Panoramica

Questo documento illustra ai clienti di Workday i passaggi necessari per integrare Adobe Sign nel titolare di Workday. Il documento è una guida all'installazione e non un manuale di formazione completo per Workday.

Per utilizzare Adobe Sign in Workday è necessario essere in grado di creare e modificare elementi di Workday quali: framework di processi aziendali, installazione e configurazione del titolare, creazione di report e integrazione di Workday Studio.

I principali passaggi per completare l'integrazione sono:

  • Attivazione dell'account amministrativo in Adobe Sign (solo per i nuovi clienti)
  • Configurazione di un gruppo in Adobe Sign per ottenere l'utente/la chiave di integrazione di Workday
  • Attivazione/verifica delle impostazione di verifica contattando il supporto di Adobe Sign
  • Creazione di una chiave di integrazione in Adobe Sign
  • Installazione della chiave di integrazione nel titolare di Workday

Attivazione dell'account Adobe Sign

I clienti esistenti con account confermati possono saltare al passaggio Configurazione di Adobe Sign per Workday.

Un esperto delle procedure di on-boarding di Adobe Sign fornirà un account per Workday (in Adobe Sign) ai nuovi utenti di Adobe Sign che non hanno ancora effettuato l'accesso. Una volta completata la procedura, riceverai un'e-mail di conferma:

Immagine dell'e-mail di benvenuto da Adobe Sign

Seguendo le indicazioni riportate nell'e-mail, potrai inizializzare il tuo account e verrai indirizzato al dashboard di Adobe Sign.

Pagina del dashboard di Adobe Sign

Configurazione di Adobe Sign per Workday

Per configurare Adobe Sign per Workday, è necessario creare due oggetti dedicati nel sistema di Adobe Sign:

  • Un gruppo di Workday
    Per abilitare la funzionalità di integrazione, è necessario un gruppo Workday all'interno dell'account Adobe Sign. Il gruppo di Adobe Sign viene utilizzato per controllare esclusivamente l'uso di Workday da parte di Adobe Sign. Altri potenziali usi (Salesforce.com, Arriba ecc.) non saranno influenzati.
    Esempio: le notifiche tramite e-mail per il gruppo di Workday vengono eliminate e gli utenti di Workday ricevono le notifiche solo all'interno della posta in arrivo di Workday.

  • Un utente che esegua l'autenticazione e detenga la chiave di integrazione
    All'interno del gruppo deve essere presente un solo amministratore a livello di gruppo.  Questo è l'utente con privilegi che detiene la chiave di integrazione. Si consiglia di fornire un indirizzo e-mail professionale (ma reale), ad esempio HR@MyDomain.com. Utilizzare un indirizzo e-mail professionale anziché personale consente di ridurre il rischio che l'utente venga disabilitato in futuro, disabilitando di conseguenza anche l'integrazione.

Creazione di un utente e di un gruppo in Adobe Sign

Per creare un utente in Adobe Sign:

  • Accedere ad Adobe Sign come amministratore dell'account.
  • Accedere ad Account > Utenti.
  • Fare clic sul simbolo + (più) racchiuso in un cerchio per creare un nuovo utente.
Immagine del percorso di navigazione per creare un nuovo utente

Verrà visualizzata una finestra pop-up in cui inserire i dettagli sul nuovo utente:

  • Immetti un indirizzo e-mail professionale a cui hai accesso.
    • L'utente sarà il detentore della chiave di integrazione.
    • L'indirizzo e-mail deve essere un indirizzo effettivo per la verifica.
  • Immetti un valore valido per il nome e il cognome.
  • Seleziona [Crea un nuovo gruppo per questo utente] dall'elenco a discesa Gruppo utenti.
  • Inserisci un nome intuitivo in Nome nuovo gruppo, ad esempio "Workday".
  • Fai clic su Salva.
Riquadro Crea un utente

La finestra pop-up verrà chiusa e verrai reindirizzato alla pagina Utenti.  Il nuovo utente verrà visualizzato con lo stato CREATO.

Schermata del nuovo utente creato

Lo stato "Creato" indica che l'indirizzo e-mail dell'utente non è stato ancora verificato.

  • Effettua l'accesso alla casella e-mail del nuovo utente.
  • Individua l'e-mail "Benvenuto in Adobe Sign".
  • Fai clic sull'indicazione Fai clic qui per impostare la tua password.
  • Imposta la password.
    • In seguito a questa azione lo stato dell'utente passerà ad ATTIVO.
Immagine del nuovo utente attivato

Definizione dell'utente per l'autenticazione

Per promuovere il nuovo utente nel gruppo di Workday:

  • Accedi alla pagina Utenti (se non vi sei già).
  • Fai doppio clic sull'utente nel gruppo di Workday.
    • Verrà aperta la pagina di modifica delle autorizzazioni utente.
  • Seleziona la casella L'utente è l'amministratore di un gruppo.
  • Fai clic su Salva.
Immagine del riquadro delle proprietà che mostra come definire un amministratore per il gruppo.

Verifica delle impostazioni con il supporto di Adobe Sign

Per abilitare le funzioni di integrazione, è necessario che il supporto di Adobe Sign configuri il gruppo e l'utente amministrativo nell'ambiente di Adobe Sign. Se sei un cliente esistente con un account confermato, puoi contattare il tuo Success Manager per assicurarti che l'operazione sia stata completata.

 

I nuovi utenti a cui non è ancora stato assegnato un Success Manager possono contattare direttamente il supporto per verificare che l'account sia completamente configurato:

  • Apri un ticket con il supporto di Adobe Sign.
  • Specifica:
    • il nome del gruppo che hai creato;
    • l'indirizzo e-mail dell'amministratore del gruppo di Workday.
  • Richiedi:
    • la verifica che il gruppo e l'utente siano configurati per l'accesso a Workday.

Creazione di una chiave di integrazione

Una volta ricevuta la conferma che il gruppo e l'utente sono abilitati correttamente, l'amministratore a livello di gruppo dispone dei diritti per generare i Token di accesso (chiavi di integrazione).

Per le nuove installazioni è necessario generare una chiave di integrazione in Adobe Sign e quindi inserirla in Workday. La chiave autentica il collegamento e abilita la condivisione tra gli ambienti Adobe Sign e Workday. 

Per generare una chiave di integrazione in Adobe Sign:

  • Accedi all'account amministratore a livello di gruppo di Adobe Sign.
  • Passa ad Account > Preferenze personali > Token di accesso
  • Fai clic sull'icona con il simbolo più (+) racchiuso in un cerchio sul lato destro della finestra.
Percorso di navigazione per la pagina Token di accesso

Verrà aperta l'interfaccia Crea chiave di integrazione:

Fornisci un nome intuitivo per la chiave (ad esempio Workday).

È necessario che i seguenti elementi della chiave di integrazione siano abilitati:

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
Riquadro Crea chiave di integrazione
  • Una volta configurata la chiave, fai clic su Salva.

 

Viene visualizzata la pagina Token di accesso in cui sono riportate la/e chiave/i definita/e per il tuo account.

  • Fai clic sulla definizione della chiave creata per Workday.
    • Il collegamento Chiave di integrazione viene visualizzato sopra la descrizione.
  • Fai clic sul collegamento Chiave di integrazione.
Collegamento Chiave di integrazione

Verrà visualizzata la chiave di integrazione.

  • Copia la chiave e salvala in un luogo sicuro per il passaggio successivo.
  • Fai clic su OK.
Chiave di integrazione

Configurazione del titolare di Workday

Installazione della chiave di integrazione

L'installazione della chiave di integrazione nel titolare di Workday consente di stabilire l'affidabilità del collegamento con Adobe Sign. Una volta stabilito il collegamento, per ogni processo aziendale è possibile aggiungere il passaggio Rivedi documento che consente di abilitare il processo di firma.

 

Nota: Adobe Sign è indicato come "Adobe Document Cloud" nell'ambiente di Workday.

 

Per installare la chiave di integrazione:

  • Accedi a Workday come amministratore di account.
  • Cerca Modifica configurazione titolare - Processi di business.

 

Verrà aperta la pagina Modifica configurazione titolare - Processi di business.  Sono disponibili quattro campi relativi all'integrazione di Adobe Sign:

Accettazione di Adobe Document Cloud - Testo di accettazione non modificabile sull'integrazione.

Chiave API di Adobe Document Cloud - Percorso di installazione della chiave di integrazione.

Indirizzo e-mail mittente di Adobe Document Cloud - Indirizzo e-mail dell'amministratore a livello di gruppo in Adobe Sign.

Rimuovi documenti in attesa di firma elettronica se il documento viene cancellato - Configurazione facoltativa che consente di rimuovere i documenti dal ciclo di firma in caso di cancellazione di un documento in Workday.

Pagina Modifica configurazione titolare - Processi di business

Completamento dell'installazione:

  • Incolla la chiave di integrazione nel campo Chiave di integrazione API di Adobe Document Cloud
  • Inserisci l'indirizzo e-mail dell'amministratore a livello di gruppo (creato in Adobe Sign) nel campo Indirizzo e-mail mittente di Adobe Document Cloud.
  • Fai clic su OK.
Campi di input per la chiave di integrazione e l'indirizzo e-mail del detentore della chiave

È ora possibile usufruire della funzionalità Adobe Sign per qualsiasi processo aziendale aggiungendo un passaggio di revisione del documento e configurando per quest'ultimo il tipo di firma elettronica eSign by Adobe (Firma elettronica Adobe).

Configurazione del passaggio Rivedi documento

Il documento da sottoporre alla procedura Rivedi documento può essere un documento statico, un documento creato tramite un passaggio Generate Document (Genera documento) all'interno dello stesso processo aziendale o un report formattato creato con Workday Report Designer. Per ognuno dei casi riportati è possibile usufruire dei tag di testo di Adobe per controllare l'aspetto e la posizione di specifici componenti di Adobe Sign. È necessario specificare l'origine del documento nella definizione del processo aziendale. Non è possibile caricare un documento ad hoc durante l'esecuzione del processo aziendale.

Una caratteristica esclusiva dell'utilizzo di Adobe Sign con una procedura Rivedi documento è la possibilità di disporre di gruppi di firmatari serializzati. Ciò consente di specificare gruppi basati su ruoli per la firma in sequenza. I gruppi di firma paralleli non sono supportati.

Per assistenza durante la configurazione del passaggio Rivedi documento, consulta la seguente Guida introduttiva:
https://helpx.adobe.com/it/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Supporto

Supporto di Workday

Workday è il responsabile del processo di integrazione e deve essere considerato come il principale riferimento di contatto per domande relative a integrazione, richieste di funzionalità o problemi nelle operazioni quotidiane dell'integrazione.

La comunità di Workday offre una serie di utili articoli su come risolvere i problemi relativi all'integrazione e alla generazione di documenti:

Risoluzione di problemi relativi alle integrazioni di firma elettronica

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Passaggio Rivedi documenti
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Generazione di documenti dinamici

https://community.workday.com/node/176443

Suggerimenti per la configurazione relativa alla generazione di documenti di offerta

https://community.workday.com/node/183242

Supporto di Adobe Sign

In quanto partner dell'integrazione, è necessario contattare il supporto di Adobe Sign se l'integrazione non è in grado di ottenere firme o se si verificano problemi di notifica delle firme in sospeso.

I clienti Adobe Sign possono contattare il proprio Customer Success Manager (CSM) per ricevere assistenza. In alternativa, è possibile rivolgersi al supporto tecnico di Adobe telefonando al numero 1-866-318-4100 e digitando 4 in seguito all'elenco dei prodotti, quindi 2 (quando richiesto).

Aggiunta di tag di testo Adobe ai documenti
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Esempi e configurazione dell'opzione Rivedi documento
https://helpx.adobe.com/it/sign/help/Workday_Quick_Start.html

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