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Authentification Acrobat Sign

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Dernière mise à jour le 9 avr. 2024

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Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

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Administration

Présentation d’Admin Console
Gestion des utilisateurs
1. Ajout d’un utilisateur
2. Ajout d’utilisateurs en masse
3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
5. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
  1. Comptes techniques - Pilotés par API
  2. Comptes de service - Pilotés manuellement
6. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
7. Modification du nom/de l’adresse e-mail
8. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
9. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
10. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
11. Types d’identités des utilisateurs et SSO
12. Changement d’identité d’utilisateur
13. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
14. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
15. Profils de produit
16. Expérience de connexion
Paramètres de compte/groupe
1. Présentation des paramètres
2. Paramètres généraux
  1. ID et niveau de compte
  2. Workflows de signature automatique
  3. Envoi en masse
  4. Formulaires web
  5. Workflows d’envoi personnalisés
  6. Workflows Power Automate
  7. Documents de bibliothèque
  8. Collecte des données de formulaire avec les accords
  9. Visibilité limitée de documents
  10. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
  11. Insertion d’un lien dans l’e-mail
  12. Insertion d’une image dans l’e-mail
  13. Fichiers joints à un e-mail nommés
  14. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
  15. Fusion de plusieurs documents en un seul
  16. Chargement d’un document signé
  17. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
  18. Autorisation de la délégation des destinataires externes
  19. Autorisation de signature
  20. Autorisation d’envoi
  21. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
  22. Définition d’un fuseau horaire par défaut
  23. Définition d’un format de date par défaut
  24. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
    1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
  25. Autorisations d’administrateur de groupe
  26. Remplacement du destinataire
  27. Rapport d’audit
    1. Présentation
    2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
    3. Inclusion des rappels
    4. Insertion des événements de consultation
    5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
  28. Dans les messages et les conseils sur les produits
  29. PDF accessibles
  30. Nouvelle expérience de création
  31. Client du secteur de la santé
3. Configuration du compte
  1. Ajout d’un logo
  2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
  3. Ajout du nom de l’entreprise
  4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
4. Préférences de signature
  1. Signatures correctement formatées
  2. Autorisation des destinataires à signer par
  3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
  4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
  5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
  6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
  7. Refus de signer
  8. Autorisation des processus avec tampons
  9. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
  10. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
  11. Affichage des messages lors de la signature électronique
  12. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
  13. Adresse IP des signataires requise
  14. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
5. Signatures numériques
  1. Présentation
  2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
  3. Signatures en mode cloud
  4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
  5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
6. Cachets électroniques
7. Identité numérique
  1. Passerelle d’identités numériques
  2. Politique de vérification d’identité
8. Paramètres de rapport
  1. Nouvelle expérience de rapport
  2. Paramètres de rapport classiques
9. Paramètres de sécurité
  1. Paramètres d’authentification unique
  2. Paramètres de mémorisation
  3. Politique de mot de passe de connexion
  4. Sécurité du mot de passe de connexion
  5. Durée de la session web
  6. Type de chiffrement PDF
  7. API
  8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
  9. Plages d’adresses IP autorisées
  10. Partage de compte
  11. Autorisations de partage de compte
  12. Commandes de partage d’accords
  13. Vérification de l’identité des signataires
  14. Mot de passe de signature des accords
  15. Sécurité du mot de passe du document
  16. Blocage des signataires par géolocalisation
  17. Authentification téléphonique
  18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
  19. Autorisation de l’extraction de pages
  20. Expiration du lien de document
  21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
  22. Horodatage
10. Paramètres d’envoi
  1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
  2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
  3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
  4. Rôles autorisés du destinataire
  5. Groupes de destinataires
  6. Champs requis
  7. Ajout de documents en pièces jointes
  8. Aplatissement du champ
  9. Modification des accords
  10. Nom de l’accord
  11. Langues
  12. Messages privés
  13. Types de signature autorisés
  14. Rappels
  15. Protection par mot de passe des documents signés
  16. Envoyer une notification d’accord par
  17. Options d’identification du signataire
    1. Présentation
    2. Mot de passe de signature
    3. Mot de passe à usage unique par e-mail
    4. Authentification Acrobat Sign
    5. Authentification téléphonique
    6. Signature numérique dans le cloud
    7. Authentification fondée sur les connaissances
    8. Pièce d’identité officielle
    9. Rapports d’identité des signataires
  18. Protection du contenu
  19. Activation des transactions Notarize
  20. Expiration du document
  21. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
  22. Ordre de signature
  23. Liquid Mode
  24. Commandes de workflow personnalisé
  25. Options de chargement pour la page de signature électronique
  26. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
11. Modèles de message
12. Paramètres bio-pharma
  1. Présentation
  2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
  3. Motifs de la signature
13. Intégration des workflows
14. Paramètres d’authentification notariale
15. Intégration des paiements
16. Messages pour les signataires
17. Paramètres SAML
  1. Configuration SAML
  2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
  3. Installation d’Okta
  4. Installation de OneLogin
  5. Installation d’Oracle Identity Federation
18. Gouvernance des données
19. Paramètres d’horodatage
20. Archive externe
21. Langues du compte
22. Paramètres de messagerie
  1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
  2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
  3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
  4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
  5. Activer les notifications sans lien
  6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
24. Configuration des options pour les destinataires
Conseils relatifs aux exigences réglementaires
1. Accessibilité
2. HIPAA
3. RGPD
4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
5. Clients du secteur de la santé
6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
7. Accords « placés dans le coffre »
8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
Téléchargement d’accords en masse
Dépôt de votre domaine
Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

Options du destinataire
1. Annulation d’un rappel par e-mail
2. Options de la page de signature électronique
Envoi les accords
Création de champs dans des documents
1. Environnement de création intégré à l’application
2. Création de formulaires avec des balises de texte
3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
  1. Création d’un formulaire AcroForm
  2. Création de fichiers PDF accessibles
4. Champs
5. FAQ sur la création
Signature d’accords
Gérer les accords
Rapport d’audit
Rapports et exportations de données
1. Présentation
2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
3. Graphiques de rapports
4. Exportations de données
5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
7. Planification d’un rapport/d’une exportation
8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

Formulaires web
Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
Workflows Power Automate
1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
2. Activation de l’intégration Power Automate
3. Actions contextuelles sur la page Gérer
4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
5. Création d’un flux (exemples)
6. Déclencheurs utilisés pour les flux
7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
8. Gestion des flux
9. Modification des flux
10. Partage des flux
11. Désactivation ou activation des flux
12. Suppression des flux
13. Modèles utiles
  1. Administrateur uniquement
  2. Archivage des accords
    1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
    2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
    5. Enregistrement des documents terminés dans Box
  3. Archivage des accords de formulaire web
    1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
    2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
  4. Extraction des données d’accord
    1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
  5. Notifications d’accord
    1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
    2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
    3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
    4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
  6. Génération d’un accord
    1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
    2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
    3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
Workflows d’envoi personnalisés
Partage d’utilisateurs et d’accords
1. Partage d’un utilisateur
2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

Développeur Acrobat Sign

Assistance et dépannage

Activez une méthode d’authentification des destinataires via le système de gestion des identités d’Adobe.

Présentation

L’authentification Adobe Acrobat Sign est une méthode de vérification d’identité à facteur unique qui exige que le destinataire s’authentifie auprès du système d’identité Acrobat Sign. Pour les destinataires qui possèdent déjà une identité Acrobat Sign, il s’agit d’une demande de vérification simple auprès d’une entité connue.

En outre, il existe des options permettant de préremplir l’adresse e-mail du destinataire dans le panneau de vérification lors de la demande ou même de contourner entièrement le processus de réauthentification manuelle si le destinataire est déjà authentifié sur Acrobat Sign. Ces qualités font de l’authentification Acrobat Sign l’expérience la plus fluide pour les destinataires internes devant fournir une signature authentifiée.

Attention :

les destinataires qui n’ont pas de compte Adobe associé à l’adresse e-mail à laquelle l’accord est envoyé doivent créer un nouveau compte d’utilisateur Adobe pour terminer le processus de vérification.

Disponibilité :

L’authentification Acrobat Sign est uniquement disponible pour les formules de licences Grands comptes.

Portée de la configuration :

La fonctionnalité peut être activée au niveau des comptes et des groupes.

Remarque :

l’authentification Acrobat Sign n’est pas un service payant. Son utilisation est gratuite, quel que soit le volume.

Fonctionnement

Le processus de vérification par défaut demande au destinataire de valider son identité en s’authentifiant auprès du service Acrobat Sign. Un bouton du panneau d’authentification est prévu à cet effet :

Après avoir sélectionné le bouton, le panneau d’authentification permet au destinataire de s’authentifier sur son compte Acrobat Sign.

Les options sont disponibles pour le système d’identité Acrobat Sign natif et Adobe Admin Console.

Une fois l’authentification terminée, le destinataire peut interagir avec celui-ci.

Si le destinataire ferme la fenêtre d’accord avant de terminer son action, il doit s’authentifier à nouveau pour reprendre.

Configuration de la méthode d’authentification Acrobat Sign lors de la création d’un nouvel accord

Lorsque l’authentification Acrobat Sign est activée, l’expéditeur peut la sélectionner dans la liste déroulante Authentification située juste à droite de l’adresse e-mail du destinataire :

Sélection d’une méthode d’authentification

Rapport d’audit

Le rapport d’audit indique clairement la vérification d’identité du destinataire avec Adobe Acrobat Sign :

Bonnes pratiques et autres considérations

L’authentification Acrobat Sign n’est pas une authentification à deux facteurs et ne doit pas être utilisée lorsque la signature nécessite une authentification supplémentaire (en plus de l’authentification par e-mail).
L’authentification Acrobat Sign nécessite que le destinataire dispose d’une identité Acrobat Sign. Dans le cas contraire, un nouveau compte doit être créé avant que le destinataire ne puisse s’authentifier. Cette contrainte est susceptible de causer une certaine frustration. Pour cette raison, l’utilisation de l’authentification Acrobat Sign pour des destinataires externes n’est pas recommandée.
Il est préférable d’utiliser la méthode d’authentification Acrobat Sign pour les destinataires internes, car il est certain que tous possèdent un Adobe ID.
Les clients qui gèrent leurs utilisateurs dans Adobe Admin Console peuvent configurer leur organisation pour utiliser leur solution d’authentification unique (SSO) via l’authentification Acrobat Sign, ce qui supprime l’obligation pour les destinataires de la société du client d’avoir un utilisateur possédant une licence dans le système Acrobat Sign.
Avant de configurer votre compte pour remplir automatiquement l’adresse e-mail du destinataire ou ignorer le processus de réauthentification, vérifiez auprès de votre équipe juridique les impératifs légaux en matière de validité d’une signature. Assurez-vous que les options que vous configurez continuent de répondre aux besoins du document concerné.
Lorsque les destinataires accèdent directement aux accords à partir de la page Gérer d’Acrobat Sign, l’authentification Acrobat Sign est le facteur d’authentification principal (et unique). Le lien contenu dans l’e-mail (qui fournit généralement l’élément d’authentification principal par défaut) est ignoré et remplacé par la session Acrobat Sign authentifiée. Dans ce scénario, l’authentification Acrobat Sign duplique le facteur d’authentification principal.
Les comptes qui achètent des transactions d’authentification Premium peuvent envisager de définir les paramètres au niveau du compte afin de limiter les destinataires internes à l’utilisation de la méthode d’authentification Acrobat Sign, uniquement si une authentification supplémentaire n’est pas requise pour les signataires internes. Cela éviterait d’utiliser inutilement des transactions Premium. D’autres méthodes d’authentification peuvent toujours être configurées pour des groupes, selon les besoins :

Options de configuration

Configurez la méthode d’authentification Acrobat Sign en accédant à Paramètres d’envoi > Options d’identification du signataire.

Il existe cinq commandes pertinentes pour la méthode d’authentification Acrobat Sign :

Authentification Acrobat Sign : fonctionnalité essentielle. Cochez cette case pour autoriser l’accès des expéditeurs à la méthode d’authentification lors de la création d’accords.
Par défaut, utiliser la méthode suivante : définit la valeur par défaut insérée dans l’option d’authentification du destinataire.
Authentification d’identité pour les destinataires internes : l’activation de cette option permet aux destinataires internes d’être configurés avec différentes options d’authentification et valeurs par défaut.
- En règle générale, il est recommandé d’utiliser l’authentification Acrobat Sign uniquement pour les destinataires internes.
- L’option d’accès d’authentification Acrobat Sign et le sélecteur Par défaut sont répliqués pour définir l’expérience du destinataire interne.
Autoriser Acrobat Sign à renseigner automatiquement l’adresse e-mail des signataires pour chaque demande d’authentification : lorsque cette option est activée, l’adresse e-mail du destinataire est importée à partir de l’accord dans le panneau d’authentification. La valeur d’e-mail importée est fixe et le destinataire ne peut pas la modifier.
Ne pas demander au signataire de s’authentifier à nouveau s’il est déjà connecté à Acrobat Sign : lorsque cette option est activée, le destinataire n’est pas invité à s’authentifier à nouveau lors de l’ouverture d’un accord s’il est déjà authentifié auprès du service Acrobat Sign.
- Pour ce faire, l’accord doit être ouvert dans le même navigateur que la session Acrobat Sign authentifiée.