Adobe Acrobat Sign per Workday: guida all’installazione

Adobe Acrobat Sign per Workday: guida all’installazione spiega come integrare Adobe Acrobat Sign nel client Workday. Per utilizzare Adobe Acrobat Sign dall’interno di Workday, è necessario sapere come:

• Creare un framework per processi aziendali
• Impostare e configurare il client Workday
• Definire l’integrazione di Acrobat Sign e Workday Studio

Per poter inviare accordi tramite Acrobat Sign da Workday, è necessario completare i passaggi seguenti:

• Attivare l’account Adobe Acrobat Sign (solo per I nuovi clienti)
  
• Configurare Adobe Acrobat Sign per Workday
• Definire la relazione OAuth tra Workday e Adobe Acrobat Sign

Attivare l’account Adobe Acrobat Sign

I clienti esistenti con account confermati possono passare direttamente al passaggio Configurare Adobe Acrobat Sign per Workday.

I nuovi clienti che non dispongono ancora dell’accesso ad Adobe Acrobat Sign devono attivare uno dei seguenti account:

• Account di amministrazione in Adobe Acrobat Sign, oppure
• Account di prova di Adobe Acrobat Sign

Per il provisioning dell’account Acrobat Sign per Workday, è necessario contattare uno specialista Adobe per l’onboarding. Al termine, riceverai un’e-mail di conferma come illustrato di seguito. 

Per inizializzare l’account e accedere alla pagina Home di Adobe Acrobat Sign, segui le istruzioni riportate nell’e-mail.

Per richiedere una versione di prova di 30 giorni di Adobe Acrobat Sign, è necessario compilare questo modulo di registrazione.

Nota: ti consigliamo di utilizzare un indirizzo e-mail attivo e valido per creare la versione di prova e non un indirizzo e-mail temporaneo. Poiché è necessario accedere a tale casella e-mail per verificare l’account, l’indirizzo deve essere valido.

Uno specialista per l’onboarding di Acrobat Sign provvederà al tuo account per Workday (in Acrobat Sign) per Workday entro un giorno lavorativo. Una volta completata la procedura, riceverai un’e-mail di conferma. Per inizializzare l’account e accedere alla pagina Home di Adobe Acrobat Sign, segui le istruzioni riportate nell’e-mail.

Configurare Adobe Acrobat Sign per Workday

Per configurare Acrobat Sign per Workday, è necessario generare i due oggetti dedicati seguenti nel sistema Acrobat Sign:

• Un gruppo Workday: per abilitare la funzionalità di integrazione, è necessario un “gruppo” Workday dedicato all’interno dell’account Acrobat Sign. Il gruppo di Adobe Acrobat Sign viene utilizzato per controllare esclusivamente l’uso di Workday da parte di Acrobat Sign. Qualsiasi altro utilizzo potenziale, ad esempio Salesforce.com o Arriba, non viene influenzato. Le notifiche e-mail vengono soppresse nel gruppo Workday in modo che gli utenti di Workday ricevano notifiche solo all’interno della propria casella di posta in Workday.

• Un utente di autenticazione che dispone della chiave di integrazione: un gruppo Workday deve avere un solo amministratore a livello di gruppo, che rappresenta il titolare autorevole della chiave di integrazione. Si consiglia all’amministratore di utilizzare un indirizzo e-mail funzionale, ad esempio HR@MioDominio.com, anziché un indirizzo e-mail personale per ridurre il rischio di disattivazione dell’utente in futuro, il che comporterebbe anche la disattivazione dell’integrazione.

Configurare il client Workday

Per completare la connessione tra il tenant di Workday e Adobe Acrobat Sign, è necessario stabilire una relazione affidabile tra i servizi. Una volta stabilita tale relazione, per ogni processo aziendale in Workday è possibile aggiungere il passaggio Rivedi documento, che consente di abilitare il processo di firma tramite Adobe Acrobat Sign.

Per creare una relazione affidabile:

Il documento per il passaggio Rivedi documento può essere uno dei seguenti:

• Un documento statico
• Un documento generato da un passaggio Genera documento all’interno dello stesso processo aziendale
• Un report formattato creato con Workday Report Designer

È possibile aggiungere alcuni di questi documenti con Tag di testo Adobe per controllare l’aspetto e la posizione dei componenti specifici della firma di Adobe Acrobat
. È necessario specificare l'origine del documento nella definizione del processo aziendale. Non è possibile caricare un documento ad hoc durante l'esecuzione del processo aziendale.

Una caratteristica esclusiva dell’utilizzo di Adobe Acrobat Sign con un passaggio Rivedi documento è la possibilità di disporre di gruppi di firmatari serializzati. Ciò consente di specificare gruppi basati su ruoli per la firma in sequenza. Adobe Acrobat Sign non supporta i gruppi di firma paralleli.

Per richiedere assistenza nella configurazione del passaggio Rivedi documento, consulta la Guida introduttiva.

Supporto

Workday è il proprietario del processo di integrazione e deve essere considerato come il principale riferimento di contatto per domande relative all’integrazione, alle richieste di funzionalità o ai problemi nelle operazioni quotidiane dell’integrazione.

Per risolvere i problemi di integrazione e di generazione dei documenti, consulta i seguenti articoli della community di Workday:

• Risoluzione di problemi relativi alle integrazioni di firma elettronica
• Passaggio di revisione dei documenti
• Generazione di documenti dinamici
• Suggerimenti per la configurazione relativa alla generazione di documenti di offerta

Supporto di Adobe Acrobat Sign

In quanto partner dell’integrazione, è necessario contattare il supporto di Adobe Acrobat Sign se l’integrazione non è in grado di ottenere firme o se si verificano problemi di notifica delle firme in sospeso.

I clienti di Adobe Acrobat Sign possono contattare il proprio Customer Success Manager (CSM) per ricevere assistenza. In alternativa, è possibile rivolgersi al supporto tecnico di Adobe telefonando al numero 1-866-318-4100 e digitando 4 in seguito all’elenco dei prodotti, quindi 2 (quando richiesto).

• Aggiunta di tag di testo di Adobe ai documenti
• Configurazione ed esempi per la revisione di documenti

Contatta il supporto di Adobe Acrobat Sign

Domande frequenti

• Perché lo stato non viene aggiornato in Workday, anche se il documento è firmato?

Lo stato del documento in Workday potrebbe non indicare se il candidato non ha fatto clic sul pulsante “Invia” dopo aver effettuato l’accesso ad Adobe Acrobat Sign.

Controllare lo stato della firma elettronica in base all’attività Workday: per avviare il processo, l’utente può inviare l’attività nella Casella in entrata associata.

In base allo sviluppo Workday: la firma originale completa il processo solo se l’utente invia l’attività nella casella in entrata dopo aver firmato il documento. Dopo la firma, l’iframe viene chiuso e l’utente viene reindirizzato alla stessa attività dove può fare clic sul pulsante Invia per completare il processo.