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Guida alla mappatura dei modelli di Adobe Sign per SharePoint Online

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Ultimo aggiornamento il 28 feb 2024 | Si applica anche a Adobe Acrobat Sign

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Attenzione:

La fine del supporto per l’integrazione Adobe Acrobat Sign per SharePoint Online è prevista per giugno 2024. Di conseguenza, dopo tale data non potrai inviare accordi tramite questa integrazione. Potrai comunque inviare gli accordi da SharePoint utilizzando altre integrazioni, ad esempio Acrobat Sign per Power Automate.

Consigliamo di rimuovere il plug-in Acrobat Sign dal sito SharePoint e di trasferire i flussi di lavoro ad altre applicazioni.

Panoramica

Adobe Acrobat Sign per SharePoint Online consente di mappare i dati tra gli elenchi SharePoint (online) e i campi inseriti nei moduli web. Ti consente di estrarre automaticamente i dati del campo del modulo web da un accordo firmato per compilare un elenco SharePoint.

La mappatura campi tra i moduli web di Adobe Acrobat Sign e gli elenchi di SharePoint è disponibile solo per le installazioni online e non per le installazioni locali. Per implementare la mappatura dei campi, è necessario installare il pacchetto Adobe Acrobat Sign per SharePoint Online v2.0 o versioni successive.

Prerequisiti

Per mappare correttamente i campi dei moduli web, devi verificare i seguenti prerequisiti:

È necessario assicurarsi che la connessione Adobe Acrobat Sign per Microsoft SharePoint Online sia attiva.
Nota: gli amministratori devono accedere alla pagina delle impostazioni dell’integrazione di Adobe Acrobat Sign per SharePoint Online almeno una volta ogni 30 giorni per evitare che la connessione venga disattivata.
È necessario creare moduli web con nomi di campo definiti che possano essere logicamente correlati ai campi Elenco. Per creare moduli che possono essere caricati in Acrobat Sign, puoi utilizzare uno dei seguenti metodi:
- Utilizzando l’Ambiente di authoring di Adobe Acrobat Sign con rilevamento automatico dei campi. A ogni campo modulo inserito automaticamente viene assegnato un nome generico (Campo personalizzato 1), che dovrà essere sostituito da un nome significativo che indichi lo scopo del campo.
- Creare moduli con Acrobat.I moduli di Acrobat possono rilevare automaticamente la posizione dei campi utilizzando un nome di campo derivato dal testo sul documento. Questi nomi sono spesso poco chiari o troppo lunghi e devono essere sostituiti da un valore intuitivo che descriva lo scopo del campo.
- Se la generazione del documento produce un documento con testo modificabile, puoi utilizzare i tag di testo.
Devi aver creato moduli web con nomi di campi definiti in modo che sia possibile impostare relazioni logiche tra i campi dell’elenco e quelli del campo del modulo di Adobe Acrobat Sign. Per creare moduli che possono essere caricati in Adobe Acrobat Sign, è possibile utilizzare uno dei seguenti metodi:
I campi modulo devono avere un nome logico e identificabile, poiché la mappatura dei campi si basa sulla correlazione logica tra il nome di un campo del modulo e il nome di una colonna di SharePoint.
La mappatura dei campi modulo supporta i seguenti tipi di colonne di SharePoint e campi di Acrobat Sign:

Tipo di colonna di SharePoint	Tipo di campo di Adobe Sign
Singola riga di testo	Testo
Numero	Testo
Più righe di testo	Testo su più righe
Sì/No (casella di controllo)	Casella di controllo

Configurare la mappatura dei moduli web

Segui i passaggi nell’esempio seguente che mostra come un amministratore di SharePoint può acquisire i dati da un modulo web per compilare un elenco di clienti all’interno di SharePoint.

Crea un modulo Web di Adobe Acrobat Sign o individuane uno esistente da utilizzare.

Una volta creato e salvato il modulo Web, copia l’URL o il codice incorporato per pubblicarlo su un sito Web, nel tuo sito SharePoint o ovunque sia applicabile, per iniziare a raccogliere le risposte.Se utilizzi un modulo web preesistente, passa al passaggio 2.

L’interfaccia web di Adobe Acrobat Sign consente di creare un modulo web riutilizzabile e incorporabile. Scopri come Creare un modulo Web.
Compila il modulo Web e assicurati di completare il processo di firma in modo che l’accordo finale venga visualizzato nella sezione Completati della pagina Gestisci .

Il modulo web deve essere firmato correttamente almeno una volta in modo che i campi del modulo si trovino in un contesto a cui SharePoint può accedere.

Se utilizzi un modulo preesistente che è già stato firmato, vai al passaggio 3.
Crea un nuovo elenco in SharePoint in modo che, ogni volta che viene completato un nuovo accordo basato su un modulo web, sia inserita una nuova voce di riga contenente i dati associati a tale accordo.

Assicurati di includere una colonna per ogni campo del modulo web che desideri acquisire.
Per creare mappature dei moduli web, passa a Adobe Sign > Impostazioni quindi seleziona la scheda Mappature moduli web.

Nella scheda Mappature moduli web puoi sfogliare un elenco dei moduli Web creati e scegliere quello da utilizzare per la mappatura dei dati.
Ogni modulo web fornisce informazioni di base tramite le intestazioni di colonna:
- Modulo Web: nome del modulo Web importato da Adobe Sign
- Elenco: nome dell’elenco di SharePoint su cui è stato mappato il modulo web. Se questa voce è vuota, significa che non esiste alcuna relazione.
- N. di campi mappati: il numero di relazioni tra campi che sono state mappate.
  Un segno più indica che non è stata eseguita la mappatura di alcun campo. Puoi selezionare l’icona più per aprire l’interfaccia di mappatura.
  Un numero indica quante relazioni tra campi sono state mappate. Puoi selezionare l’icona a forma di matita per modificare la mappatura dei campi.
- Copia modulo web firmato in Share Point: specifica se desideri salvare in SharePoint una copia dell’accordo basato su modulo web completato. Se selezioni Non salvare non viene salvata alcuna copia in SharePoint e viene mantenuta la copia in Adobe Sign .Se selezioni Salva, una copia dell’accordo firmato viene salvata in SharePoint, oltre che in Adobe Sign.
Nota:

Se per l’utente non è disponibile alcun modulo Web (ossia se è stato saltato il passaggio 1 qui sopra), viene visualizzato un collegamento con un dicitura di tipo Non è ancora disponibile alcun modulo Web. Accedi all’app Adobe Sign per crearne uno.

Quando fai clic sul collegamento si apre la pagina Home di Adobe Sign in cui puoi creare un modulo web.
Dalla colonna N. di campi mappati , seleziona l’icona più per il modulo web per cui desideri configurare la mappatura dei dati.
Nella pagina Crea mappatura che si carica:
1. Verifica che il modulo web sia già selezionato.
2. Seleziona l’elenco in cui desideri inserire il contenuto dei campi del modulo web. Vengono visualizzate le regole di mappatura.
3. Per visualizzare una nuova relazione tra campi, seleziona Aggiungi regola.
4. Seleziona il nome di un campo dalla colonna dei campi del modulo web e il nome della colonna SharePoint corrispondente.
5. Per aggiungere un’altra mappatura dei campi vuoti, seleziona Aggiungi regola.
6. Configura tutti i campi del modulo web che desideri inserire nell’elenco di SharePoint.
Man mano che i campi del modulo web vengono mappati su campi di SharePoint, diventano non selezionabili in modo da evitare che lo stesso campo del modulo web possa essere mappato su un altro campo di destinazione di SharePoint.
Nota:
Se il modulo Web contiene più destinatari (ad esempio: uno o più controfirmatari), ogni campo include un numero di indice per identificare il destinatario a cui è assegnato.

Un campo con il numero indice [1] è assegnato al primo destinatario (il firmatario originale).

Un campo con il numero indice [2] è assegnato al secondo destinatario (o primo controfirmatario).

Un campo con il numero indice [3] è assegnato al terzo destinatario (o secondo controfirmatario).
Dopo aver mappato tutti i campi, seleziona Salva.

Viene aperta la pagina Mappature moduli web .Per il modulo web configurato viene indicato il numero di campi che sono stati mappati.

Per modificare la mappatura esistente, seleziona l’icona a forma di matita accanto al numero di campi mappati, quindi attiva/disattiva il pulsante Salva per copiare il modulo web firmato in SharePoint.
Verifica se la mappatura dei moduli web funziona.

Man mano che i firmatari compilano i moduli web che sono stati mappati, i dati del modulo vengono compilati automaticamente con le informazioni corrette in base a quelle dell’elenco di SharePoint. Puoi verificare che in ogni campo mappato vengano importati i valori corretti.
In alternativa, seleziona le Impostazioni per i file Sign per i moduli web.

Gli accordi basati su moduli web vengono indirizzati in una cartella dedicata. Se non si sceglie una cartella, Acrobat Sign per SharePoint crea automaticamente una cartella “moduli web firmati” in cui memorizzare gli accordi relativi ai moduli web. Puoi anche scegliere di salvare gli accordi in un’apposita cartella, selezionandola nella scheda “Impostazioni file Sign”.
In alternativa, verifica gli accordi basati su moduli web archiviati in SharePoint.

Ora puoi passare a una cartella designata di tua scelta (o, se non effettui alcuna scelta, alla cartella “moduli Web firmati”) per visualizzare gli accordi completi relativi ai moduli web. Se scegli di abilitare l’audit trail, il PDF dell’audit trail di ciascun accordo viene salvato nella stessa cartella di SharePoint.