Guide d'utilisation Annuler

Présentation et configuration des workflows d’envoi personnalisés

 

Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout d’un utilisateur
    2. Ajout d’utilisateurs en masse
    3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
    4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
    5. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
      1. Comptes techniques - Pilotés par API
      2. Comptes de service - Pilotés manuellement
    6. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    7. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    8. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    9. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    10. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    11. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    12. Changement d’identité d’utilisateur
    13. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    14. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    15. Profils de produit
    16. Expérience de connexion
  3. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Workflows de signature automatique
      3. Envoi en masse
      4. Formulaires web
      5. Workflows d’envoi personnalisés
      6. Workflows Power Automate
      7. Documents de bibliothèque
      8. Collecte des données de formulaire avec les accords
      9. Visibilité limitée de documents
      10. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
      11. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      12. Insertion d’une image dans l’e-mail
      13. Fichiers joints à un e-mail nommés
      14. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      15. Fusion de plusieurs documents en un seul
      16. Chargement d’un document signé
      17. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      18. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      19. Autorisation de signature
      20. Autorisation d’envoi
      21. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      22. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      23. Définition d’un format de date par défaut
      24. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      25. Autorisations d’administrateur de groupe
      26. Remplacement du destinataire
      27. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      28. Dans les messages et les conseils sur les produits
      29. PDF accessibles
      30. Nouvelle expérience de création
      31. Client du secteur de la santé
    3. Configuration du compte
      1. Ajout d’un logo
      2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
      3. Ajout du nom de l’entreprise
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Refus de signer
      8. Autorisation des processus avec tampons
      9. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      10. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      11. Affichage des messages lors de la signature électronique
      12. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      13. Adresse IP des signataires requise
      14. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
      5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
      1. Passerelle d’identités numériques
      2. Politique de vérification d’identité
    8. Paramètres de rapport
      1. Nouvelle expérience de rapport
      2. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      4. Rôles autorisés du destinataire
      5. Groupes de destinataires
      6. Champs requis
      7. Ajout de documents en pièces jointes
      8. Aplatissement du champ
      9. Modification des accords
      10. Nom de l’accord
      11. Langues
      12. Messages privés
      13. Types de signature autorisés
      14. Rappels
      15. Protection par mot de passe des documents signés
      16. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Mot de passe à usage unique par e-mail
        4. Authentification Acrobat Sign
        5. Authentification téléphonique
        6. Signature numérique dans le cloud
        7. Authentification fondée sur les connaissances
        8. Pièce d’identité officielle
        9. Rapports d’identité des signataires
      17. Protection du contenu
      18. Activation des transactions Notarize
      19. Expiration du document
      20. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      21. Ordre de signature
      22. Liquid Mode
      23. Commandes de workflow personnalisé
      24. Options de chargement pour la page de signature électronique
      25. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
    11. Modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Modèles d’e-mail personnalisés
      6. Activer les notifications sans lien
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  4. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Biffure d’un utilisateur
      3. Biffure des accords d’un utilisateur    
    4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    5. Clients du secteur de la santé
    6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    7. Archivage eOriginal des actes mobiliers
    8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  5. Téléchargement d’accords en masse
  6. Dépôt de votre domaine

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Options du destinataire
    1. Annulation d’un rappel par e-mail
    2. Options de la page de signature électronique
      1. Vue d’ensemble de la page de signature électronique
      2. Ouverture d’un accord pour le lire sans champs
      3. Refus de signer un accord
      4. Délégation de l’autorité de signature
      5. Redémarrage de l’accord
      6. Téléchargement d’un PDF de l’accord
      7. Affichage de l’historique de l’accord
      8. Affichage des messages de l’accord
      9. Conversion d’une signature électronique en signature manuscrite
      10. Conversion d’une signature manuscrite en signature électronique 
      11. Navigation dans les champs de formulaire
      12. Effacement des données des champs de formulaire
      13. Agrandissement de la page de signature électronique et navigation dans la page
      14. Modification de la langue utilisée dans les outils et informations de l’accord
      15. Consultation des informations juridiques
      16. Réglage des préférences d’Acrobat Sign en matière de cookies
  2. Envoi les accords
    1. Présentation de la page Envoyer
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Ordre de signature des destinataires
    6. Envoi en masse
      1. Vue d’ensemble de la fonction Envoi en masse
      2. Envoi en masse - destinataires manuels
      3. Envoi en masse - chargement CSV
      4. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      5. Ajout de rappels à l’Envoi en masse
      6. Rapports pour l’Envoi en masse
  3. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectation des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Images intégrées
        3. Tampons
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations de champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés
    5. FAQ sur la création
  4. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
  5. Gérer les accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Accords de délégation
    3. Remplacement des destinataires
    4. Limitation de la visibilité des documents
    5. Annulation d’un accord
    6. Création de nouveaux rappels
    7. Vérification des rappels
    8. Annulation d’un rappel
    9. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
  6. Rapport d’audit
  7. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données
      1. Création d’une exportation de données
      2. Modification d’une exportation de données
      3. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      4. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  4. Workflows Power Automate
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    4. Création d’un flux (exemples)
    5. Déclencheurs utilisés pour les flux
    6. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    7. Gestion des flux
    8. Modification des flux
    9. Partage des flux
    10. Désactivation ou activation des flux
    11. Suppression des flux
    12. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  5. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  6. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2.  Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
  4. Autres intégrations
    1.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4.  Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Obtention d’une clé d’intégration

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API
  2. Webhooks
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API

Assistance et dépannage

  1. Ressources pour le Service clientèle 
  2. Ressources pour le succès client de grands comptes 

Présentation des workflows personnalisés

Le concepteur de workflow personnalisé permet de créer des modèles de workflow qui prédéfinissent la composition de l’accord et les processus de signature en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Les utilisateurs peuvent concevoir des modèles de workflow à l’aide d’une interface intuitive qui facilite la spécification des caractéristiques des participants, y compris des noms, des rôles et des routages prédéfinis ; les documents à inclure dans un accord ; les champs de formulaire à préremplir par l’expéditeur ; la diffusion par e-mail des participants ; les options d’expiration ou de mot de passe et bien plus encore.

Les expéditeurs qui utilisent un modèle de workflow sont guidés tout au long du processus de création de l’accord grâce à des instructions et des champs personnalisés, ce qui rend le processus d’envoi plus simple d’utilisation et moins sujet aux erreurs.

En fonction des paramètres du compte/groupe, tous les utilisateurs peuvent avoir accès à des workflows pour leur usage personnel ou pour les partager avec leurs groupes.

  • Les administrateurs peuvent créer et partager des modèles au niveau du groupe.
    • Les administrateurs de compte peuvent partager un workflow dans toute l’organisation.
  • Les utilisateurs non administrateurs peuvent être habilités à développer leurs propres workflows et éventuellement à les partager avec les groupes dont ils sont membres.

L’historique et le rapport d’audit de l’accord créé par le workflow sont accessibles à partir de la page Gérer.

Pendant que l’accord est en cours de signature/d’approbation, vous pouvez ajouter des rappels et accomplir d’autres tâches en lien avec l’accord.

 Une fois la connexion établie, sélectionnez Workflows dans le menu supérieur de l’écran d’accueil.

Signature/approbation et gestion d’un accord généré par un workflow

L’accord généré par le processus de workflow est exactement le même que tout autre accord envoyé par le biais du même groupe.

Les signataires et les approbateurs peuvent signer l’accord en cliquant sur le lien figurant dans l’e-mail Veuillez signer/Veuillez approuver ou en se rendant sur leurs pages Gérer s’ils sont inscrits à Acrobat Sign via des comptes approuvés.

Les expéditeurs disposent des mêmes options pour gérer l’accord à partir de leur page Gérer.

Les rapports et les exportations de données traitent l’accord de la même manière que tout autre accord créé manuellement.

Configuration

Disponibilité :

L’environnement Workflow d’envoi personnalisé est disponible uniquement pour les formules de licence Grands comptes.

Portée de la configuration :

Les commandes qui ont un impact sur les Workflows d’envoi personnalisés sont accessibles au niveau du compte et du groupe.

L’activation de la dernière expérience de workflow rapproche les workflows des fonctionnalités du processus d’envoi manuel.

Fonctionnalités activées avec cette option :

  • Mise en page redistribuable
  • Utilisation des signatures numériques pour un ou plusieurs destinataires
  • Configuration des destinataires pour utiliser la vérification d’identité Premium
  • Configuration des groupes de destinataires pendant le processus d’envoi
  • Possibilité de joindre des documents de toutes les sources activées pendant le processus d’envoi

Pour activer la dernière expérience, accédez à : Paramètres du compte > Paramètres d’envoi > Commandes de processus personnalisé.

Configuration des workflows pour utiliser la nouvelle expérience

Vérification de l’identité Premium

Dans le concepteur de workflow, toutes les méthodes d’authentification activées sont affichées dans l’objet du destinataire.

Les méthodes d’authentification s’affichent sous forme de cases à cocher, ce qui permet d’activer des options pour l’expéditeur lors de la conception du workflow. 

Si plusieurs options sont cochées dans le concepteur, ces mêmes options seront disponibles pour l’expéditeur lors du processus d’envoi.

Onglet Destinataire avec les propriétés du signataire exposées et les options d’authentification mises en évidence

Groupes de destinataires

Les objets destinataires dans le concepteur peuvent être attribués comme des groupes de destinataires.  L’expéditeur peut ainsi utiliser un groupe de destinataires réutilisable de son carnet d’adresses ou un groupe destinataires ad hoc pour identifier un ensemble d’adresses e-mail autorisées à agir pour cette étape de signature.

Par exemple, si l’un des trois responsables doit contresigner le document, vous pouvez ajouter un groupe de destinataires contenant les trois adresses e-mail. Lorsque le cycle de signature atteint le groupe de destinataires, les trois responsables sont informés, mais il est suffisant qu’un seul effectue son action. 

Lors de l’utilisation d’un groupe de destinataires réutilisable dans un workflow, le destinataire doit d’abord être créé et doit être disponible pour l’utilisateur dans la portée utilisable du workflow. Cela signifie que si le workflow est disponible pour l’ensemble de l’organisation, le groupe de destinataires doit également être disponible pour l’ensemble de l’organisation.

Pour ajouter un groupe de destinataires réutilisable, sélectionnez le bouton Ajouter un groupe de destinataires pour ouvrir le sélecteur de groupe. 

  • Seuls les groupes de destinataires disposant d’autorisations utilisateur compatibles sont disponibles :
    • Un workflow personnalisé accessible à un compte entier ne peut utiliser que des groupes de destinataires gérés par un compte.
    • Un workflow personnalisé accessible à un groupe entier peut utiliser des groupes de destinataires gérés par un groupe ou un compte.
    • Un workflow personnalisé accessible à un utilisateur individuel peut utiliser des groupes de destinataires gérés par l’utilisateur, un groupe ou un compte.
  • Le nom du groupe de destinataires réutilisable est automatiquement inséré comme nom de groupe lors de l’utilisation du modèle pour envoyer un accord.
  • Si le destinataire est configuré en tant que groupe de destinataires, il ne peut plus être modifié lorsque vous utilisez le modèle pour envoyer un accord.
  • Les membres du groupe de destinataires réutilisables ne peuvent pas être modifiés ni supprimés, et aucun membre ne peut être ajouté.
  • Même s’il n’est pas marqué comme obligatoire, un destinataire ne peut pas être supprimé du flux de signature lorsqu’un groupe de destinataires est configuré.
Panneau de configuration des destinataires avec le bouton Ajouter un groupe de destinataires mis en surbrillance. Inclusion de la fenêtre du sélecteur de groupe de destinataires et de la page Envoyer résultante

Des groupes de destinataires ad hoc sont créés dans la définition personnalisée de destinataire du workflow. Ils n’existent que pour décrire un seul destinataire dans un seul workflow. Il n’existe aucune option pour les enregistrer ou les réutiliser dans un autre processus.

Pour configurer un groupe de destinataires ad hoc :

  • Saisissez les adresses e-mail des membres du groupe de destinataires dans le champ Destinataire à l’aide de virgules pour les séparer.
  • Cochez la case Marquer comme groupe de destinataires.
    • Le système insère automatiquement un nom pour le groupe lorsqu’un expéditeur démarre un accord à l’aide du workflow. Le nom du groupe contient un préfixe identifiant le nom comme étant généré automatiquement, puis la chaîne « Groupe de destinataire X » où X est un nombre croissant commençant à 1 et augmentant en fonction du nombre de groupes de destinataires ajoutés. 
    • Si le destinataire est configuré pour être Modifiable, l’expéditeur peut modifier le nom du groupe, supprimer des membres préremplis et ajouter de nouveaux membres si nécessaire.
Concepteur de workflows avec l’option Marquer comme groupe de destinataires sélectionnée et page Envoyer résultante avec les membres du groupe de destinataires répertoriés

Pièces jointes

Pendant le processus d’envoi, les documents peuvent être joints à partir d’une des sources Acrobat Sign activées.

Ajout d’un fichier

Remarque :

Lors de l’ajout d’un modèle Acrobat Sign à un workflow, les utilisateurs ne verront que les modèles attribués au même groupe que le workflow et les modèles attribués à l’organisation (modèles au niveau du compte). Cela est dû à la relation (un-à-un) entre le workflow et les groupes. (Et au fait que les modèles au niveau du compte soient hérités par tous les groupes.)

Il s’agit d’une expérience différente de lorsqu’un utilisateur membre de plusieurs groupes (un-à-plusieurs) consulte sa bibliothèque de modèles. Étant donné que l’utilisateur a accès à différents groupes, il peut afficher tous les modèles associés à tous les groupes.
Ce n’est pas le cas pour un workflow limité à un seul groupe.

L’expérience utilisateur associée au paramètre « Nouveau » a été mise à jour pour adopter un design moderne et redistribuable, comme la page Envoyer.

Les instructions qui se trouvent à droite de la liste des destinataires dans l’expérience héritée ont été déplacées en haut de la page dans une fenêtre réductible.

Accord configuré de workflow

Affectation de champ définie par le modèle

Les affectations de champ définies par le modèle établissent un lien étroit entre la liste des destinataires, telle que définie dans le concepteur de workflow et les affectations de champ appropriées sur vos formulaires créés.

Exemple de cas d’utilisation :

  • Un signataire (client) doit signer en premier.
    • Éventuellement, un cosignataire peut signer après lui.
  • Une contre-signature interne est apposée par un représentant commercial.

Traditionnellement, deux formulaires seraient nécessaires, en raison de la façon dont les destinataires étaient indexés sur la page Envoyer :

  • Un formulaire pour le scénario du signataire unique, attribuant la contre-signature interne comme deuxième numéro d’index des signataires
  • Un formulaire pour le scénario du cosignataire, où ce dernier correspond au deuxième numéro d’index des signataires, et le contre-signataire au troisième

Conformément à la structure de la règle « définie par le modèle », vous construisez un seul formulaire contenant tous les champs de destinataires possibles définis.

L’index des signataires du destinataire (tel que défini dans le concepteur de workflow) est fortement appliqué, sans tenir compte des champs qui sont attribués à tout destinataire omis (facultatif) lors de l’envoi de l’accord.

Ainsi, dans le cas d’utilisation ci-dessus, le cosignataire est toujours en deuxième position dans l’index des signataires, mais s’il n’est pas inclus au moment de l’envoi de l’accord, les champs relatifs au signataire 2 sont ignorés, et le contresignataire (troisième position dans l’index des signataires) aura toujours accès seulement aux champs du signataire 3.

Activez cette nouvelle fonctionnalité en accédant à : Paramètres de compte > Paramètres d’envoi > Commandes de processus personnalisé > Activer le placement de signature en fonction du modèle.

Configuration des workflows pour utiliser le placement de signature en fonction du modèle

Remarque :

L’activation de la fonctionnalité de placement de signature en fonction du modèle désactive l’option de création de l’accord pendant le processus d’envoi.

Compréhension des relations entre les destinataires et les champs

Chaque destinataire impliqué dans un accord se voit affecter un numéro d’index des signataires. Ce numéro d’index est exigé pour associer le destinataire aux champs dans lesquels il est autorisé à ajouter du contenu (comme un champ de signature).

Les destinataires acquièrent leur numéro d’index en fonction de l’ordre d’empilement sur la page Envoyer. Le destinataire en haut de la pile a le numéro 1, le destinataire suivant le numéro 2 et ainsi de suite. Ce numéro d’index peut être vu lorsque l’accord est configuré sur « Remplir dans l’ordre », mais il est toujours présent lorsque le workflow est défini sur « Remplir dans n’importe quel ordre ».

Pile de destinataires

 

Lors de l’élaboration d’un flux de destinataires dans le Concepteur de flux de tâches, l’index des signataires est affecté comme suit :

  • De haut en bas
    • De gauche à droite

Dans l’exemple ci-dessous, le signataire et le cosignataire figurent en haut de la pile.

  • Le « signataire » est le destinataire le plus à gauche en haut et se voit donc attribuer le numéro d’index 1.
  • Le « cosignataire » figure également en haut, mais à droite du signataire, et se voit donc attribuer le numéro d’index 2.

Dans ce cas d’utilisation, peu importe qui signe le formulaire en premier, de sorte qu’ils sont insérés dans un flux de signature parallèle. Toutefois, l’index des signatures est appliqué de manière stricte afin de garantir que le signataire appose son contenu dans les champs « signataire » appropriés, tandis que le cosignataire a seulement accès aux champs « cosignataire » qui lui sont attribués.

Le « représentant commercial » signe en troisième, après le signataire et le cosignataire.

« L’approbation de la direction » correspond au quatrième signataire, une fois la contre-signature du représentant commercial apposée.

Remarque :

Les noms des destinataires « Signataire », « Cosignataire », « Représentant commercial », etc. n’ont aucune incidence sur l’affectation des champs. Il s’agit simplement de libellés définis par l’administrateur et utilisés pour la clarté de l’utilisateur dans le modèle de workflow. 

 

Le flux de destinataires du concepteur ci-dessus produira un modèle de page Envoyer qui ressemble à ce qui suit.

(Sur la page Envoyer, l’ordre d’empilement est plus évident, bien que les numéros d’index ne soient pas visibles.)

 

Lors de la création d’un formulaire avec des champs, chaque champ se voit explicitement attribuer un numéro d’index de signature (en ignorant le champ « Quiconque » pour l’instant).

Dans l’environnement de création d’Acrobat Sign, cela se fait en sélectionnant un Participant et en plaçant des champs pour ce participant.

Chaque participant est codé par couleur afin de distinguer visuellement les champs qui lui sont attribués.

 

Si vous utilisez des balises de texte, la balise elle-même fournit un argument (par exemple :signer1) qui désigne le champ dans l’index des signataires.

Pour avoir la possibilité de configurer des workflows, cette fonctionnalité doit être activée.

Accédez à Paramètres du compte > Paramètres généraux > Workflows d’envoi personnalisés et activez l’option Activer le concepteur de workflow pour les administrateurs.

Une fois cette option activée, tous les administrateurs de compte et de groupe auront accès au concepteur de workflow dans leur menu d’administration.

  • Les administrateurs au niveau du groupe peuvent créer des workflows pour les groupes sur lesquels ils exercent une autorité administrative.
  • Les administrateurs au niveau du compte peuvent créer un workflow pour n’importe quel groupe, ainsi que des workflows à l’échelle de l’organisation.
Configuration des workflows à afficher pour le compte

  • Lorsque le paramètre est activé, l’option Workflows personnalisés est disponible après avoir sélectionné l’onglet Workflows.
  • Lorsque le paramètre est désactivé, l’option Workflows personnalisés n’est pas disponible.
Activation/désactivation de l’accès

Pour activer l’option de création de workflows avec une portée d’utilisation « Moi uniquement », le concepteur de workflow doit être activé pour tous les utilisateurs. Si tous les utilisateurs ne sont pas activés, les workflows ne peuvent être associés qu’à des groupes ou à l’ensemble de l’organisation.

Accédez à Paramètres de compte > Paramètres généraux > Workflows d’envoi personnalisés et activez l’option Activer l’accès au concepteur de workflow pour tous les utilisateurs.

Activation de tous les utilisateurs

  • Lorsque le paramètre est activé, l’option Workflows personnalisés est disponible après avoir sélectionné l’onglet Workflows .
  • Lorsque le paramètre est désactivé, l’option Workflows personnalisés n’est pas disponible.

 

Activation/désactivation de l’accès

Par défaut, les utilisateurs non administrateurs peuvent uniquement créer des workflows pour eux-mêmes. Ils n’ont pas l’autorité de partager un workflow avec leur groupe.

Toutefois, l’autorisation pour les utilisateurs de partager leurs workflows avec leurs groupes peut être activée au niveau du compte ou du groupe.

Accédez à Paramètres de compte > Paramètres généraux > Workflows d’envoi personnalisés et activez l’option Autoriser le partage des workflows créés par l’utilisateur avec l’un de ses groupes.

Autorisation des utilisateurs à partager des workflows avec leur groupe

  • Lorsque le paramètre est activé, les utilisateurs voient la liste déroulante du sélecteur de groupe comme une option permettant de déterminer qui peut utiliser le workflow.
  • Lorsque le paramètre est désactivé, l’option de liste déroulante du sélecteur de groupe n’est pas visible dans l’interface.
Autoriser le partage

Les comptes qui souhaitent imposer des workflows spécifiques pour tous leurs documents et rationaliser le processus d’envoi en réduisant au minimum la saisie par l’utilisateur peuvent définir entièrement tous les workflows pour les documents et empêcher totalement les utilisateurs d’effectuer des envois ad hoc.

Les comptes qui utilisent l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes peuvent étendre les options configurables au niveau du groupe, garantissant ainsi l’application stricte des options de signature et des processus de notification corrects.

Pour limiter les utilisateurs à l’envoi uniquement avec des workflows approuvés, accédez à Paramètres du compte > Paramètres généraux > Workflows d’envoi personnalisés et cochez la case Activer l’envoi d’accords à l’aide des workflows uniquement. 

Configuration des workflows comme seule méthode d’envoi d’accords

Rapport d’erreurs pour les problèmes courants

Certains éléments de l’expérience de workflow héritée produiront des erreurs sous la nouvelle interface en raison de l’amélioration du contrôle et de la sécurité dans la nouvelle expérience. Un mécanisme d’interception des erreurs supplémentaire a été mis en place afin de mieux exposer et expliquer ces erreurs quand elles se produisent.

Si le compte est configuré pour l’environnement d’envoi moderne et qu’un workflow problématique est lancé, une bannière rouge indiquant l’erreur s’affiche pour l’utilisateur :

Si le compte est toujours configuré pour utiliser l’environnement classique par défaut, le flux de travaux peut continuer à fonctionner selon ces règles. 

L’environnement moderne affiche les erreurs détectées. 

Si plusieurs problèmes sont détectés, toutes les erreurs détectées seront répertoriées.

Pour que le flux de travaux soit valide conformément aux règles de la nouvelle interface, un administrateur doit le modifier et corriger les erreurs détectées :

Dans le cadre des règles classiques, les chaînes d’adresses e-mail pouvaient être mal formées ou incorrectement délimitées (avec des espaces au lieu de virgules, par exemple).

Quand cette erreur se produit, l’administrateur doit vérifier :

  • Si les adresses e-mail en CC sont correctement délimitées

  • Toute chaîne d’adresses e-mail de destinataires pour s’assurer qu’elle est correctement construite
    • (Exemple : nom@domaine.tld)
  •  
    • L’environnement moderne accepte les virgules ou les points-virgules

L’environnement moderne exige des valeurs uniques pour tous les titres de documents sur la page Documents du Concepteur de flux de travail.

Vous trouverez ici des informations supplémentaires relatives à cette erreur.

Lors de la conception d’un workflow, l’administrateur peut joindre un modèle de document dont la portée d’accès est limitée.

Si un utilisateur hors de ce périmètre tente de charger le workflow, le document ne peut pas être joint, et une violation de sécurité est déclenchée.

Par exemple, un administrateur peut créer un nouveau modèle de document avec des propriétés qui limitent l’accès au seul propriétaire.  L’administrateur peut joindre ce document au workflow, car il en est le propriétaire. 

Les autres utilisateurs du système n’étant pas propriétaires, ils se trouvent en dehors de la portée du document.

Quand cette erreur s’affiche, l’administrateur devra ajuster les propriétés du modèle de document joint.

Vous trouverez ici le processus de révision et de réglage des propriétés du modèle.

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