Atualize sua conta para permitir usuários em vários grupos (UMG)

Visão geral de UMG (Usuários em vários grupos)

Usuários em vários grupos estende o uso prático da estrutura de Grupo além de simplesmente conter uma lista de usuários e os ativos que estão disponíveis para eles.

Um Grupo é, essencialmente, um conjunto de permissões que controlam as opções e os padrões apresentados ao usuário quando ele está compondo contratos ou gerenciando ativos (relatórios, modelos de biblioteca etc.)

Permitindo que um usuário tenha associação em vários grupos, os administradores têm a opção de criar grupos com fluxos de trabalho explícitos em mente. Padrões fortes podem ser instalados e as opções de configuração podem ser limitadas, garantindo um fluxo e uma resolução de documentos mais precisos. Por exemplo, grupos dedicados podem ser criados para:

  • Documentos internos (documentos de impostos, formulários de depósito automático e solicitações de férias)
  • Documentos jurídicos (Contrato de não divulgação, Memorando de Entendimento)
  • Fluxos de assinatura restritos de conformidade (CFR 21 parte 11, PCI, HIPAA)
Enviar página com UMG ativado

Observação:

É recomendável que você se registre em uma conta de desenvolvedor para poder experimentar a interface e as interações diferentes que o UMG introduz em um ambiente seguro.

É expressamente recomendado que os clientes que têm integrações de API personalizadas ou que aproveitam integrações de terceiros testem completamente seus códigos/integrações em uma conta de desenvolvedor antes da atualização.


Ações a serem examinadas/tomadas antes da atualização

O UMG só está disponível para os níveis de serviço enterprise e business.

  • Esses são os únicos níveis de serviço que permitem vários grupos

As contas de desenvolvedor e avaliação são baseadas no nível de serviço corporativo.

O UMG é incompatível com as páginas clássicas Inicial, Gerenciar e Workflows personalizados.

Quando você ativa o UMG, a conta ativa as versões mais atuais das páginas Inicial, Gerenciar e Fluxo de trabalho personalizado (se ainda não estiverem), e desativa os links para retornar à interface clássica.

A opção de interface do administrador de reverter para páginas clássicas será desativada no menu do administrador.

A única maneira de reverter para os layouts de página clássicos é reverter primeiro para Usuários no grupo único.

Observação:

Recomenda-se ativar as versões modernas das páginas Inicial, Gerenciar, e Fluxo de trabalho personalizado várias semanas antes de atualizar para o UMG para permitir que a base de usuários se acostume aos layouts de página base.

Se as versões modernas das páginas Início e Gerenciar forem renderizadas como páginas em branco, você precisará entrar em contato com a equipe de segurança de rede para permitir os endpoints do Adobe Sign.

A UMG teve sua compatibilidade testada e deve funcionar normalmente com as seguintes integrações de parceiros do Adobe Sign:

  • Aplicativos para dispositivos móveis do Adobe Sign (iOS e Android)
  • Box
  • Dropbox
  • Google
  • Microsoft Dynamics 365
  • Microsoft Office (Word/PowerPoint/Outlook)
  • Microsoft Power Automate/Power Apps
  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft SharePoint Local
  • Microsoft Teams
  • Oracle NetSuite
  • Salesforce
  • SAP SuccessFactors
  • ServiceNow
  • Workday

Observe que essas integrações ainda não têm "detecção de UMG". Portanto, as configurações usadas quando os contratos forem enviados serão as do "grupo principal" do usuário.

A capacidade de reconhecer e trabalhar com novas associações de grupo está planejada para futuras versões dessas integrações.

Se você criou integrações personalizadas usando as APIs do Adobe Sign, recomendamos que você as teste em uma conta de desenvolvedor habilitada para UMG separada antes de atualizar a conta de produção. 

  • Seu gerente de sucesso (ou suporte) pode ajudar você a configurar uma conta de desenvolvedor habilitada para UMG

Qualquer chamada da API REST v6 existente continuará a funcionar, quer o UMG esteja ativado, quer não esteja.

  • As versões anteriores da API (SOAP e REST) continuarão funcionando, mas reconhecerão apenas as configurações do "grupo principal" do usuário
  • Para tirar o máximo proveito do UMG, você precisará migrar seu código para a API REST v6  

Se você trabalha com integrações de parceiros de terceiros, como:

  • Apttus
  • Ariba
  • CallidisCloud
  • Icertis
  • Intesi
  • Jaeger
  • Nintex
  • Zoho CRM

Recomendamos enfaticamente que você teste esses arquivos em uma conta de desenvolvedor habilitada para UMG antes de ativar o UMG na conta de produção. 

Seu gerente de sucesso (ou suporte) pode ajudar você a configurar uma conta de desenvolvedor habilitada para UMG.  

Observação:

Se encontrar um problema, entre em contato com o parceiro de integração para reportar o problema e solicitar uma correção.

Observação:

Todas as contas são enfaticamente incentivadas a "aceitar" o novo domínio o mais cedo possível, a fim de possibilitar a solução de problemas, caso ocorram.

As contas podem retornar em caso de problemas. 


Como atualizar a conta para o UMG

Quando tiver certeza de que sua conta está pronta para migrar:

  1. Faça logon no Adobe Sign como administrador de conta

  2. Vá até Conta > Configurações da conta > Configurações globais > Usuários em vários grupos

  3. Clique no botão Ativar agora

     

    Navegue até a configuração

  4. Avalie a lista de verificação e marque cada caixa para confirmar se você verificou que a conta está pronta para ser ativada.

    Clique em OK  

    Lista de verificação para UMG

  5. Clique em Salvar


O que acontece se você desativar o UMG

Se for necessário reverter para os usuários restritos a um único grupo, algumas coisas devem ser conhecidas:

  • Todos os usuários serão restritos ao grupo principal

    • O usuário só poderá acessar modelos/fluxos de trabalho associados ao grupo principal
    • Os usuários só podem enviar contratos de seu grupo principal
  • Todas as associações de grupo de um usuário (exceto o grupo principal) estão inativadas

    • Se o usuário não for movido para um novo grupo enquanto o UMG estiver desativado, os grupos do usuário serão reativados quando o UMG for reativado
    • Se um usuário for atribuído a um novo grupo enquanto o UMG estiver desativado, a tabela group_membership do usuário será regravada com apenas um grupo (principal) (desativando os registros de grupo inativos). O usuário reterá somente a associação de grupo principal quando o UMG for reativado
  • Todas as páginas ativadas por UMG serão revertidas para a interface/funcionalidade de grupo único

    • As páginas Enviar/Modelo removerão o seletor de grupo
    • Criar usuários em massa reverterá para a sintaxe anterior
  • As opções de versão da página serão restauradas para o estado anterior

    • Se você não tiver configurado sua conta para usar as versões mais atuais das páginas Início, Gerenciar e Fluxo de trabalho personalizado antes da atualização, sua conta reverterá para o conjunto exato de configurações de página que existiam antes da atualização
  • Os usuários mantêm acesso a qualquer ativo criado (contratos, modelos de biblioteca e formulários da Web)

    • O criador de qualquer ativo é sempre associado a ele como proprietário, independentemente da associação de grupo
  • Os contratos existentes não são afetados e serão concluídos normalmente

    • Alterar o status do grupo do proprietário não afeta os contratos em andamento
    • O proprietário do contrato não é alterado e os parâmetros do contrato são bloqueados no momento em que o contrato é enviado
  • As integrações funcionarão como antes da atualização para a UMG

    • No momento, as integrações do Adobe Sign não representam usuários em vários grupos; portanto, a reversão do Adobe Sign para usuários individuais acontece fora da percepção das integrações
    • A atividade do usuário não é afetada
    • Os contratos em andamento serão concluídos normalmente
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