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Ultimo aggiornamento il
19 mag 2023
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Si applica anche a Adobe Acrobat Sign
- Integrazioni di Adobe Acrobat Sign
- Novità
- Versioni del prodotto e ciclo di vita
- Acrobat Sign per Salesforce
- Installare il pacchetto
- Configurare il pacchetto
- Guida utente
- Abilitare l’autenticazione dell’identità digitale
- Guida per sviluppatori
- Guida alla personalizzazione avanzata
- Guida alla mappatura dei campi e ai modelli
- Guida utente dell’app per dispositivi mobili
- Guida all’automazione dei flussi
- Guida di Document Builder
- Configurare documenti di grandi dimensioni
- Guida all’aggiornamento
- Note sulla versione
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- Guida alla risoluzione dei problemi
- Articoli aggiuntivi
- Acrobat Sign per Microsoft
- Acrobat Sign per Microsoft 365
- Acrobat Sign per Outlook
- Acrobat Sign per Word/PowerPoint
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- Connettore Acrobat Sign per ricerca Microsoft
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- Panoramica
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- Acrobat Sign per Microsoft 365
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- Acrobat Sign per Coupa BSM Suite
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- Documentazione per sviluppatori Acrobat Sign
Panoramica
L'applicazione Adobe Acrobat Sign for Salesforce offre facili flussi di lavoro per la firma da adottare e implementare da singoli utenti o organizzazioni. Puoi utilizzare l’applicazione per:
- Ottenere firme elettroniche di Adobe o approvazioni legittime per qualsiasi documento direttamente da Salesforce.
- Accedere alla cronologia dei contratti in tempo reale e visualizzare i contratti salvati da qualsiasi oggetto.
- Monitorare le operazioni in tempo reale all’interno dell’organizzazione.
- Ottenere aggiornamenti quando gli accordi vengono visualizzati, firmati, annullati o rifiutati.
- Utilizzare la firma elettronica in più di 20 lingue e supportare il servizio di risposta via fax in più di 50 lingue in tutto il mondo.
- Unire automaticamente i dati Salesforce nei documenti prima di inviarli per la firma.
- Generare automaticamente i documenti utilizzando i dati Salesforce e inviarli come allegati degli accordi utilizzando Document Builder.
- Eseguire la mappatura dei dati dei firmatari sugli oggetti Salesforce.
- Creare modelli di accordo riutilizzabili per le opzioni di invio e attivare i pulsanti “Invia per la firma” con un solo clic per inviare accordi personalizzati da qualsiasi oggetto Salesforce.
- Accedere alle integrazioni native con Conga Composer, Apttus, Selectica, Drawloop, Zuora, Emptoris e altro ancora.
Adobe Acrobat Sign for Salesforce (profilo Lightning): guida utente fornisce istruzioni su come:
Nota:
Usare il profilo di Salesforce Classic? Fai riferimento ad Adobe Acrobat Sign for Salesforce (profilo classico): guida utente.
Per personalizzare i processi per l’ulteriore automazione dell’applicazione, fai riferimento ad Acrobat Sign for Salesforce: guida alla personalizzazione. Per assistenza, puoi contattare l’amministratore Salesforce.
Per scoprire come generare automaticamente i documenti utilizzando i dati Salesforce, consulta Acrobat Sign Document Builder per Salesforce: guida utente.
Browser supportati
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Supportato |
Limitazioni |
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Microsoft® Edge |
Sì |
Sì |
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Google Chrome™ |
Sì |
No |
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Mozilla® Firefox® |
Sì |
No |
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Apple Safari® |
Sì |
No |
Problemi noti con Microsoft® Edge:
- Quando viene caricata la pagina Accordo, è possibile che si verifichi un errore (simile a quello riportato di seguito): “Questa pagina contiene un errore. Potrebbe essere necessario aggiornarla. Azione non riuscita”
- Dopo aver inviato e chiuso la scheda post-invio “Operazione completata”, la pagina Accordo non si aggiorna automaticamente per riflettere lo stato dell’accordo e potrebbe generare questo errore: “Nessuna nuova finestra rilevata. Verifica le impostazioni di blocco dei popup del browser prima di provare con un’altra azione. Questa pagina ora può essere ricaricata.”
Puoi accedere alla pagina dell’accordo dall’Elenco degli accordi. - Quando si selezionano le azioni Promemoria o Aggiorna per gli accordi in transito, la pagina dell’accordo non si aggiorna automaticamente. Viene visualizzato questo errore: “Questa pagina contiene un errore. Potrebbe essere necessario aggiornarla”.
Puoi accedere alla pagina dell’accordo dall’Elenco degli accordi.
Problemi noti con l’applicazione Acrobat Sign for Salesforce:
Se nel tuo account di Acrobat Sign hai abilitato la condivisione dell’account, gli utenti che non sono inclusi nell’accordo non potranno visualizzare l’accordo nell’ambiente Salesforce, a meno che:
- L’accordo non sia stato creato da un modello libreria condiviso nella libreria di Adobe Acrobat Sign.
- Il modello libreria non sia condiviso in modo da includere l’utente tramite: (a) condiviso per tutti gli utenti nell’account o (b) condiviso a livello di gruppo, in cui il mittente e il visualizzatore si trovano nello stesso gruppo.
Nota: puoi utilizzare Adobe Acrobat Sign per visualizzare l’accordo.
Creare accordi
Gli “Accordi” sono gli oggetti che Acrobat Sign installa in Salesforce e sono il veicolo per la trasmissione del documento ai destinatari.
“Destinatario” è il termine generico utilizzato per qualsiasi firmatario, approvatore o delegante di un accordo. Qualunque persona a cui invii il documento per una determinata azione è un destinatario.
Gli accordi possono essere creati in diversi modi, a seconda di come l’amministratore ha distribuito il pacchetto. Le opzioni più comuni includono:
- Scheda Accordi
- Oggetti Salesforce (Referente, Lead, Opportunità, Account e altro)
-
Apri l’oggetto Salesforce da cui desideri inviare l’accordo. L'esempio seguente utilizza l’oggetto Referenti per inviare l’accordo.
Nota:Se l’elenco correlato “Accordi” non è visualizzato, devi aggiungerlo come segue:
- Passa a Imposta > Gestione oggetti, quindi trova e seleziona l’etichetta Referenti.
- Nel pannello a sinistra della pagina Referenti visualizzata, seleziona Layout di pagina.
- Dall’elenco dei Layout di pagina, seleziona Layout referenti.
- Nella sezione Layout referenti (vendite), seleziona Elenchi correlati dal menu a sinistra, quindi trascina Accordi nella sezione Elenchi correlati.
- Una volta aggiunto il pannello “Accordi”, seleziona Salva.
Puoi tornare alla pagina Referenti dell’oggetto Salesforce e aggiornare la pagina. Viene ora visualizzato l’elenco correlato Accordi.
Gli amministratori di Acrobat Sign per Salesforce possono creare modelli di accordo per gruppi di utenti specifici all’interno della propria organizzazione. Ciò consente di definire e dettare le proprietà relative agli accordi, ad esempio documenti disponibili, flussi di lavoro, branding, ruoli dei destinatari, metodi di autenticazione, prorezione PDF e altro ancora per gruppi di utenti specifici. Un modello di accordo associato a un gruppo di utenti può essere utilizzato solo dai membri di tale gruppo.
I membri di gruppi di utenti possono anche creare e inviare accordi per conto di un gruppo a cui appartengono o come singolo mittente.
Passaggio 1: gli amministratori di Acrobat Sign devono garantire i seguenti prerequisiti:
- L’impostazione Supporto di gruppi Acrobat Sign deve essere attivata. A tale scopo, accedi al tuo account Acrobat Sign utilizzando le credenziali di amministratore, quindi passa a Account > Impostazioni account > Impostazioni globali. Sulla pagina Impostazioni globali, individua l’impostazione Utenti in più gruppi e assicurati che sia abilitata.
- L’account amministratore Acrobat Sign dispone di gruppi di utenti esistenti con utenti assegnati ai gruppi. Scopri come Creare e modificare i gruppi di utenti.
- Gli amministratori sono membri dei gruppi di utenti a cui desiderano associare i modelli di accordo specifici.
Passaggio 2: attiva il supporto dei gruppi Acrobat Sign nell’ambiente Salesforce. Per eseguire questa operazione:
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Nell’angolo in alto a destra della pagina Lightning di Salesforce, seleziona Imposta.
-
Nella pagina Imposta, seleziona Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate.
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Individua Impostazioni gruppi Adobe Acrobat Sign, quindi seleziona Gestisci.
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Sulla pagina Impostazioni gruppi Adobe Acrobat Sign, seleziona Nuovo.
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Nella pagina visualizzata, seleziona la casella di controllo Abilita supporto di gruppi Acrobat Sign.
Per bloccare l’organizzazione a un singolo gruppo Sign, immetti il nome di un gruppo nel campo Nome del gruppo Acrobat Sign bloccato.
Nota: per poter associare i modelli di accordo a gruppi Sign specifici, non bloccare l’organizzazione a un singolo gruppo Acrobat Sign.
-
Seleziona Salva.
Passaggio 3: associa i modelli di accordo ai gruppi di Acrobat Sign in base alle esigenze:
- Crea un modello di accordo.
- Nella sezione Dettagli modello, seleziona il menu a discesa Chi può inviare questo accordo, quindi seleziona un gruppo a cui associare l’accordo.
Nota: se selezioni l’opzione predefinita “Qualsiasi utente nell’account Sign collegato”, qualsiasi utente può inviare l’accordo da qualsiasi gruppo di cui è membro. - Definisci altre proprietà per il modello a cui il gruppo di utenti deve aderire e salva il modello di accordo.
Associando il modello di accordo al gruppo di utenti selezionato, il modello può essere utilizzato solo dai membri del gruppo selezionato. L’accordo viene quindi inviato per conto dell’intero gruppo.
Dopo aver aperto l’accordo in modalità bozza, è necessario configurarlo per specificare il gruppo di mittenti, definire i destinatari, la natura dell’accordo, i documenti da inviare per la firma e, se necessario, le impostazioni aggiuntive.
A. Ordine di firma del destinatario B. Ruolo del destinatario C. Tipo di destinatario D. Campo di ricerca destinatario E. Strumento per messaggi privati
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Dal menu a discesa Invia da, seleziona il mittente desiderato tra le opzioni disponibili.
- Se sei un membro di più gruppi di utenti, nell’elenco Invia da vengono visualizzati tutti i tuoi gruppi e il gruppo predefinito della tua organizzazione.
- Se non sei membro di alcun gruppo di utenti, l’elenco Invia da mostra solo il gruppo predefinito.
- Se utilizzi un modello di accordo con un gruppo mittente predefinito, puoi inviare l’accordo solo per conto di quel gruppo specifico.
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In Destinatari, configura i seguenti campi:
- A indica l’ordine di firma del destinatario. Una volta aggiunti tutti i destinatari, puoi trascinare una riga verso l’alto o il basso per modificare l’ordine di firma.
- B indica il ruolo dei destinatari. Apri il menu a discesa e seleziona il ruolo desiderato per il destinatario:
- Firmatari (predefinito): i destinatari che devono apporre almeno una firma legale.
- Approvatori: i destinatari che revisionano e approvano il documento, ma che non devono firmarlo legalmente.
- Accettatore: destinatari che devono confermare l’accordo senza firmarlo formalmente.
- Compilatore modulo: destinatari che devono compilare il contenuto del modulo durante il processo di firma.
- Destinatario certificato: i destinatari che non devono firmare o compilare i campi modulo, ma possono essere invitati a delegare, rifiutare o confermare l’accordo.
- Deleganti: destinatari che devono delegare il proprio ruolo ad un’altra parte. Per ciascuno dei ruoli di cui sopra è disponibile un’opzione delegante (se attivata dall’amministratore SFDC).
- C indica il tipo di destinatario. Apri il menu a discesa e seleziona una delle opzioni seguenti:
- Referente: qualsiasi referente in Salesforce.
- Lead: qualsiasi lead in Salesforce.
- Utente: qualsiasi utente Salesforce all’interno dell’Organizzazione Salesforce.
- Gruppo: un gruppo di utenti con un ruolo Salesforce che deve firmare o approvare. Gli amministratori devono definire i gruppi disponibili.
- E-mail: destinatari che non sono attualmente elencati in Salesforce come uno degli altri tipi di oggetto.
- D indica il campo di ricerca del destinatario. Una volta selezionato un tipo di destinatario, immetti il nome o l’identificatore pertinente per cercare il destinatario oppure inserisci i dettagli.
- E indica lo strumento per un messaggio privato per il destinatario. Seleziona
per qualsiasi destinatario, quindi nella finestra di dialogo visualizzata, scrivi un messaggio e seleziona Salva.
Invia un messaggio privato solo al destinatario contrassegnato. Se non viene aggiunto nulla, il destinatario riceve il messaggio di accordo predefinito.
- Per eliminare una voce del destinatario, seleziona X per il destinatario che desideri rimuovere.
- Per aggiungere altri destinatari, seleziona Aggiungi destinatario e inserisci i dettagli richiesti nella riga visualizzata.
- Per aggiungere te stesso come destinatario, seleziona Aggiungimi. Viene aggiunta una riga con i tuoi dettagli.
- Per inviare una copia dell’accordo ad altre persone, seleziona Aggiungi Cc, quindi nel campo Cc visualizzato, aggiungi gli indirizzi e-mail desiderati.
-
Seleziona la proprietà Verifica identità dal menu a discesa e seleziona uno dei seguenti tipi di verifica che desideri includere per tutti i destinatari:
- E-mail (per impostazione predefinita): l’autenticazione si basa sull’accesso alla casella di posta
- Password: una password alfanumerica generata dal mittente che deve essere comunicata separatamente ai destinatari.
- KBA (solo USA): con l’autenticazione basata su conoscenza, il destinatario deve immettere il proprio codice fiscale; inoltre viene generata una serie di domande non banali basate sui database pubblici.
- Telefono: il mittente deve immettere il numero di telefono del destinatario, al quale verrà inviato un SMS quando è necessaria la firma.
- Documento di identità - il destinatario deve fornire l’immagine di un passaporto, di un documento di identità o di una patente di guida. Anche il documento di identità o la patente di guida richiedono all’utente di fornire un “selfie” che corrisponda all’immagine dell’ID.
Nota:Puoi configurare Adobe Acrobat Sign per abilitare un metodo di verifica univoco per ciascun destinatario. Una volta attivata questa opzione, viene visualizzata l’opzione di verifica per ciascun destinatario, come mostrato di seguito.
-
Per includere altre opzioni del flusso di lavoro, configura i seguenti campi in Opzioni:
- Proteggi il documento firmato con password: seleziona la casella di controllo e immetti una password nei campi visualizzati. La password fornita è necessaria per visualizzare il PDF finale.
- Scadenza per completamento: seleziona l’icona del calendario e imposta una data in cui il documento scade (annullamento automatico).
- Crea promemoria: scegli un’opzione di frequenza promemoria dal menu a discesa per inviare ai destinatari promemoria via e-mail. Invia un promemoria via e-mail solo ai destinatari correnti.
- Lingua destinatario: apri il menu a discesa e seleziona una lingua per il modello e-mail e le istruzioni visualizzate per l’accordo.
- Tipo firma: seleziona una delle seguenti opzioni:
- Firma elettronica per ottenere firme elettroniche.
- Firma manuale invia l’accordo con una pagina di copertina e le istruzioni che indicano di stampare, firmare e caricare nuovamente l’accordo su Adobe Acrobat Sign.
-
Per includere uno o più file che desideri far firmare:
- Seleziona Carica file. In alternativa, trascina il file nel campo File.
- Dalla finestra di dialogo Aggiungi file visualizzata, seleziona un file che desideri far firmare. Puoi allegare uno o più file dalle seguenti posizioni di origine:
- File e CRM di Salesforce
- Documenti Salesforce
- Libreria di Acrobat Sign (deve essere abilitata dall’amministratore SFDC)
- Caricato dal computer (Salesforce limita le dimensioni di caricamento dei file a ~700 KB)
- Seleziona Aggiungi file.
Nota: puoi aggiungere più documenti all’accordo. Gli accordi con più documenti presentano i documenti ai destinatari nell’ordine in cui sono elencati. Per riordinare il gruppo di documenti, trascina la selezione verso l’alto o il basso.
- Seleziona Carica file. In alternativa, trascina il file nel campo File.
-
Nella finestra di anteprima dell’accordo visualizzata:
- In Destinatario, seleziona il nome di un destinatario, quindi trascina il campo firma richiesto sull’accordo.
- Analogamente, aggiungi campi firma per ciascun destinatario.
- Eventualmente, puoi aggiungere campi informazioni, dati o altri campi Firmatario, in base alle esigenze.
- Verifica i dettagli dell’accordo.
- Al termine, seleziona Invia per inviare l’accordo ai destinatari.
L’integrazione Acrobat Sign for Salesforce associa gli accordi a un oggetto Salesforce in modo significativo. Ad esempio, quando invii un accordo di riservatezza a un referente, l’accordo viene elencato nella relativa pagina Referenti. Analogamente, se invii un accordo a un destinatario da un oggetto Opportunità, l’accordo verrà visualizzato sia negli elenchi dell’oggetto Destinatario che nelle Opportunità.
Nel caso in cui un accordo sia isolato nel sistema, viene elencato sotto la scheda Accordi. L’elenco in Accordi mostra gli accordi che sei autorizzato a visualizzare.
Acrobat Sign for Salesforce consente inoltre di inviare e gestire gli accordi tramite il pannello Accordi e l’elenco degli accordi. Puoi aggiungere i componenti AgreementPanel (AgreementPanel-wide) e AgreementList a qualsiasi oggetto Salesforce e utilizzarli per inviare e gestire gli accordi per qualsiasi record all’interno dell'oggetto.
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Dall’elenco degli accordi, seleziona l’accordo che desideri gestire e, dalla barra delle azioni superiore, effettua una delle azioni elencate di seguito:
- Per modificare il proprietario dell’accordo, seleziona Modifica proprietario. Nella finestra visualizzata, seleziona un altro utente, quindi fai clic su Invia.
- Per importare i dati nell’accordo, seleziona Importa. Nella finestra visualizzata, fornisci i dettagli e prosegui con il flusso di lavoro.
- Per annullare l’accordo, seleziona Annulla accordo. Nella finestra visualizzata, seleziona Invia.
Termina l’accordo e lo imposta a uno stato Annullato.
- Per eliminare l’accordo, seleziona Elimina accordo. Nella finestra visualizzata, seleziona Invia.
Elimina il record dell’accordo da Salesforce.
Seleziona la scheda Gestisci accordi per aprire il portale dell’accordo nel tuo account di Acrobat Sign, come mostrato di seguito. Vengono visualizzati tutti gli accordi relativi al tuo ID utente (indirizzo e-mail).
In alcuni casi, Salesforce rende gli accordi disponibili per la ricerca in base al contesto e agli utenti. Tuttavia, la maggior parte degli amministratori impedisce l’accesso a questa scheda per mantenere tutte le attività in Salesforce.
Puoi visualizzare e gestire gli accordi dai componenti del pannello Accordi e dell’elenco degli accordi.
Nota: se il pannello Accordi o l’elenco degli accordi non sono visualizzati nella pagina del record di un oggetto Salesforce, consulta come aggiungere i componenti AgreementPanel e AgreementList.
Un elenco degli accordi in una pagina del record visualizza tutti gli accordi inviati da quel record.
Puoi gestire gli accordi dal pannello Accordi nel modo seguente:
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Per modificare un accordo esistente, apri il menu a discesa per l’accordo ed esegui l’azione desiderata.
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Per inviare un nuovo accordo dal record, apri il menu a discesa Invia e seleziona qualsiasi modello disponibile oppure seleziona Nuovo accordo per creare un nuovo accordo.
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- Guida avanzata alla personalizzazione di Adobe Acrobat Sign for Salesforce
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