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Guida alla mappatura dei modelli di Adobe Sign per SharePoint Online

  1. Integrazioni di Adobe Acrobat Sign
  2. Novità
  3. Versioni del prodotto e ciclo di vita
  4. Acrobat Sign per Salesforce
    1. Installare il pacchetto
    2. Configurare il pacchetto
    3. Guida utente
    4. Guida per sviluppatori
    5. Guida alla personalizzazione avanzata
    6. Guida alla mappatura dei campi e ai modelli
    7. Guida utente dell’app per dispositivi mobili
    8. Guida all’automazione dei flussi
    9. Guida di Document Builder
    10. Configurare documenti di grandi dimensioni
    11. Guida all’aggiornamento
    12. Note sulla versione
    13. Domande frequenti
    14. Guida alla risoluzione dei problemi
    15. Articoli aggiuntivi
  5. Acrobat Sign per Microsoft
    1. Acrobat Sign per Microsoft 365
      1. Guida all’installazione
    2. Acrobat Sign per Outlook
      1. Guida utente
    3. Acrobat Sign per Word/PowerPoint
      1. Guida utente
    4. Acrobat Sign per Teams
      1. Guida utente
      2. Guida di Live Sign
      3. Guida utente per dispositivi mobili
      4. Note sulla versione
      5. Approvazioni Microsoft Teams
    5. Acrobat Sign per Microsoft PowerApps e Power Automate
      1. Guida utente
      2. Note sulla versione
    6. Connettore Acrobat Sign per ricerca Microsoft
      1. Guida utente
      2. Note sulla versione
    7. Acrobat Sign per Microsoft Dynamics 
      1. Panoramica
      2. Dynamics Online: guida all’installazione 
      3. Dynamics Online: guida utente 
      4. Dynamics On-Prem: guida all’installazione 
      5. Dynamics On-Prem: guida utente
      6. Guida al flusso di lavoro di Dynamics
      7. Dynamics 365 per Talent
      8. Guida all’aggiornamento
      9. Note sulla versione
    8. Acrobat Sign per Microsoft SharePoint 
      1. Panoramica
      2. SharePoint On-Prem: guida all’installazione
      3. SharePoint On-Prem: guida alla mappatura dei modelli
      4. SharePoint On-Prem: guida utente
      5. SharePoint On-Prem: note sulla versione
      6. SharePoint Online: guida all’installazione
      7. SharePoint Online: guida alla mappatura dei modelli
      8. SharePoint Online: guida utente
      9. SharePoint Online: guida alla mappatura dei moduli web
      10. SharePoint Online: note sulla versione
  6. Acrobat Sign per ServiceNow
    1. Panoramica
    2. Guida all’installazione
    3. Guida utente
    4. Note sulla versione
  7. Acrobat Sign per HR ServiceNow
    1. Guida all’installazione
  8. Acrobat Sign per SAP SuccessFactors
    1. Guida all’installazione di Cockpit (obsoleta)
    2. Guida all’installazione di Recruiting (obsoleta)
    3. Guida utente di Recruiting
    4. Guida all’installazione di Cloud Foundry
    5. Note sulla versione
  9. Acrobat Sign per Workday
    1. Guida all’installazione
    2. Guida introduttiva
    3. Tutorial sulla configurazione
  10. Acrobat Sign per NetSuite
    1. Guida all’installazione
    2. Note sulla versione
  11. Acrobat Sign per SugarCRM
  12. Acrobat Sign per VeevaVault
    1. Guida all’installazione
    2. Guida utente
    3. Guida all’aggiornamento
    4. Note sulla versione
  13. Acrobat Sign per Coupa BSM Suite
    1. Guida all’installazione
  14. Documentazione per sviluppatori Acrobat Sign
    1. Panoramica
    2. Webhook
    3. Tag di testo
Attenzione:

La fine del supporto per l’integrazione Adobe Acrobat Sign per SharePoint Online è prevista per giugno 2024. Di conseguenza, dopo tale data non potrai inviare accordi tramite questa integrazione. Potrai comunque inviare gli accordi da SharePoint utilizzando altre integrazioni, ad esempio Acrobat Sign per Power Automate.

Consigliamo di rimuovere il plug-in Acrobat Sign dal sito SharePoint e di trasferire i flussi di lavoro ad altre applicazioni.

Panoramica

Adobe Sign supporta la correlazione dei dati tra gli elenchi SharePoint e i campi modulo degli accordi.

Utilizzando i flussi di lavoro e associando i campi degli elenchi ai campi modulo, puoi precompilare automaticamente i documenti prima dell’invio, riducendo sia i tempi di compilazione da parte dei mittenti e/o firmatari, sia il rischio di immissione di dati errati.

Inoltre, puoi anche creare una mappatura che consenta di estrarre i dati dai campi modulo di un accordo firmato e di inserirli in un elenco SharePoint.


Creazione di moduli Web con campi

Per eseguire correttamente una mappatura, i moduli devono essere stati creati con nomi di campi definiti in modo che sia possibile impostare relazioni logiche tra i campi dell’elenco e quelli del modulo di Adobe Sign

Esistono diversi modi per creare moduli che possono quindi essere caricati in Adobe Sign:

  • L’ambiente di creazione di Adobe Sign dispone di una funzione di rilevamento automatico dei campi che semplifica notevolmente la creazione dei moduli.
    • A ogni campo modulo inserito automaticamente viene assegnato un nome generico (Campo personalizzato 1), che dovrà essere sostituito da un nome significativo che indichi lo scopo del campo.    
  • I moduli PDF possono essere creati anche con Acrobat.  Anche i moduli Acrobat supportano il rilevamento automatico dei campi.
    • Acrobat inserisce automaticamente i campi, utilizzando un nome di campo derivato dal testo che precede il campo sul documento. Questi nomi sono spesso poco chiari o troppo lunghi e devono essere sostituiti da un valore intuitivo che descriva lo scopo del campo.
  • Se la generazione del documento produce un documento con testo modificabile, è possibile utilizzare i tag di testo

La mappatura dei campi si basa sulla relazione logica tra il nome di un campo nel modulo e il nome di una colonna in SharePoint.

Indipendentemente dal metodo utilizzato, accertati di assegnare ai campi un nome che ti consenta di identificarli facilmente quando vengono presentati sotto forma di elenco (durante il processo di mappatura).

Nota:

Sono supportati i seguenti tipi di colonne di SharePoint: Singola riga di testo, Numero, Scelta (pulsanti di scelta), Più righe di testo, Sì/No (caselle di controllo). 

Tipo di colonna di SharePoint Tipo di campo di Adobe Sign
Singola riga di testo Testo
Numero Testo
Scelta (pulsanti di scelta) Pulsanti di scelta
Più righe di testo Testo su più righe
Sì/No (casella di controllo) Casella di controllo


Flusso di lavoro guidato per la mappatura dei modelli

Nell’esempio riportato di seguito, l’amministratore di SharePoint vuole inviare degli accordi a un elenco di clienti.

In SharePoint esiste già un elenco di clienti contenente alcuni dettagli su ciascun destinatario (nome e cognome), ma verranno raccolti anche dati aggiuntivi (età e occupazione).

Viene quindi creato un modulo (con tag di testo) in cui si importano i valori dei nomi dall’elenco SharePoint e che servirà per raccogliere i nuovi valori richiesti.

Una volta completato l’accordo, i valori dei campi mappati nel modulo vengono restituiti all’elenco SharePoint.

Nota:

A scopo di chiarezza, questo esempio mostra un modulo contenente solo dei campi.

Il tuo modulo conterrà probabilmente altri contenuti, ma i campi funzionano allo stesso modo.

  1.  Creare un elenco SharePoint

    Accedi al tuo sito Web SharePoint e crea un elenco di firmatari (persone a cui verrà inviato l’accordo da firmare).

    • In questo flusso di lavoro, nel nostro esempio useremo Mr. John Smith.
    immagine

  2. Creare un modello di accordo (in Word, PDF ecc.)

    È importante usare i tag di testo appropriati, che si presenteranno ad esempio così: {{first_name}}

    In questo esempio viene utilizzato un documento denominato mapping_test.docx contenente quattro tag di testo:

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
    immagine

  3. Creare le mappature dei modelli

    Esistono due tipi diversi di mappature di modelli: 

    • La mappatura da SharePoint all’accordo viene utilizzata per precompilare i dettagli da un elenco di SharePoint (passaggio 1) all’accordo di Adobe Sign.
    1. Seleziona il pulsante di scelta Mappatura da SharePoint ad accordo.
    2. Seleziona l’elenco appropriato dal menu a discesa.
      • È importante impostare la mappatura del modello per l’elenco corretto (ossia per l’elenco creato al passaggio 1). In caso contrario, la mappatura non funzionerà correttamente.
      • Puoi definire mappature di modelli univoche per singoli elenchi SharePoint.
    3. Configura la mappatura corretta tra i campi di SharePoint e quelli dell’accordo.
      • Il campo SharePoint corrisponde al nome della colonna menzionata nell’elenco di SharePoint (passaggio 1).
      • Il campo Accordo è il nome del tag di testo utilizzato nel modello di accordo (passaggio 2). 
      • In questo esempio, per la mappatura da SharePoint all’accordo vengono utilizzati i campi “FirstName” (Nome) e “LastName” (Cognome) in modo che, nel modello di accordo, i corrispondenti campi “first_name” e “last_name” siano precompilati con i valori provenienti dell’elenco di SharePoint. 
    Mappatura da SharePoint all’accordo

    • La mappatura dall’accordo a SharePoint viene invece utilizzata per aggiornare l’elenco di SharePoint con i valori che sono stati inseriti nei campi dell’accordo completato:
    1. Seleziona il pulsante di scelta Mappatura da accordo a SharePoint.
    2. Seleziona l’elenco appropriato dal menu a discesa. 
    3. Configura la mappatura corretta tra i campi di SharePoint e quelli dell’accordo. 
      • In questo esempio, per la mappatura dall’accordo a SharePoint utilizziamo i campi “Occupation” (Occupazione) e “Age” (Età), che corrispondono ai campi dei tag di testo “occupation” e “age”.
    Mappatura dall’accordo a SharePoint

  4. Avviare Invia per firma

    Una vola stabilita l’associazione tra i campi dell’elenco e quelli del modello di accordo, sei pronto per inviare l’accordo:

    • Passa all’elenco SharePoint (creato durante il passaggio 1).
    • Seleziona un firmatario dall’elenco. In questo esempio, si tratta di Mr. John Smith.
    • Vai al menu della barra multifunzione Adobe Sign e seleziona l’opzione Invia per firma.
    immagine

  5. Selezionare il modello di accordo:

    A questo punto è importante selezionare il modello di accordo corretto, creato al passaggio 2.

    • Seleziona il modello di accordo (in questo esempio, si tratta di mapping_test).
    • Fai clic su Allega.
    immagine

  6. Completare la pagina di invio:

    • Immetti l’indirizzo e-mail del destinatario.
      • Se stai seguendo questo esempio, immetti un indirizzo e-mail a cui hai accesso.
        • Questo indirizzo e-mail deve essere diverso da quello da cui stai inviando l’accordo.
    • Modifica il Messaggio in base alle tue esigenze.
    • Verifica che il modello di accordo corretto sia allegato nella sezione File.
    • Seleziona Anteprima e aggiungi campi firma.
    • Fai clic su Avanti.
    Configurare l’accordo

  7. Verificare la mappatura tra SharePoint e il modello di accordo:

    A questo punto devi essere in grado di verificare che la mappatura tra SharePoint e il modello di accordo funzioni correttamente.

    Se stai seguendo questo esempio, controlla che “first_name” e “last_name” siano stati compilati automaticamente con i dati corretti provenienti dall’elenco SharePoint:

    • Verifica che in ogni campo mappato vengano importati i valori corretti
    • Verifica che i campi non mappati siano vuoti. Questi campi verranno compilati dal destinatario.
    • Aggiungi eventuali altri campi, in base alle tue esigenze.
      • Aggiungi almeno un campo Firma.
    • Fai clic su Invia.
    Aggiungere i campi modulo

  8. Completare il flusso di lavoro Firmatario:

    Il destinatario completa l’accordo:

    • Il destinatario accede all’accordo tramite un collegamento ricevuto per e-mail.
      • Se stai seguendo questo esempio, accedi alla casella e-mail a cui hai inviato l’accordo.
    • Il destinatario completa il modulo dell’accordo.
      • Immetti dei valori nei campi occupation (Occupazione) e age (Età).
    • Firma il documento.
    • Fai clic su Clicca per firma per completare il processo di firma.
    Fai clic per firmare

  9. Verificare la mappatura dall’accordo a SharePoint:

    Una volta completato l’accordo:

    • Accedi nuovamente al tuo account SharePoint.
    • Passa all’elenco SharePoint (passaggio 1).
    • Per controllare se la mappatura dall’accordo a SharePoint ha funzionato, verifica che i nuovi valori provenienti dal modello di accordo siano stati inseriti nell’elenco in SharePoint.
    immagine

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