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Guida utente di Adobe Acrobat Sign per Veeva Vault

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Questo documento è stato progettato per aiutare i clienti di Veeva Vault a imparare a utilizzare l’integrazione di Adobe Acrobat Sign per Veeva Vault per inviare un accordo.

Panoramica

L’integrazione di Adobe Acrobat Sign con Veeva Vault facilita il processo di raccolta della firma o di approvazione di qualsiasi documentazione che richieda firme legali o un’elaborazione dei documenti verificabile.

Il processo generale di invio dei documenti per la firma è simile all’invio di un’e-mail, quindi è facile da adottare per la maggior parte degli utenti.

L'integrazione di Adobe Acrobat Sign con Veeva Vault semplifica e velocizza i flussi di lavoro basati su documenti e firme. Utilizzando il flusso di lavoro di integrazione, è possibile:

  • Risparmiare tempo e risorse dedicate a posta ordinaria, posta celere o fax.
  • Inviare contratti per la firma elettronica o l’approvazione da Veeva Vault, accedere alla cronologia dei contratti in tempo reale e visualizzare i contratti salvati.
  • Monitorare le operazioni in tempo reale all’interno dell’organizzazione e ricevere aggiornamenti quando gli accordi vengono visualizzati, firmati, annullati o rifiutati.
  • Utilizzare eSign in più di 20 lingue e supportare il servizio di risposta via fax in più di 50 località in tutto il mondo.
  • Creare modelli di accordo riutilizzabili per le opzioni di invio.

Inviare un accordo con Adobe Acrobat Sign per Veeva Vault

Per inviare un accordo utilizzando Adobe Acrobat Sign per Veeva:

  1. Vai alla Pagina di accesso di Veeva Vault e immetti il nome utente e la password. Viene visualizzata la pagina Homee di Vault, come mostrato di seguito.

    vault-home

  2. Seleziona la scheda Libreria e, nell’angolo in alto a destra, seleziona Crea.

    create-library

  3. Seleziona Carica e continua.

  4. Carica qualsiasi documento dall’unità locale.

  5. Nella finestra di dialogo visualizzata, seleziona Tipo come Clinico quindi, se richiesti, seleziona un Sottotipo e una Classificazione.

    choose-document-type

  6. Per chiudere la finestra di dialogo, seleziona Ok.

  7. Seleziona Avanti.

  8. Nella finestra visualizzata, compila tutti i campi obbligatori nella sezione dei metadati e seleziona Salva.

    metadata-details

  9. Crea un documento di prova nello stato Bozza, come mostrato di seguito.

    document-draft

  10. Dall’angolo in alto a destra, seleziona il menu a discesa icona di un ingranaggio e seleziona Avvia revisione.

    start-review

  11. Seleziona RevisoreScadenza revisione.

  12. Seleziona Avvia. Modifica lo stato del documento in IN REVISIONE.

    in-review

  13. Completa l’attività assegnata per conto dei revisori. Al termine, lo stato del documento viene modificato in REVISIONATO.

    reviewed-status

  14. Seleziona il menu a discesa icona di un ingranaggio e seleziona Adobe Sign.

    select-adobe-sign

  15. Se la funzione UMG (Utenti in più gruppi) è abilitata nell’account di Adobe Acrobat Sign e il mittente appartiene a più gruppi, viene visualizzata una finestra di dialogo come illustrato di seguito. Nella finestra di dialogo, seleziona il gruppo e quindi Avanti.

    umg-dialog

  16. Nella finestra iFrame visualizzata in Vault, immetti l’indirizzo e-mail del destinatario e seleziona Avanti.

    iframe

    Nota: se non esiste un account utente Adobe Acrobat Sign per l’e-mail del mittente, nella finestra iFrame viene visualizzato un messaggio, come illustrato di seguito. Inoltre, invia all’utente un’e-mail con le istruzioni per attivare l’account.

    iFrame-registration-message

    iFrame-confirm-email

    Tuttavia, se la funzione Auto Provision Sign Users (Provisioning automatico per utenti Sign) è disattivata, la creazione dell’utente di Adobe Acrobat Sign non riesce e nella finestra iFrame viene visualizzato un messaggio che richiede all’utente di contattare l’amministratore dell’account di Adobe Acrobat Sign. L’amministratore dell’account di Adobe Acrobat Sign può effettuare una delle seguenti operazioni:

    • Abilitare la proprietà Auto Provision Sign User (Provisioning automatico degli utenti Sign) per l’account.
    • Creare l’utente in Adobe Acrobat Sign prima di utilizzare l’integrazione con Adobe Acrobat Sign per Veeva Vault.
    iFrame-contact-administrator

  17. Una volta elaborato il documento, trascina i campi Firma dal pannello a destra e seleziona Invia.

    add-signature-fields

  18. Invia il documento ai destinatari per la firma. Dopo che il destinatario ha ricevuto l’e-mail con il documento, lo stato del documento cambia da Revisionato a Firma di Adobe.

    in-adobe-signing

  19. Una volta che tutte le firme sono state acquisite e completate in Adobe Acrobat Sign, lo stato del documento in Vault cambia in Approvato.

  20. Seleziona l’opzione File documento ed espandi la proprietà Rappresentazioni in Vault. Una volta che il documento è in stato Approvato, viene creata automaticamente una Rappresentazione denominata “Rappresentazione di Adobe Sign”.

    document-files

  21. Scarica la Rappresnetazione Adobe Sign per la convalida della firma del destinatario.

    verify-signature

Annullare un accordo con Adobe Acrobat Sign per Veeva Vault

  1. Vai alla Pagina di accesso di Veeva Vault e immetti il nome utente e la password.
    Viene visualizzata la pagina Home di Vault, come mostrato di seguito.

    vault-home

  2. Seleziona la scheda Libreria e quindi seleziona il documento.
    Lo stato del documento può essere: In bozza di Adobe Sign, In authoring di Adobe Sign o In firma di Adobe.

    document-adobe-sign-authoring

  3. Seleziona Annulla Adobe Sign.

    cancel-document

    Attiva l’azione Web e carica la finestra iFrame in Vault.

    cancelled-document

    Lo stato del documento cambia automaticamente in Revisione.

    cancel-reviewed

    Dopo che lo stato del documento è stato cambiato in Revisione, puoi inviarlo nuovamente per la firma.

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