Adobe Sign para SharePoint Online - Guia de instalação (v2.0)

O pacote de instalação do Adobe Sign para SharePoint Online está disponível para qualquer conta de nível Enterprise que esteja interessada em instalar a solução do Adobe Sign. Antes da instalação, entre em contato com seu Gerente de sucesso para garantir que a conta seja configurada no canal correto para habilitar a funcionalidade necessária da API.

Visão geral

A integração do Adobe Sign para o Microsoft SharePoint fornece uma solução integrada para criar, enviar, rastrear e gerenciar assinaturas eletrônicas.

Esta documentação e o pacote de instalação referente a ela foram desenvolvidos para vários tenants do Microsoft SharePoint Online (geralmente referenciados como “SharePoint” ao longo deste guia).

A solução é desenvolvida como um aplicativo de complemento para o SharePoint e oferece:

  • Enviar um contrato de qualquer biblioteca, ou lista, de documentos do SharePoint para assinatura.
  • Capacidade de enviar documentos a um único destinatário ou grupo de destinatários de uma biblioteca de documentos ou de uma lista personalizada do SharePoint
  • Mapeie os dados das listas do SharePoint, bem como de uma biblioteca, em documentos com a unificação de mapeamentos quando os documentos forem enviados para assinatura.
  • Mapeie os dados dos campos de formulário dos contratos assinados em colunas textuais das listas do SharePoint, bem como de uma biblioteca de documentos com o mapeamento de dados quando o documento for assinado e seu status for atualizado automática ou manualmente através da página de Status do contrato
  • Use os formulários web do Adobe Sign para coletar dados e enviá-los automaticamente para campos designados em listas do SharePoint.
  • Arquivamento de todos os contratos assinados no SharePoint.
  • Capacidade de adicionar a página Gerenciar do Adobe Sign como parte da Web do SharePoint, que pode ser usada pelos usuários do SharePoint, para acompanhar e atualizar os contratos.


Requisitos

Para configurar a solução, você DEVE ser um administrador do site do SharePoint e um administrador de conta do Adobe Sign. Se você não for o administrador de conta do Adobe Sign, entre em contato com ele para configurar a integração. 

A solução do Adobe Sign só pode ser instalado e configurado por um administrador de site do Microsoft SharePoint. Consulte a documentação do SharePoint e o site do SharePoint da sua organização, ou o administrador do inquilino, para obter as permissões adicionais dos sistemas que podem ser necessárias para instalar soluções de site do SharePoint.

No tenant do Microsoft Office 365, o nome, o sobrenome e o endereço de email de trabalho deve ser definido para todos os usuários do SharePoint que desejam acessar o complemento do Adobe Sign em seus sites do SharePoint.

Todos os usuários da solução do Adobe Sign precisam estar presentes no grupo padrão de Proprietários ou Membros do site do SharePoint. Todos os usuários do Adobe Sign devem ter, pelo menos, permissões de Edição no site.


Navegadores compatíveis

As versões atuais dos navegadores Edge, Chrome, Firefox e Safari são compatíveis.

Observação:

As sessões privadas/anônimas do navegador não são compatíveis.

O navegador Edge

Para que os suplementos do SharePoint funcionem com os navegadores Edge, é necessário configurar Sites confiáveis.  O Internet Explorer e as versões herdadas do Edge não são compatíveis.

Além disso, os usuários do Edge precisam editar explicitamente as configurações de Sites confiáveis para incluir os seguintes URLs:

  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com
  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com

 

Para editar seus sites confiáveis:

1. Abra o Edge

► Pressione Windows + S

2. Digite Opções de Internet no campo de pesquisa

Edge - Opções da Internet

3. O menu Opções da Internet abre. Selecione a guia Segurança.

4. Clique no ícone Sites confiáveis.

5. Clique no botão Sites.

6. Insira um dos URLs acima e clique em Adicionar.

7. Repita essas etapas para cada URL acima.

8. Feche o menu Opções da Internet ao terminar.


Atualizar a partir da v1.x

O Adobe Sign para SharePoint v2.0 requer permissões adicionais a serem aprovadas via OAuth (webhooks e permissões de formulário da web).

Clientes que estão atualizando a partir de v1.x devem atualizar suas credenciais OAuth para obter acesso a estas novas permissões:

1. Atualize o complemento do Adobe Sign para o pacote 2.x

2. Atualize a conexão com o Adobe Sign:

A pessoa que é o Administrador de inquilino do Office e um administrador de conta do Adobe Sign deve abrir a página de configurações do inquilino de integração de assinatura do SharePoint. 

  • Apresente as configurações de integração
  • No painel "Conectar o Adobe Sign":
    • Clique no botão Atualizar (ao lado de Atualizar sua conexão de locatário do Office 365)
    • Faça logon com as mesmas credenciais de antes 
      • O endereço de email usado para a conexão original é exibido no primeiro parágrafo
  • Feche as configurações retornando ao SharePoint ou atualize a janela

Agora todos os sites do inquilino que usam a conexão de inquilino devem usar recursos de formulário da Web  

Observação:

É importante fechar ou atualizar a guia de configurações, mesmo se quiser iniciar imediatamente a configuração de mapeamentos do formulário da Web, após a reautenticação do Adobe Sign.

Se a janela de configurações não for atualizada, ocorrerão erros na guia Formulários da Web até que você o faça.

Se o Administrador do SharePoint e o Administrador de conta do Adobe Sign forem pessoas diferentes, ambos precisam colaborar para configurar a solução.

Para cada site que usa a integração, a pessoa que é o administrador do SharePoint e um administrador do Adobe Sign para esse site específico deve atualizar a conexão do site para esse site:

  • Apresente as configurações de integração
  • No painel Conectar o Adobe Sign:
    • Clique no botão Atualizar ao lado de Atualizar sua conexão de site do SharePoint
    • Faça logon com as mesmas credenciais de antes
      • O endereço de email usado para a conexão original será exibido no primeiro parágrafo
  • Feche as configurações retornando ao SharePoint ou atualize a janela

Uma vez concluído, os usuários desse site devem poder usar recursos de formulário da web

Observação:

É importante fechar ou atualizar a guia de configurações, mesmo se quiser iniciar imediatamente a configuração de mapeamentos do formulário da Web, após a reautenticação do Adobe Sign.

Se a janela de configurações não for atualizada, ocorrerão erros na guia Formulários da Web até que você o faça.

Se o Administrador do SharePoint e o Administrador de conta do Adobe Sign forem pessoas diferentes, ambos precisam colaborar para configurar a solução.


Instalação

Observação:

Não recomenda-se instalar em massa o complemento Adobe Sign para SharePoint Online em vários sites por meio da implantação de inquilino delimitado devido às seguintes limitações.

Para instalar a edição online do Adobe Sign para o pacote do SharePoint:

1. Autenticar ao site.

2. Navegue até: Conteúdo do site > Novo > Aplicativo.

 

3. Clique em SharePoint Store.

 

4. Pesquise por Adobe Sign na caixa de pesquisa Localizar um aplicativo (canto superior direito da página).

5. Clique uma vez no ícone do Adobe Sign para selecionar nos resultados da pesquisa.

Adobe Sign na loja

 

6. Clique no botão ADICIONAR para iniciar a instalação automática.

A instalação do aplicativo demora alguns minutos.

Observação:

Após instalar o pacote, é possível navegar na página Configurações do Adobe Sign e acessar links para este guia de administração/configuração, bem como o guia do usuário e outros recursos do Adobe Sign.

Aprendizagem e suporte


Configuração - Obrigatória

Com o aplicativo instalado, são necessárias somente duas etapas para começar a enviar contratos:

  1. Conectar-se ao Adobe Sign com OAuth
  2. Conceder permissões de usuário do SharePoint


Conectar-se ao Adobe Sign com OAuth

O Adobe Sign estabelece uma conexão OAuth com o ambiente do SharePoint para permitir o uso ininterrupto do aplicativo para todos os usuários.

Observação:

Para estabelecer a relação, é preciso usar um administrador de conta no aplicativo Adobe Sign, bem como no SharePoint. 

Recomenda-se que um endereço de email ativo seja usado (por exemplo: AdobeSignAdmin@MyDomain.com) se possível para reduzir o risco de inativação da conta de administrador por algum motivo.

Para configurar a conexão OAuth:

1. Navegue até a página Configurações do Adobe Sign. 

2. Clique na guia Conectar-se ao Adobe Sign

3. Selecione o escopo no qual que você deseja instalar o Adobe Sign:

► Estabelecer conexão com o site do SharePoint (nível do site - para o administrador do site do SharePoint)

• Essa funcionalidade conecta o complemento a uma conta do Adobe Sign no nível do site do SharePoint atual

Conectar-se ao Adobe Sign

1. Autentique o Adobe Sign usando suas credenciais de usuário administrador

2. Clique em Permitir acesso para aprovar a relação de confiança entre o Adobe Sign e o SharePoint

○ Uma mensagem de êxito será brevemente exibida quando a conexão for estabelecida

 

Depois de ser autenticado no Site, você verá o email e o nome do usuário que fez a autenticação para o Adobe Sign acima dos dois links.

  • Para atualizar esta conexão, você tem duas opções: 
    • Atualize para uma conta diferente do Adobe Sign no nível do site (para o administrador do site do SharePoint) 
    • Alterne para a conexão no nível do inquilino O365 (para administrador O365, consulte os detalhes abaixo).
Atualize a conexão com o Adobe Sign

►Conectar seu inquilino do SharePoint a uma conta do Adobe Sign (Escopo do inquilino - somente para o admin de inquilino do O365)

• Nenhum logon repetitivo de OAuth é necessário no Adobe Sign para instâncias do complemento conectadas no escopo do inquilino

• O OAuth do Adobe Sign executado em qualquer instância individual do complemento no escopo global define o vínculo do Sign a todas as outras instâncias instaladas restantes vinculadas no escopo do inquilino

                                    ○ O OAuth deve ser executado em pelo menos um complemento do escopo do inquilino

• Qualquer ocorrência do complemento instalada recentemente é conectada automaticamente à conta do Adobe Sign disponível no escopo do inquilino

Conectar o inquilino ao Adobe Sign

Uma caixa de confirmação será exibida indicando que você está prestes a vincular o inquilino à sua conta do Adobe Sign. Isso requer o logon de administrador do Microsoft Office 365.

  • Clique em Continuar.
Desafio do inquilino

1. Autentique o SharePoint usando suas credenciais de usuário administrador

2. Clique em Aceitar para aprovar o acesso aos recursos do SharePoint

3. Autentique o Adobe Sign usando suas credenciais de usuário administrador

4. Clique em Permitir acesso para aprovar a relação de confiança entre o Adobe Sign e o SharePoint

○ Uma mensagem de êxito será brevemente exibida quando a conexão for estabelecida

 

Depois de ser autenticado no nível do inquilino, você verá o email e o nome do usuário que fez a autenticação para o Adobe Sign acima dos dois links, juntamente com uma asserção que a conta está “configurada para seu servidor de hospedagem SharePoint pelo administrador do inquilino do Office 365”.

  • Para atualizar esta conexão, você tem duas opções: atualize para uma conta diferente do Adobe Sign no nível do inquilino ou alterne para a conexão no nível do site.
Conectado ao Adobe Sign

Observação:

Se a implantação do SharePoint tiver vários sites, é possível que um ou mais sites possam ser autenticados no nível de site, mas uma autenticação de nível de inquilino também pode existir.

Se ambos os tipos de autenticação existirem, e o site que você está configurando estiver autenticado no nível de site, um link será exibido para promover a autenticação para o nível de inquilino.

Promover para o locatário existente


Conceder permissões de usuário do SharePoint

Há dois mecanismos para conceder aos usuários do SharePoint acesso à integração do Adobe Sign:

  • Usuários com permissão Editar 
  • Usuários no grupo de membros/proprietários padrão


Usuários com permissão para Editar — "Integração contínua"

A Integração contínua é a configuração mais simples para adição de usuários.

Qualquer usuário que for designado para o nível Editar nível de permissão para seu site do SharePoint automaticamente tem permissão de acessar e usar a integração do Adobe Sign. 

  • Se você usou os utilitários admin.microsoft.com para criar seu site do SharePoint e atribuiu Proprietários, Membros e Visitantes ao grupo, você terminou

Com a opção de permissão Usuários com permissão Editar ativada, qualquer usuário que abra o complemento do Adobe Sign (ou use seus recursos), desencadeia uma verificação das permissões do usuário para o site do SharePoint. Se o usuário tiver um conjunto de permissões reconhecidas como típicas de Editores, o acesso é concedido ao complemento.

A tabela abaixo mostra a lista de todas as permissões do SharePoint, as permissões padrão atribuídas a cada nível de permissão e o conjunto necessário de permissões a serem reconhecidas como Usuário (Máscara de usuário) ou Administrador (Máscara de administrador):

 

Permissão Leitor Colaborador Máscara de usuário Editor Máscara de administrador Designer Acesso completo
3 lista: adicionar itens   (mais) (assinalar) (mais) (assinalar) (aviso) (mais) (mais)
7 lista: aprovar Itens         (assinalar) (mais) (mais)
11 lista: criar alertas (mais) (mais)   (mais)   (mais) (mais)
5 lista: excluir itens   (mais)   (mais) (assinalar) (mais) (mais)
10 lista: excluir versões   (mais)   (mais) (assinalar) (mais) (mais)
4 lista: editar itens   (mais) (assinalar) (mais) (assinalar) (aviso) (mais) (mais)
1 lista: gerenciar listas       (mais) (assinalar) (aviso) (mais) (mais)
8 lista: abrir itens (mais) (mais) (assinalar) (mais) (assinalar) (aviso) (mais) (mais)
2 lista: substituir comportamentos de lista         (assinalar) (mais) (mais)
12 lista: exibir páginas de aplicativos (mais) (mais) (assinalar) (mais) (assinalar) (aviso) (mais) (mais)
6

lista: exibir itens

(mais) (mais) (assinalar) (mais) (assinalar) (aviso) (mais) (mais)
9 lista: exibir versões (mais) (mais)   (mais) (assinalar) (mais) (mais)
32 pessoal: adicionar/remover peças da Web pessoais   (mais)   (mais) (assinalar) (mais) (mais)
31 pessoal: gerenciar exibições pessoais   (mais)   (mais) (assinalar) (mais) (mais)
33 pessoal: atualizar peças da Web pessoais   (mais)   (mais) (assinalar) (mais) (mais)
17 local: adicionar e personalizar páginas           (mais) (mais)
19 local: aplicar folhas de estilo           (mais) (mais)
18 local: aplicar temas e bordas           (mais) (mais)
21 local: procurar diretórios   (mais)   (mais) (assinalar) (aviso) (mais) (mais)
25 local: procurar informações do usuário (mais) (mais) (assinalar) (mais) (assinalar) (aviso) (mais) (mais)
20 local: criar grupos             (mais)
15 local: criar sites secundários             (mais)
30 local: editar informações pessoais do usuário   (mais)   (mais)   (mais) (mais)
24 local: enumerar permissões             (mais)
26 local: gerenciar alertas             (mais)
13 local: gerenciar permissões             (mais)
16 local: gerenciar website             (mais)
29 local: abrir (mais) (mais) (assinalar) (mais) (assinalar) (aviso) (mais) (mais)
28 local: usar recursos de integração de cliente (mais) (mais)   (mais)   (mais) (mais)
27 local: usar interfaces remotas (mais) (mais) (assinalar) (mais) (assinalar) (aviso) (mais) (mais)
22 local: usar criação de site de autoatendimento (mais) (mais)   (mais)   (mais) (mais)
23 local: exibir páginas (mais) (mais) (assinalar) (mais) (assinalar) (aviso) (mais) (mais)
14 local: exibir dados da análise da Web             (mais)

O número na coluna da extremidade esquerda é a ordem em que essas permissões são exibidas na interface do usuário do SharePoint.

As linhas marcadas com (mais) são permissões atribuídas aos níveis de função padrão.

As linhas marcadas com (assinalar) são permissões necessárias para serem reconhecidas como um Usuário ou Administrador pela integração do Adobe Sign.

As linhas marcadas com (aviso) são necessárias para o funcionamento correto dos recursos de administração para a integração do Adobe Sign.


Usuários no grupo de membros/proprietários padrão (com permissão para Editar)

Se você precisar de mais controle sobre quem pode usar a integração do Adobe Sign para SharePoint, essa opção concede acesso somente aos usuários que são membros diretos do grupo Membros do <nome do site> do SharePoint.

  • Se você configurar o site do SharePoint usando a experiência moderna, um grupo do Office 365 foi criado para gerenciar as permissões do site
    • O grupo Office 365 é adicionado como membro do grupo do SharePoint do mesmo nome, permitindo que o acesso seja controlado a partir de um local central. 
    • Adicionar usuários ao site do SharePoint usando a experiência moderna adiciona membros ao grupo do Office 365, não ao grupo do SharePoint. 

Para adicionar membros ao site do SharePoint usando a experiência moderna:

  • Abra o painel Configurações no menu de engrenagens na barra superior
  • Selecione Permissões de sites 
    • Isso abre um novo painel Permissões À direita
  • Clique no link Permissões avançadas
Observação:

Usar o botão Convidar pessoas para convidar pessoas para o site do SharePoint não concederá acesso à integração do Adobe Sign.

Painel Permissões

 

  • Clique no link do nome do grupo Membros do <nome do site> para ver os membros do grupo Membros do site do SharePoint.
Clique no link do nome do grupo de membros

 

  • Clique no botão Novo para abrir a caixa de diálogo para adicionar novos membros ao grupo do SharePoint
Clique no link do nome do grupo de membros

 

Quando terminar, o novo membro do grupo do SharePoint será exibido na lista de membros.

Usuários no grupo

Cuidado:

Depois que os usuários são adicionados aos grupos, pode haver vários minutos atraso para os servidores do Microsoft sincronizarem corretamente. Isso não afeta uma configuração adicional, mas os testes/uso pelo usuário devem ser suspensos durante a exibição desta janela.


Configuração - Opcional

As seguintes configurações opcionais, embora não sejam essenciais, podem melhorar bastante o valor agregado pelo Adobe Sign.


Escolha o armazenamento do contrato assinado

Como administrador, você pode definir uma pasta de destino global na qual todos os contratos concluídos serão depositados para todo o site. Isso é configurado na página Configurações de arquivos assinados.

Quando uma pasta de armazenamento global estiver definida, todos os contratos assinados e arquivos em PDF da trilha de auditoria serão salvos automaticamente nela. Isso inclui contratos enviados das bibliotecas de documentos, bem como das listas.

Configurações de arquivos assinados

Se nenhuma pasta de armazenamento global é definida na página Configurações de arquivos assinados do Adobe Sign, uma nova pasta chamada Contratos assinados é criada automaticamente na biblioteca de documentos do qual o contrato foi criado/enviado. Todos os contratos concluídos e enviados de uma mesma biblioteca têm seus PDFs concluídos retornados à mesma pasta de Contratos assinados.

 

Contratos enviados de listas são adicionados ao item de lista (como anexos) se nenhum arquivo global padrão for identificado.

Armazenamento do contrato para formulários web

Se estiver usando formulários web para coletar dados, é possível empregar um processo de armazenamento semelhante para os contratos assinados de formulários web.

O administrador pode definir uma pasta de armazenamento global para todos os formulários web assinados.

Se um repositório global não estiver definido, o formulário web assinado é armazenado em uma pasta criada automaticamente chamada de Formulários web assinados.

Armazenar contratos de formulários web


Ative as trilhas de auditoria

Por padrão, o Adobe Sign retorna apenas o PDF do contrato assinado. No entanto, se você ativar Armazenar a trilha de auditoria com o contrato assinado, um segundo PDF será retornado, contendo a trilha de auditoria completa do contrato.

Armazenar as trilhas de auditoria com contrato


Mapeamento de modelo

O Adobe Sign oferece suporte à ideia de relacionar dados entre os campos de formulário do contrato e as listas do SharePoint.

Usando fluxos de trabalho e mapeando os campos de lista aos campos de formulário, você pode preencher automaticamente os documentos antes de enviar, o que reduz o tempo necessário para os remetentes e/ou signatários preencherem o formulário, diminuindo a chance de inserir dados incorretos.

Inversamente, você também pode criar um mapeamento que extrai os dados de campo do formulário de um contrato assinado para preencher uma lista do SharePoint.

O guia completo para configurar mapeamentos de modelos pode ser encontrado aqui.


Mapeamento do formulário web

Semelhante ao Mapeamento de modelo, o Adobe Sign oferece suporte à ideia de relacionar dados entre os contratos de formulário web do Adobe Sign e as listas do SharePoint.

Ao mapear os campos de formulário de formulários web de acordo com as colunas da lista do SharePoint, é possível rotear dados automaticamente no SharePoint, reduzindo o tempo e os erros de identificação de dados.

O guia completo para configurar mapeamentos de formulários web pode ser encontrado aqui.

Observação:

O mapeamento de modelo de formulário web está disponível somente para instalações do Adobe Sign para SharePoint Onlive v2.0+.

As versões anteriores devem ser atualizadas para obter acesso a esse recurso.

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