Guide d'utilisation Annuler

Présentation d’Envoi en masse

Rechercher
Adobe Sign

Adobe Sign

Ouvrir l’application

 

Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout d’utilisateurs
      1. Ajout d’un utilisateur
      2. Ajout d’utilisateurs en masse
      3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
      4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
    2. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
      1. Comptes techniques - Pilotés par API
      2. Comptes de service - Pilotés manuellement
    3. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    4. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    5. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    6. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    7. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    8. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    9. Changement d’identité d’utilisateur
    10. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    11. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    12. Profils de produit
    13. Expérience de connexion
  3. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Nouvelle expérience pour les destinataires
      3. Workflows de signature automatique
      4. Envoi en masse
      5. Formulaires web
      6. Workflows d’envoi personnalisés
      7. Workflows Power Automate
      8. Documents de bibliothèque
      9. Collecte des données de formulaire avec les accords
      10. Visibilité limitée de documents
      11. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
      12. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      13. Insertion d’une image dans l’e-mail
      14. Fichiers joints à un e-mail nommés
      15. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      16. Fusion de plusieurs documents en un seul
      17. Téléchargement de documents individuels
      18. Chargement d’un document signé
      19. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      20. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      21. Autorisation de signature
      22. Autorisation d’envoi
      23. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      24. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      25. Définition d’un format de date par défaut
      26. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      27. Autorisations d’administrateur de groupe
      28. Remplacement du destinataire
      29. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      30. Pied de page de la transaction
      31. Dans les messages et les conseils sur les produits
      32. PDF accessibles
      33. Nouvelle expérience de création
      34. Client du secteur de la santé
    3. Configuration du compte
      1. Ajout d’un logo
      2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
      3. Ajout du nom de l’entreprise
      4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Redémarrage du workflow de l’accord
      8. Refus de signer
      9. Autorisation des processus avec tampons
      10. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      11. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      12. Affichage des messages lors de la signature électronique
      13. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      14. Adresse IP des signataires requise
      15. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
      5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
      1. Passerelle d’identités numériques
      2. Politique de vérification d’identité
    8. Paramètres de rapport
      1. Nouvelle expérience de rapport
      2. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      4. Rôles autorisés du destinataire
      5. Autorisation des témoins électroniques
      6. Groupes de destinataires
      7. En copie
      8. Accès du destinataire à l’accord
      9. Champs requis
      10. Ajout de documents en pièces jointes
      11. Aplatissement du champ
      12. Modification des accords
      13. Nom de l’accord
      14. Langues
      15. Messages privés
      16. Types de signature autorisés
      17. Rappels
      18. Protection par mot de passe des documents signés
      19. Envoi d’une notification d’accord par
      20. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Mot de passe à usage unique par e-mail
        4. Authentification Acrobat Sign
        5. Authentification téléphonique
        6. Signature numérique dans le cloud
        7. Authentification fondée sur les connaissances
        8. Pièce d’identité officielle
        9. Rapports d’identité des signataires
      21. Protection du contenu
      22. Activation des transactions Notarize
      23. Expiration du document
      24. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      25. Ordre de signature
      26. Liquid Mode
      27. Commandes de workflow personnalisé
      28. Options de chargement pour la page de signature électronique
      29. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
    11. Modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Activation des notifications sans lien
      6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  4. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Biffure d’un utilisateur
      3. Biffure des accords d’un utilisateur
    4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    5. Clients du secteur de la santé
    6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    7. Accords « placés dans le coffre »
    8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  5. Téléchargement d’accords en masse
  6. Dépôt de votre domaine
  7. Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Options du destinataire
    1. Annulation d’un rappel par e-mail
    2. Options de la page de signature électronique
      1. Vue d’ensemble de la page de signature électronique
      2. Ouverture d’un accord pour le lire sans champs
      3. Refus de signer un accord
      4. Délégation de l’autorité de signature
      5. Redémarrage de l’accord
      6. Téléchargement d’un PDF de l’accord
      7. Affichage de l’historique de l’accord
      8. Affichage des messages de l’accord
      9. Conversion d’une signature électronique en signature manuscrite
      10. Conversion d’une signature manuscrite en signature électronique 
      11. Navigation dans les champs de formulaire
      12. Effacement des données des champs de formulaire
      13. Agrandissement de la page de signature électronique et navigation dans la page
      14. Modification de la langue utilisée dans les outils et informations de l’accord
      15. Consultation des informations juridiques
      16. Réglage des préférences d’Acrobat Sign en matière de cookies
  2. Envoi les accords
    1. Présentation de la page Envoyer
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Ordre de signature des destinataires
    6. Envoi en masse
      1. Vue d’ensemble de la fonction Envoi en masse
      2. Envoi en masse : configuration d’un modèle parent
      3. Envoi en masse : configuration du fichier CSV
      4. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      5. Ajout de rappels à l’Envoi en masse
      6. Rapports pour l’Envoi en masse
  3. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectation des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Images intégrées
        3. Tampons
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations des champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés
    5. FAQ sur la création
  4. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
  5. Gérer les accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Accords de délégation
    3. Remplacement des destinataires
    4. Limitation de la visibilité des documents
    5. Annulation d’un accord
    6. Création de nouveaux rappels
    7. Vérification des rappels
    8. Annulation d’un rappel
    9. Accès aux flux Power Automate
    10. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
  6. Rapport d’audit
  7. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données
      1. Création d’une exportation de données
      2. Export des données de formulaires web
      3. Modification d’une exportation de données
      4. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      5. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  4. Workflows Power Automate
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Actions contextuelles sur la page Gérer
    4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    5. Création d’un flux (exemples)
    6. Déclencheurs utilisés pour les flux
    7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    8. Gestion des flux
    9. Modification des flux
    10. Partage des flux
    11. Désactivation ou activation des flux
    12. Suppression des flux
    13. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  5. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  6. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2.  Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
  4. Autres intégrations
    1.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4.  Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Obtention d’une clé d’intégration

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API
  2. Webhooks
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API

Assistance et dépannage

  1. Ressources pour le Service clientèle 
  2. Ressources pour le succès client de grands comptes

Présentation d’Envoi en masse

La fonctionnalité Envoi en masse permet aux utilisateurs de créer un modèle d’accord « parent » à usage unique et de fournir une liste de destinataires. Un accord « enfant » est généré pour chaque enregistrement de destinataire lorsque la transaction Envoi en masse est envoyée. Il est possible d’effectuer jusqu’à 1 000 transactions enfants. Tous les accords enfants sont des accords distincts et autonomes dans la mesure où les autres accords sont générés.

Cependant, comme les accords enfants sont tous créés à partir du même modèle parent, les utilisateurs peuvent consulter la transaction parent Envoi en masse sur la page Gérer et vérifier le statut global des accords enfants.

Il existe deux méthodes pour ajouter la liste des enregistrements de destinataire au modèle :

  • Manuellement : dans ce cas d’utilisation, l’expéditeur saisit (ou colle) manuellement les adresses e-mail des utilisateurs. 
    • Cette option limite le nombre de destinataires à un seul destinataire externe.
    • Il est possible d’inclure l’expéditeur en tant que destinataire facultatif une fois que le destinataire externe a signé. 
  • Chargement du fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) : le fichier CSV est une feuille de calcul où chaque ligne est un enregistrement de destinataire. Les différentes colonnes définissent les propriétés de l’accord, chacune d’elles pouvant être personnalisée pour les destinataires de l’accord. L’expéditeur a ainsi un contrôle beaucoup plus large sur la façon dont l’accord peut être personnalisé pour les destinataires. Les avantages de la méthode de fichier CSV sont les suivants :
    • Il peut y avoir plusieurs destinataires (jusqu’à 100 par accord).
    • Personnalisation par destinataire :
      • Nom du destinataire
      • Rôle
      • Méthode d’authentification
      • Message de destinataire privé
    • Personnalisations au niveau des accords :
      • Nom de l’accord
      • Localisation
      • Message d’accord envoyé
      • Échéance
      • Flux de signature
    • Champs de fusion personnalisés dans lesquels le fichier CSV insère une valeur dans un champ de l’accord, ce qui permet d’ajouter à l’accord des détails spécifiques au destinataire, tels qu’une adresse, une liste de biens ou de services, des prix et des remises.

Disponibilité :

La fonctionnalité Envoi en masse est disponible pour les formules de licences Acrobat Pro et Acrobat Sign Solutions.

Portée de la configuration :

Il est possible d’activer les commandes d’Envoi en masse au niveau du compte et du groupe.

Rapports pour l’Envoi en masse

Plusieurs options permettent de générer des données de rapport pour les accords inclus dans une transaction Envoi en masse. L’option utilisée dépend du type d’informations que vous souhaitez collecter.

Tous les rapports explicitement liés à l’objet parent Envoi en masse sont accessibles à la page Gérer en sélectionnant le filtre Envois en masse, puis en ouvrant le modèle parent Envoi en masse à réviser.

Si vous souhaitez uniquement consulter le taux d’achèvement de base ou effectuer une analyse approfondie pour rechercher un accord individuel, le tableau récapitulatif des accords est disponible dans la liste Actions.

Un tableau imprimable de tous les accords enfants peut être généré à l’aide de l’action Afficher le rapport d’activité.

Une définition de l’accord basée sur le fichier CSV, ainsi qu’une saisie complète au niveau du champ par destinataire, sont disponibles à l’aide de l’action Télécharger les données du champ de formulaire.

L’environnement de création de rapports standard peut produire des graphiques imprimables et fournir des données au niveau des champs au format CSV.

Lors du chargement initial d’un fichier CSV pour importer les destinataires, toute erreur de formatage des éléments gérés par Acrobat Sign déclenche un lien d’erreur sur la page de configuration du modèle.

Sélectionnez le lien d’erreur pour afficher la liste des erreurs par numéro de ligne du fichier CSV :

Exemple de rapport d’erreur des accords enfants générés sur le modèle parent

Remarque :

Toutes les erreurs de formatage CSV doivent être corrigées pour que la transaction Envoi en masse soit soumise et que la génération d’un accord commence.

Certaines erreurs ne sont pas détectées en tant que problèmes pendant le processus de chargement du fichier CSV, mais elles le sont lors de la génération des accords enfants. C’est le cas, par exemple, de l’attribution d’un rôle ou d’une méthode d’authentification à un destinataire en conflit avec les paramètres de groupe. Ces erreurs d’exécution sont consignées dans un rapport d’erreur que vous pouvez télécharger à partir de la page Gérer en sélectionnant l’action Télécharger le rapport d’erreur pour le modèle parent :

Exemple de rapport d’erreur des accords enfants générés téléchargé à partir de la page Gérer

Le système ajoute une ligne au journal d’erreurs contenant les informations de ligne du destinataire lorsque des erreurs sont détectées.

Le traitement du fichier CSV reprend et génère un accord enfant pour chaque ligne du fichier CSV qui ne déclenche pas d’erreur.

Les destinataires identifiés sur le rapport d’erreur doivent recevoir à nouveau l’accord dans une nouvelle transaction.

Alerte :

Aucune alerte manifeste n’est envoyée à l’expéditeur pour les erreurs d’exécution.

Les expéditeurs doivent toujours consulter le rapport téléchargeable du modèle parent une fois les accords enfants générés.

Le modèle parent inclut un tableau récapitulatif dans la liste Actions pour tous les accords enfants. Le tableau identifie le nombre d’accords définis à chaque statut. 

Cliquez sur le tableau récapitulatif pour ouvrir une vue de tri des accords enfants individuels. Les enregistrements du tableau récapitulatif sont des liens actifs vers les accords, ce qui permet de manipuler facilement les accords individuels selon les besoins.

Page Gérer mettant en surbrillance le résumé de l’accord

L’option Afficher le rapport d’activité de la liste Actions fournit un Rapport d’exécution du document. Ce rapport contient un résumé plus détaillé (et imprimable) des accords enfants par statut.

Page Gérer présentant l’action Afficher le rapport d’activité en surbrillance et un exemple de rapport d’activité
Le Rapport d’exécution du document fournit un résumé complet des accords enfants, avec un résumé général en haut.

L’activité Télécharger les données du champ de formulaire télécharge les données de champ pour tous les accords enfants créés par le modèle parent.

Chaque ligne du fichier CSV représente un enregistrement d’accord. L’enregistrement est structuré de manière à fournir :

  • Toutes les informations sur le destinataire en premier lieu :
    • Nom du destinataire (capturé lorsque la signature est appliquée)
    • Adresse électronique du destinataire
    • Rôle du destinataire
    • Méthode et valeur d’authentification du destinataire
    • Message privé du destinataire
  • Informations sur l’accord après celles qui concernent le destinataire :
    • Adresses e-mail des parties en Cc
    • Paramètre régional
    • Informations de rappel
    • Informations d’expiration
    • Nom de l’accord
    • Message global d’accord
    • Ordre des signatures
  • Les données des champs personnalisés sont répertoriées après les champs de l’accord. Cela comprend tous les champs inclus dans le modèle de document ou créés dans les documents. 
    • Les champs personnalisés sont répertoriés par ordre alphabétique en fonction de leur nom.
  • L’ID de l’accord est le dernier champ.

 

Page Gérer affichant un exemple de fichier CSV de champs de données
Tous les accords enfants sont représentés. Les champs sont renseignés à mesure que les accords sont terminés.

Les rapports sur les accords standard capturent les accords enfants, mais les interprètent uniquement comme des accords normaux. Aucune relation plus large n’est comprise en termes d’accords liés par un modèle d’accord parent.

L’utilisation du filtre de nom vous permet de générer des rapports basés sur cette valeur si vous utilisez des conventions de dénomination uniques dans vos campagnes Envoi en masse.

Les clients qui utilisent considérablement Envoi en masse peuvent choisir de dédier un groupe à cet objectif. Cela permet de régler plus précisément l’expérience des destinataires. De plus, les rapports peuvent filtrer les accords par groupe.

Vue de l’interface de création de rapports avec le filtre Nom de l’accord affiché et un exemple de rapport affiché
Les mêmes filtres peuvent également être appliqués aux exportations de données.

Bonnes pratiques

Utilisez des modèles éprouvés pour vos documents de base. Cela est particulièrement important si vous avez plusieurs destinataires. Mieux vaut effectuer quelques séries de tests au niveau des champs pour s’assurer qu’ils sont correctement attribués, puis capturer du contenu correct avec des validations utiles, plutôt que de perdre du temps à annuler des centaines d’accords individuels.

Lors de la création de vos modèles, utilisez des noms de champ significatifs afin que vos rapports renvoient des en-têtes de colonne parlants. 

Considérations relatives à la gouvernance des données

La fonctionnalité Envoi en masse possède une propriété appelée « cumul » qui détermine le nombre de notifications que l’expéditeur reçoit en fonction du nombre d’accords enfants créés par le modèle d’envoi en masse. La valeur par défaut est trois, ce qui signifie que l’expéditeur n’est notifié que lorsque trois accords enfants ou moins sont générés. Le paramètre de cumul n’est pas exposé aux clients et ne peut être modifié que par l’équipe d’assistance d’Acrobat Sign.

La gouvernance des données détermine le délai dans lequel un accord est supprimé du système Acrobat Sign une fois qu’il a atteint un statut terminal (Terminé, Annulé ou Expiré).

Les clients qui ont besoin d’interagir avec des accords terminés envoyés par le biais d’un processus Envoi en masse peuvent vouloir étendre le cumul (éventuellement jusqu’à une valeur « illimitée ») pour s’assurer qu’ils reçoivent les notifications « Terminé » des accords enfants avant qu’ils ne soient automatiquement supprimés du système par la Gouvernance des données.

Conseil :

il peut être intéressant d’étudier l’intégration de Power Automate pour automatiser les activités après le statut terminal d’un accord afin de réduire à la fois le travail manuel des utilisateurs et d’éviter qu’un accord ne soit perdu du fait des règles de gouvernance des données.

Ce qu’il faut savoir

  • La nouvelle interface Envoi en masse est toujours en cours de développement. D’autres options sont prévues dans les prochaines versions, comme des méthodes d’authentification supplémentaires, des parties en copie définies par l’accord, des rappels définis par l’accord, etc.
  • L’option L’expéditeur signe en premier de la version classique d’Envoi en masse n’est pas dans la nouvelle version actuellement, mais devrait l’être dans une prochaine (processus manuel). Les clients qui utilisent la méthode de chargement CSV doivent ajouter l’expéditeur au fichier CSV en tant que destinataire, et ce dans chaque enregistrement où l’expéditeur doit signer.
  • La modification du sélecteur de groupe ne modifie pas le logo sur la page de l’expéditeur. L’expérience de signature et d’envoi d’e-mails qui s’en suit utilise le logo approprié pour le groupe à partir duquel l’accord est envoyé.
  • L’annulation de tous les accords enfants d’une transaction Envoi en masse au niveau du modèle (parent) n’est possible que si aucun accord enfant n’a été signé. Si des accords enfants sont signés, l’activité Annuler est supprimée de l’interface du modèle et les accords existants doivent être annulés au niveau de l’accord. 
  • L’option Fichier CSV comporte de nombreux champs facultatifs, mais seule l’adresse e-mail est obligatoire. Familiarisez-vous avec le processus CSV afin de mieux comprendre les options de champ les plus avancées (telles que la fusion de champs) et accéder ainsi à tout le potentiel de la fonction CSV.

Recevez de l’aide plus rapidement et plus facilement

Nouvel utilisateur ?

Liens rapides

Voir toutes vos formules Gérer vos formules
Afficher les liens rapides
Masquer les liens rapides

Informations juridiques    |    Politique de confidentialité en ligne