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Vereinbarungsaktivitätsprotokoll und Audit-Bericht

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Zuletzt aktualisiert am 12. August 2024

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Neue Funktionen

Erste Schritte

Verwaltung

Übersicht über die Admin Console
Benutzendenverwaltung
1. Benutzer hinzufügen
2. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
  1. Technikkonten – API-gesteuert
  2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
3. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
4. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
5. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
6. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
7. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
8. Benutzeridentitätstypen und SSO
9. Wechseln der Benutzeridentität
10. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
11. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
12. Produktprofile
13. Anmeldung
Konto-/Gruppeneinstellungen
1. Einstellungsübersicht
2. Globale Einstellungen
  1. Kontoebene und ID
  2. Neues Empfangserlebnis
  3. Workflows zum Selbstsignieren
  4. Massenversand
  5. Webformulare
  6. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
  7. Power Automate-Workflows
  8. Bibliotheksdokumente
  9. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
  10. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
  11. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung
  12. Einfügen eines Links in eine E-Mail
  13. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
  14. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
  15. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
  16. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
  17. Einzelne Dokumente herunterladen
  18. Signiertes Dokument hochladen
  19. Delegation für Benutzende in meinem Konto
  20. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
  21. Signaturberechtigung
  22. Sendeberechtigung
  23. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
  24. Festlegen einer Standardzeitzone
  25. Festlegen eines Standarddatumsformats
  26. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
    1. Upgrade zur Verwendung von UMG
  27. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
  28. Empfangende ersetzen
  29. Audit-Bericht
    1. Überblick
    2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
    3. Aufnehmen von Erinnerungen
    4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
    5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
  30. Transaktionsfußzeile
  31. In Produktbotschaften und Anleitungen
  32. Barrierefreie PDF-Dateien
  33. Neues Authoring-Erlebnis
  34. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
3. Kontoeinrichtung
  1. Logo hinzufügen
  2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
  3. Firmenname hinzufügen
  4. URL-Umleitung nach Abschluss der Vereinbarung
4. Signaturvorgaben
  1. Korrekt formatierte Signaturen
  2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
  3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
  4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
  5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
  6. Empfangende durch Formularfelder leiten
  7. Vereinbarungs-Workflow neu starten
  8. Signieren ablehnen
  9. Stempel-Workflows erlauben
  10. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
  11. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
  12. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
  13. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
  14. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
  15. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
5. Digitale Signaturen
  1. Überblick
  2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
  3. Signieren mit Cloud-Signaturen
  4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
  5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
6. Elektronische Siegel
7. Digital Identity
  1. Digital Identity Gateway
  2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
8. Berichteinstellungen
  1. Neues Berichtserlebnis
  2. Einstellungen für den klassischen Bericht
9. Sicherheitseinstellungen
  1. Einstellungen für Single Sign-on
  2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
  3. Richtlinien für Anmeldekennwort
  4. Stärke für Anmeldekennwort
  5. Dauer der Internet-Sitzung
  6. Art der PDF-Verschlüsselung
  7. API
  8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
  9. Erlaubte IP-Bereiche
  10. Kontofreigabe
  11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
  12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
  13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
  14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
  15. Dokumentkennwortstärke
  16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
  17. Telefonauthentifizierung
  18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
  19. Zulassen der Seitenextraktion
  20. Ablauf des Dokumentlinks
  21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
  22. Zeitstempel
10. Sendeeinstellungen
  1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
  2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
  3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
  4. Zulässige Empfangsrollen
  5. E-Witnesses zulassen
  6. Gruppen empfangender Personen
  7. CC-Parteien
  8. Vereinbarungszugriff der Empfangenden
  9. Erforderliche Felder
  10. Anhängen von Dokumenten
  11. Feldreduzierung
  12. Vereinbarungen bearbeiten
  13. Vereinbarungsname
  14. Sprachen
  15. Private Nachrichten
  16. Erlaubte Signaturarten
  17. Erinnerungen
  18. Kennwortschutz für signierte Dokumente
  19. Vereinbarungsbenachrichtigung absenden
  20. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
    1. Überblick
    2. Signierkennwort
    3. Einmalpasswort per E-Mail
    4. Acrobat Sign-Authentifizierung
    5. Telefonauthentifizierung
    6. Cloud-basierte digitale Signatur
    7. Wissensbasierte Authentifizierung
    8. Amtl. Lichtbildausweis
    9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
  21. Inhaltsschutz
  22. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
  23. Dokumentablauf
  24. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
  25. Signierreihenfolge
  26. Liquid Mode
  27. Optionen für selbstdefinierte Workflows
  28. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
  29. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
11. Nachrichtenvorlagen
12. Bio-Pharma-Einstellungen
  1. Überblick
  2. Authentifizierung der Identität verlangen
  3. Gründe für das Unterzeichnen
13. Workflow-Integration
14. Beglaubigungs-Einstellungen
15. Zahlungsintegration
16. Nachrichten für Unterzeichnende
17. SAML-Einstellungen
  1. SAML-Konfiguration
  2. Installieren des Active Directory Federation Service
  3. Installieren von Okta
  4. Installieren von OneLogin
  5. Installieren von Oracle Identity Federation
18. Datennutzungsrechte
19. Zeitstempel-Einstellungen
20. Externes Archiv
21. Kontosprachen
22. E-Mail-Einstellungen
  1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
  2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
  3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
  4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
  5. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
  6. E-Mail-Vorlagen anpassen
23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
Leitfaden für regulatorische Anforderungen
1. Barrierefreiheit
2. HIPAA
3. DSGVO
4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
6. IVES-Unterstützung
7. Archivieren von Vereinbarungen
8. Überlegungen zur EU/dem Vereinigten Königreich
Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
Anfordern deiner Domäne
Links „Missbrauch melden“

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

Empfangsoptionen
1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
Vereinbarungen senden
Erstellen von Feldern in Dokumenten
1. In-App-Authoring-Umgebung
2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
  1. AcroForm-Erstellung
  2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
4. Felder
5. Authoring-FAQ
Signieren von Vereinbarungen
Vereinbarungen verwalten
Audit-Bericht
Berichte und Datenexporte
1. Überblick
2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
3. Berichtsdiagramme
4. Datenexporte
5. Umbenennen eines Berichts/Exports
6. Duplizieren eines Berichts/Exports
7. Planen eines Berichts/Exports
8. Löschen eines Berichts/Exports
9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

Webformulare
Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen)
Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
Power Automate-Workflows
1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
2. Aktivieren der Power Automate-Integration
3. Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
4. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
5. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
6. Auslöser für Flows
7. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
8. Verwalten von Flows
9. Bearbeiten von Flows
10. Freigeben von Flows
11. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
12. Löschen von Flows
13. Nützliche Vorlagen
  1. Nur Administration
  2. Archivierung von Vereinbarungen
    1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
    2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
    4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
    5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
  3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
    1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
    2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
    4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
  4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
    1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
  5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
    1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
    2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
    3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
    4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
  6. Vereinbarungsgenerierung
    1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
    2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
    3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
Selbstdefinierte Sende-Workflows
Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
1. Freigeben von Benutzenden
2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

Acrobat Sign-Entwickler

Support und Fehlerbehebung

Übersicht

Jede Vereinbarung in Acrobat Sign durchläuft verschiedene sogenannte Meilensteine, die den Fortschritt der Transaktion definieren.

Diese Meilensteine umfassen Ereignisse wie die folgenden:

Dokumenterstellung
Änderungen an der gesendeten Transaktion
An Empfänger gesendete E-Mails
Von Empfängern angezeigte E-Mails
Delegierung der Empfängerautorität
Auf Vereinbarungen angewendete Unterschriften/Genehmigungen
Status „Abgeschlossen“, „Abgelehnt“ und „Abgebrochen“

Meilensteine werden in zwei Formaten aufgezeichnet, die ähnliche Inhalte aufweisen, aber unterschiedlichen Zwecken dienen:

Die Liste Aktivität bietet auf einen Blick eine Übersicht zum aktuellen Stand der Transaktion im Prozess in der Acrobat Sign-Anwendung.

Die Aktivitätsliste enthält die nötigsten Informationen und zeigt nur das Ereignis, den Benutzer/Empfänger (identifiziert durch die E-Mail-Adresse), der das Ereignis registriert hat, sowie Zeit-/Datumsstempel des Ereignisses an (angepasst an die Zeitzone des Benutzers basierend auf den lokalen Systemeinstellungen).
Jedes Ereignis, das das Dokument ändert (z. B. Änderungen, Empfängeraktionen), enthält einen Link, der das Dokument direkt nach dem entsprechenden Ereignis zeigt.
Die Aktivitätsliste umfasst die gesamte Transaktion. Dementsprechend werden möglicherweise Informationen angezeigt, die nicht im Audit-Bericht enthalten sind (diese befassen sich eher mit der Dokumentinteraktion).
- Wenn die Transaktion noch in Bearbeitung ist, wird unten in der Aktivitätsliste eine Liste der voraussichtlichen Empfänger angezeigt, die im Vereinbarungsarbeitsablauf verbleiben.
- Aufbewahrungs- und eVaulting-Ereignisse, die nach Abschluss des Dokuments stattfinden.

Die Aktivitätsliste ist ein Vereinbarungselement und wird durch explizite Aktionen, die Vereinbarungen entfernen (z. B. DSGVO), vernichtet. Wenn die Vereinbarung aus dem Benutzerkonto gelöscht wird, wird auch der Verlaufsinhalt für das entsprechende Element entfernt und kann nicht wiederhergestellt werden.

Audit-Berichte enthalten dieselben Vereinbarungsmeilensteine wie das Bedienfeld „Verlauf“, enthalten aber auch die Transaktions-ID des maßgeblichen Dokuments auf dem Acrobat Sign-Server.

Administratoren können optional die Erfassung von IP-Adressen ermöglichen, falls erforderlich.

Audit-Berichte sind als vertrauenswürdige Dokumente gedacht, die angeben, wie ein Dokument von seiner Erstellung bis zu seinem Abschluss bearbeitet wurde. Du kannst als PDF-Dateien gespeichert und nach Bedarf für interne Prozesse ausgedruckt werden.

Ein wichtiger Unterschied besteht darin, dass der Auditbericht alle Ereignisse anzeigt, die für die GMT-Zeitzone standardisiert sind. So werden Verwechslungen beim Überprüfen der Transaktionen von Nutzern in verschiedenen Zeitzonen vermieden.
- Die Aktivitätsliste wird dynamisch für den Benutzer generiert und zeigt alle Ereignisse in der Zeitzone des lokalen Systems des Benutzers an.
- Der Zeitstempel des sichtbaren Signaturfelds, das in die Vereinbarung eingebettet ist, gibt die Zeitzone des lokalen Systems des Unterzeichners zum Zeitpunkt der Unterzeichnung an. Der Zeitzonencode wird angegeben, um beim Anzeigen der PDF-Datei Kontext bereitzustellen.
Das Format für Zeitstempel ist auf JJJJ-MM-TT festgelegt.
Audit-Berichte werden unabhängig vom Vereinbarungsobjekt gespeichert, das auf der Registerkarte „Verwalten“ der Webanwendung angezeigt wird. Wenn du also ein Objekt von der Seite „Verwalten“ entfernst, wird der zugehörige Audit-Bericht nicht gelöscht.
- Wenn du die Transaktions-ID einer Vereinbarung kennst, kannst du über die Website auf den Audit-Bericht für diese Transaktion zugreifen: https://secure.echosign.com/verify (mit passenden Sicherheitseinstellungen)

Der Audit-Bericht bietet zwei Phasen:

Zwischenbericht: Während sich die Transaktion in Bearbeitung befindet, wird der Audit-Bericht aus den Ereignissen generiert, die zum Zeitpunkt der Anfrage für die Vereinbarung protokolliert wurden. Dieser Bericht ist also per Definition unvollständig und unterliegt Änderungen, wenn der nächste Empfänger ein protokolliertes Ereignis hinzufügt.

Zwischenberichte sind oben im Bericht deutlich als solche gekennzeichnet, damit sie in gespeicherter/ausgedruckter Form nicht mit finalen Dokumenten verwechselt werden.

Endgültiger Bericht: Sobald eine Vereinbarung einen Endstatus erreicht (unterzeichnet, abgebrochen, abgelehnt oder abgelaufen), wird der finale Audit-Bericht erstellt und gespeichert. Es können keine weiteren Ereignisse hinsichtlich der Transaktion (z. B. Aufbewahrung) zum Bericht hinzugefügt werden. Hierdurch wird ein vollständiger Bericht erstellt – mit sämtlichen Ereignissen, die zum Unterschreiben des Dokuments geführt haben, und sonst nichts.

Wähle nach der Anmeldung Verwalten > Status der Vereinbarung, die du anzeigen möchtest > Vereinbarungsname und dann im rechten Bereich die Option „Audit-Bericht herunterladen“ aus.

Melde dich bei Acrobat Sign an

Verwendung

Die Aktivitätsliste wird auf der Seite Verwalten angezeigt, wenn du unten in den Optionen auf der rechten Leiste auf den Link „Aktivität“ klicken:

Auf den Audit-Bericht kannst du über die Registerkarte Verwalten zugreifen.

Wähle die Vereinbarung aus und klicke auf Audit-Bericht herunterladen.

Konfiguration

Verfügbarkeit:

Das Aktivitätsprotokoll und die Audit-Berichte sind für alle Acrobat Sign-Konten verfügbar.

Konfigurationsumfang:

Das Aktivitätsprotokoll und die Audit-Berichte sind standardmäßig aktiviert und können nicht deaktiviert werden.

Viele Einstellungen beeinflussen die gemeldeten Ereignisse (und die verwendete Terminologie) in den Audit-Berichten. Wenn Ereignisse vorhanden sind, die deiner Meinung nach im Audit-Bericht enthalten sein sollten, frage deine*n Gruppen- oder Kontoadministrator*in, ob sie hinzugefügt werden können.

Es gibt vier Methoden, die den Zugriff auf den Audit-Bericht für Benutzende ermöglichen:

Audit-Bericht an die E-Mail Signiert und archiviert anhängen.
Audit-Bericht nach dem Download von der Verwaltungsseite an Dokumente anhängen.
Zugang zu Audit-Bericht über Transaktionsbestätigungsseite zulassen.
Aktuellen Audit-Bericht per API anhängen, wenn „getLatestDocument“ aufgerufen wird.

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