Conformité aux exigences du RGPD

Le règlement général sur la protection des données (RPGD) est une nouvelle loi de l’Union européenne concernant la protection de la vie privée qui harmonise et modernise les exigences en matière de protection des données.  Bien que nombreuses exigences ont été améliorées ou ajoutées, les grands principes fondamentaux restent les mêmes.  Les nouvelles règles offrent une définition extensive des données personnelles et s’appliquent à toutes les entreprises collectant des informations personnelles sur des particuliers au sein de l’UE.  Une partie du règlement stipule que les particuliers ont le droit de savoir quelles données personnelles sont collectées et de les faire supprimer sur demande, le cas échéant.

Aux fins du présent article, le terme Utilisateur désigne un membre d’une entreprise qui envoie des accords pour signature.  Le terme Signataire désigne une personne qui reçoit et signe ou refuse l’accord.  Un administrateur des informations personnelles est un administrateur de compte Acrobat Sign doté de droits spéciaux lui permettant de supprimer des informations personnelles du service à la demande d’un expéditeur ou d’un signataire.

L’unicité de l’utilisateur repose sur l’adresse électronique utilisée pour identifier la personne. Une personne disposant de plusieurs adresses électroniques peut avoir plusieurs ID utilisateur distincts dans le système.  Tous les contrôles du RGPD dans Acrobat Sign utilisent une adresse e-mail pour rechercher et gérer des informations personnelles.  Il n’y a aucune connexion entre les diverses adresses e-mail d’une même personne, un administrateur trouvera donc uniquement des données concernant l’adresse e-mail fournie.

Fonctionnalités prenant en charge le RGPD

Acrobat Sign offre des fonctionnalités pour aider les clients à se conformer au RGPD. Pour plus d’informations sur la façon dont Adobe protège votre vie privée, consultez la page www.adobe.com/fr/privacy.

En vertu du RGPD, les particuliers disposent de droits étendus pour demander l’accès, la correction et la suppression de leurs informations personnelles.

• Accès : un utilisateur/signataire peut directement accéder à la plupart de ses informations personnelles via l’interface utilisateur Acrobat Sign.  À l’heure actuelle, seule une petite quantité d’informations sur les activités n’est pas encore disponible.  Le titulaire d’un compte individuel devra contacter le bureau des informations personnelles d’Adobe via la page Adobe.com/fr/privacy pour demander l’accès à ces informations.  Un exemple de rapport est inclus plus bas dans cet article.
• Correction : toutes les informations personnelles collectées sur les utilisateurs ou les signataires sont disponibles via l’interface utilisateur.  Si des modifications s’imposent, l’Utilisateur ou le Signataire peut les apporter directement sans contacter Adobe ou leur administrateur.
• Suppression : il existe différentes actions qui dépendent du rôle joué dans la cérémonie de signature.  Un Utilisateur envoyant des accords doit effectuer une demande auprès de l’entreprise qui l’emploie.  Adobe ne peut pas participer à cette interaction et ne contrôle pas les données que l’employeur a collectées dans le cadre de ses activités.  Le processus de signature collecte un minimum d’informations sur le signataire lors de la cérémonie.  Cela comprend le nom, l’adresse électronique, l’adresse IP et, éventuellement, le numéro de téléphone et le mot de passe à usage unique (OTP).  Ces informations sont stockées avec l’accord et les signatures et sont contrôlées par l’entreprise qui a envoyé l’accord.  Si un Signataire souhaite plus de renseignements au sujet des informations personnelles collectées avec cet accord, il doit contacter l’Expéditeur de l’accord.  En tant que responsable du traitement de données, Adobe ne peut fournir aucune information au Signataire concernant l’accord ou l’entreprise qui le lui a envoyé.  Étant donné que toutes les informations sauvegardées au sujet du Signataire se trouvent dans l’Accord, la suppression de celui-ci supprime également les informations personnelles du Signataire.  Si l’Expéditeur accepte de supprimer les informations du Signataire, il peut alors utiliser le menu de confidentialité pour rechercher et supprimer les accords auxquels le Signataire a participé.

En ce qui concerne les outils Acrobat Sign, trois fonctionnalités sont en place :

• Journaux de niveau utilisateur : journal des différents événements (incluant des informations personnelles) déclenchés dans l’environnement Acrobat Sign
• Suppression d’un accord : les administrateurs des informations personnelles sont habilités à afficher et à supprimer tout accord créé par un utilisateur au sein de leur compte.
• Suppression d’utilisateurs : les administrateurs des informations personnelles sont habilités à supprimer n’importe quel utilisateur de leur compte.

Journaux de niveau utilisateur

Tout utilisateur peut effectuer une demande auprès du Centre de traitement des données personnelles d’Adobe afin d’obtenir le journal de ses activités dans le système Acrobat Sign contenant des informations privées.

Ces informations sont renvoyées sous la forme d’un fichier CSV contenant :

• la date de l’événement ;
• le type d’événement ;
• l’adresse IP à partir de laquelle l’événement a été déclenché.

Suppression des accords

Applicable uniquement aux accords envoyés par les utilisateurs sous l’autorité de l’administrateur des informations personnelles.

Lorsqu’un Signataire demande que ses informations soient supprimées du système Acrobat Sign, l’administrateur des informations personnelles du compte peut effectuer une recherche basée sur l’adresse e-mail de l’utilisateur et renvoyer tous les accords auxquels cette adresse e-mail a participé et qui ont été créés dans le compte de l’administrateur.

Si l’administrateur des informations personnelles estime que l’accord n’est plus nécessaire, il peut le supprimer totalement et définitivement du service.

Les destinataires qui contactent Acrobat Sign sont invités à consulter leur onglet Gérer et à contacter la société qui est à l’origine de la transaction dans le but de supprimer l’accord.

En tant que responsable du traitement des données du client, Acrobat Sign ne supprime jamais un accord à la demande d’un destinataire.

Suppression des utilisateurs

Applicable uniquement aux utilisateurs sous l’autorité de l’administrateur des informations personnelles.

Lorsqu’un employé demande que ses informations soient supprimées de vos systèmes, cet outil supprime complètement toutes les informations de l’utilisateur des serveurs Acrobat Sign. 

Les utilisateurs doivent effectuer cette demande directement auprès de l’administrateur des informations personnelles du compte. Seul l’administrateur des informations personnelles est habilité à supprimer des utilisateurs.

L’équipe d’assistance d’Acrobat Sign ne peut pas supprimer des utilisateurs d’un compte et, si elle en reçoit la demande, elle dirige l’utilisateur vers l’administrateur du compte.

Comment les utilisateurs peuvent-ils demander que leurs données soient supprimées d’Acrobat Sign ?

La suppression des informations personnelles du système Acrobat Sign nécessite que les actifs de l’utilisateur soient traités de façon adéquate.  Ce processus varie en fonction du type d’utilisateur/de compte concerné, qui peut être regroupé en quatre catégories :

Supprimer les informations d’un utilisateur

Pour supprimer un utilisateur du serveur Acrobat Sign, vous devez au préalable détenir l’autorité système sur cet ID utilisateur. Si l’utilisateur ne figure pas dans votre compte, vous n’avez aucune autorité pour le supprimer.

Pour déterminer si l’utilisateur se trouve sous votre autorité, procédez comme suit :

Supprimer les accords d’un utilisateur

Vérifiez que l’adresse électronique est correcte et que vous êtes sur le point de supprimer l’ID utilisateur approprié. 

Une fois l’ID utilisateur supprimé, il est impossible de le récupérer.

Supprimer les accords d’un utilisateur

Conformément au RGPD, les utilisateurs (en règle générale, les signataires) ont le droit de demander la suppression de tous documents contenant leurs informations personnelles des systèmes, à moins que ces informations ne soient encore nécessaires.

Dans le cas d’Acrobat Sign, cela signifie que l’utilisateur doit prendre contact avec la société pour laquelle il a signé des documents en vue de leur évaluation dans le système et de leur suppression si nécessaire.

Un administrateur des informations personnelles doit être nommé parmi les administrateurs de compte, afin de leur accorder le droit de consulter tous les accords et de les supprimer si besoin.

Le processus de conformité au RPGD est simple ; la décision de supprimer ou de conserver des accords incombe uniquement à l’administrateur des informations personnelles du compte.

Pour consulter et supprimer le contenu d’un utilisateur :

Désigner un administrateur en tant qu’administrateur des informations personnelles

L’accès à la page relative à la confidentialité est réservé aux administrateurs des informations personnelles. 

Seul l’utilisateur désigné comme tel peut utiliser cette fonction.

Pour désigner un administrateur des informations personnelles, procédez comme suit :

Centre de traitement des données personnelles d’Adobe

Toute demande d’action non prise en charge par les outils dans l’interface utilisateur, ou toute question relative à la conformité au RGPD, doivent être soumises au Centre de traitement des données personnelles d’Adobe.

Les agents d’assistance et de réussite n’ont pas accès aux outils permettant de supprimer du contenu des serveurs.