Acrobat Sign for Salesforce: configurare il pacchetto

Panoramica

Ti diamo il benvenuto nella guida completa alla configurazione del pacchetto “Acrobat Sign for Salesforce”. Questo documento fornisce istruzioni dettagliate per configurare perfettamente e migliorare l’integrazione tra Adobe Acrobat Sign e Salesforce. Sfruttando le potenti funzionalità di entrambe le piattaforme, puoi ottimizzare i processi di firma dei documenti e migliorare la produttività.

Adobe Acrobat Sign offre un’ampia gamma di opzioni di configurazione facoltative che possono migliorare la tua esperienza di firma elettronica. Per ulteriori informazioni, fai riferimento ai seguenti argomenti:

• Controllo degli accessi ad Adobe Acrobat Sign
• Abilitare le impostazioni di Salesforce
• Passare all’ambiente Sandbox di Acrobat Sign
• Aggiungere l’oggetto “Accordi” ai layout di pagina
• Abilitare i ruoli di delegante per i destinatari
• Aggiungere gli accordi ad altri oggetti Salesforce
• Abilitare i metodi avanzati di autenticazione dell’identità
  • In Acrobat Sign
  • Per ciascun destinatario in Acrobat Sign
  • In Salesforce
  • Per i destinatari interni in Salesforce
• Concessione dell’accesso a profili aggiuntivi
• Aggiornare l’indirizzo e-mail o password
• Abilitare/disabilitare la raccolta di analisi (solo per commercial cloud)

Per informazioni sulle configurazioni facoltative e utili, consulta la Guida alla configurazione avanzata.

Controllo degli accessi ad Adobe Acrobat Sign

Gli oggetti personalizzati inclusi nel pacchetto Adobe Acrobat Sign per Salesforce hanno un livello di accesso predefinito “Privato” a livello di organizzazione. Questa impostazione predefinita viene implementata per garantire il rispetto delle linee guida di Salesforce sulla sicurezza e mantenere livelli di sicurezza adeguati.

In qualità di amministratore, è essenziale leggere e comprendere a fondo la Condivisione del livello di record e altri modelli di autorizzazione di Salesforce.

Se le tue esigenze aziendali richiedono un ambiente meno restrittivo, hai la possibilità di apportare modifiche. Ecco come fare:

1. Passa a Configurazione > Sicurezza > Impostazioni di condivisione.
2. Modifica l’autorizzazione di condivisione per gli oggetti in base alle tue esigenze, impostandola su Lettura/scrittura pubblica se necessario.
3. Seleziona Salva.

Modificando gli oggetti in accesso “pubblico”, tutti gli utenti autenticati possono visualizzare e modificare i record. Tuttavia, invece di modificare l’impostazione predefinita a livello di organizzazione, consigliamo di utilizzare altri meccanismi quali la gerarchia dei ruoli, i gruppi, le autorizzazioni dei profili e i set di autorizzazioni per ottenere il controllo degli accessi desiderato.

Questi metodi alternativi offrono un controllo più preciso sull’accesso ai record, garantendo un ambiente ben strutturato e sicuro all’interno dell’istanza Salesforce.

Abilitare le impostazioni di Salesforce

Le impostazioni seguenti non sono specifiche per l’applicazione Acrobat Sign for Salesforce, ma ne indicano le risorse utilizzate:

• Applicazione vulnerabile ad attacchi clickjacking
• Attributo HttpOnly non impostato su cookie sensibili
• HTTPS Strict Transport Security (HSTS) non applicato
  

È importante notare che qualsiasi modifica apportata a queste impostazioni avrà un impatto sull’intera organizzazione, incluse le altre applicazioni installate nell’organizzazione, nonché il codice personalizzato. Di conseguenza, Adobe Acrobat Sign non desidera sovrascrivere le impostazioni configurate dall’amministratore.

Tuttavia, si consiglia vivamente di abilitare queste impostazioni per i seguenti motivi:

Collegare all’ambiente Sandbox di Acrobat Sign

Il pacchetto Acrobat Sign for Salesforce è stato aggiornato per includere il supporto per l’ambiente Sandbox di Acrobat Sign. Questo miglioramento consente agli amministratori di verificare le configurazioni di pacchetti e flussi di lavoro prima di distribuirli in produzione.

Se la tua organizzazione non riesce ad accedere alla Sandbox di Acrobat Sign, contatta il tuo Customer Success Manager.

Per collegarti all’ambiente Sandbox di Acrobat Sign:

Aggiungere l’oggetto ”Accordi” ai layout di pagina

Puoi migliorare l’usabilità di Adobe Acrobat Sign aggiungendo l’oggetto Accordo ai layout di pagina. Gli utenti devono interagire con l’oggetto Accordi soprattutto quando inviano documenti per la firma.

Abilitare i ruoli di delegante per i destinatari

I ruoli Delegante sono ruoli segnaposto per le situazioni in cui si sa che un utente dovrà interagire con un accordo, ma al momento dell’invio dell’accordo non è possibile determinare chi sarà tale persona.  Il delegante non deve intervenire direttamente sull’accordo, pertanto non vi sono campi a lui disponibili alla ricezione del documento.  Una volta che l’accordo è stato delegato, il delegato avrà accesso completo a tutti i campi designati a concedergli accesso.

Sono disponibili opzioni Delegante per i cinque ruoli standard (firmatario, approvatore, accettore, compilatore e destinatario certificato).

Per abilitare i ruoli di delegante:

Aggiungere “Accordi” ad altri oggetti Salesforce

Puoi associare gli accordi Adobe Acrobat Sign a oggetti Salesforce di tua scelta (oggetti standard o personalizzati). In questo modo è possibile creare accordi collegati a tali oggetti e visualizzare tutti gli accordi correlati nella pagina relativa.

Per associare gli accordi a un oggetto, segui i passaggi riportati di seguito:

Abilitare i metodi avanzati di autenticazione dell’identità

Legalmente, eseguire l’autenticazione a un account e-mail (e quindi all’URL di firma dell’indirizzo e-mail) è sufficiente per acquisire una firma vincolante. Tuttavia, in molti casi, è richiesto un’autenticazione a due fattori per l’identità del firmatario.

Adobe Acrobat Sign offre i seguenti metodi di verifica dell’identità a due fattori (gli utenti con sede negli Stati Uniti hanno cinque opzioni se è inclusa l’autenticazione basata su conoscenza):

• Password(abilitato per impostazione predefinita): i destinatari immettono una password per visualizzare e firmare l’accordo. La password deve essere comunicata separatamente ai destinatari. Metodo abilitato per impostazione predefinita
• Autenticazione telefonica: i destinatari ricevono un messaggio di testo (SMS) o una telefonata automatizzati con il codice richiesto. Ha un costo per transazione. Questa impostazione è disabilitata per impostazione predefinita.
• Autenticazione con documento di identità: i destinatari inviano un’immagine del passaporto o documento di identità/patente di guida.Ha un costo per transazione. Questa impostazione è disabilitata per impostazione predefinita e deve essere abilitata dal Success Manager nel sistema Acrobat Sign.
• Autenticazione basata su conoscenza: i destinatari rispondono ad alcune domande prelevate da database accessibili pubblicamente per verificarne l’identità. Ha un costo per transazione. Questa impostazione è applicabile solo per gli utenti con sede negli Stati Uniti ed è disabilitata per impostazione predefinita.

È possibile applicare lo stesso metodo di autenticazione a tutti i firmatari o impostare una verifica per destinatario.

È possibile anche specificare metodi di autenticazione diversi per i destinatari interni (il cui indirizzo e-mail è incluso nell’account Acrobat Sign) e per i destinatari esterni (il cui indirizzo e-mail non è incluso nell’account Acrobat Sign).

Nota: dal momento che l'autenticazione basata su conoscenza, l’autenticazione tramite telefono e quella tramite documento di identità comportano un costo per transazione, dovrebbero essere abilitate solo se il contratto ne consente l’utilizzo.

Concessione dell’accesso a profili aggiuntivi

Durante l’installazione, puoi autorizzare gli amministratori solo all’accesso ad Adobe Acrobat Sign for Salesforce.

Per estendere l’accesso a ulteriori profili utente, consulta Adobe Acrobat Sign for Salesforce: concessione dell’accesso al profilo.

Aggiornare l’indirizzo e-mail o password

Modificare la password dell’account amministratore

Se il nome utente o la password di Salesforce vengono modificati per l’account collegato ad Adobe Acrobat Sign per l’organizzazione Salesforce, ricorda di aggiornarlo per permettere agli aggiornamenti di stato di continuare a funzionare correttamente per gli accordi nell’organizzazione.

1. Passa alla pagina Amministratore Adobe Acrobat Sign e seleziona Abilita aggiornamenti di stato automatici.
2. Seleziona Abilita.
3. Quando richiesto, consenti l’accesso ad Adobe Acrobat Sign.

Aggiornare gli indirizzi e-mail utente in Adobe Acrobat Sign

Se all’indirizzo e-mail di un utente nell’organizzazione Salesforce viene apportata una modifica, l’indirizzo e-mail di quell’utente deve essere modificato anche in Adobe Acrobat Sign.

Gli utenti di Acrobat Sign possono modificare i propri indirizzi e-mail. Scopri come modificare l’indirizzo e-mail in Acrobat Sign.

Gli amministratori degli account di Acrobat Sign possono anche modificare gli indirizzi e-mail degli utenti utilizzando la funzione di aggiornamento in modalità collettiva. Scopri come effettuare aggiornamenti in modalità collettiva in in Acrobat Sign.

Abilitare/disabilitare la raccolta di analisi (solo per commercial cloud)

È stata aggiunta un’impostazione di analisi opzionale per consentire ad Adobe Acrobat Sign di raccogliere dati sull’utilizzo al fine di migliorare il prodotto. Questi dati vengono utilizzati solo a livello di sviluppo e non per scopi di marketing.

Nota:

• l’impostazione di analisi è abilitata per impostazione predefinita per la maggior parte dei clienti.
  
• L'impostazione di analisi è disabilitata per impostazione predefinita per i clienti che vivono in Canada e nell’Unione Europea.
• Per disattivare o attivare questa impostazione, fai clic sul collegamento Impostazioni di analisi nella scheda Amministrazione Adobe Acrobat Sign.
• Solo gli utenti di Commercial Cloud possono disattivare o attivare l’impostazione di analisi. La funzionalità non è disponibile per Government Cloud.