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Configuration de la capture de signature mobile obligatoire

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Dernière mise à jour le 6 avr. 2022 | S’applique également à Adobe Acrobat Sign - Mobile

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Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

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Administration

Présentation d’Admin Console
Gestion des utilisateurs
1. Ajout d’utilisateurs
2. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
  1. Comptes techniques - Pilotés par API
  2. Comptes de service - Pilotés manuellement
3. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
4. Modification du nom/de l’adresse e-mail
5. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
6. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
7. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
8. Types d’identités des utilisateurs et SSO
9. Changement d’identité d’utilisateur
10. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
11. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
12. Profils de produit
13. Expérience de connexion
Paramètres de compte/groupe
1. Présentation des paramètres
2. Paramètres généraux
  1. ID et niveau de compte
  2. Nouvelle expérience pour les destinataires
  3. Workflows de signature automatique
  4. Envoi en masse
  5. Formulaires web
  6. Workflows d’envoi personnalisés
  7. Workflows Power Automate
  8. Documents de bibliothèque
  9. Collecte des données de formulaire avec les accords
  10. Visibilité limitée de documents
  11. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
  12. Insertion d’un lien dans l’e-mail
  13. Insertion d’une image dans l’e-mail
  14. Fichiers joints à un e-mail nommés
  15. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
  16. Fusion de plusieurs documents en un seul
  17. Télécharger les documents individuels
  18. Chargement d’un document signé
  19. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
  20. Autorisation de la délégation des destinataires externes
  21. Autorisation de signature
  22. Autorisation d’envoi
  23. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
  24. Définition d’un fuseau horaire par défaut
  25. Définition d’un format de date par défaut
  26. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
    1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
  27. Autorisations d’administrateur de groupe
  28. Remplacement du destinataire
  29. Rapport d’audit
    1. Présentation
    2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
    3. Inclusion des rappels
    4. Insertion des événements de consultation
    5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
  30. Dans les messages et les conseils sur les produits
  31. PDF accessibles
  32. Nouvelle expérience de création
  33. Client du secteur de la santé
3. Configuration du compte
  1. Ajout d’un logo
  2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
  3. Ajout du nom de l’entreprise
  4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
4. Préférences de signature
  1. Signatures correctement formatées
  2. Autorisation des destinataires à signer par
  3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
  4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
  5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
  6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
  7. Refus de signer
  8. Autorisation des processus avec tampons
  9. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
  10. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
  11. Affichage des messages lors de la signature électronique
  12. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
  13. Adresse IP des signataires requise
  14. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
5. Signatures numériques
  1. Présentation
  2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
  3. Signatures en mode cloud
  4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
  5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
6. Cachets électroniques
7. Identité numérique
  1. Passerelle d’identités numériques
  2. Politique de vérification d’identité
8. Paramètres de rapport
  1. Nouvelle expérience de rapport
  2. Paramètres de rapport classiques
9. Paramètres de sécurité
  1. Paramètres d’authentification unique
  2. Paramètres de mémorisation
  3. Politique de mot de passe de connexion
  4. Sécurité du mot de passe de connexion
  5. Durée de la session web
  6. Type de chiffrement PDF
  7. API
  8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
  9. Plages d’adresses IP autorisées
  10. Partage de compte
  11. Autorisations de partage de compte
  12. Commandes de partage d’accords
  13. Vérification de l’identité des signataires
  14. Mot de passe de signature des accords
  15. Sécurité du mot de passe du document
  16. Blocage des signataires par géolocalisation
  17. Authentification téléphonique
  18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
  19. Autorisation de l’extraction de pages
  20. Expiration du lien de document
  21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
  22. Horodatage
10. Paramètres d’envoi
  1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
  2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
  3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
  4. Rôles autorisés du destinataire
  5. Autorisation des témoins électroniques
  6. Groupes de destinataires
  7. Champs requis
  8. Ajout de documents en pièces jointes
  9. Aplatissement du champ
  10. Modification des accords
  11. Nom de l’accord
  12. Langues
  13. Messages privés
  14. Types de signature autorisés
  15. Rappels
  16. Protection par mot de passe des documents signés
  17. Envoyer une notification d’accord par
  18. Options d’identification du signataire
    1. Présentation
    2. Mot de passe de signature
    3. Mot de passe à usage unique par e-mail
    4. Authentification Acrobat Sign
    5. Authentification téléphonique
    6. Signature numérique dans le cloud
    7. Authentification fondée sur les connaissances
    8. Pièce d’identité officielle
    9. Rapports d’identité des signataires
  19. Protection du contenu
  20. Activation des transactions Notarize
  21. Expiration du document
  22. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
  23. Ordre de signature
  24. Liquid Mode
  25. Commandes de workflow personnalisé
  26. Options de chargement pour la page de signature électronique
  27. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
11. Modèles de message
12. Paramètres bio-pharma
  1. Présentation
  2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
  3. Motifs de la signature
13. Intégration des workflows
14. Paramètres d’authentification notariale
15. Intégration des paiements
16. Messages pour les signataires
17. Paramètres SAML
  1. Configuration SAML
  2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
  3. Installation d’Okta
  4. Installation de OneLogin
  5. Installation d’Oracle Identity Federation
18. Gouvernance des données
19. Paramètres d’horodatage
20. Archive externe
21. Langues du compte
22. Paramètres de messagerie
  1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
  2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
  3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
  4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
  5. Activer les notifications sans lien
  6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
24. Configuration des options pour les destinataires
Conseils relatifs aux exigences réglementaires
1. Accessibilité
2. HIPAA
3. RGPD
4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
5. Clients du secteur de la santé
6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
7. Accords « placés dans le coffre »
8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
Téléchargement d’accords en masse
Dépôt de votre domaine
Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

Options du destinataire
1. Annulation d’un rappel par e-mail
2. Options de la page de signature électronique
Envoi les accords
Création de champs dans des documents
1. Environnement de création intégré à l’application
2. Création de formulaires avec des balises de texte
3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
  1. Création d’un formulaire AcroForm
  2. Création de fichiers PDF accessibles
4. Champs
5. FAQ sur la création
Signature d’accords
Gérer les accords
Rapport d’audit
Rapports et exportations de données
1. Présentation
2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
3. Graphiques de rapports
4. Exportations de données
5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
7. Planification d’un rapport/d’une exportation
8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

Formulaires web
Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
Workflows Power Automate
1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
2. Activation de l’intégration Power Automate
3. Actions contextuelles sur la page Gérer
4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
5. Création d’un flux (exemples)
6. Déclencheurs utilisés pour les flux
7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
8. Gestion des flux
9. Modification des flux
10. Partage des flux
11. Désactivation ou activation des flux
12. Suppression des flux
13. Modèles utiles
  1. Administrateur uniquement
  2. Archivage des accords
    1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
    2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
    5. Enregistrement des documents terminés dans Box
  3. Archivage des accords de formulaire web
    1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
    2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
  4. Extraction des données d’accord
    1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
  5. Notifications d’accord
    1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
    2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
    3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
    4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
  6. Génération d’un accord
    1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
    2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
    3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
Workflows d’envoi personnalisés
Partage d’utilisateurs et d’accords
1. Partage d’un utilisateur
2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

Développeur Acrobat Sign

Assistance et dépannage

La fonctionnalité de capture de signature mobile obligatoire d’Adobe Acrobat Sign est disponible pour les niveaux de service Entreprises et Grands comptes.

Présentation

La capture de signature mobile obligatoire est un type de signature qui exige du destinataire qu’il définisse sa signature via un appareil mobile duquel il aura indiqué le numéro de téléphone (SMS).

Etant donné que le destinataire fournit lui-même le numéro de téléphone de l’appareil mobile, l’expéditeur de l’accord n’a pas besoin de connaître ce numéro de téléphone à l’avance.

Le destinataire trace ensuite sa signature sur l’appareil mobile ou charge une image à partir du dispositif en question.

Une fois la procédure terminée, la signature est renvoyée à son environnement d’origine afin d’être appliquée à l’accord.

L’enregistrement des quatre derniers chiffres du numéro de téléphone dans l’historique / le journal d’audit fait partie intégrante du processus de signature.

Utilisation

Les répercussions de la capture de signature mobile obligatoire sont uniquement constatées lors du processus de signature.

Dès lors qu’un destinataire doit apposer sa signature, une boîte de dialogue lui demande d’indiquer un numéro de téléphone mobile.

Le destinataire saisit son numéro et clique sur Envoyer, afin qu’Acrobat Sign envoie un lien au numéro de téléphone fourni :

Le service SMS tente de détecter si le numéro indiqué est une ligne fixe, ce qui entraînerait l’échec de la tentative d’envoi de la signature.

Lorsqu’un numéro de téléphone potentiellement problématique est détecté, le message d’erreur ci-dessous est renvoyé pour permettre à l’utilisateur de vérifier le numéro saisi.

L’utilisateur a alors la possibilité d’envoyer le message au numéro défini ou de quitter le processus :

Le lien fourni est un lien à usage unique qui expire au bout de cinq minutes.

Un nouveau lien peut être envoyé à tout moment si le délai de cinq minutes a été dépassé.

Lorsque l’utilisateur clique sur le lien, la fenêtre de signature et les options associées s’affichent.

Les options Tracer et Image sont toutes deux disponibles.

Une fois que le destinataire a tracé sa signature ou chargé une image, il clique sur Terminé.

Cette signature est renvoyée et appliquée à l’environnement du document d’origine et l’accord est complété normalement.

La section Historique de l’onglet Gérer affiche la procédure de capture à distance ainsi que le numéro (en partie masqué) de l’appareil qui a capturé la signature.

Le rapport d’audit affiche également clairement la capture et l’appareil utilisé.

Options de configuration

À part les options d’activation et de désactivation, il n’existe actuellement aucune option configurable.

Activation et désactivation

L’option de capture de signature mobile obligatoire doit d’abord être ajoutée à l’interface d’administration de votre compte. Pour ce faire, contactez votre responsable du succès client ou l’équipe d’assistance d’Acrobat Sign.

Une fois visible, cette fonctionnalité peut être activée à l’échelle du compte par son administrateur Acrobat Sign.

Les paramètres au niveau du groupe sont autorisés et remplaceront les valeurs au niveau du compte.

Pour activer la fonction, connectez-vous en tant qu’administrateur de compte et accédez au menu Compte > Paramétres de compte > Préférences de signature > Paramètres supplémentaires

Exiger l’utilisation d’un appareil mobile

Les expéditeurs n’ont pas besoin de modifier leur processus existant.

Ce paramètre n’a d’effet sur les destinataires qu’au moment de l’apposition de leur signature.

Etant donné que l’option du panneau de signature est appelée au moment de signer, tous les accords actuellement en attente de signature seront concernés par la modification.

Points à prendre en compte...

L’activation de la capture de la signature mobile obligatoire annule le paramètre Autoriser les destinataires à signer et parafer avec.
- La signature tapée n’est pas autorisée.
- Les options de signature Tracer et Image sont activées.
Les flux de signatures numériques sont autorisés.
Activer la capture de signature mobile obligatoire a des répercussions immédiates sur l’ensemble des contrats existants qui adoptent directement le processus de signature mobile obligatoire.
Tous les signataires sont inclus, aussi bien internes qu’externes.
Les signataires qui utilisent déjà un appareil mobile alors que le processus de signature est initié devront quand même suivre la procédure par SMS pour capturer leur signature.
Si votre compte est configuré sur Autoriser les processus avec tampons, les champs de tampon nécessiteront également le suivi de la procédure par SMS, sachant que dans ce cas, seule une Image pourra être fournie.