Présentation
La possibilité pour un destinataire de refuser un accord peut être configurée au niveau du compte ou du groupe. Lorsque cette option est activée, des outils sont disponibles pour aider à fermer la boucle de commentaires sur le motif pour lequel l’accord a été refusé.
La possibilité de refuser un accord et de capturer un motif personnalisé est disponible pour tous les niveaux de service.
Les options permettant de définir votre propre liste de motifs de refus et d’afficher le bouton de refus dans la bannière de pied de page sont disponibles uniquement au niveau de service Enterprise.
Utilisation
Lorsque le groupe ou le compte active les fonctionnalités permettant de refuser des accords, l’option Refuser de signer est insérée dans le menu Options de la page de signature :
Si un destinataire choisit de refuser son action, une liste de motifs prédéfinis et/ou une option lui permettant de saisir son propre motif de refus personnalisé lui est présentée (selon la façon dont la fonctionnalité est configurée) :
Une fois l’accord refusé, il est annulé et l’initiateur de l’accord en est informé.
Entrées Rapport d’activité et Rapport d’audit
L’action de refuser un accord est consignée dans l’enregistrement de la transaction, à deux endroits :
- L’enregistrement d’activité de l’accord
- Le rapport d’audit dérivé de la transaction
Le commentaire utilisé pour le refus est uniquement affiché dans la liste Activité, et non dans le rapport d’audit.
Récupérer les motifs de refus
Le motif du refus d’un accord peut être examiné dans l’accord à la section Activité (comme décrit ci-dessus), ou en exécutant un rapport contenant l’accord.
La ou les colonnes Motif du rejet du destinataire se trouvent après les données individuelles du destinataire :
Options de configuration
Les indépendants et particuliers, les entreprises et les PME peuvent autoriser l’option de refus et exiger qu’un motif personnalisé soit fourni.
- Étant donné qu’une liste de motifs n’est pas disponible pour ces niveaux de service, un motif personnalisé est capturé.
Au niveau de service Enterprise, l’ensemble de fonctionnalités Motifs de refus comprend cinq options configurables.
- Autoriser les signataires à refuser est la bascule d’activation principale, qui doit être activée pour accéder aux quatre autres options.
Autoriser les signataires à refuser
L’activation de ce paramètre de niveau supérieur insère l’option permettant à la plupart des rôles de destinataire de refuser l’accord, ce qui l’annule dans le processus.
- Les destinataires auxquels le rôle Destinataire certifié est affecté sont explicitement exclus et l’option leur permettant de refuser l’accord doit être configurée séparément par le responsable du succès client ou le support technique.
Accepteurs : activer le bouton Refuser
Lorsque cette option est activée, les destinataires dotés du rôle Accepteur voient un bouton Refuser/Accepter sur le pied de page de la page ESign.
- L’option Refuser de signer est toujours incluse dans le menu Options.
Demander aux signataires de fournir un motif
Lorsque l’option Demander aux signataires de fournir un motif est activée, les personnes qui refusent de signer se voient proposer une liste de motifs pour leur refus :
Les motifs de refus sont configurés par l’administrateur du compte/groupe et au moins un motif doit être défini ou une erreur sera générée :
Pour créer un motif de refus, cliquez sur l’icône Plus pour afficher la superposition Créer :
Trois éléments sont nécessaires pour définir un motif de refus :
- Nom du motif de refus de signer : c’est le nom sous lequel est enregistré le motif.
- Il est fourni pour faciliter le tri des motifs qui peut couvrir plusieurs langues.
- Texte du motif du refus de signer : c’est le texte qui est inséré dans le champ d’enregistrement et de rapport d’activité.
- Le texte du motif est limité à 255 caractères.
- Le destinataire voit le texte intégral dans la fenêtre de sélection.
- Langue : seuls les motifs qui ont une valeur correspondante de langue pour lui sont proposés. Si vous envoyez des accords avec les paramètres régionaux français, seuls les motifs marqués pour la langue française seront sélectionnables.
- Si le signataire utilise une langue n’ayant aucun motif prédéfini lui correspondant, la saisie d’un motif personnalisé est acceptée.
Une fois le motif est correctement configuré, cliquez sur Enregistrer.
Le motif est immédiatement disponible pour tous les signataires.
Pour modifier ou supprimer un motif de la liste, cliquez une fois sur celui-ci pour le sélectionner.
Les actions de modification ou de suppression apparaissent dans le coin supérieur gauche de la section :
Autoriser les signataires à fournir un motif personnalisé
L’activation de la fonction de motif personnalisé permet au destinataire de saisir manuellement son propre motif selon ses propres mots :
Afficher la liste combinée des motifs de refus du compte et du groupe
L’option permettant de combiner les motifs de refus au niveau du compte et du groupe est uniquement disponible lors de la configuration des commandes au niveau du groupe.
L’utilisation de cette option permet de créer un ensemble de base de motifs de refus universels au niveau du compte, puis d’ajouter des motifs spécialisés au niveau du groupe, conçus explicitement pour le contenu généré à partir de ce groupe.
Ce qu’il faut savoir...
Le rôle Destinataire certifié est explicitement omis de l’ensemble de commandes Motif de refus. Les clients qui doivent autoriser les destinataires certifiés à refuser un accord doivent s’adresser à leur responsable du succès client ou au support technique pour que l’option soit activée.
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