Die Adobe Acrobat Sign-Funktion „Obligatorische mobile Signaturerfassung“ ist für den Business- und den Enterprise-Servicelevel verfügbar.
Überblick
„Obligatorische mobile Signaturerfassung“ ist eine Option für den Signaturtyp, bei der der Empfänger die Unterschrift mit einer Telefonnummer (SMS) über ein Mobilgerät hinzufügen muss.
Da der Empfänger die Telefonnummer für das Mobilgerät bereitstellt, muss der Sender der Vereinbarung die Nummer nicht vorab kennen.
Der Empfänger zeichnet seine Unterschrift dann auf dem Mobilgerät oder lädt ein Bild von dem Gerät hoch.
Ist der Vorgang abgeschlossen, wird die Unterschrift zurück zur ursprünglichen Umgebung gesendet und auf die Vereinbarung angewendet.
Im Rahmen des Unterzeichnungsprozesses werden die letzten vier Stellen der Telefonnummer im Verlaufs-/Audit-Protokoll erfasst.
Und so funktioniert's
Die obligatorische mobile Signaturerfassung beeinflusst nur den Unterzeichnungsprozess.
Wenn ein Empfänger eine Unterschrift anwenden soll, wird ihm ein Dialogfeld angezeigt, in dem die Telefonnummer eines Mobilgeräts eintragen muss.
Der Empfänger gibt die Telefonnummer ein und klickt auf Senden. Hierdurch wird Acrobat Sign signalisiert, den Link an die bereitgestellte Telefonnummer zu senden:
Der SMS-Dienst versucht zu erkennen, ob es sich bei der angegebenen Nummer um eine Festnetznummer handelt, was beim Versuch, die Signatur zu senden, einen Fehler auslösen würde.
Wenn eine potenziell problematische Telefonnummer erkannt wird, wird die folgende Fehlermeldung zurückgegeben, damit der Benutzer die eingegebene Nummer überprüfen kann.
Der Benutzer hat dann die Möglichkeit, die Nachricht an die definierte Nummer zu senden oder den Prozess abzubrechen:
Der bereitgestellte Link kann nur einmal verwendet werden und läuft nach fünf Minuten ab.
Nach Ablauf der fünf Minuten kann jederzeit ein neuer Link gesendet werden.
Wenn der Empfänger auf den Link klickt, öffnet sich das Signaturbedienfeld mit den verschiedenen Unterzeichnungsoptionen.
Sowohl Zeichnen als auch Bilder werden unterstützt.
Nachdem der Empfänger seine Unterschrift gezeichnet oder ein Bild hochgeladen hat, klickt er auf Fertig.
Die Unterschrift wird zurück an die ursprüngliche Dokumentenumgebung gesendet, wo sie angewendet und die Vereinbarung normal abgeschlossen wird.
Der Bereich „Verlauf“ auf der Registerkarte „Verwalten“ zeigt den Remote-Unterzeichnungsprozess sowie die Gerätenummer (teilweise maskiert) an, über die die Unterschrift erfasst wurde.
Auch der Audit-Bericht zeigt deutlich die Erfassung und das Gerät.
Konfigurationsoptionen
Derzeit gibt es neben der (De-)Aktivierung keine konfigurierbaren Optionen.
Aktivierung oder Deaktivierung
Die obligatorische mobile Signaturerfassung muss zunächst in der Benutzeroberfläche für Kontoadministratoren zur Verfügung gestellt werden. Wenden Sie sich hierzu an Ihren Success Manager oder Ihr Acrobat Sign-Supportteam.
Ist die Funktion „Obligatorische mobile Signaturerfassung“ verfügbar, kann sie vom Acrobat Sign-Kontoadministrator auf Kontoebene aktiviert werden.
Einstellungen auf Gruppenebene sind zulässig und überschreiben die Werte auf Kontoebene.
Um diese Funktion zu aktivieren, melden Sie sich als Kontoadministrator an und öffnen Sie: Konto > Kontoeinstellungen > Signaturvorgaben > Zusätzliche Einstellungen.
Sender müssen bestehende Prozesse nicht anpassen.
Die Einstellungen beeinflussen nur, wie Empfänger ihre Unterschrift hinzufügen.
Da die Signaturbedienfeld-Option zum Zeitpunkt der Unterzeichnung aufgerufen wird, sind alle Vereinbarungen mit ausstehenden Unterschriften von der Änderung betroffen.
Zu berücksichtigende Punkte...
- Durch Aktivierung der obligatorischen mobilen Signaturerfassung wird die bestehende Einstellung Empfängern erlauben, zu signieren und ihre Initialen anzugeben durch überschrieben.
- Per Tastatur eingegebene Unterschriften sind nicht zulässig.
- Unterschriften per Zeichnen und Bild sind aktiviert.
- Workflows mit digitalen Unterschriften sind erlaubt.
- Die Aktivierung der obligatorischen mobilen Signaturerfassung wirkt sich in Echtzeit auf alle bestehenden Vereinbarungen aus: All diese Vereinbarungen übernehmen den obligatorischen mobilen Unterzeichnungsprozess.
- Dies gilt für alle Unterzeichner: die internen wie auch die externen.
- Unterzeichner, die bereits ein Mobilgerät nutzen, wenn der Unterzeichnungsprozess gestartet wird, müssen dennoch den SMS-Prozess durchlaufen, um die Unterschrift zu erfassen.
- Wenn in Ihrem Konto die Option Stempel-Arbeitsabläufe erlauben aktiviert ist, erfordern auch Stempelfelder den SMS-Prozess, jedoch können hierbei nur Bilder hochgeladen werden.
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