Configuration des paramètres Bio-Pharma

La page Paramètres Bio-Pharma contient les éléments de signature importants obligatoires pour les sociétés désireuses de se conformer à la réglementation 21 CFR Part 11 de la FDA :

• Authentification d’identité imposée : exige une seconde authentification des signataires chaque fois qu’une signature est apposée.

• Motifs de la signature : invite le signataire à fournir un motif pour la signature. 

Utilisation

La page des paramètres Bio-Pharma peut être configurée au niveau du compte ou au niveau du groupe.

Une fois les paramètres configurés, tous les accords correspondants s’appliquent à ce qui est requis lors d’une signature.

Les expéditeurs n’ont pas besoin de modifier leur façon de faire, car les paramètres sont pris en compte lors du processus de signature.

Authentification d’identité imposée

Les paramètres d’authentification d’identité imposée déterminent le moment où le destinataire est invité à entrer son authentification.

Trois options sont disponibles :

• Demande lors de l’ouverture de l’accord : lors de l’ouverture de l’accord, le destinataire est invité à s’authentifier (avant que le contenu ne soit présenté).
• Demande à chaque signature : après avoir cliqué sur un champ de signature, le destinataire est invité à s’authentifier.
• Demande lors de la finalisation de l’accord : après avoir cliqué sur le bouton Cliquer pour signer, le destinataire est invité à s’authentifier.

L’authentification imposée nécessite l’une des deux méthodes d’authentification suivantes :

• L’authentification téléphonique : un SMS qui fournit un code à cinq chiffres que le signataire doit saisir avant d’ajouter sa signature.
• L’authentification Acrobat Sign : requête pour fournir le mot de passe Acrobat Sign du signataire.
  • L’authentification Acrobat Sign doit être activée par l’équipe d’assistance ou par le responsable du service clientèle.

Motifs de la signature

Lorsque la fonction Motif de la signature est activée, le signataire est invité à fournir le motif pour lequel il signe immédiatement après avoir saisi, dessiné ou téléchargé son image de signature.

La signature s’affiche dans un nouveau panneau avec deux possibilités :

• Un champ de texte libre dans lequel le signataire peut saisir un motif personnalisé.
• Une liste déroulante de motifs acceptables (tels que définis dans Acrobat Sign).

Options de configuration

Les options de configuration individuelles disponibles pour les deux fonctions sont décrites en détail dans leurs pages respectives :

• Authentification d’identité imposée

• Motifs de la signature

Toutefois, voici quelques recommandations générales pour les clients souhaitant se conformer à la réglementation 21 CFR Part 11 de la FDA :

Conditions préalables

Pour que l’authentification d’identité imposée fonctionne, le signataire doit s’identifier via une des deux solutions ci-dessous :

• l’authentification téléphonique (SMS)  
• Authentification Acrobat Sign

La méthode d’authentification est définie sur la page Paramètres d’envoi dans la section Méthodes d’authentification de l’identité.

Recommandations générales

Avec les conditions préalables ci-dessus à l’esprit, les Méthodes générales d’identité générales ci-dessous sont recommandées.

Ces paramètres garantissent que l’authentification d’identité imposée est appliquée à toutes les transactions, et que les agents d’envoi ne puissent pas désactiver la fonction.

Méthodes d’authentification de l’identité

• Exiger des expéditeurs qu’ils spécifient l’une des méthodes d’authentification autorisées pour les destinataires : activer
  
  • Vous souhaitez exiger des destinataires qu’ils s’identifient.

• Autoriser les méthodes d’authentification d’identité suivantes pour les destinataires : l’authentification téléphonique
  • La plupart des destinataires externes peuvent être amenés à avoir un téléphone qui prend en charge l’authentification par SMS.
  • En général, on ne sait pas si le destinataire possède un compte Acrobat Sign avec lequel il peut s’authentifier.

• Par défaut, utilisez la méthode d’authentification suivante : l’authentification téléphonique
  • Pour les raisons données ci-dessus.

• Autoriser les expéditeurs à modifier la méthode d’authentification par défaut : désactiver
  • Cela garantit une expérience cohérente pour les signataires.

Authentification d’identité pour les destinataires internes

• Autoriser différentes méthodes d’authentification d’identité pour les destinataires internes : activer (probable)
  • Activez cette option si les signataires internes disposent d’un compte Acrobat Sign.

• Autoriser les méthodes d’authentification d’identité suivantes pour les destinataires : authentification Acrobat Sign
  • L’authentification avec la connexion à Acrobat Sign est plus sûre que la solution par SMS.

• Par défaut, utiliser la méthode suivante : authentification Acrobat Sign

• Autoriser les expéditeurs à modifier la méthode d’authentification par défaut : désactiver

Activation et désactivation

L’accès à la page Paramètres Bio-Pharma est activé pour tous les comptes de niveau Grands comptes et Entreprises.

Tous les paramètres de la page Bio-Pharma peuvent être activés au niveau du compte par l’administrateur du compte Acrobat Sign.

Les paramètres au niveau du groupe sont autorisés et remplaceront les valeurs au niveau du compte.

Pour accéder aux options, accédez à : Compte > Paramètres du compte > Paramètres Bio-Pharma

Contacter l’assistance

Si vous avez d’autres questions, contactez l’assistance :

• Connectez-vous à votre compte Acrobat Sign avec l’e-mail d’administration du compte.
• Ouvrez la page d’aide en cliquant sur le symbole (?) dans le coin supérieur droit d’Acrobat Sign.
• Sélectionnez Contacter l’assistance.