Guida alla mappatura dei modelli di Adobe Sign per SharePoint Online

 Creare un elenco SharePoint

Accedi al tuo sito Web SharePoint e crea un elenco di firmatari (persone a cui verrà inviato l’accordo da firmare).

• In questo flusso di lavoro, nel nostro esempio useremo Mr. John Smith.

Creare un modello di accordo (in Word, PDF ecc.)

È importante usare i tag di testo appropriati, che si presenteranno ad esempio così: {{first_name}}

In questo esempio viene utilizzato un documento denominato mapping_test.docx contenente quattro tag di testo:

• {{first_name}}
• {{last_name}}
• {{age}}
• {{occupation}}

Creare le mappature dei modelli

Esistono due tipi diversi di mappature di modelli: 

• La mappatura da SharePoint all’accordo viene utilizzata per precompilare i dettagli da un elenco di SharePoint (passaggio 1) all’accordo di Adobe Sign.

1. Seleziona il pulsante di scelta Mappatura da SharePoint ad accordo.
2. Seleziona l’elenco appropriato dal menu a discesa.
   • È importante impostare la mappatura del modello per l’elenco corretto (ossia per l’elenco creato al passaggio 1). In caso contrario, la mappatura non funzionerà correttamente.
   • Puoi definire mappature di modelli univoche per singoli elenchi SharePoint.
3. Configura la mappatura corretta tra i campi di SharePoint e quelli dell’accordo.
   • Il campo SharePoint corrisponde al nome della colonna menzionata nell’elenco di SharePoint (passaggio 1).
   • Il campo Accordo è il nome del tag di testo utilizzato nel modello di accordo (passaggio 2). 
   • In questo esempio, per la mappatura da SharePoint all’accordo vengono utilizzati i campi “FirstName” (Nome) e “LastName” (Cognome) in modo che, nel modello di accordo, i corrispondenti campi “first_name” e “last_name” siano precompilati con i valori provenienti dell’elenco di SharePoint. 

• La mappatura dall’accordo a SharePoint viene invece utilizzata per aggiornare l’elenco di SharePoint con i valori che sono stati inseriti nei campi dell’accordo completato:

1. Seleziona il pulsante di scelta Mappatura da accordo a SharePoint.
2. Seleziona l’elenco appropriato dal menu a discesa. 
3. Configura la mappatura corretta tra i campi di SharePoint e quelli dell’accordo. 
   • In questo esempio, per la mappatura dall’accordo a SharePoint utilizziamo i campi “Occupation” (Occupazione) e “Age” (Età), che corrispondono ai campi dei tag di testo “occupation” e “age”.

Avviare Invia per firma

Una vola stabilita l’associazione tra i campi dell’elenco e quelli del modello di accordo, sei pronto per inviare l’accordo:

• Passa all’elenco SharePoint (creato durante il passaggio 1).
• Seleziona un firmatario dall’elenco. In questo esempio, si tratta di Mr. John Smith.
• Vai al menu della barra multifunzione Adobe Sign e seleziona l’opzione Invia per firma.

Selezionare il modello di accordo:

A questo punto è importante selezionare il modello di accordo corretto, creato al passaggio 2.

• Seleziona il modello di accordo (in questo esempio, si tratta di mapping_test).
• Fai clic su Allega.

Completare la pagina di invio:

• Immetti l’indirizzo e-mail del destinatario.
  • Se stai seguendo questo esempio, immetti un indirizzo e-mail a cui hai accesso.
    • Questo indirizzo e-mail deve essere diverso da quello da cui stai inviando l’accordo.
• Modifica il Messaggio in base alle tue esigenze.
• Verifica che il modello di accordo corretto sia allegato nella sezione File.
• Seleziona Anteprima e aggiungi campi firma.
• Fai clic su Avanti.

Verificare la mappatura tra SharePoint e il modello di accordo:

A questo punto devi essere in grado di verificare che la mappatura tra SharePoint e il modello di accordo funzioni correttamente.

Se stai seguendo questo esempio, controlla che “first_name” e “last_name” siano stati compilati automaticamente con i dati corretti provenienti dall’elenco SharePoint:

• Verifica che in ogni campo mappato vengano importati i valori corretti
  
• Verifica che i campi non mappati siano vuoti. Questi campi verranno compilati dal destinatario.
• Aggiungi eventuali altri campi, in base alle tue esigenze.
  • Aggiungi almeno un campo Firma.
• Fai clic su Invia.

Completare il flusso di lavoro Firmatario:

Il destinatario completa l’accordo:

• Il destinatario accede all’accordo tramite un collegamento ricevuto per e-mail.
  • Se stai seguendo questo esempio, accedi alla casella e-mail a cui hai inviato l’accordo.
• Il destinatario completa il modulo dell’accordo.
  • Immetti dei valori nei campi occupation (Occupazione) e age (Età).
• Firma il documento.
• Fai clic su Clicca per firma per completare il processo di firma.

Verificare la mappatura dall’accordo a SharePoint:

Una volta completato l’accordo:

• Accedi nuovamente al tuo account SharePoint.
• Passa all’elenco SharePoint (passaggio 1).
• Per controllare se la mappatura dall’accordo a SharePoint ha funzionato, verifica che i nuovi valori provenienti dal modello di accordo siano stati inseriti nell’elenco in SharePoint.