Guide d'utilisation

Groupes de destinataires réutilisables

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Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout, modification et examen d’utilisateurs actifs
      1. Vérification des utilisateurs actifs dans l’onglet Utilisateurs
      2. Ajout d’un utilisateur
      3. Ajout d’utilisateurs en masse
      4. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
      5. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
      6. Migration d’utilisateurs entre les organisations Admin Console
    2. Authentification unique dans Admin Console
    3. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
      1. Comptes techniques - Pilotés par API
      2. Comptes de service - Pilotés manuellement
    4. Examen des utilisateurs qui n’ont pas terminé la vérification
    5. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    6. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    7. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    8. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    9. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    10. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    11. Changement d’identité d’utilisateur
    12. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    13. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    14. Profils de produit
    15. Expérience de connexion 
  3. Gestion des groupes
    1. Vue d’ensemble des groupes
    2. Créer un groupe
    3. Modifier les paramètres de groupe
    4. Modifier un nom de groupe
    5. Ajout d’utilisateurs à un groupe
    6. Supprimer un groupe
  4. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Nouvelle expérience pour les destinataires
      3. Workflows de signature automatique
      4. Envoi en masse
      5. Formulaires web
      6. Workflows d’envoi personnalisés
      7. Workflows Power Automate
      8. Documents de bibliothèque
      9. Collecte des données de formulaire avec les accords
      10. Visibilité limitée de documents
      11. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe 
      12. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      13. Insertion d’une image dans l’e-mail
      14. Fichiers joints à un e-mail nommés
      15. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      16. Fusion de plusieurs documents en un seul
      17. Téléchargement de documents individuels
      18. Chargement d’un document signé
      19. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      20. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      21. Autorisation de signature
      22. Autorisation d’envoi
      23. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      24. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      25. Définition d’un format de date par défaut
      26. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      27. Autorisations d’administrateur de groupe
      28. Remplacement du destinataire
      29. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      30. Pied de page de la transaction
      31. Dans les messages et les conseils sur les produits
      32. PDF accessibles
      33. Workflows PDF/A
      34. Client du secteur de la santé
      35. Nouvelle expérience de Demande de signature
      36. Nouvelle expérience de workflow personnalisé
      37. Nouvelle expérience de création de modèle
    3. Configuration du compte / Paramètres de la marque
      1. Présentation
      2. Ajout d’un logo
      3. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société  
      4. Ajout du nom de l’entreprise
      5. Redirection d’URL une fois l’accord complété
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Redémarrage du workflow de l’accord
      8. Refus de signer
      9. Autorisation des processus avec tampons
      10. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      11. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      12. Affichage des messages lors de la signature électronique
      13. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      14. Adresse IP des signataires requise
      15. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
      16. Application de la mise à l’échelle de signature à main levée adaptative
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Configuration des signatures numériques en masse
      5. Exiger des signatures numériques par destinataire
      6. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
      7. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
      1. Passerelle d’identités numériques
      2. Politique de vérification d’identité
    8. Paramètres de rapport
      1. Activer les rapports classiques
      2. Nouvelle expérience de rapport
      3. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Expériences de création d’accords
      3. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      4. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      5. Rôles autorisés du destinataire
      6. Autorisation des témoins électroniques
      7. Configuration de la signature en personne
      8. Autoriser la signature en personne
      9. Groupes de destinataires
      10. En copie
      11. Champs requis
      12. Ajout de documents en pièces jointes
      13. Aplatissement du champ
      14. Modification des accords
      15. Suppression de destinataires des accords en cours
      16. Nom de l’accord
      17. Langues
      18. Messages privés
      19. Types de signature autorisés
      20. Rappels
      21. Protection par mot de passe des documents signés
      22. Envoi d’une notification d’accord par
      23. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Authentification fondée sur les connaissances
        4. Authentification téléphonique
        5. Authentification par WhatsApp
        6. Mot de passe à usage unique par e-mail
        7. Authentification Acrobat Sign
        8. Signatures numériques basées sur le cloud
        9. Authentification d’identités numériques
        10. Pièce d’identité officielle
        11. Rapports d’identité des signataires
      24. Remplissage de champs de formulaire avec des données d’identité vérifiées
      25. Protection du contenu
      26. Activation des transactions Notarize
      27. Expiration du document
      28. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      29. Ordre de signature
      30. M’ajouter
      31. Envoyer uniquement aux destinataires internes
      32. Télécharger le lien de l’accord
      33. Bordures des champs de formulaire
      34. Liquid Mode
      35. Commandes de workflow personnalisé
      36. Options de chargement pour la page de signature électronique
      37. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
      38. Limiter l’accès aux accords partagés
    11. Modèles de message
      1. Présentation des modèles de message
      2. Création de nouveaux modèles de message
      3. Modification des modèles de message
      4. Suppression de modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
      1. Vue d’ensemble de la gouvernance des données
      2. Configurer les règles de rétention
      3. Gestion des règles de rétention    
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Activation des notifications sans lien
      6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  5. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Supprimer un utilisateur
      3. Supprimer les accords d’un utilisateur    
    4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    5. Clients du secteur de la santé
    6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    7. Accords « placés dans le coffre »
    8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  6. Téléchargement d’accords en masse
  7. Dépôt de votre domaine 
  8. Liens Signaler un abus
  9. Exigences et limites système
    1. Configuration requise
    2. Limites des transactions

Profil utilisateur et fonctionnalités configurables

  1. Carnet d’adresses
    1. Présentation
    2. Suppression d’e-mails du carnet d’adresses
    3. Groupes de destinataires réutilisables

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Options du destinataire
    1. Annulation d’un rappel par e-mail
    2. Options de la page de signature électronique
      1. Vue d’ensemble de la page de signature électronique
      2. Ouverture d’un accord pour le lire sans champs
      3. Refus de signer un accord
      4. Délégation de l’autorité de signature
      5. Redémarrage de l’accord
      6. Téléchargement d’un PDF de l’accord
      7. Affichage de l’historique de l’accord
      8. Affichage des messages de l’accord
      9. Conversion d’une signature électronique en signature manuscrite
      10. Conversion d’une signature manuscrite en signature électronique 
      11. Navigation dans les champs de formulaire
      12. Effacement des données des champs de formulaire
      13. Agrandissement de la page de signature électronique et navigation dans la page
      14. Modification de la langue utilisée dans les outils et informations de l’accord
      15. Consultation des informations juridiques
      16. Réglage des préférences d’Acrobat Sign en matière de cookies
  2. Envoyer les accords  
    1. Page Envoyer (Composition)
      1. Présentation des points de repère et des fonctionnalités
      2. Sélecteur de groupe
      3. Ajout de fichiers et de modèles
      4. Nom de l’accord
      5. Message global
      6. Échéance
      7. Rappels
      8. Protection du PDF par mot de passe
      9. Type de signature
      10. Localisation du destinataire
      11. Ordre/flux de signature des destinataires
      12. Rôles du destinataire
      13. Authentification du destinataire
      14. Message privé pour le destinataire
      15. Accès du destinataire à l’accord
      16. Parties en copie
      17. Contrôle d’identité
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Rédiger un accord en personne
    6. Ordre de signature des destinataires
    7. Envoi en masse
      1. Vue d’ensemble de la fonction Envoi en masse
      2. Envoi en masse : configuration d’un modèle parent
      3. Envoi en masse : configuration du fichier CSV
      4. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      5. Ajout de rappels à Envoyer en masse
      6. Rapports pour Envoyer en masse
  3. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectation des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
      1. Présentation des balises de texte
      2. Balises de texte - Principes de base et syntaxe
      3. Balises de texte - Types de champs pris en charge
      4. Balises de texte - Exemples
      5. Balises de texte - Comportements avancés
      6. Balises de texte - Champs calculés
      7. Balises de texte - Dépannage
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Champs Signature électronique
        3. Champ Paraphe
        4. Champ Nom du destinataire
        5. Champ E-mail du destinataire
        6. Champ Date de signature
        7. Champ Texte
        8. Champ Date
        9. Champ Nombre
        10. Case à cocher
        11. Groupe de cases à cocher
        12. Bouton radio
        13. Menu déroulant
        14. Superposition de lien
        15. Champ Paiement
        16. Pièce jointe
        17. Tampon Participation
        18. Numéro de transaction
        19. Image
        20. Société
        21. Titre
        22. Tampon
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations des champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés 
      7. Formulaires vérifiés
    5. FAQ sur la création
  4. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
    4. Organiser une signature en personne
  5. Gérer les accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Copie d’un accord
    3. Accords de délégation
    4. Remplacement des destinataires
    5. Limitation de la visibilité des documents 
    6. Annulation d’un accord 
    7. Création de nouveaux rappels
    8. Vérification des rappels
    9. Annulation d’un rappel
    10. Accès aux flux Power Automate
    11. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
    12. Actions en masse
      1. Masquage de plusieurs accords
      2. Signer numériquement plusieurs accords
  6. Rapport d’audit
  7. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données 
      1. Création d’une exportation de données
      2. Export des données de formulaires web
      3. Modification d’une exportation de données
      4. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      5. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web 
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script 
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque) 
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Gestion des modèles partagés
  4. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  5. Workflows Power Automate 
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Actions contextuelles sur la page Gérer
    4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    5. Création d’un flux (exemples)
    6. Déclencheurs utilisés pour les flux
    7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    8. Gestion des flux
    9. Modification des flux
    10. Partage des flux
    11. Désactivation ou activation des flux
    12. Suppression des flux
    13. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  6. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  7. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2. Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint 
  4. Autres intégrations
    1. Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Clés d’intégration
    1. Vue d’ensemble des clés d’intégration
    2. Obtenir l’accès
    3. Création d’une clé
    4. Récupérer une clé
    5. Révoquer une clé

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST 
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API    
  2. Webhooks 
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API
  3. Sandbox
    1. Présentation de l’environnement Sandbox
    2. Association des environnements Sandbox et Production
    3. Types de ressources Sandbox

Assistance et dépannage

  1. Ressources pour le Service clientèle 
  2. Ressources pour le succès client de grands comptes 

Présentation

Les Groupes de destinataires réutilisables permettent aux utilisateurs de créer des groupes de destinataires permanents qui peuvent être utilisés lors de la création d’un accord sur la page Envoyer ou lors de la conception d’un workflow d’envoi personnalisé dans le Concepteur de workflows personnalisés.

Ces groupes de destinataires peuvent être créés en utilisant jusqu’à 100 adresses e-mail de destinataires et stockés en tant que groupes de destinataires privés. Ils peuvent également être créés pour être gérés (possédés) au niveau du groupe ou du compte (en fonction du niveau d’autorité du créateur).

Remarque :

les Groupes de destinataires doivent être activés pour que l’option permettant de les utiliser soit affichée sur la page Envoyer.

Utilisation

Les groupes de destinataires réutilisables peuvent être créés et partagés en fonction du niveau d’autorité de l’utilisateur dans l’environnement Acrobat Sign :

  • Les utilisateurs autres que des administrateurs peuvent uniquement créer des groupes de destinataires privés (gérés par l’utilisateur) qu’ils sont les seuls à pouvoir utiliser.
  • Les administrateurs de groupe peuvent créer des groupes de destinataires privés ou non qui peuvent être gérés par des groupes individuels relevant de leur autorité. 
  • Les administrateurs de compte peuvent créer des groupes de destinataires privés, des groupes de destinataires gérés par des groupes individuels et des groupes de destinataires gérés par un compte, afin qu’ils soient disponibles pour tous les groupes.
Remarque :

Les groupes de destinataires gérés par un groupe ne peuvent être associés qu’à un seul groupe. La relation est strictement de type un à un.

Les groupes de destinataires gérés par un compte incluent toujours tous les groupes. Il n’existe aucune méthode permettant d’exclure un ou plusieurs groupes.

Une fois qu’un groupe de destinataires est créé et enregistré, il peut être utilisé lors de la création d’un accord et lors de la conception (ou de la modification) d’un workflow d’envoi personnalisé.

En raison de conflits de droits de propriété entre le groupe de destinataires et le modèle de workflow, il convient de se rappeler certaines limitations :

  • Un workflow personnalisé accessible à un compte entier ne peut utiliser que des groupes de destinataires gérés par le compte.
  • Un workflow personnalisé accessible à un groupe entier peut utiliser des groupes de destinataires gérés par le groupe et un compte.
  • Un workflow personnalisé accessible à un utilisateur individuel peut utiliser des groupes de destinataires gérés par l’utilisateur, un groupe et un compte.

Ajout de groupes de destinataires réutilisables à vos accords :

  1. Accédez à la page Envoyer.

  2. Sélectionnez le lien Ajouter un groupe de destinataires dans le coin supérieur droit de la liste des destinataires.

  3. Dans le champ Saisissez un nom de groupe du groupe de destinataires, commencez à saisir le nom du groupe que vous souhaitez inclure.

    Le carnet d’adresses présente tous les groupes existants qui correspondent à votre saisie. Gardez à l’esprit que les groupes de destinataires réutilisables ont des portées d’autorisation qui accordent l’accès à un utilisateur (ou le lui refusent). Si vous ne voyez pas le groupe souhaité, vérifiez que l’utilisateur est inclus dans la portée du groupe de destinataires.

  4. Sélectionnez le groupe dans la liste du carnet d’adresses.

    S’il n’y a aucun groupe de destinataires réutilisable approprié, vous pouvez utiliser un nom de groupe unique et y ajouter manuellement des destinataires membres.

  5. Une fois qu’un groupe de destinataires réutilisable est sélectionné, la liste des destinataires membres est insérée, permettant une configuration individuelle de la méthode d’authentification.

    Deux images du groupe de destinataires sur la page Envoyer, l’une avec le nom du groupe partiellement saisi, affichant les options du carnet d’adresses, et l’autre affichant la liste des destinataires membres

    Remarque :

    Les noms ou adresses e-mail des destinataires membres d’un groupe de destinataires réutilisable ne peuvent pas être modifiés lorsqu’ils sont insérés en tant que destinataires. Seule la méthode d’authentification peut être modifiée.

  1. Ouvrez le workflow.

  2. Accédez à la section Destinataires.

  3. Sélectionnez le destinataire pour ouvrir la configuration associée.

  4. Sélectionnez le bouton Ajouter un groupe de destinataires ainsi que le groupe de destinataires à appliquer.

    Remarque :

    Si le groupe de destinataires que vous souhaitez utiliser n’est pas disponible, cochez la case Qui peut utiliser ce workflow dans la section Informations sur le workflow du modèle de workflow.

  5. Sélectionnez le bouton Ajouter pour insérer le groupe de destinataires.

    Vue de la section Destinataires du Concepteur de workflows personnalisés avec le destinataire ouvert et le bouton Ajouter un groupe de destinataires en surbrillance

    Une fois le groupe de destinataires ajouté, le panneau de configuration des destinataires est mis à jour pour afficher le nom du groupe de destinataires installé.

    Pour supprimer le groupe de destinataires installé, sélectionnez l’icône Supprimer à droite de son nom.

    Exemple d’un destinataire avec un groupe de destinataires installé et en surbrillance

Configuration

Disponibilité :

Les groupes de destinataires réutilisables sont disponibles uniquement pour la formule de licence Acrobat Sign Solutions.

Portée de la configuration :

Cette fonctionnalité est activée par défaut pour tous les utilisateurs des comptes sous licence Acrobat Sign Solutions.

Pour accéder à cette fonctionnalité, sélectionnez l’icône de votre avatar dans le coin supérieur droit de la fenêtre, choisissez l’option Paramètres du profil dans le menu, puis l’onglet Carnet d’adresses dans le volet gauche des options.

Création d’un groupe de destinataires réutilisable

  1. Accédez à l’option Carnet d’adresses de la section Profil.

    Page Groupe de destinataires avec le menu d’avatar ouvert, mettant en surbrillance l’option Paramètres du profil et le menu Carnet d’adresses

  2. Sélectionnez le bouton Ajouter un groupe de destinataires.

    Page du groupe de destinataires vide avec le bouton Ajouter un groupe de destinataires en surbrillance

  3. Configurez le groupe de destinataires avec les éléments suivants :

    • Nom du groupe de destinataires : nom affiché et pouvant faire l’objet de recherches lors de la sélection d’un groupe de destinataires dans le Concepteur de workflows personnalisés.
    • Propriétaire de ce groupe : objet qui possède le groupe de destinataires après son enregistrement. Les options disponibles dépendent du niveau d’autorité de l’utilisateur qui crée le groupe.
      • Les utilisateurs autres que des administrateurs ne voient que l’option Vous uniquement.
      • Les administrateurs de groupe voient l’option Vous uniquement et une liste des groupes pour lesquels ils disposent de l’autorité d’administration.
      • Les administrateurs de compte voient l’option Vous uniquement, l’option Toute l’organisation et une liste de tous les groupes du compte.
    Remarque :

    Le propriétaire du groupe ne peut pas être modifié une fois le groupe enregistré.

    Panneau de configuration développé affichant toutes les options d’un administrateur de compte

  4. Une fois le groupe de destinataires enregistré, la page d’appartenance au groupe s’affiche, indiquant qu’il ne comporte pas encore de membres.

    Pour ajouter des membres au groupe, sélectionnez le bouton Ajouter un membre, puis saisissez les adresses e-mail qui doivent être incluses dans le groupe de destinataires.

    Page du groupe de destinataires vide avec le panneau Ajouter un membre du groupe affiché

    Remarque :

    les membres ajoutés au groupe de destinataires ne doivent pas nécessairement être des utilisateurs de votre compte ni des destinataires de votre carnet d’adresses. Toute adresse e-mail est valide.

  5. Lorsque tous les destinataires sont ajoutés, la page Groupe de destinataires affiche :

    • le nom du groupe de destinataires ;
    • le propriétaire du groupe de destinataires ;
    • la date de la dernière modification ;
    • la liste des membres du groupe.
    Groupe de destinataires entièrement configuré

    Les utilisateurs individuels peuvent être supprimés en sélectionnant les points de suspension à droite du nom du destinataire.

Recherche de groupes de destinataires réutilisables

La fonctionnalité de recherche de destinataires permet de rechercher le nom d’un groupe de destinataires ou l’adresse e-mail d’un destinataire membre.

Une fois qu’une valeur est saisie dans la barre de recherche, les résultats sont renvoyés. Par défaut, tous les résultats sont renvoyés, mais vous pouvez les filtrer par nom de groupe ou par adresse e-mail de l’utilisateur, selon ce que vous recherchez.

Résultat de la recherche avec toutes les options affichées.

Remarque :

la chaîne de recherche ne correspond qu’au premier caractère. Les correspondances trouvées au milieu de la chaîne ne sont pas renvoyées. Par exemple, vous ne pouvez pas rechercher le domaine de messagerie (caseyjones.dom) et obtenir des résultats.

  1. Accédez à Carnet d’adresses > Groupes de destinataires.

  2. Dans le champ de recherche, saisissez la première partie du nom du groupe que vous recherchez et sélectionnez Entrée.

  3. La liste des groupes de destinataires correspondant à la valeur Nom du groupe saisie est renvoyée :

    Page de recherche avec l’option Groupe sélectionnée et les groupes renvoyés affichés

  4. Sélectionnez le bouton Nom du groupe.

  5. Sélectionnez le groupe. Il s’ouvre automatiquement pour permettre la modification du groupe et des membres.

    Page de modification du groupe de destinataires affichant les deux menus permettant de modifier ou de supprimer le groupe ou des membres.

  1. Accédez à Carnet d’adresses > Groupes de destinataires.

  2. Dans le champ de recherche, saisissez l’adresse e-mail complète du membre que vous recherchez et sélectionnez Entrée.

  3. Sélectionnez le bouton Membre individuel.

  4. La liste des groupes de destinataires contenant un ou plusieurs Membres individuels correspondant à la chaîne de recherche est renvoyée :

    Page de recherche avec l’option Membre individuel et les groupes renvoyés contenant le membre affichés

  5. Sélectionnez le groupe. Il s’ouvre automatiquement pour permettre la modification du groupe et des membres.

    Page de modification du groupe de destinataires affichant les deux menus permettant de modifier ou de supprimer le groupe ou des membres.

Ce qu’il faut savoir

Pour supprimer les membres individuels du groupe, sélectionnez les points de suspension à droite de leur nom, puis l’option Supprimer.

Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez Supprimer.

foo

Pour modifier le nom du groupe de destinataires, sélectionnez les points de suspension en regard du bouton Ajouter un membre, puis l’option Modifier les paramètres.

Modifiez le nom et sélectionnez Enregistrer.

foo

Pour supprimer le groupe de destinataires, sélectionnez les points de suspension en regard du bouton Ajouter un membre, puis l’option Supprimer le groupe de destinataires.

Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez Supprimer.

foo

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