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Ordre de signature des destinataires - Cycle de signature

 

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Remarque :

cet article concerne uniquement le nouvel environnement Demande de signature.

Les configurations classiques de la page Envoyer sont toujours disponibles pour les utilisateurs qui n’ont pas migré vers le nouvel environnement.

Flux de signature séquentiel

Un flux de signatures séquentiel exige que chacun des destinataires reçoive une notification de l’accord suivant l’ordre dans lequel ils sont entrés dans la section Ajouter des destinataires. Un seul destinataire à la fois peut interagir avec l’accord.

Pour définir un flux de signatures séquentiel, activez l’option Les destinataires doivent signer dans l’ordre dans la section Ajouter des destinataires lors de la configuration de l’accord.

Lorsqu’un flux séquentiel est défini, le côté le plus à gauche de l’enregistrement du destinataire affiche un numéro d’index identifiant l’ordre dans lequel les destinataires recevront la notification de l’accord.

  • Ajustez l’ordre du destinataire à l’aide des flèches situées au-dessus ou au-dessous du numéro d’index.
  • Sélectionnez l’icône Plus sous la liste des destinataires, puis sélectionnez Une personne pour ajouter un destinataire supplémentaire. 
    • Sélectionnez Moi-même pour ajouter l’expéditeur de l’accord comme destinataire suivant.
  • Pour supprimer un destinataire, sélectionnez l’icône en forme de poubelle à l’extrémité la plus à droite de l’enregistrement.

Toutes les parties peuvent avoir des rôles, une authentification et des messages privés personnalisés.

Configuration de signature parallèle sur la page Envoyer avec la commande activée « Les destinataires doivent signer dans l’ordre » mise en surbrillance et les numéros d’index des destinataires identifiés.

Flux de signature parallèle

Une signature parallèle informe simultanément tous les destinataires de la section Ajouter des destinataires. Tous les destinataires doivent terminer leur interaction avec l’accord avant qu’il ne soit terminé. 

Si plusieurs destinataires interagissent avec l’accord en même temps, le premier à effectuer son action apposera sa signature avec succès. Les autres destinataires qui interagissent avec l’accord sont informés que l’accord a été mis à jour et doivent actualiser leur session pour afficher la version mise à jour de l’accord.

Pour définir un flux de signatures parallèle, décochez l’option Les destinataires doivent signer dans l’ordre dans la section Ajouter des destinataires lors de la configuration de l’accord.

Lorsqu’un flux parallèle est défini, les numéros d’index sont supprimés, car tous les destinataires ont accès à l’accord en même temps et peuvent le signer dans n’importe quel ordre.

  • Sélectionnez l’icône Plus sous la liste des destinataires, puis sélectionnez Une personne pour ajouter un destinataire supplémentaire. 
    • Sélectionnez Moi-même pour ajouter l’expéditeur de l’accord comme destinataire suivant.
  • Pour supprimer un destinataire, sélectionnez l’icône en forme de poubelle à l’extrémité la plus à droite de l’enregistrement.

Toutes les parties peuvent avoir des rôles, une authentification et des messages privés personnalisés.

Remarque :

l’affectation des champs à l’aide de balises de texte dépend du numéro d’index. 

Les flux de signatures parallèles n’affichent pas le numéro d’index du destinataire, mais il est toujours présent et utilisable pour l’affectation des champs (Signataire3 est le troisième destinataire de la liste des destinataires malgré le masquage du numéro d’index).

Configuration de signature parallèle sur la page Envoyer avec la commande désactivée « Les destinataires doivent signer dans l’ordre » mise en surbrillance

Workflow hybride

Un workflow « hybride » est une variante du flux de signature séquentiel. Dans un flux de signature séquentielle, un enregistrement de destinataire est défini comme un « groupe » et ce groupe contient un ou plusieurs « destinataires » qui ont tous accès à l’accord en même temps (comme un flux de signature parallèle).

  • Un workflow hybride peut inclure un ou plusieurs destinataires de « groupe ».
  • Tous les destinataires définis dans le « groupe » doivent terminer leur interaction avant que le flux de signature ne passe à l’enregistrement de destinataire suivant (le cas échéant).

L’exemple ci-dessous montre quatre enregistrements de destinataire dans un flux de signature séquentiel :

  • Les deux premiers sont des destinataires individuels.
  • Le troisième est un groupe parallèle composé de trois membres. Tous les membres sont informés en même temps et doivent terminer leur interaction avant de passer au quatrième destinataire individuel.
  • Le quatrième est un destinataire individuel.
Remarque :

Les cachets électroniques ne sont pas pris en charge dans un workflow de signature hybride.

Les destinataires de la demande de signature affichant un flux de signature hybride

Pour configurer le groupe parallèle :

  1. Sélectionnez l’icône Plus pour ajouter un autre enregistrement de destinataire. 
    Sélectionnez l’option Groupe.

    hybride

  2. Indiquez un nom de groupe.

    La section « Ajouter des destinataires » de la demande de signatures met en surbrillance un destinataire de groupe dont le nom est mis en surbrillance.

  3. Activez le bouton bascule Tous les membres doivent terminer.

    La section « Ajouter des destinataires » de la demande de signatures met en surbrillance un destinataire de groupe avec le bouton « Tous les membres doivent terminer » mis en surbrillance.

  4. Sélectionnez le bouton Ajouter des membres.

    Un nouveau panneau s’ouvre pour collecter les informations de membre pour le groupe parallèle.

    • Saisissez une adresse e-mail et une méthode d’authentification.
      • Les paramètres de rôle et de message privé sont appliqués au niveau du groupe, et non au niveau individuel. Tous les membres du groupe ont le même rôle et le même message privé. 
    • Sélectionnez l’icône Plus pour ajouter un membre au groupe et l’icône en forme de poubelle pour supprimer un membre.
    hybride

  5. Sélectionnez Terminé lorsque tous les membres ont été ajoutés.

  6. Ajoutez des enregistrements de destinataire supplémentaires à l’accord si nécessaire.

Groupes de destinataires

Un groupe de destinataires est un type d’enregistrement de destinataire de « groupe » qui contient au moins un participant membre. Tous les participants sont informés simultanément de l’accord et ont un accès égal aux mêmes champs.

Cependant, un seul membre est autorisé à terminer l’interaction au nom du groupe. Une fois qu’un membre a terminé l’interaction de groupe, l’exigence pour le groupe est terminée et l’enregistrement du destinataire suivant est engagé. Tous les membres du groupe qui tentent d’interagir avec l’accord sont informés que leur participation est terminée.

Tous les membres du groupe de destinataires reçoivent une copie de l’accord signé final au format PDF, même s’ils n’y ont pas spécifiquement participé.

L’exemple ci-dessous montre quatre enregistrements de destinataires dans un flux de signature séquentiel :

  • Les deux premiers enregistrements concernent des destinataires individuels.
  • Le troisième enregistrement de destinataire concerne un groupe de destinataires composé de quatre membres. Tous les membres sont informés en même temps. Une fois que le premier membre du groupe de destinataires a terminé son interaction, les exigences du groupe sont satisfaites.
  • Le quatrième est un destinataire individuel.
Exemple de liste de destinataires avec un groupe de destinataires mis en évidence

Il existe deux types de groupes de destinataires :

  • Les groupes de destinataires ad hoc sont saisis manuellement par l’expéditeur et ne sont utilisés que pour l’accord dans lequel ils sont définis. Groupes de destinataires ad hoc :
    • doivent être activés par un administrateur avant d’être mis à la disposition de l’utilisateur ;
    • autorisent l’expéditeur à définir autant de destinataires que nécessaire dans le groupe ;
    • autorisent l’expéditeur à nommer le groupe ;
    • ne peuvent pas être enregistrés pour être réutilisés.
  • Les groupes de destinataires réutilisables peuvent être créés par les utilisateurs et enregistrés en tant que groupes personnels ou partagés avec leur groupe ou compte. Groupes de destinataires réutilisables :

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