharePoint
        • À medida que os campos no formulário web são mapeados para campos do SharePoint, eles se torna não selecionáveis, evitando que você mapeie o mesmo campo do formulário web para um outro campo do SharePoint de destino
      Mapeamento de formulário web configurado

      Observação:

      Se o formulário da Web tiver mais de um destinatário (por exemplo: um ou mais autenticadores) os campos de formulário web incluem um número de índice para identificar a qual destinatário o campo está atribuído.

      • Qualquer campo com [1] é atribuído ao primeiro destinatário (o signatário original)
      • Um campo com [2] é atribuído ao segundo destinatário (o primeiro autenticador)
      • Um campo com [3] é atribuído ao terceiro destinatário (o segundo autenticador)
      Vários destinatários

      Vários destinatários na interface Criar formulário web

    • Clique no botão Salvar quando todos os campos forem mapeados

      • Você retornará à página de Mapeamentos de formulário web
      • O formulário web que configurado mostra o número de campos mapeados
      • Clique no ícone de lápis para editar o mapeamento existente
      Formulário web mapeado na seção de mapeamentos de formulários web

    • Alterna Copiar formulário web assinado para SharePoint para Salvar os contratos assinados ou Não salvar dependendo da sua necessidade

      Salvar o documento assinado no SharePoint

  5. Verificar o mapeamento de formulário web

    Neste momento, você deve ser capaz de verificar se o mapeamento de formulário web do Adobe Sign → SharePoint está funcionando corretamente.

    Como os signatários preencherem os formulários web mapeados por você, é necessário verificar se os dados do formulário serão preenchidos automaticamente com as informações corretas com base nas informações da lista do SharePoint. Verifique se cada campo mapeado está importando os valores corretos:

    Verificar se a lista está sendo preenchida

  6. (Opcional) Selecionar configurações de assinatura de arquivos para formulários web

    Os contratos de formulários web têm uma pasta dedicada para envio. Caso não selecione uma pasta, criamos automaticamente a pasta "formulários web assinados" para armazenar os contratos de formulários web. Você também pode escolher a opção de salvar contratos em sua própria pasta para armazenar contratos de formulários web selecionando-os na guia "Configurações de assinatura de arquivos".

  7. (Opcional) Verifique o contrato de formulários web armazenado no SharePoint

    Nessa etapa, você poderá acessá-los em uma pasta escolhida designada (ou caso não tenha escolhido, seria "formulários web assinados") para exibir os contratos completos de formulário web. Se você selecionar para permitir a trilha de auditoria, o arquivo PDF da trilha de auditoria de cada contrato será copiado para a mesma pasta no SharePoint.

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