Creare un elenco SharePoint
Accedi al tuo sito Web SharePoint e crea un elenco di firmatari (persone a cui verrà inviato l’accordo da firmare).
- In questo flusso di lavoro, nel nostro esempio useremo Mr. John Smith.
Il termine del supporto di Adobe Acrobat Sign per Microsoft SharePoint in locale è previsto per il 22 ottobre 2023. Di conseguenza, dopo tale data non potrai inviare accordi tramite questa integrazione.
L’integrazione di Adobe Acrobat Sign con Microsoft SharePoint Online rimane inlterata.
Adobe Sign supporta la correlazione dei dati tra gli elenchi SharePoint e i campi modulo degli accordi.
Utilizzando i flussi di lavoro e associando i campi degli elenchi ai campi modulo, puoi precompilare automaticamente i documenti prima dell’invio, riducendo sia i tempi di compilazione da parte dei mittenti e/o firmatari, sia il rischio di immissione di dati errati.
Inoltre, puoi anche creare una mappatura che consenta di estrarre i dati dai campi modulo di un accordo firmato e di inserirli in un elenco SharePoint.
Per eseguire correttamente una mappatura, i moduli devono essere stati creati con nomi di campi definiti in modo che sia possibile impostare relazioni logiche tra i campi dell’elenco e quelli del modulo di Adobe Sign.
Esistono diversi modi per creare moduli che possono quindi essere caricati in Adobe Sign:
La mappatura dei campi si basa sulla relazione logica tra il nome di un campo nel modulo e il nome di una colonna in SharePoint.
Indipendentemente dal metodo utilizzato, accertati di assegnare ai campi un nome che ti consenta di identificarli facilmente quando vengono presentati sotto forma di elenco (durante il processo di mappatura).
Sono supportati i seguenti tipi di colonne di SharePoint: Singola riga di testo, Numero, Scelta (pulsanti di scelta), Più righe di testo, Sì/No (caselle di controllo).
Tipo di colonna di SharePoint | Tipo di campo di Adobe Sign |
Singola riga di testo | Testo |
Numero | Testo |
Scelta (pulsanti di scelta) | Pulsanti di scelta |
Più righe di testo | Testo su più righe |
Sì/No (casella di controllo) | Casella di controllo |
Nell’esempio riportato di seguito, l’amministratore di SharePoint vuole inviare degli accordi a un elenco di clienti.
In SharePoint esiste già un elenco di clienti contenente alcuni dettagli su ciascun destinatario (nome e cognome), ma verranno raccolti anche dati aggiuntivi (età e occupazione).
Viene quindi creato un modulo (con tag di testo) in cui si importano i valori dei nomi dall’elenco SharePoint e che servirà per raccogliere i nuovi valori richiesti.
Una volta completato l’accordo, i valori dei campi mappati nel modulo vengono restituiti all’elenco SharePoint.
A scopo di chiarezza, questo esempio mostra un modulo contenente solo dei campi.
Il tuo modulo conterrà probabilmente altri contenuti, ma i campi funzionano allo stesso modo.
Creare un elenco SharePoint
Accedi al tuo sito Web SharePoint e crea un elenco di firmatari (persone a cui verrà inviato l’accordo da firmare).
Creare un modello di accordo (in Word, PDF ecc.)
È importante usare i tag di testo appropriati, che si presenteranno ad esempio così: {{first_name}}
In questo esempio viene utilizzato un documento denominato mapping_test.docx contenente quattro tag di testo:
Creare le mappature dei modelli
Esistono due tipi diversi di mappature di modelli:
Avviare Invia per firma
Una vola stabilita l’associazione tra i campi dell’elenco e quelli del modello di accordo, sei pronto per inviare l’accordo:
Selezionare il modello di accordo:
A questo punto è importante selezionare il modello di accordo corretto, creato al passaggio 2.
Completare la pagina di invio:
Verificare la mappatura tra SharePoint e il modello di accordo:
A questo punto devi essere in grado di verificare che la mappatura tra SharePoint e il modello di accordo funzioni correttamente.
Se stai seguendo questo esempio, controlla che “first_name” e “last_name” siano stati compilati automaticamente con i dati corretti provenienti dall’elenco SharePoint:
Completare il flusso di lavoro Firmatario:
Il destinatario completa l’accordo:
Verificare la mappatura dall’accordo a SharePoint:
Una volta completato l’accordo: