Passa a un record entità (ad esempio Opportunità o Account) in Dynamics CRM e selezionalo per aprirlo.
Ultimo aggiornamento il
17 mag 2024
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Panoramica
L’integrazione di Adobe Acrobat Sign con Microsoft Dynamics offre una soluzione plug-and-play per ottenere firme per moduli, contratti, accordi o qualsiasi documento. L’integrazione di Acrobat Sign per Dynamics 365 CRM offre i seguenti vantaggi:
- Una funzionalità Acrobat Sign incorporata nei record CRM quali Contatti, Account, Lead, Opportunità, Ordini, Fatture, Preventivi, Contratti e qualsiasi entità CRM personalizzata definita dagli amministratori.
- Accelerazione del processo di conversione da preventivo a ordine mediante l’invio imemdiato di accordi da Dynamics.
- Unisce automaticamente i dati dalle entità di Dynamics, come account e contatti, in accordi e restituisce a Dynamics i dati raccolti dai firmatari durante la procedura di firma.
- È abilitato su dispositivi mobili tramite l’Hub delle vendite (disponibile in Dynamics 365 9.0. e versioni successive).
- Flessibilità di firma che consente ai destinatari di firmare ovunque, in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo.
- Tracciamento dei documenti inviati per la firma da Dynamics.
- Elimina gli interventi manuali dall’intero processo.
Adobe Acrobat Sign per Microsoft Dynamics Online: guida utente spiega come utilizzare Acrobat Sign per l’integrazione con Microsoft Dynamics CRM (versione 9.0 online e successive). Fornisce istruzioni su come:
Acrobat Sign è installato dall’amministratore di Dynamics e l’accesso è consentito mediante i ruoli di sicurezza.
Dalla pagina Home di Acrobat Sign è possibile accedere alle funzioni e alle caratteristiche principali.
Il banner di Benvenuto contiene il collegamento Ulteriori informazioni che apre la Guida utente (questo documento) ed è disponibile fino a quando l’utente non inizia a generare accordi.
Quando crei un accordo, il messaggio di benvenuto e il collegamento Ulteriori informazioni vengono sostituiti da collegamenti ai filtri degli accordi.
Puoi visualizzare gli accordi correnti o inviare un nuovo accordo per la firma utilizzando le seguenti opzioni:
- Accordi in corso: viene visualizzato un elenco di tutti gli accordi creati dall’utente che sono attualmente in corso.
- In attesa del tuo intervento: viene visualizzato un elenco di accordi attualmente in attesa del tuo intervento come destinatario.
- Richiedi firme: consente di creare un nuovo accordo e di inviarlo per la firma.
Nota: se non trovi l’opzione Acrobat Sign nella pagina principale, contatta l’amministratore di Dynamics per richiedere l’accesso come utente.
Gli amministratori di Microsoft Dynamics hanno accesso ai seguenti strumenti di amministrazione nella pagina Home:
- Crea nuove mappature dati: collegamento per la pagina in cui si possono creare le mappature dei dati
- Crea modello di accordo: collegamento per la pagina in cui si possono creare i modelli di accordo
. - Concedi accesso utente: collegamento per la sezione Ruoli di protezione nella guida all’installazione
Visualizzare notizie, avvertenze e messaggi di errore
La pagina Home di Acrobat Sign riporta, ove applicabile, notizie, avvertenze ed errori. Puoi scegliere di visualizzare i dettagli dei messaggi e di ignorare i messaggi.
Puoi creare e inviare accordi da firmare usando uno dei modi seguenti:
- Tramite l’entità Dynamics
- Tramite il menu + (Nuovo)
- Tramite la pagina Accordi
Per inviare gli accordi tramite entità Dynamics:
-
-
Dal menu superiore, seleziona
(menu altri comandi) > Richiedi firme.Il record entità viene aperto come nuovo accordo.
-
Nella pagina Nuovo accordo visualizzata, configura i dettagli dell’accordo come descritto nei passaggi seguenti.
-
In Destinatari:
- Per aggiungere uno o più firmatari, seleziona + Aggiungi destinatario.
- Nella finestra di dialogo Creazione rapida: destinatario visualizzata:
- Nel campo Tipo destinatario, seleziona uno dei seguenti tipi di destinatari:
Nuovo: quando il destinatario non è un valore noto in Dynamics
Referente: per i destinatari che sono entità Referente definite in Dynamics
Lead: per i destinatari definiti come lead in Dynamics
Utente: descrive gli utenti interni dell’ambiente Dynamics. - Per i nuovi destinatari, fornisci nome e cognome, indirizzo e-mail e ruolo del destinatario.
- Se necessario, specifica il metodo di verifica dell’identità.
- Al termine, seleziona Salva e chiudi.
- Nel campo Tipo destinatario, seleziona uno dei seguenti tipi di destinatari:
- Per aggiungerti come firmatario, seleziona + Aggiungimi. Viene aggiunta una riga destinatario con i tuoi dettagli utente.
- Nel campo Ruolo destinatario seleziona uno dei seguenti ruoli per ogni destinatario:
- Firmatario (predefinito): i firmatari sono obbligatori per applicare almeno una firma sull’accordo.
- Approvatore: agli approvatori non è richiesto di firmare l’accordo (sebbene possano firmarlo se vengono inseriti i campi appositamente per la loro firma), ma devono “approvare” attivamente l’accordo e tale fase è un evento registrato.
- Cc: le parti in Cc (copia carbone) sono incluse nel processo di notifica dell’accordo, ma non intervengono nel ciclo dell’accordo o di firma.
- Nel campo Autenticazione seleziona uno dei seguenti metodi di autenticazione per ogni destinatario:
- E-mail: è il valore predefinito e richiede al destinatario di accedere all’accordo tramite il collegamento e-mail.
- Acrobat Sign: il destinatario deve autenticarsi nel sistema d’identità di Adobe. Per gli accordi firmati solo dal mittente, l’opzione Verifica dell’identità deve essere impostata su Acrobat Sign.
- Telefono:invia un messaggio al destinatario con un codice che deve immettere. Il mittente deve fornire il numero di telefono del destinatario al momento della configurazione del destinatario.
- Password: il mittente deve condividere separatamente le informazioni sulla password con il destinatario in modo che possa verificare la propria identità.
- Knowledge base: gli utenti con sede negli Stati Uniti possono verificare le informazioni pubbliche del destinatario (e facoltativamente il loro numero di codice di previdenza sociale statunitense) per porre una serie di domande.
- Per impostare un ordine di firma sequenziale per i destinatari, seleziona la casella di controllo Ordine di firma. L’accordo viene inviato nell’ordine in cui i destinatari sono elencati nella sezione Destinatari.
Per modificare l’ordine di firma di un destinatario, seleziona il campo Ordine di firma nella riga del destinatario, quindi modifica il valore dell’ordine. Regola automaticamente l’ordine per gli altri destinatari. - Al termine, seleziona Salva.
-
Nella sezione File, seleziona + Aggiungi file e quindi seleziona il file richiesto da una delle seguenti posizioni:
- Risorse del computer.
- Modelli: consente di accedere ai modelli caricati nel tuo account Acrobat Sign.
- Allega file dalla libreria di Acrobat Sign: è disponibile solo quando crei un nuovo documento di accordo e non è disponibile quando crei un modello. Solo gli amministratori possono aggiungere documenti alla libreria.
Nota: tutti i file allegati vengono concatenati in un PDF per la procedura di firma. L’ordine in cui vengono visualizzati i documenti si basa sull’ordine elencato nella sezione degli allegati. Per riordinare i documenti, seleziona il campo Ordine e aggiorna manualmente il numero del documento.
-
Nella sezione Messaggio, compila i seguenti campi:
- Oggetto: l’oggetto è prominente nella procedura di notifica, presente nell’oggetto dell’e-mail, in grassetto nel corpo dell’email e in caratteri più piccoli nella descrizione dell’oggetto ricorrente (evidenziato in giallo sotto).
- Messaggio: il campo Messaggio è un campo di testo normale in cui puoi inserire un messaggio o delle istruzioni per il firmatario (evidenziato in verde sotto).
-
Nella sezione Opzioni puoi abilitare una delle seguenti impostazioni in base alle esigenze:
- Visualizza in anteprima e posiziona le firme prima dell’invio: l’accordo viene aperto automaticamente in modalità di creazione per consentirti di inserire i campi modulo.
- Scadenza completamento: imposta una data di scadenza per l’accordo.
- Giorni alla scadenza dell’accordo: definisce il numero di giorni in cui è ancora possibile firmare l’accordo quando la funzionalità L’accordo scade è abilitata.
- Richiedi firma di persona: obbliga il destinatario a firmare di persona sul sistema locale o sul tablet del mittente senza coinvolgere l’e-mail.
Nota: per l’autenticazione KBA, Adobe Sign e tramite telefono è necessario attivare i cookie di terze parti nel browser.
- Aggiungi pagina di destinazione post-firma: ti consente di specificare l’URL al quale il destinatario viene indirizzato dopo aver completato l’interazione con l’accordo.
- Pagina di destinazione post-firma: questo campo contiene l’URL della pagina al quale indirizzare i destinatari quando l’opzione Aggiungi pagina di destinazione post-firma è abilitata.
- Ritardo in secondi per reindirizzamento: questa impostazione è obbligatoria quando viene definita una Pagina di destinazione post-firma e determina quanto tempo deve trascorrere tra il momento in cui si appone la firma e il reindirizzamento del destinatario alla pagina di destinazione designata.
- Promemoria destinatario: definisce un ciclo del promemoria (giornaliero o settimanale) per la transazione.
- Tipo firma: è possibile impostare il tipo di firma elettronica o manuale per l’accordo.
Gli amministratori possono abilitare un’opzione che consente ai destinatari di scegliere una firma manuale invece di una firma elettronica o viceversa.
Per le firme manuali, il destinatario deve scaricare il documento, firmarlo fisicamente e quindi caricare un’immagine acquisita del documento firmato. - Lingua del destinatario: questa opzione determina la lingua utilizzata nell’e-mail e nell’interfaccia web per il destinatario.
- Proteggi con password: consente di applicare una password al documento finale per impedire l’accesso non autenticato.
-
Una volta forniti tutti i dettagli richiesti, nella barra del menu superiore seleziona Invia accordo.
Per inviare accordi tramite l’entità Dynamics utilizzando i modelli
Gli amministratori di Microsoft Dynamics possono creare modelli riutilizzabili per i processi ricorrente che seguoni un flusso di lavoro prevedibile. Questi modelli sono elencati in ordine alfabetico nel sottomenu Richiedi firme.
Quando si utilizza un Modello di accordo, i campi predefiniti vengono compilati automaticamente e sarà necessario fornire solo i dettagli per i destinatari dell’accordo, il nome dell’accordo e aggiungere il documento da firmare.
Gli amministratori di Dynamics possono creare uno o più modelli per qualsiasi entità di Dynamics (Contatto, Opportunità, Account) con cui preconfigurare l'accordo, riducendo così la necessità di configurazione manuale da parte del mittente.
I modelli sono accessibili dall'icona Altri comandi (…) disponibile nella barra multifunzione.
Per inviare accordi tramite + Menu (Nuovo)
Se conosci il tipo di entità previsto per un modello, puoi creare ed inviare velocemente un accordo dal menu menu Nuovo +. Per eseguire questa operazione:
- Dal menu superiore, seleziona la nuova icona + > Accordo.
Viene visualizzato il pannello Creazione rapida: accordo. - Seleziona l’Entità (ad esempio, Opportunità in questo caso) associata al modello che desideri utilizzare.
Vengono visualizzate due ricerche che consentono di selezionare l’oggetto specifico a cui desideri correlare l’accordo e il modello da utilizzare. - Seleziona il campo Scegli opportunità quindi un record dalle opzioni disponibili.
- Seleziona il campo Scegli un modello quindi un modello dall’elenco dei modelli associati.
- Seleziona Salva.
L’accordo viene creato in base ai valori del modello:
- Se il modello non contiene un destinatario o un file allegato, viene creato l’accordo nello stato di Bozza.
- Se il modello presenta un destinatario e un file allegato, ma non è stata abilitata la funzione Invio con un clic, l’accordo viene creato in uno stato di Bozza.
- Se il modello presenta un destinatario e un file allegato, e la funzione Invio con un clicè stata abilitata, l’accordo viene automaticamente inviato per la firma.
Nota:
È possibile utilizzare il sistema Creazione rapida che può essere utilizzato solo dalle seguenti entità standard in Dynamics:
- Opportunità
- Referente
- Lead
- Account
- Contratto
- Fattura
- Ordine
- Preventivo
- Utente
Gli accordi inviati da entità personalizzate devono essere avviati dalla voce di menu Richiedi firme.
Se la tua azienda utilizza Adobe Acrobat Sign for Dynamics 9.2 o versione successiva, puoi accedere alle funzionalità di Adobe Acrobat Sign dall’Hub Dynamics Sales, dall’Hub del servizio clienti e Field Services.
Questi hub offrono la stessa funzionalità con formattazione ottimizzata e accesso diretto da smartphone, tablet e altri dispositivi mobili.
Puoi visualizzare report grafici degli accordi associati al tuo utente utilizzando la dashboard di Acrobat Sign. Per impostazione predefinita, la dashboard mostra i rapporti nelle tre categorie seguenti:
- Accordi per stato
- Stato degli accordi per mese
- Accordi inviati nella settimana in corso
I grafici consentono di visualizzare dettagli granulari per ogni elemento del report. Per eseguire questa operazione:
- Passa il mouse sull’elemento che desideri analizzare.
- Nella finestra di dialogo visualizzata, seleziona un attributo e un tipo di grafico desiderati.
Vengono visualizzati nuovi grafici specifici per quel sottoinsieme di dati.
Puoi utilizzare l’Hub degli accordi per:
- Visualizzare l’elenco completo degli accordi nel tuo account.
- Ordinare gli accordi in base ai metadati, ad esempio stato, data di creazione, data di firma e altro ancora.
- Creare nuovi accordi.
- Gestire gli accordi.
Grazie all’accesso alle mappature dati, è possibile ordinare, rivedere e modificare le mappature dati esistenti o creare nuove Mappature dati.
Gli utenti autorizzati ad accedere ai modelli possono rivedere, ordinare e modificare i modelli esistenti. Per creare nuovi modelli di accordo, puoi utilizzare l’hub Modelli di accordo.
Gli amministratori dell’account Microsoft Dynamics possono accedere e modificare le impostazioni a livello di amministratore per l’integrazione con Adobe Acrobat Sign.
Nota:
È ora possibile impedire che una copia del documento firmato venga salvata in Microsoft Dynamics attivando l’impostazione Blocca accesso ai documenti dell’accordo in Configurazione.
Quando si abilita l’impostazione ‘Blocca accesso ai documenti dell’accordo’:
- Impedisce agli utenti di visualizzare in anteprima o scaricare un accordo firmato dall’ambiente Dynamics.
- Disabilita automaticamente le seguenti impostazioni:
- Allega documenti firmati a un’entità accordi
- Allega audit trail combinato con l’accordo firmato
- Visualizza le immagini di anteprima dei documenti
- Non modifica lo stato degli accordi esistenti. Questa impostazione viene applicata agli accordi firmati solo dopo che è stata abilitata.
- Non elimina gli accordi esistenti dall’ambiente Microsoft Dynamics.
Lo stato di un accordo indica il suo stato legale corrente e viene aggiornato in Dynamics in un intervallo di polling regolare. I valori dello stato sono:
- Bozza: un accordo è stato creato, ma non ancora inviato.
- Inviato per firma: la procedura per la firma è attiva.
- Firmato/Approvato: completato da tutte le parti interessate.
- Annullato: la procedura per la firma è stata terminata prima di ottenere tutte le firme.
- Scaduto : un accordo che non è stato completato prima della data di scadenza configurata.
È possibile trovare facilmente un accordo controllando le entità correlate all’entità principale utilizzata per creare l’accordo.
Ad esempio, se hai creato un accordo utilizzando un Referente, è possibile verificare quali entità sono correlate andando su Referente e quindi selezionando Correlati > Accordi.
La finestra di relazione mostra l’oggetto Accordi che è possibile selezionare per aprire l’elenco completo degli accordi associati all’entità.
Per visualizzare lo stato di un accordo, puoi passare a Adobe Acrobat Sign > Accordi.
Tutti gli accordi, a prescindere dall’entità, vengono visualizzati nell’elenco degli accordi presente nella pagina degli accordi.
- Per gli accordi firmati vengono visualizzati il nome, lo stato dell’accordo e le date degli accordi.
- Gli accordi Rifiutato, Inviato per la firma, e Bozza non contengono una data Firmato il poiché non sono stati completati.
- Il valore Firmato il indica quando l’accordo è stato completato e firmato legalmente. Le firme incrementali durante il processo di firma non sono riportate.
Per gli accordi non firmati, puoi eseguire una delle seguenti azioni:
- Aggiorna stato: interagisce attivamente con il server Acrobat Sign per ottenere lo stato corrente.
- Invia promemoria: invia immediatamente un promemoria tramite e-mail al firmatario corrente dell’accordo.
- Annulla accordo: termina l’accordo nel sistema e invia una notifica di eliminazione al firmatario.
