Automatizzare i processi dei contratti

Automatizzare i processi dei contratti

Un processo di contratto aziendale è un sistema di passaggi interconnessi con varie fasi a partire dall’avvio di un accordo fino ad arrivare ai passaggi finali della sua conclusione. Le attività coinvolte durante le diverse fasi di un contratto sono fondamentali per la gestione del contratto, ma invece di tenere traccia manualmente di ogni attività, è possibile automatizzare queste attività configurando i flussi su Adobe Acrobat Sign for Salesforce.

I processi vengono creati secondo un flusso logico e contengono un evento Trigger, almeno una Condizione e almeno un’Azione che possono verificarsi in tempo reale e/o come evento pianificato.

Adobe Acrobat Sign for Salesforce supporta i due tipi di azioni seguenti: Aggiornamento record e Azione Apex.

Scopri come :

• Configurare i flussi con l’opzione “Aggiornamento record” come tipo di azione.
• Configurare i flussi con "Azione Apex" come tipo di azione.

Configurare i flussi con Aggiornamento record

Nel flussi di Saleforce è possibile utilizzare il tipo di azione Aggiornamento record per impostare il campo di elenco a discesa Azioni in background sul record dell’accordo per richiamare un’azione.

Adobe Acrobat Sign consente di creare un nuovo processo che viene attivato in base agli eventi di modifica del record e successivamente richiamare un’azione nell’accordo di Adobe Acrobat Sign correlato. È possibile controllare quando verrà eseguita l’azione (ovvero dopo quale aggiornamento di campo sul record primario) e quali accordi correlati vengono selezionati per l’azione.

Il tipo di azione Aggiornamento record supporta le seguenti azioni: Invia, Annulla, Elimina, Promemoria e Aggiorna.

È possibile creare flussi di azioni di Aggiornamento record per gli accordi Adobe Acrobat Sign, come illustrato di seguito.

L'elemento di avvio del flusso “Aggiornamento record” definisce quando il flusso automatizzato viene attivato per iniziare. Nella finestra di dialogo Configura Avvio, assicurati di specificare l’oggetto Salesforce i cui record devono attivare il flusso, impostare quando deve essere attivato il flusso e le condizioni di immissione per uno o più campi.

L’azione in background Aggiornamento record imposta un’azione in background per aggiornare i record selezionati che soddisfano la condizione.Per modificare un’azione in background Aggiornamento record, puoi selezionare l’azione Aggiorna record e quindi selezionare Modifica elemento.

Nella finestra di dialogo Modifica aggiornamento record:

1. Scegli come desideri che il flusso trovi i record. Per aggiornare tutti i record relativi al record Opportunità, ad esempio, seleziona Aggiorna i record relativi al record di opportunità che ha attivato il flusso e quindi fornisci l’ID del record in Seleziona record correlati.
   
   Nota: L’ID del record deve contenere lo spazio dei nomi “echosign_dev1”. L’oggetto echosign_dev1 è associato agli oggetti Salesforce comuni, ad esempio Account o Opportunità. Se gli accordi sono correlati a un oggetto personalizzato, tale nome sarà univoco per l’organizzazione.
2. Imposta le condizioni del filtro in base alle tue esigenze.
3. Specifica l’azione in background assegnando un valore per il campo “echosign_dev1_Background_Action_c”.
4. Seleziona Fine.

Configurare i flussi con l’azione Apex

È possibile utilizzare il tipo di azione Apex nei flussi Salesforce per richiamare un metodo richiamabile incluso nel pacchetto gestito per eseguire l’azione corrispondente.

Puoi creare un nuovo processo che viene attivato in base agli eventi di modifica del record e quindi richiamare un’azione in un accordo di Adobe Acrobat Sign correlato.

L’azione Apex supporta le seguenti azioni: Invia, Annulla, Elimina, Promemoria, Aggiorna e Carica (modello).

Adobe Acrobat Sign fornisce le seguenti azioni richiamabili configurate per i flussi di azione Apex:

• Annulla accordo [AgreementCancelInvocableAction]
• Elimina accordo [AgreementDeleteInvocableAction]
  
• Carica modello di accordo [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
• Invia accordo [AgreementSendInvocableAction]
• Invia promemoria accordo [AgreementRemindInvocableAction]
• Aggiorna accordo [AgreementUpdateInvocableAction]

Puoi creare flussi di azioni Apex per gli accordi di Adobe Acrobat Sign, come mostrato di seguito.

L’elemento Avvio viene configurato per un oggetto Salesforce i cui record devono attivare il flusso quando gli accordi vengono creati, aggiornati o eliminati. Puoi configurare il trigger del flusso e impostare le condizioni di immissione. Ad esempio, il flusso di azione Apex riportato di seguito è configurato per attivarsi quando un record viene aggiornato a condizione che la fase dell’Accordo sia Negoziazione/Revisione.

L’elemento Assegnazione definisce le variabili di runtime del modello di accordo. È necessario creare una nuova risorsa “Variabile” che memorizza i valori da utilizzare durante il flusso. Nell’elemento Assegnazione, è possibile selezionare la variabile e impostare i valori mediante un operatore appropriato.

È possibile impostare più valori per una variabile. Ad esempio, imposta la variabile per scegliere i valori per ID destinatario e ID allegato utilizzando l’operatore Aggiungi: 

myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA

Affinché una variabile accetti più valori, assicurati di abilitare l’opzione “Consenti più valori (raccolta)” nelle impostazioni della risorsa Variabile. Per verificare o modificare le impostazioni della variabile:

1. Seleziona  per aprire il Toolbox.
2. In Variabili raccolta, seleziona la variabile che desideri verificare o modificare.
3. Nella finestra di dialogo Modifica variabile, verifica le impostazioni.
4. Per modificare le impostazioni delle variabili, seleziona
5. Nella finestra di dialogo Modifica variabile, modifica le impostazioni in base alle esigenze e seleziona Fine.

L’elemento Azione Apex definisce i valori di inserimento per il flusso dell’accordo, come mostrato di seguito.

• Nel campo ID del modello di accordo, devi fornire l’ID del modello per il modello di accordo per il quale desideri impostare il flusso. 
• Nelle Variabili di runtime del modello di accordo, è necessario immettere la variabile definita utilizzando l’elemento Assegnazione precedente.

Nota: il campo delle Variabili di runtime del modello di accordo non accetta più valori. Un tentativo di immettere più valori in un formato separato da virgole può causare un errore nel flusso.

• Nel campo Elaborazione asincrona, puoi impostare il valore come true o false.
• Nel campo ID del record primario, immetti l’ID del record primario.

I flussi di azioni Apex offrono le seguenti funzionalità:

• Supporto delle azioni pianificate.
• Supporto dell’invio automatico per i modelli di accordo, ovvero gli accordi possono essere generati e inviati automaticamente.
• Tutte le azioni possono accettare più richieste in una singola chiamata.
• Eventuali eccezioni vengono rilevate e memorizzate nel record dei risultati e registrate come errore nel registro di debug Apex per evitare che blocchino l’esecuzione del processo.
• Il parametro della funzione Carica modello (Elaborazione asincrona) verifica se l’elaborazione del modello avviene in modalità sincrona o asincrona. Il chiamante deve specificare se il caricamento del modello deve essere eseguito in modalità sincrona o asincrona.
  • Il processo predefinito viene eseguito in modalità sincrona. La maggior parte dei processi richiede la modalità sincrona..
  • Se è abilitato l’invio automatico, il processo deve essere in modalità sincrona.
  • Un processo asincrono significativo può essere il caricamento di un documento libreria di Adobe Acrobat Sign.

I flussi di azioni Apex presentano le seguenti limitazioni:

• La combinazione di modelli con Invio automatico e documenti libreria di Adobe Sign non è supportata a causa di una limitazione presente in Salesforce per cui un thread non può avviare un altro thread.
  
• Per tutti i parametri passati nell’azione richiamabile, è possibile fare riferimento solo ai campi principali. Non è possibile intraprendere azioni su accordi secondari di un record primario.
• Non sono supportate azioni che restituiscono un valore, ad esempio ottenere informazioni sul documento o un URL di firma.