Espandi il menu Adobe Acrobat Sign e seleziona Invia per firma.
Ultimo aggiornamento il
9 ago 2024
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Panoramica
La Guida utente di Adobe Acrobat Sign per ServiceNow fornisce istruzioni su come creare, inviare, visualizzare, firmare e gestire gli accordi. Scopri come:
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Nella pagina Invia per firma seleziona un modello di Acrobat Sign o aggiungi un file.
Puoi creare un accordo con più documenti utilizzando uno dei due modi seguenti:
- Crea un modello per più documenti e selezionalo dal campo “Modelli”.
- Carica più file. IAdobe combina più documenti in un unico PDF per la firma.
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Nella pagina successiva, seleziona uno o più firmatari, modifica l’oggetto, se necessario, quindi seleziona Invia.
Viene visualizzato un messaggio di conferma da cui è possibile visualizzare l’accordo.
Nota:Gli accordi creati da un produttore di record vengono inviati direttamente ad Acrobat Sign. L’applicazione non supporta l’invio di accordi in stato “Bozza”.
Solo gli utenti con il ruolo Mittente (x_adosy_as.adobe_sign_sender) possono visualizzare l’opzione di interfaccia utente Firma con Adobe Acrobat. Gli utenti con il ruolo di mittente, richiedente o firmatario possono visualizzare gli accordi nell’elenco correlato “Adobe Acrobat Sign”.
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Nel modulo Problema seleziona Firma con Adobe Acrobat.
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Nella sezione visualizzata, seleziona un modello o carica il tuo file, quindi scegli Avanti.
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Quando richiesto, verifica i campi nel documento e quindi seleziona Avanti.
Nell’esempio, esiste una Regola di unione per il modello Criteri animali domestici locali nel record Problema che mappa:
- “TodaysDate” da “opened_at”
- “EmployeeName” da “caller_id”
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Nella finestra di dialogo visualizzata:
- Aggiungi Firmatari. Puoi selezionare gli utenti di ServiceNow o immettere indirizzi e-mail.
- Inserisci un Oggetto. Il valore Oggetto è precompilato con Nuovo accordo, ma questo valore può essere modificato.
- Per impostare una password per l’accesso all’accordo, seleziona Proteggi con password.
- In alternativa, seleziona Send emails from Adobe. (Invia e-mail da Adobe)
- Per creare un accordo nello stato di bozza, Submit as Draft(Invia come bozza). L’accordo viene caricato in Adobe Acrobat Sign, ma richiede all’utente di Rivedere i dettagli (disponibile dal record Accordo) in modo che possa essere inviato per la firma.
- Seleziona Invia.
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Nel messaggio di conferma visualizzato:
- seleziona Visualizza accordo in ServiceNow per visualizzare l’accordo come utente finale.
- Seleziona l’icona X per rimanere nel modulo Incident (Problema). Ricarica il modulo o aggiorna l’elencoAdobe Acrobat Sign correlato per aggiornare il modulo con i dettagli dell’accordo.
Nella pagina degli accordi, puoi selezionare Cancel agreement (Annulla accordo) per annullare l’accordo.
L’opzione Cancel agreement (Annulla accordo) è disponibile solo per i mittenti o gli utenti il cuo ruolo è Manager (x_adosy_as.adobe_sign_manager).
Nota:Quando i firmatari rivedono e firmano l’accordo, i valori TodaysDate e EmployeeName presenti nel documento sono precompilati in base alla regola di unione individuata durante il controllo dei campi compilati (sopra).
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Una volta che tutti i firmatari hanno firmato l’accordo, l’elenco correlato nel modulo Incident mostra lo stato aggiornato.
Per gli accordi creati nello stato Bozza selezionando la casella di controllo Submit as Draft (Invia come bozza), puoi rivedere i dettagli dell’accordo e modificarli in base alle tue esigenze prima dell’invio.
I mittenti possono rivedere l’accordo dall’interfaccia web di Adobe Acrobat Sign e tutte le modifiche apportate all’accordo prima dell’invio vengono sincronizzate in ServiceNow.Gli amministratori possono cambiare l’ordine dei firmatari nell’interfaccia web di Adobe Acrobat Sign e le modifiche vengono automaticamente sincronizzate in ServiceNow.
Per rivedere e inviare le bozze:
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Passa ad Adobe Acrobat Sign > Operational > Agreements (Operativo > Accordi) quindi seleziona l’accordo bozza che desideri rivedere e inviare.
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Nella pagina dell’accordo, seleziona Review Details (Rivedi dettagli).
Viene visualizzata l’interfaccia web di Adobe Acrobat Sign.Nota: il pulsante Review Details (Rivedi dettagli) è disponibile solo per gli utenti con il ruolo Admin (x_adosy_as.adobe_sign_admin)
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Se richiesto, immetti le credenziali per accedere al tuo account Adobe Acrobat Sign.
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Nella pagina dei dettagli dell’invio che viene visualizzata, modifica i dettagli in base alle esigenze:
- Per cambiare l’ordine dei firmatari, trascina i destinatari verso l’alto o verso il basso in base alle esigenze.
- Se necessario, aggiorna il messaggio dell’accordo.
- Seleziona o deseleziona le opzioni dell’accordo.
- Al termine, seleziona Invia.
L’ordine dei destinatari viene cambiato e l’accordo aggiornato viene inviato ai destinatari. Viene visualizzato un messaggio di conferma come illustrato di seguito.
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Una volta visualizzato il messaggio di conferma, torna all’accordo in ServiceNow.
Lo stato dell’accordo è ora aggiornato a “Inviato per firma” e i partecipanti sono elencati in base al nuovo ordine.
È possibileaggiornare l’elenco correlato per visualizzare le modifiche.
Si possono utilizzare i sigilli elettronici per aggiungere una firma digitale a un accordo specifico per la propria azienda o il proprio reparto.
Una volta configurati i sigilli elettronici nell’account Adobe Acrobat Sign, puoi aggiungerli a ServiceNow e applicarli agli accordi.
Gli utenti con ruolo di Amministratore (x_adosy_as.adobe_sign_admin) possono creare e gestire i modelli di documenti.
Per creare un sigillo elettronico:
- Passa a Adobe Acrobat Sign > Amministrazione > Sigilli elettronici e fai clic su Nuovo.
- Immetti un nome per il sigillo e copia/incolla l’ID del sigillo nel campo ID .
- Seleziona Invia.
Per utilizzare un sigillo elettronico:
- Aggiungi un sigillo a un modello di documento nel campo Sigillo elettronico.
- Utilizza il metodo addElectronicSeal() nell’API di scripting.
Nota:
Affinché il processo di sigillatura funzioni, i documenti devono contenere un campo modulo per la firma digitale. In alternativa, puoi aggiungere manualmente i campi di firma digitale nell’interfaccia di composizione di Acrobat Sign utilizzando l’opzione Invia come bozza durante la creazione, seguita dall’azione Review Details action on Agreement (Rivedi dettagli in accordo).
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Per accedere ai documenti in attesa di firma, passa a Self-Service > Adobe Acrobat Sign e seleziona For Signature(Per la firma).
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Fai doppio clic sul record da firmare dall’elenco per aprirlo, quindi seleziona Review and sign (Rivedi e firma).
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Compilare i campi in base alle esigenze, quindi seleziona ilcampo firma.
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Immetti il tuo nome e seleziona Applica.
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Se richiesto, accetta le condizioni d’uso e l’informativa al cliente, quindi seleziona Fai clic per firmare.
Una volta poste le firme, viene visualizzato un messaggio di conferma, come illustrato di seguito. In questo modo vieni reindirizzato all’accordo, dove:
- Lo stato èCompletato.
- Lo stato è Firmato.
- Il campo Documento firmato viene compilato con il nome del documento firmato.
- L’elenco dei partecipanti integrato viene aggiornato.
- Il documento stesso è allegato.
Potrebbe essere necessario fare clic con il pulsante destro del mouse e ricaricare il modulo per visualizzare le modifiche apportate ai campi e all’allegato.
Per visualizzare gli accordi firmati, passa a Self-Service > Adobe Acrobat Sign > My Signed Documentsi (I miei documenti firmati).
L’elenco mostra gli accordi inviati o ricevuti e lo stato è Completato.
Puoi annullare un accordo inviato per la firma (nello stato “Inviato”). Solo gli utenti che hanno creato l’accordo o gli utenti con il ruolo Manager [x_adosy_as.adobe_sign_manager] possono annullare un accordo.
Per annullare un accordo, apri il record dell’accordo e quindi seleziona Annullare un accordo.
