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Ajout d’une copie de l’accord signé dans l’e-mail final aux destinataires

 

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Les administrateurs ont la possibilité de fournir une copie PDF d’un rapport d’audit signé à des participants internes et/ou externes une fois le processus de signature correctement terminé.

L’option permettant de joindre le PDF peut être configurée au niveau du compte et du groupe.  

Le PDF envoyé est joint directement à l’e-mail et est sécurisé avec le certificat de signature CDS Adobe Acrobat Sign pour s’assurer que le document est une copie certifiée conforme de l’original signé légalement sur le serveur Acrobat Sign.

Les administrateurs doivent tenir compte de la nature du contenu exposé/collecté dans leurs documents et évaluer les avantages/risques liés à la diffusion d’une copie de ce document par e-mail. Si les copies ne sont pas remises aux destinataires, un système permettant de fournir des copies du document signé à des signataires externes devrait être établi.

 

Remarque :

Joindre une copie PDF du document signé est un préalable indispensable pour activer la fonctionnalité permettant de joindre un rapport d’audit ou un fichier CSV des données collectées sur le document.  

PDF joint dans un e-mail

Options de configuration

Pour activer l’option permettant de joindre un PDF à l’e-mail final, accédez à Paramètres de compte > Paramètres généraux > Joindre une copie PDF du document signé aux e-mails envoyés à.

Les commandes permettent de limiter l’audience de diffusion :

  • Tous les destinataires : toutes les parties impliquées dans le processus d’accord recevront une copie du document.
  • Destinataires internes : seuls les participants internes à votre compte Acrobat Sign recevront le document.
    • Notez que les destinataires internes ont un accès direct pour télécharger une copie de l’accord d’origine sur la page Gérer de leur compte Acrobat Sign.
  • Destinataires externes : seuls les participants externes à votre compte Acrobat Sign recevront le document.
    • Notez que les destinataires externes n’ont généralement pas accès directement à l’accord sur le système Acrobat Sign. Les destinataires externes qui souhaitent obtenir une copie du document doivent contacter votre société.
  • Personne : le PDF n’est pas joint dans l’e-mail final.
Commandes PDF joint dans un e-mail