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Guida alle mappature e ai modelli di Adobe Acrobat Sign for Salesforce

  1. Integrazioni di Adobe Acrobat Sign
  2. Novità
  3. Versioni del prodotto e ciclo di vita
  4. Acrobat Sign per Salesforce
    1. Guida all’installazione
    2. Guida utente
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    4. Guida alla personalizzazione avanzata
    5. Guida alla mappatura dei campi e ai modelli
    6. Guida di Generatore di processi
    7. Guida di Document Builder
    8. Guida all’aggiornamento
    9. Note sulla versione
    10. Guida alla risoluzione dei problemi
    11. Articoli aggiuntivi
  5. Acrobat Sign per Microsoft
    1. Acrobat Sign per Microsoft 365
      1. Guida all’installazione
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      1. Guida utente
      2. Note sulla versione
      3. Approvazioni Microsoft Teams
    5. Acrobat Sign per Microsoft PowerApps e Power Automate
      1. Guida utente
      2. Note sulla versione
    6. Connettore Acrobat Sign per ricerca Microsoft
      1. Guida utente
    7. Acrobat Sign per Microsoft Dynamics 
      1. Panoramica
      2. Dynamics Online: guida all’installazione 
      3. Dynamics Online: guida utente 
      4. Dynamics On-Prem: guida all’installazione 
      5. Dynamics On-Prem: guida utente
      6. Guida al flusso di lavoro di Dynamics
      7. Dynamics 365 per Talent
      8. Guida all’aggiornamento
      9. Note sulla versione
    8. Acrobat Sign per Microsoft SharePoint 
      1. Panoramica
      2. SharePoint On-Prem: guida all’installazione
      3. SharePoint On-Prem: guida alla mappatura dei modelli
      4. SharePoint On-Prem: guida utente
      5. SharePoint On-Prem: note sulla versione
      6. SharePoint Online: guida all’installazione
      7. SharePoint Online: guida alla mappatura dei modelli
      8. SharePoint Online: guida utente
      9. SharePoint Online: guida alla mappatura dei moduli web
      10. SharePoint Online: note sulla versione
  6. Acrobat Sign per ServiceNow
    1. Panoramica
    2. Guida all’installazione
    3. Note sulla versione
  7. Acrobat Sign per HR ServiceNow
    1. Guida all’installazione
  8. Acrobat Sign per SAP SuccessFactors
    1. Guida all’installazione di Cockpit
    2. Guida all’installazione per Recruiting
    3. Guida utente di Recruiting
    4. Guida all’installazione di Cloud Foundry
  9. Acrobat Sign per Workday
    1. Guida all’installazione
    2. Guida introduttiva
    3. Tutorial sulla configurazione
  10. Acrobat Sign per NetSuite
    1. Guida all’installazione
    2. Note sulla versione
  11. Acrobat Sign per SugarCRM
  12. Acrobat Sign per VeevaVault
    1. Guida all’installazione
    2. Guida utente
  13. Acrobat Sign per Coupa BSM Suite
    1. Guida all’installazione
  14. Documentazione per sviluppatori Acrobat Sign
    1. Panoramica
    2. Webhook
    3. Tag di testo

La Guida alle mappature dei campi e ai modelli di Adobe Acrobat Sign for Salesforce fornisce istruzioni su come utilizzare i modelli e su come configurare la funzione Mappatura dati e unione.

Panoramica

Acrobat Sign offre la possibilità di utilizzare moduli interattivi per raccogliere dati dai firmatari, dalla posizione della firma e dai campi iniziali dei documenti, di raccogliere le informazioni di due parti sia dai mittenti che dai firmatari e molto altro.

Puoi creare la tua libreria modelli di Acrobat Sign archiviando i moduli e i modelli Acrobat Sign nella scheda Documenti Salesforce.

Puoi utilizzare i tag di testo di Acrobat Sign per:

  • Impostare posizioni specifiche sui documenti per consentire ai clienti di aggiungere le firme e le iniziali.
  • Raccogliere dati dai firmatari che in seguito possono essere rimandati nell’account di Salesforce. 
  • Unire dati da Salesforce ai campi del documento prima di inviarli per la firma. 

Consulta Informazioni sui moduli e i tag di testo.

La Guida alle mappature dei campi e ai modelli di Adobe Acrobat Sign for Salesforce fornisce istruzioni su come:

Informazioni sui modelli e i tag di testo

Affinché una mappatura venga completata correttamente sono necessari dei moduli predefiniti con nomi dei campi definiti in modo da poter far logicamente corrispondere il campo oggetto SFDC al campo del modulo di Acrobat Sign. 

Un modulo semplice è mostrato nella parte sottostante.  I campi sono definiti dalle coppie di parentesi graffe su ogni lato (che definiscono la larghezza del campo) e dal nome del campo (la stringa di caratteri fra le parentesi graffe). 

data-map-test
data-map-test

È possibile creare i moduli di Acrobat Sign aggiungendo tag di testo speciali a qualsiasi documento (Word, PDF, Text e altri) inviato tramite Acrobat Sign. 

I tag di testo possono includere argomenti aggiuntivi oltre il valore del nome, comprese le convalide, i calcoli e le espressioni regolari. Informazioni dettagliate sulla creazione del modulo possono migliorare significativamente la qualità dei dati acquisiti durante il processo di firma.

È possibile creare moduli con la mappatura dei campi utilizzando il metodo Riduzione tag di testo che consente di stabilire una convenzione per i nomi dei campi ripetuti in ogni documento. Questa funzione consente di:

  • Risparmiare tempo non dovendo ricreare i tag formali.
  • Migliorare la mappatura dei dati su più moduli e creare un ancoraggio per i moduli futuri.

Per ulteriori informazioni, consulta la Guida sui tag di testo di Adobe Acrobat Sign.

Configurare le mappature unione e dati

Per configurare le mappature dati e unione nell’account Sign for Salesforce, puoi utilizzare le seguenti impostazioni:

Impostazioni facoltative

  • Abilita opzione Notifica errore mapping (attivata per impostazione predefinita): attiva questa impostazione per l’invio di notifiche e-mail al proprietario della mappatura dati o unione ogni volta che vi sono errori quando le mappature vengono eseguite.
  • Mostra nome API dei campi (disattivata per impostazione predefinita): attiva questa opzione per mostrare il nome API di ogni campo e la relazione con gli oggetti Salesforce, quando si imposta la mappatura dati e unione.

Impostazione consigliata

  • Carica i nomi dei campi nei moduli Salesforce: puoi compilare i campi dell’oggetto SFDC con i nomi dei campi della Mappatura unione e dati caricando i nomi dei campi in Salesforce. Ciò consente di selezionare i nomi dei campi da un elenco di selezione invece di digitarli in un campo di testo. 
    Segui i passaggi riportati di seguito per caricare i nomi dei campi nei campi dell’oggetto Salesforce:
    1. Crea un modulo con tutti i campi definiti.
    2. Invia il modulo per la firma con Salesforce con un nome di accordo ovvio, ad esempio Modello campo W4. Ti consente di trovare il modello giusto durante la mappatura dei campi.
    3. Immetti una parte qualsiasi del contenuto in ogni campo che desideri mappare e firma l’accordo affinché sia registrato come completato in Salesforce.
      Il modello è ora disponibile per la selezione quando si utilizza la funzionalità Importa per la mappatura dati/unione.

Utilizzare le Mappature unione per generare documenti con i dati Salesforce

Per unire i dati dei campi da Salesforce nei campi dei documenti prima di inviarli per la firma puoi utilizzare le mappature unione di Acrobat Sign.

Ad esempio, puoi compilare automaticamente l’indirizzo e il numero di telefono di un lead da un record Salesforce in un accordo prima di inviarlo per la firma. Puoi anche modificare lo stato di un'opportunità quando l’accordo è stato completamente firmato ed eseguito. I campi dei dati uniti possono essere aggiornati dai firmatari facoltativamente se decidi di ripetere la mappatura degli aggiornamenti del firmatario in Salesforce.

Puoi anche usare le mappature unione per aggiungere automaticamente gli elenchi di prodotti associati a un’opportunità. Puoi impostare quali attributi di prodotto (ad esempio quantità e prezzo) sono inclusi negli accordi oltre a specificare come ordinare e filtrare i prodotti associati. 

Informazioni sulle mappature unione

Un tipo di origine dati per una mappatura unione può essere un valore costante specifico o un valore di un campo oggetto Salesforce a cui puoi fare riferimento nell’accordo di Acrobat Sign. La destinazione di ciascun elemento della mappatura unione è un campo designato in un accordo di Acrobat Sign.

Ad esempio, la mappatura seguente consente di aggiornare i campi del documento di Acrobat Sign corrispondenti a “Nome” e “Cognome” con i dati del campo Destinatario Salesforce (Referente). Consente inoltre di compilare il campo Azienda del documento con il nome dell’account.

field-mappings

Nota:

Quando selezioni un oggetto di cui eseguire la mappatura, inizi dall'oggetto Accordo per andare a un oggetto principale/di ricerca. L'associazione tra gli oggetti deve già essere stata impostata in fase di runtime.

Per utilizzare Mappatura unione per generare documenti con i dati Salesforce, devi scoprire come:

Per creare una mappatura unione:

  1. Vai sul modulo di avvio applicazioni e nell’angolo in alto a destra, seleziona Adobe Acrobat Sign.

  2. Seleziona la scheda Mappature unione.

  3. Nella pagina home di Mappatura unione, seleziona Nuova.

    new-merge-mapping

    Viene visualizzata la pagina della Nuova mappatura unione.

    new-merge-mapping-details

  4. Nella sezione Informazioni sulla mappatura:

    • Digita un nome per la mappatura.
    • Per eseguire la mappatura per impostazione predefinita quando si invia un accordo per la firma, seleziona la casella di controllo Mappatura unione predefinita
  5. Per importare ed eseguire la mappatura dei nomi di campo modulo di un documento esistente, seleziona un accordo inviato per la firma che è stato firmato.

    Per aggiungere altri campi, puoi importarli da ulteriori accordi nel modo seguente:

    1. Seleziona l’intestazione Importa campi modulo del documento per visualizzare la sezione Importa campi modulo del documento.
    2. Seleziona l’icona di ricerca per Importa campi da.
    3. Seleziona l’accordo da cui desideri importare i campi.
    4. Seleziona Importa campi modulo.

    Viene visualizzato il numero di campi modulo importati. 

    Nota: i campi con nomi duplicati non verranno importati due volte.

    merge-import-form-fields

    merge-fields-imported

  6. Nella sezione Mappa campi oggetti Salesforce sui campi documento, puoi creare una mappatura dai campi a cui è possibile fare riferimento dall’oggetto Accordo di Acrobat Sign (inclusi i campi personalizzati). Puoi anche aggiungere delle regole di mappatura per unire i dati nei documenti di Acrobat Sign. 

    Mappare i campi oggetto Salesforce

  1. Per aggiungere una nuova riga vuota, seleziona Aggiungi mappatura campi.

  2. Definisci le mappature e le regole di mappatura nei campi seguenti:

    • Campo documento di destinazione: se hai importato dei campi modulo, seleziona questi campi oppure immetti un nome di campo specifico. Fai clic sull’icona a sinistra dell’opzione Campo documento di destinazione per passare da un campo di immissione testo a un elenco a discesa selezionabile che mostra i valori dei campi modulo disponibili e importati.
    • Tipo di origine: seleziona Campo Oggetto Salesforce o Costante.
    • Valore di origine: a seconda del tipo di origine selezionato, è necessario specificare quanto segue:
      • Se il valore di origine è Campo Oggetto Salesforce, è necessario selezionare un valore. A tale scopo, seleziona Oggetto selezionato, e quindi dalla finestra di dialogo Selettore oggetto seleziona il campo dell’oggetto di origine Salesforce.
      • Se il valore di origine è Costante, dovrai digitare un valore nel campo Valore di origine.
    • Disabilita: se questa opzione è selezionata, questa riga di mappatura non verrà eseguita.
    • Azioni: seleziona questa opzione per eliminare la riga.
    merge-object-selector

  3. Ripeti i passaggi 1 e 2 per aggiungere altre righe di mappatura.

Nella sezione Mappa i campi voce Prodotti di Salesforce sui campi documento Adobe, puoi aggiungere elenchi di prodotti a un’opportunità.

  1. Per aggiungere una nuova riga vuota, seleziona Aggiungi mappatura campi.

  2. Seleziona Oggetto selezionato.

    merge-object-selector

  3. Nella finestra di dialogo Selettore oggetto visualizzata, seleziona i campi di origine Salesforce, Opportunità, Prodotto opportunità, quindi aggiungi gli attributi prodotto, quali quantità, prezzo e descrizione riga, che sono inclusi negli accordi. Puoi anche specificare il campo per ordinamento e l’ordine.

    merge-source-field-selector

  4. Seleziona Fine.

  5. Ripeti i passaggi da 1 a 4 per aggiungere altre righe di mappatura.

    Una volta completato il modello Mappatura unione, seleziona Salva.

Puoi creare tutte le mappature unione che ti servono, una delle quali può essere impostata come mappatura predefinita, che verrà eseguita ogni volta che un accordo viene inviato per la firma. Puoi selezionare come predefinita solo una mappatura.

Puoi anche specificare in modo esplicito quale mappatura unione desideri utilizzare per un accordo facendovi riferimento nel campo “Mappatura unione” dell'accordo (echosign_dev1__Merge_Mapping__c). Puoi utilizzare un flusso di lavoro Salesforce per eseguire una logica di business personalizzata per determinare il modello da usare. Non è necessario impostare tale campo in modo che punti alla mappatura predefinita; la mappatura predefinita viene eseguita se il campo viene lasciato vuoto.

Nota:

Ti consigliamo di utilizzare le mappature predefinite per le distribuzioni di grandi dimensioni o complesse solo durante il periodo o l'installazione di prova. La prassi dovrebbe essere il collegamento dei modelli in modo esplicito.

Sono disponibili delle impostazioni di Mappatura unione che definiscono il modo in cui vengono gestiti i file allegati. Per impostazione predefinita, viene rimosso il documento allegato originale, ad esempio, un modello per l’accordo di riservatezza, e il documento unito verrà allegato al record dell’accordo dopo che è stato inviato.

  • Allega documento unito: allega il documento con i dati uniti al record dell’accordo dopo che è stato inviato.
  • Rimuovi documento originale: rimuove il documento del modello originale dal record dell’accordo dopo che è stato inviato.

Per modificare le impostazioni degli allegati del documento:

  1. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate.
  2. Seleziona Impostazioni di mappatura unione di Adobe Sign.
  3. Seleziona Gestisci.
  4. Seleziona Nuovo.
  5. Modifica le impostazioni nel modo desiderato, quindi seleziona Salva.

Nota: le impostazioni degli allegati del documento hanno un’area di validità globale e hanno effetto su tutti i modelli di mappatura unione.

I campi Salesforce hanno regole di convalida che potrebbero causare il malfunzionamento delle mappature. Ad esempio, se esegui la mappatura del campo e-mail di Salesforce a un campo di testo di Adobe Acrobat Sign, l’indirizzo e-mail potrebbe non essere valido.

Se una mappatura non riesce per qualsiasi motivo, il messaggio di errore viene registrato nel campo “Errore mappatura unione” (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) nell’oggetto Accordo di Adobe Acrobat Sign e il proprietario della mappatura di unione riceverà un’e-mail in cui è indicato l’errore.  

Nota: è possibile creare una vista rapporto o elenco per esporre i campi di mappatura non riusciti.

  1. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate.

  2. Seleziona Impostazioni di Adobe Sign.

    sign-custom-settings

  3. Nella pagina Impostazioni di Adobe Sign, seleziona Gestisci.

  4. Nella pagina Impostazione personalizzata, seleziona Nuovo o Modifica.

  5. Seleziona la casella di controllo Abilita notifica errore mappatura.

    custom-settings-enable-mapping-error

    La notifica e-mail viene attivata per impostazione predefinita ma può essere disattivata modificando l'impostazione:

  6. Seleziona Salva.

Utilizzare le Mappature dati per trasmettere dati e file dei firmatari ai record di Salesforce

Le mappature dei dati dei campi modulo di Acrobat Sign consentono di definire in che modo Acrobat Sign aggiorna gli oggetti Salesforce con i dati dei firmatari. Ad esempio, puoi aggiornare il record del referente del firmatario in Salesforce.com con l'indirizzo e il numero di telefono fornito al momento del completamento e della firma del documento. Inoltre, puoi anche inviare l’accordo firmato di Acrobat Sign, l’audit trail e tutti i documenti di supporto caricati dai destinatari agli oggetti Salesforce impostando le mappature dei file. 

Informazioni sulle mappature dati

Le mappature dati di Acrobat Sign consentono di aggiornare gli oggetti Salesforce quando viene firmato un accordo Acrobat Sign o in una fase specifica del flusso di lavoro dell’accordo. Ciascuna mappatura dati viene configurata in anticipo e include le regole di mappatura dati. Ciascuna regola di mappatura dati definisce l’origine dati e il campo Salesforce di destinazione che deve aggiornare.

Un’origine dati di una mappatura può essere un campo modulo di Acrobat Sign, un valore di costante specifico oppure un valore di un campo dell’accordo di Adobe Sign. La destinazione di ciascun elemento di mappatura dati può essere qualsiasi campo in qualsiasi oggetto Salesforce a cui può essere fatto riferimento dall’accordo di Acrobat Sign.

Ad esempio, la mappatura riportata di seguito aggiorna nome e cognome del firmatario (così come è stato immesso dal firmatario) nell'oggetto Referente. Aggiorna inoltre la fase opportunità e aggiunge l'accordo firmato e l'audit trail all'opportunità al momento della firma dell'accordo. 

Altri esempi di utilizzo delle mappature dati per aggiornare Salesforce sono:

  • Aggiornamento delle informazioni di contatto dei destinatari
  • Aggiunta di un numero PO all'opportunità
  • Aggiornamento delle informazioni di pagamento all'account
  • Modifica dello stage dell'opportunità quando l'accordo viene firmato
  • Aggiunta del PDF firmato e dell’audit trail al referente. 

Per utilizzare le Mappature dati per trasmettere dati e file dei firmatari ai record di Salesforce, scopri come:

Segui i passaggi riportati di seguito per creare una mappatura dati di Acrobat Sign:

  1. Nell’angolo in alto a sinistra della pagina del modulo di avvio applicazioni, seleziona Adobe Acrobat Sign.

  2. Seleziona la scheda Mappature dati.

  3. Nella pagina home Mappature dati, seleziona Nuova.

  4. Nella pagina Nuova mappatura dati:

    • Assegna un nome intuitivo alla mappatura.
    • Per impostarla come mappatura predefinita, seleziona la casella di controllo Mappatura dati predefinita. Per impostazione predefinita, la mappatura viene eseguita dopo la firma degli accordi.
    • In alternativa, è possibile assegnare mappature dati a un Modello di accordo da utilizzare quando si crea un accordo.
    new-data-mapping

  5. Per salvare la mappatura senza campi definiti, seleziona Salva.
    Altrimenti, passa a Definire le mappature tra campi.

    Nota:

    Se nel documento da cui stai eseguendo l’importazione non sono presenti campi Acrobat Sign personalizzati, non puoi importare i campi Acrobat Sign predefiniti forniti con ogni accordo firmato, ad esempio firmato (data), e-mail, nome, cognome, titolo e azienda.

La sezione Mappatura campi consente di definire le relazioni tra i campi dell’ambiente Salesforce e i campi modulo dell’accordo. È possibile creare regole di mappatura per qualsiasi campo in Salesforce, compresi i campi personalizzati.

Per mappare i campi modulo dell’accordo con i campi nell’ambiente Salesforce, è necessario:

  • Selezionare il campo dell’oggetto Salesforce di destinazione da cui verranno recuperati i dati.
  • Definre l’origine dei dati.
  • Impostare l’evento di stato che deve attivare l’invio del contenuto del campo di origine al campo di destinazione.

Per importare i nomi dei campi dall’accordo firmato e abilitare la selezione dei nomi dei campi da un elenco di selezione, gli amministratori devono caricare i campi modulo in Salesforce.

È possibile importare i nomi dei campi da un accordo firmato per poter disporre dei campi nel modulo. L’importazione dei nomi dei campi restituisce solo i campi che sono stati aggiornati durante il processo di firma e ignorano quelli inalterati.

Per importare i campi da un accordo:

  1. Seleziona l’icona di ricerca accanto a Importa campi modulo; viene aperta una pagina di ricerca contenente l’elenco degli accordi recenti.

  2. Seleziona l’accordo da cui desideri importare i nomi dei campi.

    data-import-form-fields

  3. Seleziona Importa campi modulo.
    Viene visualizzato il numero di campi importati.

    data-form-fields-imported


Per definire le relazioni tra i campi:

  1. In Mappature campi, seleziona Aggiungi mappatura per aggiungere un record.

    data-add-mappings

  2. Specifica la destinazione, l’origine e il trigger nel modo seguente:

    • In Quale oggetto di Salesforce aggiornare?, seleziona l’oggetto Salesforce di destinazione in cui verranno aggiornati i dati.
    • In Quale campo di Salesforce aggiornare?, seleziona il campo Salesforce di destinazione in cui verranno aggiornati i dati.
    • In Da dove provengono i dati? – Seleziona il tipo, seleziona una delle seguenti opzioni:
      • Campo Accordo: presenta un elenco di oggetti presenti nell’oggetto Accordo in Salesforce.
      • Costante: consente di inserire un valore costante (letterale).
      • Campo modulo EchoSign: consente di presentare un elenco di nomi di campi importati da accordi firmati.
        Nota: puoi anche digitare manualmente i valori di ciascun campo.
    • In Qual è il valore dei dati?, seleziona una delle seguenti opzioni in base all’opzione Dati provenienti da selezionata:
      • I dati provengono da “Campo modulo EchoSign”: seleziona un campo modulo EchoSign o immetti un nome di campo specifico. Fai clic sull’icona a sinistra del campo per passare da un campo di immissione testo a un elenco a discesa selezionabile che mostra i valori dei campi modulo disponibili e importati.
      • I dati provengono da “Costante”: digita un valore specifico. Ad esempio, puoi immettere un valore di campo che desideri cambiare per un elenco di selezione di Salesforce. Oppure, puoi immettere un numero o un testo che desideri aggiornare in un campo Salesforce.
      • I dati provengono da “Campo dell'accordo”: seleziona un campo dell'accordo dall'elenco a discesa.
    • In Quando eseguire la mappatura? – Seleziona stato accordo, seleziona una delle seguenti opzioni di stato da eseguire quando lo stato dell’accordo cambia nello stato specificato:
      • Firmato/Approvato/Accettato/Compilato/Consegnato
      • In attesa di controfirma/approvazione/accettazione/compilazione/consegna
      • Inviato per firma/approvazione
      • Annullato / Rifiutato
      • Scaduto
    data-when-run-mapping

  3. Ripeti i passaggi 1-2 per definire tutte le relazioni tra campi, quindi seleziona Salva.

A livello di record, puoi controllare il push di un aggiornamento dei contenuti. Per eseguire questa operazione:

  1. In Azioni, fai clic sull’icona Impostazioni (ingranaggio).
  2. Nella finestra di dialogo Impostazioni valore mappatura campo, seleziona una delle seguenti opzioni:
    • Non sovrascrivere i valori esistenti: impedisce di sovrascrivere il valore se esiste già un valore nel campo Salesforce di destinazione.
    • Non scrivere elementi vuoti: impedisce la scrittura di un valore vuoto nel campo Salesforce di destinazione nel caso in cui il valore di origine dell’accordo di Acrobat Sign sia vuoto.
  3. Per disattivare una riga di mappatura in modo che non venga eseguita, seleziona Disattiva.

Puoi eseguire la mappatura di un accordo di Acrobat Sign completato e/o dell’audit trail su un oggetto di destinazione Salesforce selezionato, eseguendo le operazioni seguenti. Per eseguire questa operazione:

  1. In Mappatura file, seleziona Aggiungi mappatura.

  2. Definisci i file da aggiungere, l’oggetto di destinazione in cui aggiungerli e lo stile dell’aggiunta nel modo seguente:

    • In Quale oggetto Salesforce aggiornare?, seleziona l’oggetto Salesforce di destinazione da aggiornare con i file.
    • In Come desideri aggiungere il file?, seleziona una delle seguenti opzioni:
      • Aggiungi un collegamento di riferimento al file: fornisce l’URL per accedere al PDF dell’accordo. I collegamenti di riferimento devono essere mappati in un campo basato su testo, ad esempio una stringa o un elenco di scelta. I collegamenti di riferimento supportano solo il tipo di file Accordo firmato - PDF unito.
      • Allega il file direttamente all’oggetto: allega il documento PDF direttamente all’oggetto da mappare, se per tale oggetto è disponibile un elenco di allegati. Tutti gli oggetti Salesforce non supportano file allegati, ad esempio Utenti.
      • Salva come allegato: permette di archiviare il documento come un tipo di oggetto Allegato. In caso contrario, il contenuto viene memorizzato come un oggetto File.
    • In Campo da aggiungere all’URL del file, seleziona il campo di destinazione in cui viene copiato l’URL. È richiesto solo se si seleziona Aggiungi un collegamento di riferimento al file.
    • In Quale file aggiungere, seleziona una delle seguenti opzioni:
      • Accordo firmato - File PDF unito: seleziona questa opzione, se invii più documenti da firmare per una singola transazione e desideri archiviare il PDF firmato finale come un singolo PDF unito.
      • Accordo firmato - File PDF separati: seleziona questa opzione se invii più documenti da firmare per una singola transazione e desideri allegare al record Salesforce i singoli file come PDF separati.
      • Audit trail: seleziona questa opzione per inviare al record Salesforce l’audit trail in formato PDF.
      • Documenti di supporto: seleziona questa opzione per inviare al record Salesforce eventuali documenti di supporto caricati dai destinatari.
  3. In Quando eseguire la mappatura? - Seleziona Stato accordo, seleziona una delle seguenti opzioni per specificare lo stato dell’accordo che attiva l’esecuzione della mappatura dati:

    • Firmato, Approvato, Accettato, Compilato, Consegnato.
    • In attesa di controfirma/approvazione/accettazione/compilazione/consegna
    • Inviato per firma/approvazione
    • Annullato / Rifiutato
    • Scaduto
  4. Al termine, seleziona Salva.

  5. Se nell’URL di Adobe Acrobat Sign è presente un sottodominio personalizzato (ad esempio, https://caseyjones.na1.adobesign.com), devi aggiungere l’URL all’elenco Salesforce Sito remoto durante la mappatura dell’accordo firmato. Per eseguire questa operazione:

    1. Passa a Configurazione > Impostazioni > Sicurezza > Impostazioni del sito remoto.
    2. Seleziona Nuovo sito remoto.
    3. Aggiungi l’URL di Adobe Sign come URL del nuovo sito remoto.
    Impostazioni per sito remoto

È possibile creare numerose mappature di dati, in base alle esigenze, e definirne una come mappatura predefinita. La mappatura predefinita viene eseguita ogni volta che cambia lo stato di un accordo. Puoi selezionare come predefinita solo una mappatura.

È anche possibile specificare in modo esplicito quale mappatura si desidera utilizzare per un accordo facendovi riferimento nel campo “Mappatura dati” (echosign_dev1__Process_Template__c) dell’accordo. Puoi utilizzare un flusso di lavoro Salesforce o attivare l’esecuzione di una regola di business personalizzata per determinare quale mappatura dati utilizzare.

Nota: non è necessario impostare tale campo in modo che punti alla mappatura predefinita; la mappatura predefinita viene eseguita automaticamente se questo campo viene lasciato vuoto.

Puoi anche eseguire una mappatura prima o dopo la modifica dello stato dell’accordo in “Firmato” (ad esempio, esegui la mappatura dopo la firma del primo firmatario) mediante la casella di controllo “Attiva mappatura dati” (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Puoi utilizzare un flusso di lavoro Salesforce o attivare l'esecuzione di una regola di business personalizzata per determinare quando eseguire una mappatura dati.

Inoltre, puoi associare una mappatura dati a un modello di accordo. Consulta la sezione Modelli di accordo per ulteriori informazioni.

I campi Salesforce hanno regole di convalida che potrebbero causare il malfunzionamento delle mappature. Ad esempio, se esegui la mappatura di un campo di testo di Acrobat Sign su un campo di e-mail di Salesforce, la convalida del campo può non riuscire, se il contenuto del campo non è un indirizzo e-mail valido.

Accertati di utilizzare le regole di convalida dei campi modulo di Acrobat Sign, quando possibile, per assicurarti che i dati immessi dai firmatari possano essere spostati in Salesforce. Regole standard per la convalida dei campi modulo PDF di Acrobat Sign dai documenti PDF e creazione di regole di convalida quando utilizzi i tag di testo di Adobe Sign. Per ulteriori informazioni, consulta la documentazione sui tag di testo.

Se una mappatura non riesce per qualsiasi motivo, il messaggio di errore viene registrato nel campo “Errore mappatura dati” (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) nell’oggetto Accordo di Acrobat Sign e il proprietario della mappatura dati riceve un’e-mail in cui è indicato l’errore.  

Nota:

È anche possibile creare un report o una visualizzazione elenco per evidenziare le mappature dei campi non riuscite.

La notifica via e-mail è attivata per impostazione predefinita, ma puoi disattivarla effettuando i seguenti passaggi:

  1. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate.
  2. Fai clic su Impostazioni Adobe Sign.
  3. Fai clic su Gestisci.
  4. Seleziona Nuovo o Modifica.
  5. Trova (Ctrl/Comando+F) l’impostazione Abil. opzione Notifica errore mappatura.
  6. Modifica l’impostazione come desiderato.
  7. Seleziona Salva.

Creare modelli di accordo e flussi di lavoro

I modelli di accordo di Adobe Acrobat Sign consentono di configurare in anticipo valori e impostazioni predefiniti per i tuoi accordi. È inoltre possibile collegare un modello di accordo al pulsante “Invia per firma”.

Informazioni sui modelli di accordo

I modelli di accordo consentono di predefinire i campi degli accordi, quali nome, messaggio, lingua, date di scadenza e opzioni di protezione. Inoltre, puoi associare delle mappature dati, unione e oggetto particolari (ad esempio, Opportunità, Account, Contatto, Lead, Opportunità o Contratto) al modello di accordo. Inoltre, puoi preimpostare le definizioni dei destinatari, eseguire la mappatura dei campi sui campi dell’accordo e predefinire i file allegati.

Puoi inoltre impostare un pulsante “Invia per firma” visualizzato nel record di oggetto correlato (ad esempio, Opportunità) in modo che colleghi per impostazione predefinita a un modello di accordo. Per generare un accordo utilizzando un modello di accordo, puoi selezionare Invia per firma.

Creare un modello di accordo

Per creare un nuovo modello di accordo:

  1. Accedi ad Avvio app e dall’angolo in alto a destra, seleziona Adobe Acrobat Sign.

  2. Seleziona la scheda Modelli di accordo.

  3. Sulla pagina Home Modelli di accordo, seleziona Nuovo.

    new-agreement-template

  4. Nella finestra di dialogo visualizzata, immetti un nome per il modello e seleziona un flusso di lavoro per il modello, se necessario.
    Nota: L’opzione per selezionare un flusso di lavoro è disponibile solo se sono attivati i flussi di lavoro. Scopri come Abilitare i flussi di lavoro.

    Assegnare un nome al modello

  5. Seleziona Salva.

    Visualizza la pagina del nuovo Modello di accordo con il nome del modello in alto. Dall’angolo in alto a destra, seleziona l’icona a discesa per modificare le seguenti opzioni:

    • Modifica nome: consente di modificare il nome del modello corrente.
    • Cambia proprietario: consente di cambiare il proprietario del modello corrente. Il modello deve essere assegnato a un utente corrente nell’organizzazione Salesforce.
    • Clona: consente di duplicare il modello corrente con un codice ID univoco di Salesforce.
    • Elimina: consente di eliminare il modello corrente da Salesforce.
    new-agreement-edit-options

    Sotto il pulsante Salva, la pagina visualizza l’ID del modello e i metadati relativi a chi ha creato, possiede e ha modificato per ultimo il modello. È possibile attivare/disattivare la casella di controllo Attivo per rendere il modello disponibile o meno. I nuovi modelli vengono creati con lo stato Attivo.

    new-agreement-metadata

Fornire i dettagli del modello

template-details

Include i dettagli principali relativi agli accordi creati dal modello facendo riferimento a un oggetto Salesforce. Per fornire i dettagli del modello, compila i seguenti campi:

  • Nome accordo: questo campo definisce il nome predefinito dell’accordo. Tutti gli accordi vengono inizialmente creati con questo nome.
    Nei campi di testo, ad esempio Nome accordo, è possibile utilizzare le variabili di Salesforce come parte della definizione per generare dinamicamente dei valori di campo significativi. Ad esempio, è possibile personalizzare il Nome dell’accordo per includere il nome di un destinatario quando viene generato l’accordo, ad esempio l’accordo Acme Corp - {!Name}.
  • Oggetto Salesforce: seleziona l’oggetto Salesforce principale da usare come riferimento principale per alcune delle definizioni facoltative nel modello di accordo.
    Ad esempio, puoi definire destinatari, mappature dei campi o allegati in modo che l’accordo possa cercare campi e mappature nell’oggetto principale o dati dagli oggetti di ricerca. Se hai definito un oggetto principale nel modello dell’accordo, occorre avviare l’accordo dal pulsante “Invia per firma” nell’oggetto principale. Consulta come Abilitare il pulsante Invia per firma.
  • Dati mappati: seleziona Mappatura dei dati nei campi dell’accordo e seleziona un metodo di mappatura:
    • Seleziona da oggetto: richiede un Oggetto Salesforce da definire. A seconda dell’oggetto principale impostato, seleziona un campo Origine e un Campo accordo di destinazione. Per esempio, se l’Oggetto principale è “Opportunità”, nella schermata successiva, seleziona il campo di origine dall’oggetto principale (ad esempio, Opportunità) e il campo dell’oggetto Accordo di destinazione su cui verrà eseguita la mappatura dati.
    • Valore specifico di input: immetti un valore letterale in un Campo Accordo di destinazione.
      Tutti i campi mappati sono elencati sul modello dove possono essere modificati o eliminati singolarmente.
dati mappatura

map-data-entry

Nota:

Per poter mappare i dati da o verso un oggetto secondario collegato all’oggetto principale, è necessario implementare i seguenti passaggi:

  1. Nell’oggetto principale, assicurati che sia presente un campo di ricerca per l’oggetto secondario. I dati non possono essere mappati su o da un elenco correlato.
  2. Sull’oggetto Accordo, verifica che sia presente un campo di ricerca per l’oggetto secondario.
  3. Sul Modello di accordo, seleziona Mappatura dei dati nei campi dell’accordo e Seleziona da oggetto.
  4. Per il campo Tipo di origine, seleziona il campo di ricerca dell’oggetto secondario.
  5. Per il campo Accordo di destinazione, seleziona il campo di ricerca dell’oggetto secondario.
  6. Seleziona Salva.
  7. Nel modello di accordo, seleziona Salva per salvare le impostazioni.
  8. Segui i passaggi per impostare Mappatura dati o Mappatura unione come descritto nelle sezioni seguenti.
  • Invio automatico: attiva questa opzione se sono presenti dei flussi di lavoro automatizzati da utilizzare per attivare l’invio degli accordi, o se desideri inviare automaticamente un accordo quando l’utente fa clic sul pulsante Invia per firma da un record di Salesforce. Affinché l’opzione Invio automatico funzioni, nel modello di accordo devono essere definiti almeno un destinatario e un allegato.
  • Tipo di accordo: seleziona dall’elenco dei Tipi di accordo definiti.
  • Lingua: consente di definire la lingua utilizzata nelle comunicazioni inviate al destinatario, compresi i messaggi e-mail e le istruzioni visualizzate.
  • Seleziona il tipo di firma per questo accordo:
    • Firma elettronica: per raccogliere le firme elettroniche per impostazione predefinita.
    • Firma manuale: seleziona questa opzione per indicare ai destinatari di scaricare il documento, firmarlo fisicamente, scannerizzare il documento firmato e caricarlo in Acrobat Sign.

Allegare documenti

È necessario allegare uno o più documenti che il modello deve consegnare. Se al modello non viene allegato alcun documento, il mittente dovrà selezionare un documento durante la configurazione dell’accordo.

Se il modello è impostato su Invio automatico, è necessario allegare al modello almeno un documento.

template-attachments

Per allegare documenti:

  1. Seleziona Carica file e carica un file tramite una configurazione guidata basata su menu.
    Oppure trascina un file dal desktop.
    Nota: tutti i file caricati vengono aggiunti alla proprietà File e CRM di Salesforce e sono di proprietà di chi li carica.
  2. In Seleziona per aggiungere documenti, seleziona una delle opzioni seguenti e cerca un documento in base a librerie specifiche utilizzando la barra Ricerca:
    • File e CRM di Salesforce: si riferisce alla tua libreria personale. Tutti i documenti che carichi dal tuo sistema vengono archiviati in questa libreria per uso futuro.
    • Documenti Salesforce: si riferisce alla libreria di Salesforce condivisa tra gli utenti.
    • Acrobat Sign Library: si riferisce al contenuto della libreria archiviato nel sistema Acrobat Sign.
    • Ricerca avanzata: si riferisce a un’interfaccia in cui sono disponibili tutte le opzioni elencate in precedenza.
  3. In Opzioni avanzate, seleziona facoltativamente Scegli origine documento. Consente di selezionare un documento o un oggetto da un oggetto Salesforce o da una variabile runtime. Alcuni oggetti principali di Salesforce forniscono opzioni aggiuntive per l’origine del documento. Ad esempio, se l’Oggetto Salesforce sulla scheda Dettagli modello è Opportunità, è disponibile un’opzione di origine aggiuntiva di Aggiungi da preventivo opportunità. Sono disponibili tre opzioni:
    • Aggiungi da oggetto Salesforce
      • Tipo di origine: scegli se il tipo di oggetto del documento è File o Allegato.
      • Selezione documento: seleziona il documento da allegare in base a uno dei seguenti criteri: Documento più recente (data di creazione più recente), meno recente
      • Documento (data di creazione meno recente) o Tutti i documenti (tutti i documenti trovati).
    • Aggiungi da preventivo opportunità
      • Tipo di preventivo: preventivo più recente o meno recente.
      • Tipo di preventivo determinato da: data ultima modifica o data correlata.
      • Tipo di documento preventivo: Documento più recente, Documento meno recente o Tutti i documenti.
    • Variabile di runtime
      • Aggiungi in modo dinamico un allegato da un oggetto.
      • Aggiungi nome variabile runtime: specifica la variabile e il tipo di ID dal tuo oggetto Salesforce.
  4. Per importare un modello di campo dalla libreria di Adobe Sign, utilizza la barra di ricerca nel campo Aggiungi modello per campi modulo.
doc-source-add-salesforce-object

add-from-opportunity-quote

runtime-variable

Aggiungere i dettagli dei destinatari

È possibile utilizzare la scheda Destinatari per aggiungere i destinatari e controllare il gruppo di destinatari dell’accordo. A tale scopo, compila i seguenti dati:

  • In Flusso di lavoro firma, seleziona una delle due opzioni seguenti:
    • Firmano tutti i destinatari: tutti i destinatari definiti nel modello dovranno partecipare al processo, in base al loro ruolo. Seleziona questa opzione per tutti gli accordi che non devono essere firmati solo dal mittente.
    • Firma solo il mittente: abilita questa opzione per aggiungere al modello la funzionalità “Firmo solo io”. È necessario selezionare Abilita Firma solo il mittente per utilizzare questa opzione. In base alle esigenze, questa opzione può essere impostata su sola lettura tramite l’impostazione Sola lettura - Firma solo il mittente.
  • In Destinatari, seleziona un ruolo destinatario dal menu a discesa Firmatario.
  • Nel campo Cerca contatti, cerca il contatto del destinatario. In alternativa, seleziona E-mail dal menu a discesa e aggiungi l’indirizzo e-mail del destinatario. I destinatari possono essere aggiunti tramite:
    • Oggetto Salesforce: può trattarsi di un contatto, un utente, un lead o un gruppo.
    • E-mail: è possibile specificare un qualsiasi indirizzo e-mail.
    • Variabile di runtime: il destinatario viene inserito in modo dinamico in base al valore importato da una variabile sull’oggetto principale (definito nella scheda Dettagli modello).
  • Per aggiungere altri destinatari, seleziona Aggiungi destinatario.
  • Per aggiungerti come firmatario, seleziona Aggiungimi. Seleziona Firma per ultimo o Firma per primo per impostare l’ordine con cui dovrai firmare. Se necessario, seleziona Firma in hosting per il primo firmatario.
  • Per modificare il metodo di verifica dell’identità, seleziona E-mail per aprire il menu verifica identità. Dal menu a discesa, seleziona uno dei seguenti metodi di verifica, come richiesto: Password, Autenticazione basata su conoscenza (KBA), Telefono o Documento di identità.
  • Facoltativamente, aggiungi un messaggio per i destinatari dell’accordo.
  • In Opzioni avanzate:
  • Per facilitare la firma in hosting, ovvero la firma di persona, seleziona Abilita firma in hosting (firma di persona).
  • Per consentire di visualizzare in anteprima l’accordo e di trascinarvi i campi modulo prima di inviarlo per la firma, seleziona Abilita campi Anteprima e Posizione.
  • Per inviare l’accordo per conto di un utente specifico, seleziona Invia per conto di e specifica un ID record utente. Consulta come abilitare la funzione “Invia per conto di”.
  • Se stai controllando la verifica del firmatario in base allo stato del destinatario interno o esterno, facoltativamente, seleziona Metodi di verifica avanzata per configurare i metodi di verifica per i destinatari.
template-recipients

Aggiungere le mappature dati

Nella scheda Mappatura dati, facoltativamente puoi specificare quali mappature dati o mappature unione (o entrambe) eseguire automaticamente durante l’invio degli accordi con questo modello di accordo.

  • Mappatura unione: seleziona una mappatura dati per unire i campi Salesforce in un accordo prima dell’invio.
  • Mappatura dati: seleziona una mappatura dati da utilizzare per eseguire la mappatura dei dati immessi da un accordo firmato in Salesforce.
data-mapping

Configurare regole aggiuntive

Puoi configurare regole aggiuntive per automatizzare le attività più comuni relative agli accordi. A tale scopo, compila i seguenti campi, come richiesto:

  • In Promemoria automatici, seleziona una delle seguenti opzioni dal menu a discesa: MaiOgni giorno, Fino alla firmaOgni settimana, fino alla firma.
  • In Giorni alla scadenza, immetti il numero di giorni fino alla scadenza dell’accordo. Il numero di giorni immesso viene aggiunto alla data corrente quando il record dell’accordo viene generato dal modello di accordo, per calcolarne la scadenza in modo dinamico.
    Nota: Se si utilizza il pacchetto versione 21.x o precedente, viene visualizzato il Giorni alla scadenza come campo numerico. I clienti che utilizzano il pacchetto della versione 21.x o successiva trovano il campo come un Campo di testo, consentendo loro di fare riferimento ad altri campi nell’oggetto principale, ad esempio {!Expiry Date}. I clienti che hanno eseguito l’aggiornamento da una versione precedente a v21 troveranno entrambi questi campi.
  • In URL di reindirizzamento post-firma, immetti un URL per reindirizzare automaticamente i firmatari di un accordo all’URL specificato dopo la firma. Per poter usare questa opzione, è necessario abilitare l’impostazione Abilita opzioni post-firma.
  • Se hai attivato l’impostazione Opzioni post-firma e specificato un parametro URL di reindirizzamento post-firma È specificato, nel campo Ritardo di reindirizzamento post-firma (secondi), immetti il numero di secondi che devono trascorrere prima di eseguire il reindirizzamento.
  • Seleziona la casella di controllo Proteggi con password il documento firmato per crittografare il PDF firmato che viene inviato ai firmatari.
  • Seleziona la casella di controllo Imposta come modello predefinito per tutti gli accordi per impostare questo come modello di accordo predefinito per i nuovi accordi. Puoi anche definire un modello di accordo specifico da associare ad altri accordi, che può sovrascrivere il modello di accordo predefinito. Ad esempio, puoi creare un pulsante “Invia per firma” personalizzato per l'oggetto account associato a un modello di accordo specifico. Consulta Attivazione del pulsante Invia per firma per ulteriori informazioni sui pulsanti personalizzati.
  • Seleziona Abilitato come azioni editore di Chatter per abilitare questo modello di accordo se hai abilitato le azioni di editore di Chatter nella tua organizzazione. L’azione di editore di Chatter consente agli utenti di inviare degli accordi da Chatter. Seleziona questa casella per abilitare questo modello di accordo per l’azione Chatter per i seguenti oggetti principali: Referente, Account oppure Opportunità. Ad esempio, se l'oggetto principale è Opportunità, selezionando questa casella consentirai agli utenti di effettuare l’invio tramite questo modello di accordo da tutti i feed Chatter Opportunità. Se lasci l’oggetto principale vuoto, puoi abilitare il modello di accordo nel feed Chatter della pagina iniziale.
    Per ulteriori informazioni, fare riferimento alla Azione publisher Adobe Acrobat Sign per Chatter.
template-rules

Abilitare i flussi di lavoro di Acrobat Sign

Salesforce può essere facilmente configurato per importare flussi di lavoro da Acrobat Sign, offrendo agli agenti la flessibilità di inviare da entrambi gli ambienti con la stessa struttura di destinatari, metodi di autenticazione, distribuzione e-mail, ecc.

L’utilizzo dei flussi di lavoro come origine dei modelli Salesforce consente inoltre di utilizzare modelli di documento multiuso che possono includere o ignorare i destinatari in base alle esigenze.

Scegliere un flusso di lavoro

La definizione del modello Salesforce è stata leggermente modificata per i casi in cui viene associato un flusso di lavoro, poiché il flusso di lavoro modifica la scheda Destinatari in base al flusso di lavoro e inserisce alcuni elementi configurati che normalmente verrebbero definiti nel modello SFDC.

Di seguito sono elencate le differenze nel processo di configurazione:

Per accedere ai Flussi di lavoro in Salesforce, devi:

  • Avere almeno un flusso di lavoro disponibile su Acrobat Sign.
  • Configurare l’account Salesforce per gli accordi push. Questo genera l’ URL del sito di callback di cui avrai bisogno nel passaggio successivo.
  • Immettere l’URL del sito di callback nel campo Notifica accordo URL di callback nelle impostazioni personalizzate di Adobe Sign come indicato di seguito:
    1. Accedi come amministratore Salesforce.
    2. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate.
    3. Seleziona Impostazioni di Adobe Sign.
    4. Seleziona Gestisci.
    5. Seleziona Modifica.
    6. Copia il valore presente su URL di callback di Adobe al sito Salesforce e incollalo nel campo Notifica accordo URL di callback.
    7. Seleziona Salva.
Applicare la Notifica accordo URL di richiamata

Ora puoi utilizzare i flussi di lavoro nella tua organizzazione Salesforce.

  1. Nell’angolo in alto a destra della pagina Modulo di avvio applicazioni, seleziona Adobe Acrobat Sign. 
  2. Seleziona la scheda Modelli di accordo.
  3. Sulla home page Modelli di accordo, seleziona Nuovo.
  4. Specifica un Nome modello.
  5. Seleziona un flusso di lavoro dal menu a discesa Scegli flusso di lavoro. In Adobe Sign potrai visualizzare solo i flussi di lavoro che sono disponibili per il tuo utente.
Modello di flusso di lavoro

La scheda Dettagli modello viene compilata automaticamente con il valore Nome accordo definito dal flusso di lavoro.

Tutti gli altri campi possono essere configurati come per i modelli standard.

Nome accordo importato

Sotto la scheda Allegato, vengono visualizzati solo i documenti disponibili per il flusso di lavoro di Acrobat Sign.

  • I valori Titolo documento di Acrobat Sign vengono importati e visualizzati nella colonna Titolo di Salesforce.
  • I documenti allegati al flusso di lavoro di Acrobat Sign vengono importati in un elenco per il selettore di File di Salesforce.
    • Nel selettore è presente una sola opzione, ovvero il file definito nel flusso di lavoro di Acrobat Sign. Il file deve essere selezionato in modo esplicito nel selettore durante la creazione del modello e viene automaticamente allegato quando gli utenti richiamano il modello.
    • Nei documenti definiti in Acrobat Sign ai quali non viene allegato il file verrà visualizzata l’opzione Aggiungi file
      • Questo file “vuoto” può essere compilato a livello di modello e verrà compilato man mano che gli utenti richiamano il modello. Se un file non viene aggiunto a livello di modello, il campo rimane disponibile per consentire al mittente di aggiungere un file durante la creazione dell’accordo.
Allegati importati

Nella scheda Destinatario vengono importati l’elenco e l’ordine dei destinatari dal flusso di lavoro di Acrobat Sign.

  • Il valore del nome del destinatario nel flusso di lavoro di Acrobat Sign viene importato come il “titolo” più a sinistra nel record del destinatario.
  • Per i destinatari identificati in modo esplicito con un indirizzo e-mail nel flusso di lavoro, l’indirizzo e-mail verrà inserito anche nel modello Salesforce.
    • Se il flusso di lavoro di Acrobat Sign non consente di modificare il destinatario, nel modello il campo del destinatario risulterà bloccato, impedendone la modifica.
    • I destinatari che non sono identificati esplicitamente nel flusso di lavoro possono essere modificati nel modello.
    • Se al modello viene aggiunto un valore, questo viene inserito quando il modello viene richiamato e potrà essere modificato dal mittente.
  • I destinatari “opzionali” nel flusso di lavoro di Adobe Sign possono essere lasciati come valori vuoti in Salesforce.
Elenco destinatari importato

 

Anche il Messaggio dell’accordo e le parti in Cc vengono importati nella scheda Destinatario (dalla sezione Informazioni accordo del flusso di lavoro di Acrobat Sign).

Messaggio e Cc importati

Nota:

Se il tuo flusso di lavoro di Acrobat Sign include metodi di autenticazione per i tuoi destinatari, questi vengono importati anche se non sono visualizzati nel modello.

La mappatura dei dati non può essere importata dal flusso di lavoro di Acrobat Sign, ma può essere configurata manualmente per il modello.

La scheda Regole consente di importare dal flusso di lavoro il valore Giorni alla scadenza:

Data di scadenza importata

Nota:

Le modifiche apportate a un modello Salesforce non vengono salvate automaticamente.

Per salvare le modifiche, fai clic sul pulsante Salva in alto a destra nella schermata.

Attivare il pulsante “Invia per firma”

Il pulsante “Invia per firma” è associato al modello di accordo predefinito o a un modello di accordo specifico configurato da te. Per impostazione predefinita, l'integrazione Acrobat Sign for Salesforce include un pulsante “Invia per firma” che puoi aggiungere ai layout delle pagine Opportunità, Account, Contatto, Lead o Contratto. Puoi anche creare più pulsanti “Invia per firma” personalizzati che possono essere aggiunti ad altri oggetti e associati a modelli di accordo differenti.

Di seguito viene riportato un esempio su come abilitare il pulsante “Invia per firma” per l'oggetto Opportunità:

  1. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Oggetti e campi > Gestore oggetti.

  2. Seleziona l’oggetto da modificare (Opportunità in questo esempio) dall’elenco di oggetti a sinistra.

  3. Nel pannello a sinistra, seleziona Layout di pagina.

  4. Seleziona il layout di pagina da modificare.

  5. Dall’elenco nel pannello a sinistra, seleziona Pulsanti.

  6. Trascina il pulsante Invia per firma dalla sezione in alto alla casella “Pulsanti personalizzati” nella sezione Dettagli opportunità.

Puoi creare dei pulsanti “Invia per firma” personalizzati per altri oggetti. Puoi etichettare il pulsante in base alle tue esigenze.

Di seguito viene riportato un esempio su come creare un pulsante “Invia per firma” personalizzato per l'oggetto Opportunità:

  1. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Oggetti e campi > Gestore oggetti.

  2. Seleziona l’oggetto da modificare (Opportunità in questo esempio) dall’elenco di oggetti a sinistra.

  3. Quando viene caricata la pagina dell’oggetto, seleziona l’opzione Pulsanti, Collegamenti e Azioni dalla barra a sinistra.

  4. Dall’angolo in alto a destra, seleziona Nuovo pulsante o collegamento

    Viene mostrata la pagina di modifica del pulsante o del collegamento personalizzato.

  5. Puoi copiare il valore impostato per il pulsante Opportunità predefinito (vedi la schermata riportata di seguito), ma sarà necessario sostituire la variabile dell’ID oggetto alla fine del percorso con la variabile dell’ID oggetto che desideri aggiungere:

    {! URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId=Opportunity.Id]) }

    Codice per la mappatura di un pulsante

    • (Facoltativo) Associa un modello di accordo specifico al pulsante:

    Per associare un modello di accordo specifico a un determinato pulsante “Invia per firma”, il percorso del pulsante deve essere:

    {!URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId = Opportunity.Id, templateId='a024J000002LuyBQAS'])}

    Dove templateId deve essere impostato su un ID specifico del modello di accordo che verrà utilizzato. Se questo valore non viene impostato, verrà utilizzato il modello di accordo predefinito. Puoi ottenere il valore templateId dall'URL della pagina del modello di accordo:

    URL del modello

    • Facoltativamente, dopo aver fatto clic sul pulsante e aver generato l’accordo, reindirizza l’utente a una pagina diversa da quella dell’accordo mediante il parametro retURL.

    Esempio: puoi definire un pulsante “Invia per firma” per fare in modo che, dopo essere stato selezionato, reindirizzi l'utente a un URL specificato o lo riporti al record invece di andare alla pagina dell'accordo. Per definire questo pulsante, utilizza questa stringa come esempio:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

    • (Facoltativo) Dopo aver fatto clic sul pulsante, attiva una onLoadAction per “Invia”.

    Esempio: puoi definire un pulsante “Invia per firma” per fare in modo che, dopo essere stato selezionato, reindirizzi l'utente alla pagina dell'accordo e per impostare l'invio dell'accordo dopo il caricamento della pagina senza altri interventi da parte dell'utente. Per definire questo pulsante, utilizza questa stringa come esempio:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

    Per ulteriori informazioni sulle onLoadActions, consulta onLoadActions. In alternativa, puoi eseguire la mappatura del valore “Invia” sul campo “Azione su caricamento (elenco)” nel record dell'accordo. Consulta Esegui la mappatura dati nei campi dell'accordo per informazioni su come definire questa mappatura.

  6. Seleziona Salva.

    Dopo aver creato il pulsante personalizzato, vai al layout di pagina dell’oggetto e aggiungilo alla pagina seguendo la procedura illustrata prima nell’esempio relativo all'opportunità.

Abilitare le opzioni post-firma

Puoi abilitare le opzioni post-firma per portare i firmatari a una pagina di destinazione di tua scelta. In questo modo, le opzioni “URL di reindirizzamento post-firma” e “Ritardo per reindirizzamento post-firma” vengono rese disponibili nella pagina di invio dell'accordo. I firmatari di un accordo vengono reindirizzati all'URL specificato dopo la firma. Ad esempio, puoi reindirizzarli al sito Web della tua azienda o alla pagina di un sondaggio. Questa opzione può essere impostata come in sola lettura per i mittenti che utilizzano l'impostazione Sola lettura - Opzioni post-firma.

Per abilitare le opzioni post-firma:

  1. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate.

  2. Seleziona Impostazioni di Adobe Sign.

  3. Seleziona Gestisci.

  4. Seleziona Nuovo (o Modifica).

  5. Trova l’opzione Abilita post-firma e modificala nel modo desiderato.

    Facoltativamente, trova l'impostazione Opzioni di sola lettura post-firma e modificala nel modo desiderato.

  6. Seleziona Salva.

Abilitare la funzionalità “Invia per conto di…”

Può essere necessario abilitare la funzionalità “Invia per conto di” quando un membro dell'organizzazione Salesforce deve inviare accordi per conto di un'altra persona. Questa funzionalità è valida per qualsiasi invio di accordi, inclusi gli invii in background attivati da un aggiornamento del campo Accordo “Azione sullo sfondo” o tramite l'opzione “Invio automatico” nei modelli di accordo. Puoi inoltre impostare la ricerca di un utente in un modello di accordo su “Invia per conto di”, affinché il campo venga popolato automaticamente quando viene generato un accordo. 

Per abilitare la funzionalità “Invia per conto di”:

  1. Abilita l’impostazione “Consenti l’invio per conto di altri” nel modo seguente:

    1. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate.
    2. Seleziona Impostazioni di Adobe Sign.
    3. Seleziona Gestisci.
    4. Selezione Nuovo (o Modifica).
    5. Cerca (CTRL/Comando +f) l'impostazione Consenti l'invio per conto di altri e modificala secondo le esigenze.
    6. Seleziona Salva.

  2. Aggiungi il campo “DC - Consenti l’invio per conto di altri” al layout del record Utente nel modo seguente:

    1. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Oggetti e campi > Gestore oggetti.
    2. Dal Gestore oggetti, seleziona Utente.
    3. Seleziona Layout pagina utente dalla barra a sinistra della pagina dell’oggetto Utente.
    4. Seleziona Layout utente.
    5. Dopo aver selezionato Campi, fai clic sull’opzione Consenti invio come altri utenti di Adobe Acrobat Sign e trascinala nella sezione “Ulteriori informazioni (intestazione visibile solo durante la modifica)” del layout.
    6. Seleziona Salva.

  3. Per l’utente specifico per conto del quale desideri effettuare l’invio, abilita l’opzione Adobe Sign - Consenti invio come altri:

    1. Passa a Imposta > Amministrazione > Utenti > Utenti.
    2. Per un utente specifico, seleziona Modifica.
    3. Nella pagina Modifica utente, sotto la sezione Informazioni aggiuntive abilita l’opzione Adobe Sign consenti invio come altri utenti.
    4. Seleziona Salva.

  4. Aggiungi il campo “Invia per conto di altri” al layout della pagina dell’accordo:

    a. Passa a Configurazione > Genera > Crea > Oggetti.

    b. Seleziona Accordo.

    c. Nella parte superiore della pagina, seleziona Set di campi.

    d. Seleziona Modifica.

    e. Con l'opzione Accordo selezionata, individua il campo Invia per conto di, quindi fai clic e trascinalo nella sezione Nel set di campi.

    f. Durante la definizione dell'accordo da inviare, occorre immettere nel campo “Invia per conto di” l'utente che ha consentito agli altri utenti di inviare per suo conto. 

Abilita Firma solo il mittente

Abilita questa impostazione per visualizzare e abilitare l'opzione “Firma solo il mittente” nella sezione Destinatari della pagina di invio dell'accordo. Quando si utilizza l'opzione “Firma solo il mittente”, l'accordo o il documento viene presentato all'utente per la firma. Questa funzionalità è simile a quella “Compila e firma” dei servizi Adobe. Questa opzione può essere impostata su sola lettura tramite l'impostazione Sola lettura - Firma solo il mittente.

Per abilitare la funzionalità Firma solo il mittente:

  1. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate.

  2. Seleziona Impostazioni di Adobe Sign.

  3. Seleziona Gestisci.

  4. Seleziona Nuovo (o Modifica).

  5. Trova l’impostazione Abilita Firma solo il mittente e modificala in base alle esigenze. Facoltativamente, trova l'impostazione Firma solo il mittente in sola lettura e modificala in base alle esigenze.

  6. Seleziona Salva.

Aggiungi i componenti AgreementPanel (o AgreementPanelWide) e AgreementList

Acrobat Sign for Salesforce consente di visualizzare e gestire gli accordi tramite il pannello Accordi e l’elenco degli accordi. Puoi aggiungere i componenti AgreementPanel (o AgreementPanel-wide) e AgreementList alla pagina Lightning di uno dei seguenti oggetti standard di Salesforce e utilizzarli per inviare e gestire gli accordi per qualsiasi record all’interno dell’oggetto:

  • Account
  • Referente
  • Contratto
  • Lead
  • Opportunità
  • Utente

Segui i passaggi riportati di seguito per aggiungere AgreementPanel (o AgreementPanelWide) e AgreementList a un oggetto Salesforce:

  1. Assicurati che “Dominio personale” sia configurato per il tuo account.
    Vedi la sezione su come configurare Dominio personale per utilizzare Adobe Acrobat Sign nell’ambiente Salesforce.

  2. Apri un record per un oggetto Salesforce. Nell’esempio di seguito, i componenti vengono aggiunti a un record nell’oggetto Opportunità.

    add-agreements-panel-1

  3. Dall’angolo in alto a destra nella pagina del record, seleziona l’icona Impostazioni per aprire il menu, quindi seleziona Modifica pagina.
    La pagina viene aperta in modalità Modifica.

  4. Dal pannello a sinistra, scorri verso il basso fino all’elenco dei componenti Custom-Managed (Personalizzati/Gestiti).

  5. Per aggiungere un pannello Accordo, trascina AgreementPanel nella posizione desiderata, come mostrato di seguito. 

    Se necessario, puoi aggiungere AgreementPanelWide anziché AgreementPanel. Entrambi i componenti offrono funzionalità simili ma AgreementPanelWide offre una visuale più ampia.

    add-agreements-panel-2

  6. Per aggiungere un elenco di accordi, trascina AgreementList nella posizione desiderata, come mostrato di seguito. 

    add-agreements-panel-3

  7. Seleziona Salva, nell’angolo in alto a destra.

    add-agreements-panel-4

  8. Se viene richiesto di attivare la pagina per renderla visibile agli utenti, seleziona Attiva.

    add-agreements-panel-5

  9. Nella finestra di dialogo visualizzata, seleziona il fattore di forma richiesto, quindi seleziona Avanti. Quindi rivedi l’assegnazione e seleziona Salva.

    Le modifiche vengono salvate e la pagina viene attivata per gli utenti.

    add-agreements-panel-6

Utilizzare onLoadActions

Salesforce può attivare automaticamente le azioni tramite il parametro URL onLoadAction supportato da Acrobat Sign per le azioni del pulsante Accordo: Invia, Promemoria., Elimina, Annulla, Aggiorna e Visualizza. Il parametro URL rispetta le impostazioni della barra degli strumenti (vedi la Guida avanzata alla personalizzazione) definite dall’amministratore per rendere disponibili solo quelle attivate.

Esempi di URL con onLoadAction:

  • Invia: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Bozza.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

  • Promemoria: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

  • Elimina: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

  • Annulla: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

  • Aggiorna: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

  • Visualizza: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma, Firmato o Annullato.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

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