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Panoramica
Il sistema dei flussi di lavoro in Microsoft Dynamics consente di creare una stringa altamente personalizzabile di oggetti correlati per automatizzare i processi all’interno dell’ambiente Dynamics.Questi processi possono essere attivati manualmente da un utente o configurati per l’attivazione quando si verificano eventi definiti.
Questo documento illustra e spiega gli oggetti Adobe Acrobat Sign aggiunti nella versione 7 di Adobe Acrobat Sign per il pacchetto MS Dynamics CRM.
Non intende essere una spiegazione dettagliata del sistema dei flussi di lavoro personalizzati all’interno di Dynamics.
Adobe Acrobat Sign per MS Dynamics CRM supporta la creazione di flussi di lavoro personalizzati nel pacchetto di installazione della versione 7 solo per la soluzione 365 CRM.
Questo pacchetto contiene:
- Sette Attività: le azioni distinte che possono essere utilizzate per creare processi personalizzati
- Due Azioni, pronte per l’uso “predefinito” Eccellenti processi riutilizzabili per flussi di lavoro multipli
- Un flusso di lavoro è un esempio funzionale (nello stato Bozza) che invia automaticamente un accordo quando un’Opportunità è impostata su “Vinta”
La versione precedente di Dynamics (2011/2013/2016) non è supportata dalla versione 7 del pacchetto Adobe Acrobat Sign.
Prima di creare un flusso di lavoro, è necessario conoscere a fondo il modulo da firmare e il numero/ordine dei destinatari da includere nel processo di firma.
Sono disponibili più opzioni che consentono di modificare l’ordine di firma, in genere inserendo un destinatario nella posizione del primo destinatario e spostando gli altri destinatari del gruppo verso il basso.
Attività
Le Attività sono gli elementi costitutivi delle Azioni e del Flusso di lavoro, ognuna delle quali definisce un’attività distinta che può ricevere input da attività o eventi precedenti e generare output per le attività successive.
Concatenare una serie di Attività insieme crea un’Azione oppure un Flusso di lavoro.
Esistono sette Attività disponibili in Adobe Acrobat Sign:
I campi:
Nome accordo: il nome dell’accordo come deve essere visualizzato nei messaggi e-mail inviati ai destinatari e a cui viene fatto riferimento in tutto l’ambiente Dynamics
Messaggio accordo: il messaggio globale aggiunto alle notifiche e-mail inviate ai destinatari
Tipo firma: definisce il flusso di firma richiesto da Adobe Acrobat Sign. Sono disponibili due opzioni:
- FIRMA ELETTRONICA: utilizza firme elettroniche, apposte interamente tramite una sessione con connessione web.I destinatari possono utilizzare piattaforme desktop o mobili per apporre la firma
- MANUALE: viene utilizzata quando è richiesta una firma fisica. Il processo chiede al destinatario di stampare il file, firmare fisicamente il documento, digitalizzarlo, salvarlo in formato PDF e caricarlo nuovamente nel sistema
Imposta la password per aprire il PDF firmato: un campo facoltativo che accetta la stringa della password che viene apposta al documento firmato finale. La visualizzazione del PDF firmato richiede sempre la password
Giorni alla scadenza dell’accordo: qualsiasi valore immesso in questo campo indica quanti giorni rimangono per firmare l’accordo dopo la sua creazione. Tutti i destinatari devono completare la propria parte del processo di firma prima della scadenza del timer o dell’annullamento dell’accordo
Opzioni firma mittente: regola il flusso di firma del destinatario in termini di mittente. Esistono quattro opzioni:
- Non firmo: se il mittente non deve firmare semplicemente perché è il mittente
- Ricorda che il mittente può essere aggiunto come destinatario tramite altri metodi, ad esempio una ricerca
- Firmo per primo: inserisce il mittente dell’accordo nel gruppo dei destinatari come primo firmatario
- Firmo per ultimo: inserisce il mittente dell’accordo nel gruppo dei destinatari come ultimo firmatario
- Firmo solo io: per i processi in cui solo il mittente appone una firma. Ad esempio, per le richieste di ferie
Le Opzioni firma mittente influiscono direttamente sull’ordine di firma dell’ accordo e ignorano il valore dell’ordine dei destinatari definito nelle attività AddRecipient.
Se è stato definito un destinatario con un valore dell’Ordine destinatari pari a 1, quindi è stata configurata l’attività CreateAccount per inserire il mittente come primo firmatario (Firmo per primo), di conseguenza i valori dell’ordine dei destinatari verranno spinti verso il basso dal punto di vista funzionale.
1 verrà considerato come 2 e sarà consentito l’accesso solo ai campi signer2.
2 saranno trattati come 3 e così via.
Firma di persona: utilizzato quando si prevede che il destinatario si trovi nella stessa posizione fisica del mittente e desideri consentire la firma di persona, ospitata nel sistema del mittente.
Questo metodo non rientra nel processo di verifica e-mail predefinito, pertanto si consiglia vivamente di richiedere la raccolta di ulteriori informazioni non banali all’interno del modulo (ad esempio, patente di guida, codice fiscale e così via) per garantire un legame ragionevole con l’individuo unico
Ordine di firma obbligatorio: questa opzione determina il flusso principale degli accordi.
- Se è True, viene seguito un processo di firma sequenziale, con un destinatario alla volta in grado di accedere all’accordo. Ogni destinatario riceverà una notifica quando sarà il suo turno di interagire con l’accordo, ma non finché non sarà il suo turno
- Se è False, viene seguito un processo di firma parallelo, in cui tutti i destinatari ricevono una notifica contemporaneamente e le firme/l’accettazione possono essere applicate in qualsiasi ordine.
URL della pagina di destinazione post-firma: un URL pubblico a cui desideri che i firmatari vengano indirizzati una volta che hanno applicato la propria firma.
- Se non viene fornito alcun valore, viene visualizzata la pagina standard post-firma fornita da Adobe Acrobat Sign.
Ritardo in secondi per il reindirizzamento: se viene fornito un URL della pagina di destinazione post-firma , questo campo definisce il numero di secondi di attesa del browser dopo la risoluzione dell’accordo prima che venga attivato il reindirizzamento e modifica il browser in base all’URL della pagina di destinazione
Verifica dell’identità: questa impostazione definisce il metodo di verifica predefinito per tutti i destinatari associati all’accordo.
- Ciò si applica in particolare agli accordi che importano destinatari senza utilizzare l’attività AddRecipient :
- Quando Opzioni di firma mittente è impostato su Firmo per primo, Firmo per ultimo o Firmo solo io
- Quando Aggiungi e-mail primaria da entità principale è true
- Destinatari aggiunti tramite un’attività AddRecipient possono sostituire il metodo di verifica dell’identità predefinito
Tutti i destinatari sono verificati, almeno autenticandosi con l’indirizzo e-mail a cui è stato inviato l’accordo.
L’autenticazione a due fattori è disponibile in diverse forme:
- E-mail: tipo di convalida predefinito. Impiegato per ogni destinatario
- Telefono: verifica a due fattori che invia un SMS al destinatario quando tenta di accedere all’accordo.
- Il numero di telefono del destinatario e il prefisso internazionale devono essere forniti nel campo Telefono destinatario e Codice paese destinatario sull’oggetto AddRecipient
- Password: verifica a due fattori che utilizza una password a stringa alfanumerica standard
- La password deve essere comunicata al destinatario tramite un metodo esterno.
- Knowledge Base: verifica a due fattori solo per i destinatari negli Stati Uniti.
- Utilizza dati non banali estratti da database pubblici per porre una serie di domande personali.
- Identità web: verifica a due fattori che utilizza l’autenticazione corretta per uno dei vari siti di social media.
- I siti validi per l’autenticazione includono Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live e Twitter.
Imposta password per verifica identità: stringa della password da utilizzare se è selezionata l’opzione Verifica password
Aggiungi e-mail principale dell’entità principale come destinatario: quando è True, il processo importa l’indirizzo e-mail dell’entità principale come primo firmatario nel processo di firma
Aggiungi e-mail principale dell’entità principale come destinatario influisce direttamente sull’ordine di firma dell’accordo e sovrascrive il valore Ordine destinatari come definito nelle attività AddRecipient.
Se è stato definito un destinatario con un valore Ordine destinatari pari 1, quindi è stata configurata l’attività CreateAccount a Aggiungi e-mail principale dell’entità principale come destinatario, quindi i valori Ordine destinatari verranno spinti verso il basso nella lista.
1 verrà considerato come 2 e sarà consentito l’accesso solo ai campi signer2.
2 saranno trattati come 3 e così via.
Pianificazione promemoria destinatari: definisce la pianificazione di promemoria per l’accordo. Sono disponibili tre opzioni:
- Mai: nessun promemoria pianificato.I promemoria possono ancora essere inviati su richiesta dall’oggetto Accordo in Dynamics
- Ogni giorno, fino alla firma: ogni giorno viene inviato un messaggio e-mail di promemoria fino alla firma dell’accordo.
- Vengono osservate dieci iterazioni. Dopo 10 giorni, il promemoria scade
- Ogni settimana, fino alla firma: un’e-mail di promemoria viene inviata una volta ogni sette giorni fino alla firma dell’accordo
- Vengono osservate sette iterazioni. Dopo sessanta giorni, il promemoria scade
Il campo:
Seleziona un modello di accordo: un campo di ricerca che presenta i modelli di Adobe Acrobat Sign disponibili utilizzabili per generare un accordo
GetAgreementID non ha campi di input e ha un solo output, l’id accordo
I campi:
Input ID accordo: importa l’ID accordo dall’attività CreateAgreement
Aggiungi documenti da: definisce l’origine del documento. I documenti vengono sempre selezionati dalle note dell’oggetto di destinazione.Sono disponibili due opzioni:
- Note entità principale: il documento viene prelevato dal campo Note dell’entità principale Entità
ad esempio, se si allegano preventivi di vendita a Opportunità, il flusso di lavoro potrebbe essere configurato in modo da utilizzare l’Opportunità come entità principale.
Quando il flusso di lavoro viene attivato, il processo passerà all’opportunità per prelevare i file allegati alle Note opportunità, in cui sarà allegato il preventivo
- Note di processo: i documenti vengono prelevati dal campo Note di un Processo anziché da un’Entità
ad esempio, se disponi di un pacchetto di documenti standard per nuove assunzioni. Si tratta di documenti standard normali e non avrebbe senso allegare copie univoche di documenti vuoti a ogni nuovo utente assunto.L’aggiunta di documenti prelevati dal Processo consente all’Amministratore di verificare la procedura di controllo delle versioni e rende effettivamente disponibile la versione corrente dei documenti a chiunque debba attivare il flusso di lavoro.
Seleziona processo: significativo solo quando si seleziona Aggiungi documenti da Note di processo.
Questa impostazione identifica il Processo da cui vengono recuperati i file del documento
Nome documento: qualsiasi Entità o Processo determinato può avere più di un file allegato al campo Note.
Fornendo un Nome documento, ti assicuri che il processo prelevi solo i file che corrispondono al file denominato.
Se non viene fornito alcun Nome documento, verranno prelevati tutti i file.
Aggiungi solo la versione più recente del documento: frequentemente, i documenti vengono sottoposti a un processo di controllo delle versioni.I contratti, ad esempio, possono avere diverse iterazioni durante la negoziazione delle condizioni. Impostando la condizione Aggiungi solo la versione più recente del documento su True, quando i documenti vengono recuperati, viene prelevata solo la versione più recente del documento (in base alla data e all’ora dell’allegato).
Se l’impostazione della condizione è False, verranno recuperate tutte le versioni del documento.
Nella creazione di un processo globale (nessuna entità principale identificata), ricorda che il documento dovrà essere recuperato dalle note di processo.
I campi:
Input ID accordo: importa l’ID accordo dall’attività CreateAgreement
Nome e cognome destinatario: un campo facoltativo che inserisce il valore del campo nei modelli e-mail, che altrimenti mostrerebbero il valore Indirizzo e-mail destinatario
Indirizzo e-mail destinatario: immetti l’indirizzo e-mail predefinito del destinatario. Questo valore viene utilizzato per inviare il documento e associare il destinatario all’accordo
Ruolo destinatario: cosa prevede di fare il destinatario in merito al documento:
- Firmatario: qualcuno che deve apporre una firma con valore legale
- Approvatore: destinatari che devono solo approvare il documento, ma non necessariamente firmarlo
- CC: i destinatari in Cc non hanno la possibilità di influenzare l’accordo, osservano solo processo e in genere ricevono una copia dell’accordo (a seconda delle impostazioni di Adobe Acrobat Sign)
Ordine destinatari: questo valore rappresenta:
- Il punto del ciclo di firma in cui si trova il destinatario quando il processo di firma descrive un percorso di firma sequenziale.L’immissione di un numero 1 indica che il destinatario è il primo destinatario ad accedere all’accordo
- A quali campi il destinatario ha accesso durante il processo di firma? I campi di un documento sono identificati dal numero del “firmatario”. L’immissione di 1 indica che il destinatario deve avere accesso ai campi modulo indicati per “chiunque” e “firmatario1”
In un flusso di lavoro sequenziale, il destinatario 2 riceve una notifica dell’accordo solo dopo che il destinatario 1 ha completato la sua parte e non prima.
Al destinatario 2 viene concesso l’accesso solo ai campi indicati per “chiunque” e “firmatario2”.
Nota per i destinatari in CC: per maggiore chiarezza, a tutti i destinatari in Cc deve essere assegnato l’ordine dei destinatari che segue l’ultimo destinatario, per interagire effettivamente con l’accordo.Se disponi di tre destinatari come parte del ciclo di firma, i destinatari in Cc devono essere Ordine 4 destinatari.
Presta particolare attenzione all’ordine dei destinatari e tieni presente che l’attività CreateAgreement può inserire i destinatari all’inizio dell’elenco dei destinatari.
Le impostazioni che determinano l’inserimento dei destinatari sono:
- Opzioni firma mittente: Firmo per primo: se Opzioni firma mittente è configurato su Firmo per primo, il mittente dell’accordo sarà il primo destinatario. Sempre.
- Aggiungi e-mail primaria dell’entità principale: quando viene aggiunto l’indirizzo e-mail dell’entità principale tramite l’attività CreateAgreement, questo indirizzo e-mail viene inserito come primo destinatario.
- Solo con l’Opzione firma mittente (in alto) si può inserire un destinatario prima dell’e-mail primaria dell’entità principale.
Ignora verifica predefinita (obsoleta dalla versione 9.4.4.0): consente di assegnare al destinatario un metodo di verifica diverso dal valore predefinito precisato nell’attività CreateAgreement
- False: se è false, il metodo predefinito di verifica dell’identità precisato nell’attività CreateAgreement viene applicato al destinatario
- True: se è true, per questo destinatario sarà definito il metodo di verifica dell’identità applicato in questa attività AddRecipient (vedi di seguito)
Nota: con l’obsolescenza di Ignora verifica predefinita dalla versione 9.4.4.0, gli utenti che eseguono l’aggiornamento alla versione 9.4.4.0 o successiva non visualizzano l’opzione Ignora verifica predefinita quando si aggiungono i nuovi passaggi AddRecipient e AddRecipientUsingLookup. Pertanto, l’aggiornamento potrebbe causare l’interruzione di alcuni flussi di lavoro.
Verifica identità: tutti i destinatari sono verificati, almeno tramite l’autenticazione con l’indirizzo e-mail a cui è stato inviato l’accordo. L’autenticazione a due fattori è disponibile in diverse forme:
- E-mail: tipo di convalida predefinito. Impiegato per ogni destinatario
- Telefono: verifica a due fattori che invia un SMS al destinatario quando tenta di accedere all’accordo.
- Il numero di telefono del destinatario e il prefisso internazionale devono essere forniti nel campo Telefono destinatario e nel campo Prefisso internazionale destinatario sotto
- Password: verifica a due fattori che utilizza una password a stringa alfanumerica standard
- La password deve essere comunicata al destinatario tramite un metodo esterno.
- Knowledge Base: verifica a due fattori per i destinatari solo negli Stati Uniti.
- Utilizza dati non banali estratti da database pubblici per porre domande personali
- Identità web: verifica a due fattori che utilizza l’autenticazione corretta in uno dei vari siti di social media
- I siti validi per l’autenticazione includono: Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live o Twitter
Nota per i destinatari in Cc: per tutti i destinatari in Cc, la verifica dell’identità deve rimanere il valore e-mail predefinito
Telefono destinatario: numero di telefono da utilizzare per la verifica telefonica tramite SMS
Prefisso internazionale destinatario: prefisso internazionale che precede il numero di telefono per la verifica tramite SMS
Password destinatario: stringa della password da utilizzare se è selezionata l’opzione Verifica con password
A causa delle modifiche apportate ai flussi di lavoro, l’aggiornamento da una versione precedente a Adobe Acrobat Sign per Dynamics 365 V 9.4.4.0 può far sì che gli utenti sperimentino l’interruzione di alcune delle attività di un flusso di lavoro Dynamics funzionante. Ad esempio, l’attività AddRecipientUsingLookup potrebbe non riuscire poiché non dispone più dell’argomento OverrideDefaultVerification.
Per risolvere questo problema, gli utenti devono rimuovere l’attività (passaggio) non riuscita e aggiungerla di nuovo con tutti gli attributi di attività pertinenti ripopolati.
I campi:
Input ID accordo: importa l’ID dell’accordo dall’attività CreateAgreement
Seleziona il tipo di destinatario da aggiungere: questo campo definisce il tipo di entità da cercare quando si identifica il destinatario. Le opzioni disponibili sono:
- Lead
- Referente
- Utente
Aggiungi un lead come destinatario: consente di mappare un oggetto Lead nel ciclo della firma quando un Lead viene scelto nel campo Seleziona il tipo di destinatario da aggiungere
Aggiungi un contatto come destinatario: consente di mappare un oggetto Referente nel ciclo di firma quando il Referente viene scelto nel campo Seleziona il tipo di destinatario da aggiungere
Aggiungi un utente come destinatario: consente di mappare un oggetto Utente nel ciclo di firma quando l’Utente viene scelto nel campo Seleziona il tipo di destinatario da aggiungere
Tieni presente che quando si aggiungono destinatari utilizzando i campi sopra riportati, è possibile eseguire ricerche nel sistema utilizzando una ricerca oppure selezionando il destinatario tramite le entità correlate dell’entità principale.
Ruolo destinatario: cosa dovrebbe fare il destinatario in merito al documento:
- Firmatario: qualcuno che deve apporre una firma con valore legale
- Approvatore: destinatari che devono solo approvare il documento, ma non necessariamente firmarlo
- CC: i destinatari in Cc non hanno la possibilità di influenzare l’accordo, osservano solo processo e in genere ricevono una copia dell’accordo (a seconda delle impostazioni di Adobe Acrobat Sign)
Ordine destinatari: questo valore indica il punto del ciclo di firma in cui si trova il destinatario quando il processo di firma indica un percorso di firma sequenziale.L’immissione di 1 indica che il destinatario è il primo destinatario ad ottenere accesso all’accordo.
Il destinatario 2 riceve una notifica dell’accordo solo dopo che il destinatario 1 ha completato la sua parte e così via.
Nota per i destinatari in Cc: per maggiore chiarezza, a tutti i destinatari in Cc deve essere assegnato un ordine successivo all’ultimo destinatario che interagisce effettivamente con l’accordo.Se disponi di tre destinatari come parte del ciclo di firma, i destinatari in Cc devono essere Ordine 4 destinatari.
Presta particolare attenzione all’ordine dei destinatari e tieni presente che l’attività CreateAgreement può inserire destinatari all’inizio dell’elenco.
Le impostazioni che determinano l’inserimento dei destinatari sono:
- Opzioni di firma del mittente: Firmo prima io , quando Opzioni di firma mittente è configurato per Firmo prima io, il mittente dell’accordo sarà il primo destinatario. Sempre.
- Aggiungi e-mail principale dell’entità primaria, quando viene aggiunto l’indirizzo e-mail dell’entità primaria tramite l’attività CreateAgreement, questo indirizzo e-mail viene inserito come primo destinatario.
- Solo Opzione di firma mittente (qui sopra) può inserire un destinatario prima dell’e-mail principale dell’entità primaria.
Sovrascrivi verifica predefinita: consente di assegnare al destinatario un metodo di verifica diverso dal valore predefinito stabilito nell’attività CreateAgreement
- False: se è false, il metodo di verifica dell’identità predefinito stabilito nell’attività CreateAgreement viene applicato al destinatario
- True: se è true, per questo destinatario sarà configurato il metodo di verifica dell’identità definito in questa attività AddRecipient applicata (vedi di seguito)
Verifica dell’identità: tutti i destinatari sono verificati, almeno autenticandosi con l’indirizzo e-mail a cui è stato inviato l’accordo. L’autenticazione a due fattori è disponibile in diverse forme:
- E-mail: tipo di convalida predefinito. Impiegato per ogni destinatario
- Telefono: verifica a due fattori che invia un SMS al destinatario quando tenta di accedere all’accordo.
- Il numero di telefono del destinatario e il prefisso internazionale devono essere forniti nei campi Telefono destinatario e Codice paese destinatario più sotto
- Password: verifica a due fattori che utilizza una password a stringa alfanumerica standard
- La password deve essere comunicata al destinatario tramite un metodo esterno.
- Knowledge Base: verifica a due fattori solo per i destinatari negli Stati Uniti.
- Utilizza dati non banali estratti da database pubblici per porre domande personali
- Identità web: verifica a due fattori che utilizza l’autenticazione corretta in uno dei vari siti di social media
- I siti validi per l’autenticazione includono: Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live o Twitter
Nota per i destinatari in Cc: per tutti i destinatari in Cc la verifica identità deve rimanere quella del valore predefinito E-MAIL
Telefono destinatario: numero di telefono da utilizzare per la verifica telefonica tramite SMS
Codice paese destinatario: il prefisso internazionale che precede il numero di telefono per la verifica SMS
Password destinatario: stringa della password da utilizzare se è selezionata l’opzione Verifica password
A causa delle modifiche apportate ai flussi di lavoro, l’aggiornamento da una versione precedente a Adobe Acrobat Sign per Dynamics 365 V 9.4.4.0 può far sì che gli utenti sperimentino l’interruzione di alcune delle attività di un flusso di lavoro Dynamics funzionante. Ad esempio, l’attività AddRecipientUsingLookup potrebbe non riuscire poiché non dispone più dell’argomento OverrideDefaultVerification.
Per risolvere questo problema, gli utenti devono rimuovere l’attività (passaggio) non riuscita e aggiungerla di nuovo con tutti gli attributi di attività pertinenti ripopolati.
Il campo:
Input ID accordo: importa l’ID accordo dall’attività CreateAgreement
Azioni
Le Azioni sono un tipo di Processo che collega insieme le attività per ottenere alcuni prodotti, ma non sono direttamente disponibili per gli utenti.
Al contrario, possono essere considerate come moduli riutilizzabili che possono essere inclusi nei flussi di lavoro. Alcune Azioni create con attenzione possono essere incluse in un’ampia gamma di vari Flussi di lavoro senza dover riconfigurare questi passaggi comuni.
Sono disponibili due Azioni predefinite.
Si tratta di processi semplici e ampiamente utilizzati che possono essere sfruttati per creare flussi di lavoro personalizzati:
Questa Azione è un’azione semplice e generica per inviare un accordo a un solo destinatario per la firma elettronica.
Nella parte superiore della pagina delle proprietà è possibile visualizzare quanto riportato di seguito:
- Non è presente nessuna Entità associata a questo processo
- Questo rende l’Azione disponibile non qualsiasi tipo di Flusso di lavoro
- Poiché non è presente alcuna Entità principale, il file deve essere recuperato dal Processo
Nella catena del processo sono presenti quattro attività:
- CreateAgreement
- Il nome e il messaggio dell’accordo sono generici. Applicabile a qualsiasi applicazione
- FIRMA ELETTRONICA è il tipo di firma per impostazione predefinita
- Il mittente non è tenuto a firmare
- Viene applicato un ordine di firma sequenziale
- La verifica dell’indirizzo e-mail è selezionata. Nessuna verifica a due fattori
- Non è configurata alcuna pianificazione dei promemoria
- AddRecipient
- L’ID dell’accordo viene importato da CreateAgreement
- L’e-mail del destinatario viene inserita dall’oggetto Argomenti
- Il destinatario è identificato come numero 1 nel processo di firma, ed è un firmatario, per cui è necessaria una firma
- AddDocument
- L’ID dell’accordo viene importato da CreateAgreement
- Il file viene recuperato dalle Note del processo
- Il processo che contiene il file corretto è Invia per firma processo (questo stesso processo)
- Il processo invierà tutte le versioni di tutti i file allegati alla sezione Note del processo
- Non viene fornito nessun Nome documento, in modo che tutti i file con nome univoco vengano allegati
- Aggiungi solo la versione più recente è impostato su False, in modo che tutte le versioni siano incluse
- SendAgreement
- L’ID accordo viene importato da CreateAgreement
Questo Processo è un’azione semplice e generica per inviare un accordo a un destinatario per la firma elettronica.
Nella parte superiore della pagina delle proprietà è possibile visualizzare quanto riportato di seguito:
- L’Entità principale è l’Opportunità
Nella catena del processo sono presenti quattro attività:
- CreateAgreement
- Il nome e il messaggio dell’accordo sono generici. Applicabile a qualsiasi applicazione
- FIRMA ELETTRONICA è il tipo di firma per impostazione predefinita
- Il mittente non è tenuto a firmare
- Viene applicato un ordine di firma sequenziale
- La verifica dell’indirizzo e-mail è selezionata. Nessuna verifica a due fattori
- Non è configurata alcuna pianificazione dei promemoria
- AddRecipient
- L’ID accordo viene importato da CreateAgreement
- L’e-mail del destinatario viene inserita dall’oggetto Contatto
- Il destinatario è identificato come numero 1 nel processo di firma, ed è un firmatario, per cui è necessaria una firma
- AddDocument
- L’ID accordo viene importato da CreateAgreement
- Il file viene recuperato dall’Entità principale.
- Il processo invierà tutte le versioni di tutti i file allegati alla sezione Note dell’Entità principale
- Non viene fornito nessun Nome documento, in modo che tutti i file con nome univoco vengano allegati
- Aggiungi solo la versione più recente è impostato su False, in modo che tutte le versioni siano incluse
- SendAgreement
- L’ID accordo viene importato da CreateAgreement
Flusso di lavoro
I Flussi di lavoro sono un tipo di Processo che può essere eseguito dal sistema o su richiesta dagli utenti.
I flussi di lavoro in genere vengono creati con una o più Azioni, Condizionio Attività.
I flussi di lavoro possono rispondere a modifiche a livello di campo o essere avviati dagli utenti tramite il menu Altre opzioni (...) su ciascuna Entità, a seconda della configurazione.
Il pacchetto Adobe Acrobat Sign per MS Dynamics CRM v7 ha un flusso di lavoro preconfigurato in stato Bozza. Questo flusso di lavoro è progettato con Attività per illustrare la struttura, ma che avrebbe potuto essere creato con la stessa facilità con l’evento trigger Condizionale e una Azione che conteneva Attività:
Nella parte superiore della pagina delle proprietà è possibile visualizzare quanto riportato di seguito:
- L’Entità principale è l’Oportunità
- Il flusso di lavoro è progettato per consentire l’accesso on-demand
Nella sezione del Process Builder, la prima riga è una condizione che può attivare il flusso di lavoro:
Se lo Stato opportunità è cambiato in Vinto, è necessario eseguire una serie di passaggi.
Nella catena del processo sono presenti quattro attività:
- CreateAgreement
- Il Nome accordo viene inserito dall’Opportunità
- Il messaggio dell’accordo è generico
- FIRMA ELETTRONICA è il tipo di firma
- Il mittente non è tenuto a firmare
- Viene applicato un ordine di firma sequenziale
- La verifica dell’indirizzo e-mail è selezionata. Nessuna verifica a due fattori
- Non è configurata alcuna pianificazione dei promemoria
- AddRecipientUsingSearch
- L’ID accordo viene importato da CreateAgreement
- Il destinatario viene identificato come Contatto
- L’e-mail del destinatario viene inserita dal campo Contatto sull’oggetto Opportunità
- Il destinatario è identificato come numero 1 nel processo di firma, ed è un firmatario, per cui è necessaria una firma
- AddDocument
- L’ID accordo viene importato da CreateAgreement
- Il file viene recuperato dall’Entità principale.
- Il processo invierà tutte le versioni di tutti i file allegati alla sezione Note dell’Entità primaria
- Non viene fornito nessun Nome documento, in modo che tutti i file con nome univoco vengano allegati
- Aggiungi solo la versione più recente è impostato su False, in modo che tutte le versioni siano incluse
- SendAgreement
- L’ID accordo viene importato da CreateAgreement
Creazione di un processo di flusso di lavoro personalizzato (esempio)
Di seguito è riportato un esempio di come creare un semplice processo per inviare un contratto di accordo di non divulgazione (NDA) a un contatto nel sistema Dynamics.
Ai fini di questo esempio, alcune considerazioni forniscono un contesto per prendere decisioni relative ai flussi di lavoro:
- chiunque riceverà un accordo di riservatezza sarà registrato come contatto nel sistema Dynamics
- Il documento NDA è una versione controllata, ed è collegata tramite le note processuali, non tramite l’entità
- Il proprietario del contatto deve controfirmare il contratto
- Il contratto deve essere inviato a un file di archivio e-mail
Se è la prima volta che trasmetti l’output di un’attività per utilizzarlo come valore di input per un’attività successiva, sarebbe opportuno dedicare del tempo a rivedere il processo.
Le attività sono progettate per accettare valori di input da eventi trigger o altre attività e quindi rendere disponibili nuovi valori per le attività successive del processo.
Nell’immagine seguente il campo Input ID accordo deve avere il valore ID importato dall’attività CreateAgreement .
Per importare l’output di un’attività precedente, dovrai collegare il percorso dell’oggetto al campo in cui importare il valore:
- fai un solo clic sul campo in cui devi importare il valore.
- La ricerca dell’ elenco a discesa viene compilato con gli oggetti correlati all’entità principale, nonché ai valori locali dal processo
- Fai clic sull’elenco a discesa per espanderlo
- Il valore che stiamo cercando è stato generato in un’attività precedente, rendendolo un valore locale, che viene compilato nella parte inferiore dell’elenco
- Seleziona Adobe Sign : Attività .CreateAgreement
L’elenco si riduce mostrando l’oggetto selezionato come ricerca dell’ valore
L’elenco immediatamente sotto la ricera dell’ campo fornisce tutti i possibili valori di output per l’oggetto selezionato.
CreateAgreement ha un solo valore di output: Output ID accordo
- Seleziona il valore di output corretto e fai clic sul pulsante Aggiungi per inserire il valore nella sezione dei valori selezionabili appena sotto
- Quando viene visualizzato l’Output ID accordo nella sezione dei valori selezionabili fai clic su OK per inserire tale valore nel campo
Per creare il processo:
- Passa a Amministrazione Adobe Acrobat Sign > Crea nuovo flusso di lavoro
- Si apre una nuova sovrapposizione Crea processo
- Assegna al processo un nome intuitivo. Il nome del processo è visibile solo agli amministratori
- Seleziona un’Azione dall’elenco di selezione Categoria
- Seleziona l’Entità principale dall’elenco di selezione Entità
- Qualsiasi Entità in Dynamics può essere selezionata e fornisce gli oggetti che il processo può utilizzare nel flusso di lavoro
- Nessuno (globale) è un’opzione per i flussi di lavoro non associati a Entità
Questo esempio presuppone che qualunque destinatario di un accordo di riservatezza (NDA) sia un Contatto, quindi utilizziamo Contatto come entità primaria.
- Fai clic su OK.
- Si apre una pagina PowerApps che mostra la pagina Informazioni processo
Il processo dettagliato viene creato nella parte inferiore della pagina. Scorri in basso, fino alla sezione Aggiungi passaggio.
- Fai clic su Aggiungi passaggio.
- Scorri in basso fino alla voce dell’elenco di selezione di Adobe Acrobat Sign ed espandi il sottomenu
- Vengono mostrate le sette Attività di Adobe Acrobat Signi:
- AdobeSign.Activities.AddDocument
- AdobeSign.Activities.AddRecipient
- AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup
- AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- AdobeSign.Activities.CreateAgreementFromTemplate
- AdobeSign.Activities.GetAgreementId
- AdobeSign.Activities.SendAgreement
- Vengono mostrate le sette Attività di Adobe Acrobat Signi:
Il processo completo per far firmare un documento include almeno tre di queste, più o meno nell’ordine seguente:
Creare un accordo: l’“Accordo” è l’oggetto contenitore che contiene tutti i valori di configurazione per la transazione completa tramite il sistema Adobe Acrobat Sign.
Quando si crea un accordo, sono disponibili due opzioni
- Crea accordo da modello: utilizza un Modello di accordo che deve essere già definito, importando i valori di tutti i campi
- Crea accordo: fornisci i valori a livello di campo dell’Accordo solo per questo processo
Aggiungi documento: in questo modo vengono allegati i file da inviare
- I file che è possibile caricare in Dynamics possono essere al massimo di 5 MB.
- I documenti vengono aggiunti tramite il campo Note all’Entità primaria oppure al Processo, a seconda delle esigenze
- I documenti allegati alle entità primarie tendono a essere documenti personalizzati, ad esempio un contratto personalizzato da allegare a un’opportunità
- I documenti allegati a un processo possono essere documenti standard controllati in base alla versione, ad esempio un accordo di non divulgazione
È possibile aggiungere i destinatari prima del documento.
In linea di principio, aggiungendo prima il documento migliora la comprensione del processo, in quanto, nella maggior parte dei casi, il tipo di documento indica i destinatari e l’ordine in cui dovrebbero essere coinvolti nel processo di firma.
Aggiungi destinatario: i destinatari sono le persone incluse nel percorso di completamento dell’accordo. Possono essere:
- Firmatari: chiunque debba applicare una firma legale
- Approvatori: destinatari che devono solo approvare il documento, ma non necessariamente firmarlo
- Cc: solo osservatori, i destinatari in Cc non possono intervenire sull’accordo.
- Un'ottima opzione per archiviare automaticamente un tipo di documento inviandolo a un indirizzo e-mail
Sono disponibili due opzioni per l’aggiunta di destinatari:
- Aggiungi destinatario tramite ricerca: utilizza Dynamics per importare l’indirizzo e-mail del destinatario da un’entità Dynamics.
- Aggiungi destinatario: consente di includere un destinatario non associato ad alcuna entità Dynamics configurando esplicitamente l’indirizzo e-mail.
Esistono due modi per creare un processo in cui sia necessaria l’attività AddRecipient :
- L’unico destinatario viene importato come e-mail primaria dall’entità principale nell’attività CreateAgreement
- L’unico destinatario è il firmatario che utilizza l’opzione Firmo solo io nel campo Opzioni firma mittente nell’attività CreateAgreement
Invia accordo: l’attività che accetta l’Accordo configurato e lo invia al servizio Adobe Acrobat Sign, avviando il processo di firma
Nel nostro esempio di Accordo di riservatezza vengono utilizzate cinque delle sei attività (può esserci un solo tipo di attività “Crea accordo”), in un processo in cinque fasi:
1. Aggiungi passaggio: AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- Fai clic su Imposta Proprietà nel record del passaggio per aprire le proprietà dell’attività
- Definisci il Nome accordo: il Nome dell’accordo viene visualizzato nelle e-mail di notifica ai destinatari e rappresenta l’accordo in tutto il sistema Dynamics. Usa un nome intuitivo che indica la natura del documento che i destinatari si aspettano
- Al termine, fai clic su Salva e chiudi
Valori dei campi per questo esempio:
- Il Messaggio dell’accordo è stato modificato per fornire istruzioni significative in merito al documento allegato
- È stato inserito un valore di scadenza di 5 per garantire che questo documento legale non venga lasciato aperto per un periodo di tempo inaccettabile
- L’accordo scadrà e verrà annullato automaticamente dopo 5 giorni di calendario
- L’e-mail primaria dell’entità principale verrà importata come primo destinatario
- È programmato un promemoria per l’iterazione giornaliera (dato che l’accordo scade dopo cinque giorni)
Quando si configurano correttamente le attività, la X rossa viene rimossa dai record dei passaggi
2. Aggiungi passaggio: AdobeSign.Activities.AddDocument
- Fai clic su Imposta Proprietà nel record del passaggio per aprire le proprietà dell’attività
- Inserisci il valore dell’ID accordo nel campo Input ID accordo
- Definisci il campo Aggiungi documenti da
- Definisci il campo Seleziona processo se stai allegando il file da un processo
- Configura eventuali altri campi necessari
- Fai clic su Salva e chiudi
Valori dei campi per questo esempio:
- Il campo Aggiungi documenti da Campo è configurato per recuperare il file dell’Accordo di riservatezza dalle Note del processo
- Seleziona processo: poiché stiamo recuperando il file da un Processo, dobbiamo indicare quale Processo contiene il file
- Questa ricerca di esempio fa riferimento allo stesso Processo che attualmente stiamo sviluppando
- Nome documento viene lasciato vuoto: poiché l’elemento centrale di questo Processo è molto ristretto, in quanto riguarda solo i contratti degli Accordi di riservatezza, non ci si aspetta che al processo venga allegato altro che il file dell’Accordo di riservatezza
- Aggiungi solo la versione più recente del documento è configurato su True. Se sono presenti versioni iterative dell’Accordo di riservatezza, non vogliamo inviare tutte le versioni, ma solo quella più recente
3. Aggiungi passaggio: AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup (utente)
- Fai clic su Imposta Proprietà nel record del passaggio per aprire le proprietà dell’attività
- Inserisci il valore dell’ID accordo nel campo Input ID accordo
- Poiché in questo modo viene aggiunto un destinatario tramite ricerca, definisci l’Entità che identifica il destinatario: lead, contatto o utente
- Definisci il Ruolo destinatario: il destinatario è un firmatario, un approvatore o un CC
- Definisci l’Ordine destinatario: poiché si tratta del secondo destinatario, immetti 2
- Poiché l’attività CreateAgreement è configurata su Aggiungi e-mail primaria da entità principale come primo destinatario
- Definisci la Verifica dell’identità: l’impostazione predefinita è l’email Se desideri aggiungere la verifica a due fattori, modifica il campo di conseguenza
- Configura eventuali altri campi necessari
- Fai clic su Salva e chiudi
Valori dei campi per questo esempio:
- Poiché questo è il secondo destinatario, viene selezionato il tipo Utente Entità. Le controfirme interne in genere hanno luogo dopo che il destinatario esterno ha applicato la propria firma
- Aggiungere un utente come destinatario è configurato per la ricerca dell’utente
- Il Firmatario predefinito viene lasciato al suo posto, poiché è richiesta una firma
- 2 viene immesso nel campo Ordine destinatari. Il firmatario interno segue sempre il firmatario esterno
4. Aggiungi passaggio - AdobeSign.Activities.AddRecipient
- Fai clic su Imposta Proprietà nel record del passaggio per aprire le proprietà dell’attività
- Immetti il valore ID accordo nel campo Input ID accordo
- Forniscinome e cognome del destinatario facoltativo se è presente
- Aggiungi l’indirizzo e-mail del destinatario
- Definisci il Ruolo destinatario: il destinatario è un firmatario, un approvatore o un Cc
- Definisci l’ordine del destinatario: poiché si tratta del terzo destinatario, immetti 3
- Configura eventuali altri campi necessari
- Fai clic su salva e chiudi
Valori dei campi per questo esempio:
- Il destinatario è in Cc all’indirizzo e-mail del nostro archivio NDA interno
- Al posto del nome di una persona, nel campo Nome e cognome del destinatario viene immessa una descrizione appropriata
- Viene aggiunto l’indirizzo e-mail completo
- L’opzione Cc è selezionata solo perché il destinatario sta raccogliendo le firme Accordi di riservatezza per la conservazione dei record di backup
- 3 viene immesso nel campo Ordine destinatari. Il destinatario non è tecnicamente nel ciclo di firma, ma il campo è obbligatorio
- I destinatari in Cc dovrebbero essere sempre elencati dopo i destinatari che partecipano al processo di firma/approvazione
5. Aggiungi passaggio - AdobeSign.Activities.SendAgreement
- Fai clic su Imposta Proprietà nel record del passaggio per aprire le proprietà dell’attività
- Immetti il valore ID accordo nel campo Input ID accordo
- Fai clic su salva e chiudi
Una volta configurati tutti i passaggi:
- scorri fino alla parte superiore della pagina e fai clic sulla scheda Note.
- Con la scheda Note aperta, fai clic nel campo con l’indicazione Inserisci una nota
- Il contenuto della scheda cambia nuovamente e viene visualizzato il pulsante Allega file
- Fai clic su Allega file
Viene generata una nuova finestra a comparsa con il pulsante Sfoglia in modo da poter cercare il file e allegarlo.
- Fai clic su Sfoglia...
- Individua e Apri il file
- Il percorso del file verrà importato nel campo Nome file e si chiuderà la finestra Sfoglia...
- Fai clic sul pulsante Allega
- Fai clic sul pulsante Chiudi
Il file è ora correttamente allegato alle Note del processo
Con il file allegato alla sezione Note del processo, non resta che attivare il processo.
- Fai clic sul pulsante Attiva nella parte superiore della finestra
Quando viene visualizzata la richiesta di attivazione, fai clic su Attiva
Se non si verificano errori, la pagina viene aggiornata mostrando il pulsante Disattiva nella parte superiore (al posto del pulsante Attiva)
L’Azione è completa.
Per renderla disponibile agli utenti, è necessario collegarla a un flusso di lavoro:
- Fai clic sul pulsante Chiudi nella parte superiore a sinistra nella finestra per chiudere la pagina PowerApp
- Torna alla pagina Amministrazione Adobe Acrobat Sign e fai clic di nuovo su Crea nuovo flusso di lavoro
- Si apre la sovrapposizione Crea processo
- Seleziona Flusso di lavoro dall’elenco di selezione Categoria
- Seleziona la stessa Entità principale dall’elenco di selezione Entità selezionata per il processo
- Questa è l’entità in cui i mittenti possono trovare il flusso di lavoro elencato
- Fai clic su OK.
Si carica la pagina Informazioni sul processo.
Poiché questo esempio è per un contratto di un Accordo di riservatezza, verrà abilitata come opzione on-demand.
- Seleziona la casella accanto a Come processo on-demand
- Fai clic sul pulsante Aggiungi passaggio nel Process Builder
- Seleziona Esegui azione dall’elenco delle opzioni
- Nel campo Azione, seleziona il processo appena creato
- Il campo Entità viene compilato automaticamente in base al processo selezionato
- Fai clic su Imposta Proprietà nel record del passaggio per aprire le proprietà dell’attività
- Configura l’impostazione di destinazione
- Fai clic su Salva e chiudi
- Una volta configurati tutti i passaggi, scorri fino alla parte superiore della pagina e fai clic su Attiva
- Fai clic di nuovo su Attiva, se richiesto
Il flusso di lavoro è completo e correlato all’entità principale (Contatto in questo esempio).
Verifica il flusso di lavoro:
- Passa a qualsiasi Contatto
- Fai clic sull’elenco Altre opzioni nella barra multifunzione (...)
- Fai clic su Esegui flusso di lavoro
Viene visualizzato un elenco di flussi di lavoro correlati all’Entità
- Seleziona la casella accanto al flusso di lavoro da attivare
- Fai clic su Aggiungi nella parte inferiore del pannello per avviare il flusso di lavoro
- Fai clic su OK quando richiesto se desideri eseguire il flusso di lavoro
Indirizzamento ibrido per flussi di firma
L’indirizzamento ibrido della firma è una combinazione di un processo sequenziale di firma che prevede una o più fasi in cui il processo di firma diventa parallelo.
Più di ogni altro tipo di flusso di firma, l’indirizzamento ibrido richiede una conoscenza approfondita del modulo e dell’ordine previsto per apporre le firme.
L’assegnazione dei campi (firmatario1, firmatario2, ecc.) è basata sull’ordine in cui i destinatari sono elencati nel processo o nell’interfaccia utente.All’interno di una fase di firma parallela, tutti i destinatari nell’Ordine destinatari hanno lo stesso numero, in modo che la posizione fisica nel processo/interfaccia utente sia l’unica coda a cui nel campo modulo il destinatario ha accesso.
Il destinatario principale nel processo/interfaccia utente è firmatario1.
Il secondo destinatario elencato nel processo/interfaccia utente è firmatario2, anche se il flusso di firma è parallelo ed entrambi i destinatari indicano un ordine dei destinatari pari a 1.
Requisiti e limiti dell’indirizzamento ibrido
- L’indirizzamento ibrido funziona solo se è abilitato nell’account Adobe Acrobat Sign
- Accedi ad Adobe Acrobat Sign come amministratore dell’account
- Passa ad Account > Impostazioni di invio > Ordine di firma > Consenti ai mittenti di specificare l’ordine di indirizzamento ibrido
- Salva l’impostazione
- I modelli di accordo non possono essere configurati per l’utilizzo dell’indirizzamento ibrido
- L’indirizzamento ibrido non è supportato quando il Tipo firma è manuale
- L’indirizzamento ibrido non supporta un processo in cui l’Ordine di firma mittente è
- Firmo per primo
- Firmo per ultimo
- Firmo solo io
- L’inclusione dell’e-mail primaria dall’entità principale identifica il destinatario con un Ordine destinatari di 1. Se sono presenti altri destinatari con un Ordine destinatari pari a 1, vengono applicate le regole ibride
- Se viene definito un processo con Ordine inserito = False (che indica un flusso di firma parallelo), ma i destinatari non hanno tutti lo stesso valore nell’Ordine destinatari (che indica un flusso di firma sequenziale), vengono applicate le regole di indirizzamento ibrido.
Cause comuni di errori nel processo
A volte un processo che non mostra errori nella configurazione non riesce durante il runtime.
I motivi comunemente identificati che possono verificarsi sono:
- Nessun file è allegato alla sezione Nota da cui si sta tentando di recuperare il file
- Il metodo di Verifica dell’identità, come definito nell’Attività AddRecipient oppure CreateAgreement, non è consentito dalle impostazioni del tuo account Adobe Acrobat Sign
- Non esiste alcun contatto sull’entità principale e nell’attività CreateAgreement Aggiungi e-mail primaria dell’entità principale come destinatario è impostato su true