Adobe Acrobat Sign per NetSuite - Guida all’installazione e alla personalizzazione (v4.0.7)

Passa a Customization > SuiteBundler > Search & Install Bundles (Personalizzazione > SuiteBundler > Cerca e installa bundle).

Nella pagina per la Search & Install Bundles (Cerca e installa bundle), cerca Adobe Acrobat Sign.

Seleziona il nome del bundle Adobe Acrobat Sign.

Nella pagina Bundle Details (Dettagli bundle), seleziona Install (Installa).

Nella pagina Preview Bundle Install (Anteprima installazione bundle), fai clic su Install Bundle (Installa bundle).
Non è necessario modificare i valori predefiniti di questa pagina.

Nella finestra di dialogo dell’installazione, seleziona OK.

Durante l’installazione, lo stato del bundle viene visualizzato come Pending (In sospeso).

Per visualizzare lo stato aggiornato dell’installazione, seleziona Refresh (Aggiorna). 

Al termine dell’installazione del bundle, Adobe Acrobat Sign per NetSuite visualizza la pagina Installed Bundles (Bundle installati).

Se sei già cliente Adobe Acrobat Sign, procedi con la configurazione di OAuth dopo l’installazione o l’aggiornamento.

Se non disponi di un account Adobe Acrobat Sign, puoi registrarti per unaccount di prova di Adobe Acrobat Sign

per verificare il sistema. Segui i passaggi di registrazione online per abilitare l’account Adobe Acrobat Sign.

In NetSuite, passa alla pagina Adobe Sign Config List (Elenco configurazione di Adobe Sign).

Nella pagina Adobe Sign Config List (Elenco configurazione di Adobe Sign), seleziona View (Visualizza) per il record Using OAuth to Access Adobe Sign APIs (Utilizzo di OAuth per accedere alle API di Adobe Sign).

Nella pagina Adobe Acrobat Sign Config (Configurazione Adobe Acrobat Sign), seleziona Login In With Adobe Acrobat Sign (Accedi con Adobe Acrobat Sign).

Quando viene visualizzata la pagina di accesso ad Adobe Acrobat Sign, immetti le credenziali.

Nella pagina di conferma dell’accesso (per OAuth) che viene visualizzata, seleziona Allow Access (Consenti accesso).

Al termine dell’autorizzazione, viene nuovamente visualizzata la pagina di configurazione di Adobe Acrobat Sign in NetSuite, come illustrato di seguito:

Passa a Customization > Lists, Records, and Files > Record Types (Personalizzazione > Elenchi, record e file > Tipi di record), quindi individua l’accordo Adobe Acrobat
Sign. (È inoltre possibile utilizzare la ricerca globale).

Fai clic sul collegamento Cerca a destra.

Sotto Stato, seleziona Inviato per la firma e quindi seleziona Invia.

Prendi nota del numero di record per stimare il tempo di aggiornamento.

Passa a Customization > SuiteBundler > Search & Install > List (Personalizzazione > SuiteBundler > Ricerca e installazione > Elenco).

Individua il pacchetto corrente come mostrato di seguito.

Dal menu a discesa Azione , seleziona Aggiornamento.

Nella pagina Preview Bundle Update (Anteprima aggiornamento pacchetto), fai clic su Aggiornare pacchetto senza modificare nessuno dei valori predefiniti visualizzati nella pagina.

Nota: quando si aggiorna il pacchetto, è possibile che venga visualizzato il seguente messaggio di avvertenza. Se i record di firma elettronica di NetSuite non sono stati personalizzati, è possibile procedere. Se non sei sicuro, ti consigliamo di installare il pacchetto su un account Sandbox per testarlo prima di aggiornare il pacchetto in un account di produzione.

Durante il processo di installazione dell’aggiornamento, lo stato del pacchetto viene visualizzato come In sospeso.

Per visualizzare uno stato aggiornato, fai clic su Aggiorna.

Al termine dell’aggiornamento del pacchetto, Adobe Acrobat Sign per NetSuite viene visualizzato nella pagina Pacchetti installati.

Passa a Imposta > Azienda > Preferenze generali.

Scorri verso il basso nella pagina e seleziona la sottoscheda Preferenze personalizzate .

Abilita e configura le preferenze di Acrobat Sign in base alle esigenze:

• Immetti la chiave API EchoSign per l’account- Non aggiungere o modificare alcun valore in questo campo.
• Usa contatto record principale come firmatario:se questa opzione è attivata, il contatto del record principale diventa il primo firmatario per impostazione predefinita quando vengono creati gli accordi. Il mittente può rimuovere o modificare il firmatario predefinito o aggiungere altri firmatari all’accordo prima dell’invio.
• Use Trans. Contact as Signer if present (Usa contatto transazione come primo firmatario se presente)— È valido solo se la preferenza Usa contatto record principale come firmatario è attivata. Se questa opzione è abilitata, quando si genera un accordo da un record di transazione come ad esempio Preventivo, il contatto principale della transazione diventa per impostazione predefinita il primo firmatario. Vedi Record di transazione per ulteriori informazioni. Se non è presente alcun contatto di transazione principale o se si invia da un record di oggetto NetSuite, ad esempio il record Cliente o Partner, il destinatario predefinito sarà il contatto principale per l’e-mail del cliente. Il mittente può rimuovere o modificare il firmatario predefinito o aggiungere altri firmatari all’accordo prima dell’invio.
• Allow Marking Recipients as Approvers(Consenti di contrassegnare i destinatari come approvatori): se questa opzione è attivata, i mittenti possono contrassegnare i destinatari come approvatori. I destinatari contrassegnati come approvatori possono rivedere e approvare gli accordi, ma non devono firmarli. Gli approvatori possono essere tenuti a immettere dati nei campi durante il processo di approvazione.
• ID cartella accordi preferita:questa opzione viene utilizzata per specificare la cartella in cui verranno archiviati gli accordi finali firmati. Se non si imposta un valore per questo campo, per impostazione predefinita gli accordi firmati con la versione finale vengono salvati nella stessa cartella del file del documento originale. L’ID cartella deve essere un numero.
• Auto Attach Transaction PDF (Allega automaticamente PDF della transazione):Se questa opzione è abilitata, i PDF delle transazioni vengono automaticamente associati agli accordi quando vengono creati nuovi accordi dai record delle transazioni.
• Aggiungi PDF firmato come (allegato o collegamento)—Se Elenco è selezionato dal menu a discesa, il file PDF firmato viene aggiunto automaticamente come collegamento al file. Se Allegato è selezionato dal menu a discesa, il PDF firmato viene archiviato in NetSuite come allegato sul record Accordo.
• Include Audit Trail PDF with Agreement (Includi PDF audit trail con accordo):Se questa opzione è attivata, i PDF di prova di verifica vengono automaticamente allegati ai record degli accordi dopo la firma.
• Identity Verification Method Applies to (Metodo di verifica dell’identità applicabile a)— Consente di applicare i metodi di verifica dell’identità a destinatari selettivi. Le opzioni disponibili sono Tutti i firmatari, solo i firmatari esterni oppure Solo firmatari interni.
• Quando si crea un accordo, è possibile selezionare i metodi di verifica dell’identità attivati. Se in questo caso è abilitato più di un metodo di verifica dell’identità, un’opzione Verify Signer Identity (Verifica identità firmatario) viene visualizzata sulla pagina Accordo Adobe Acrobat Sign .

► Enable Password Required to Sign (Abilita password richiesta per la firma):i firmatari devono immettere una password monouso specificata.

► Enable Knowledge Based Authentication (Abilita autenticazione basata su conoscenza):i firmatari devono fornire il proprio nome, indirizzo e facoltativamente le ultime quattro cifre del proprio codice fiscale, quindi rispondere a un elenco di domande che verificano le informazioni fornite. Disponibile solo negli Stati Uniti.

► Enable Web Identity Authentication (Abilita autenticazione identità web):richiedi ai firmatari di verificare la propria identità accedendo a uno dei seguenti siti: Facebook, Google, LinkedIn, Microsoft Live, Twitter o Yahoo!.

• Provisioning automatico degli utenti in Adobe Acrobat Sign:se questa opzione è attivata, gli utenti che inviano accordi in NetSuite vengono automaticamente assegnati con un account utente Adobe Acrobat Sign.

Per salvare le preferenze, seleziona Salva nella parte superiore o inferiore della pagina.

Passa a Setup > Company > Enable Features. (Imposta > Azienda > Abilita funzionalità)

Seleziona la scheda secondaria SuiteCloud .

Abilita le seguenti opzioni:

• Nella sezione SuiteBuilder , abilita l’opzione Custom Records (Record personalizzati).
• Nella sezione SuiteScript , abilita le opzioni Client SuiteScript e Server SuiteScript e accetta i termini del servizio per entrambe.

Fai clic su Salva.

Le opzioni devono essere impostate come illustrato nell’immagine seguente:

Passa a Customization > Scripting > Scripts (Personalizzazione > Scripting > Script).

Viene visualizzata la pagina degli elenchi degli script .

Nella pagina degli elenchi degli script , individua lo script da distribuire, quindi seleziona View (Visualizza).

• Per aggiungere il pulsante Send for Signature (Invia per firma), seleziona lo script Adobe Acrobat Sign Estimate Button (Pulsante Stima di Adobe Acrobat Sign).
• Per aggiungere la scheda Agreements (Accordi), seleziona lo script Adobe Acrobat Sign Agreement Loader (Caricatore accordi di Adobe Acrobat Sign).

Nella pagina Script, seleziona Deploy Script (Distribuisci script).

Nella pagina Script Deployment (Distribuzione script), effettua le seguenti operazioni:

• Dall’elenco Applies To (Si applica a), seleziona il tipo di record.
• Se necessario, inserisci l’ID di distribuzione degli script. Per ulteriori informazioni, consulta l'argomento Creating a Custom Script Deployment ID (Creazione di un ID di distribuzione script personalizzato) della Guida di NetSuite. Se non immetti un ID, ne viene generato uno.
• Seleziona la casella di controllo Distribuito .

• Imposta lo Stato a Rilasciato.
  • Non è necessario specificare un Tipo di evento oppure un Livello di registro.
• Dal menu a discesa Esegui come ruolo , seleziona Esegui come amministratore.
• Con la scheda secondaria attiva Pubblico (è attiva per impostazione predefinita), seleziona i ruoli o gli utenti specifici a cui desideri concedere l’accesso. Se desideri concedere l’accesso a tutti i ruoli e utenti, abilita le rispettive opzioni Seleziona tutto .
• Fai clic su Salva. Quando viene visualizzata la conferma della modifica, fai clic su Indietro.

Nella parte superiore della pagina Script Deployment (Distribuzione script), seleziona Elenco.

Ti riporta alla pagina dell’elenco Script .

Ripeti i passaggi 2 e 3 precedenti per l’altro script.

Passa a Customization > Lists, Records, & Files > Records Types (Personalizzazione > Elenchi, Record e file > Tipi di record).

Nella pagina Tipi di record , fai clic su Accordo di Adobe Acrobat Sign e selezionalo.

Nella pagina Custom Record Type (Tipo di record personalizzato) , seleziona Use Permission List (Usa elenco autorizzazioni) dal menu a discesa Access Type (Tipo di accesso).

Seleziona la scheda secondaria Permissions (Autorizzazioni).

Viene visualizzato l’elenco di ruoli e autorizzazioni.

Imposta le autorizzazioni nel modo seguente per i ruoli personalizzati aggiuntivi inseriti nel tipo di record “Accordo di Adobe Acrobat Sign”:

1. Seleziona il ruolo dall’elenco Ruoli .
2. Imposta il Livello su Completo.
3. Imposta Modulo predefinito su Modulo per accordo di Adobe Acrobat Sign personalizzato.
4. Seleziona la casella di controllo Restrict Form (Limita modulo).
5. Per salvare le modifiche nella riga del ruolo, seleziona Aggiungi.
6. Ripeti i passaggi da 1 a 5 citati per tutti i ruoli personalizzati aggiuntivi.
7. Quando sono impostate le autorizzazioni per tutti i ruoli, seleziona Salva sulla pagina Tipo di record personalizzato e la pagina Tipo record cliente viene visualizzata nuovamente.

Ripeti i passaggi da 1 a 3 per impostare il Tipo di accesso per tutti gli altri tipi di record di Adobe Acrobat Sign.

Nessuna Autorizzazione Richiesta. Questo si applica ai seguenti tipi di record:

• Configurazione Adobe Acrobat Sign
• Documento Adobe Acrobat Sign
• Evento Adobe Acrobat Sign
• Lingua Adobe Acrobat Sign
• Errori negli script Adobe Acrobat Sign Script
• Accordo firmato Adobe Acrobat Sign
• Firmatario Adobe Acrobat Sign

Passa a Customization > Scripting > Scripts (Personalizzazione > Scripting > Script).

Viene visualizzata la pagina dell’elenco degli Script.

• Se necessario, si possono utilizzare i filtri per individuare gli script di Adobe Acrobat Sign.

Nella pagina Script, individua lo script Adobe Acrobat Sign Estimate Button (Pulsante Stima di Adobe Acrobat Sign) (controlla il pulsante Invia per firma), quindi fai clic su Visualizza.

Nella pagina Script :

1. Seleziona la scheda secondaria Distribuzioni.
2. Sotto “Applica a”, seleziona il collegamento per l’entità che si desidera modificare [Preventivo in questo esempio].
3. Nella pagina Distribuzione di script , seleziona Modifica.
4. Con la scheda secondaria Tipi di pubblico attiva, seleziona i ruoli o gli utenti specifici a cui desideri concedere l’accesso.
5. Per concedere l’accesso a tutti i ruoli e utenti, abilita le rispettive opzioni Seleziona tutto.
6. Seleziona Salva.

Passa a Customization > Scripting > Scripts (Personalizzazione > Scripting > Script)

Nella pagina degli Script , individua lo script Adobe Acrobat Sign Agreement Loader (Caricatore dell’accordo Adobe Acrobat Sign) e seleziona Visualizza.

Nella pagina dello Script , effettua le operazioni riportate di seguito:

1. Seleziona la scheda secondaria Deployments (Distribuzioni)
2. Sotto “Applies to” (Si applica a) fai clic sul collegamento dell’entità per cui si desidera modificare l’accesso.
3. Nella pagina di Script Deployment (Distribuzione script) , seleziona Modifica.
4. Con la scheda secondaria attiva Pubblico (è attiva per impostazione predefinita), seleziona i ruoli o gli utenti specifici a cui si desidera concedere l'accesso.
5. Per concedere l’accesso a tutti i ruoli e utenti, abilita le rispettive opzioni Seleziona tutto .
6. Seleziona Salva.

Seleziona o crea un record cliente da cui si desidera inviare un accordo oppure selezionare un altro tipo di record NetSuite con la scheda Accordi attivata.

Seleziona Nuovo accordo.

Nella pagina Accordo Adobe Acrobat Sign , seleziona Modifica.

Specifica le opzioni per il tuo accordo nel modo seguente:

• Nome accordo - Immetti un nome per l’accordo.
• Messaggio - Immetti un messaggio personalizzato per il destinatario.
• Tipo di firma - Seleziona il tipo di firma accettato per il documento. Le opzioni disponibili sono: firma elettronica e firma tramite fax.
• Devo firmare anch’io questo accordo: attiva questa opzione per indicare che anche il mittente deve firmare l’accordo.
• Ordine di firma: se l’opzione Devo firmare anch’io questo accordo è abilitata, seleziona l’ordine in cui il mittente e i destinatari dovranno firmare. Le opzioni sono: “Firmo prima io, poi i destinatari”, “Firmano prima i destinatari, poi io” e “Nessuna”.
• Anteprima del documento o posizionamento delle firme (o campi modulo) - Attiva questa opzione per consentire ai mittenti di visualizzare in anteprima l’accordo e di aggiungere all’accordo dei campi (trascinamento della firma, campi iniziali e altri campi modulo) prima che venga inviato ai destinatari.
• Verifica identità firmatario: abilita questa opzione, quindi seleziona una delle seguenti opzioni per la verifica dell’identità:
  • Richiesta password per la firma:i firmatari devono immettere una password monouso specificata da te.
  • Autenticazione basata su conoscenza:i firmatari devono fornire il proprio nome, indirizzo e, facoltativamente, le ultime quattro cifre del codice fiscale, quindi rispondere a un elenco di domande per la verifica delle informazioni fornite. Disponibile solo negli Stati Uniti.
  • Autenticazione dell’identità Web - I firmatari dovranno verificare la loro identità accedendo a uno dei seguenti siti: Facebook, Google, LinkedIn, Twitter, Yahoo! o Microsoft Live.
• Password Richiesta Per Visualizzare PDF - Attiva questa opzione per chiedere al destinatario di immettere una password prima di aprire un PDF dell’accordo o dell’accordo firmato. Il file PDF inviato a tutti sarà crittografato e, per aprirlo, sarà necessario inserire questa password. Non perdere la password poiché non potrà essere recuperata. Se perdi la password, dovrai eliminare la transazione e ricominciare.
• Password/Conferma password: se l’opzione Password Richiesta Per Visualizzare PDF è attivata, immetti la password da utilizzare per visualizzare l’accordo.
• Promemoria ai destinatari per la firma: specifica se e con quale frequenza i promemoria verranno inviati ai destinatari. Le opzioni disponibili sono: Mai, Giornalmente, oppure Settimanalmente.
• Lingua: specifica la lingua nella quale i destinatari visualizzeranno la pagina di firma e le notifiche e-mail.
• Firma in hosting per il primo firmatario: abilita questa opzione per consentire al mittente di firmare di persona in hosting per il primo firmatario.

Nota: l’autenticazione KBA, Adobe Sign e tramite telefono richiedono l'attivazione di cookie di terze parti nel browser.

• Giorni mancanti alla scadenza per la firma: immetti un numero intero per indicare la scadenza per la firma dell’accordo (data odierna + numero di giorni).
• Record principale: facoltativamente, seleziona un record principale per collegarlo all’accordo.

Seleziona la scheda Documenti .

Nella scheda secondaria Documenti , allega un documento esistente dall’archivio file utilizzando il menu a discesa Documento Adobe Acrobat Sign e facendo clic su Allega.

O carica un nuovo documento facendo clic sul pulsante New Adobe Acrobat Sign Document (Nuovo documento Adobe Acrobat Sign) per accedere alla pagina Documento Adobe Acrobat Sign (mostrata di seguito), in cui è possibile digitare il nome di un documento nell’archivio di file NetSuite, selezionare i file dal record Transaction (Transazione), se applicabile o allegare un nuovo documento.

Puoi aggiungere più documenti a un accordo.

Fai clic sulla scheda secondaria Destinatari e immetti i seguenti dettagli:

• Specifica il destinatario selezionando un contatto dall’elenco o digitando un indirizzo e-mail.
• Assegna uno dei seguenti ruoli a ciascun destinatario:
  • Firmatari che devono firmare l’accordo.
  • Approvatori che devono approvare, ma non firmare l’accordo e possono facoltativamente aggiungere dati a un accordo.
  • Cc destinatari che ricevono una notifica sugli aggiornamenti dell’accordo e sul momento in cui questo viene firmato e completato. I destinatari in Cc non partecipano al processo di firma o approvazione.

Consulta Impostazione delle preferenze personalizzate per ulteriori informazioni.

• Se la preferenza personalizzata Usa Referente record principale come firmatario è abilitata da sola o con Usa Trans. Nella preferenza Referente come firmatario , il primo destinatario viene impostato come predefinito, ma può essere modificato.
• Dopo aver inserito ogni destinatario, seleziona Aggiungi.

Per salvare l’accordo, seleziona Salva.

Passa a Customization > Scripting > Script (Personalizzazione > Scripting > Script).

Nella pagina Script, individua lo script Installazione del pacchetto di Adobe Acrobat Sign, quindi fai clic su Modifica.

Nella pagina Script, fai clic per selezionare la scheda secondaria Execution Log (Registro di esecuzione).

Fai clic su Refresh (Aggiorna).

L'Execution Log (Registro di esecuzione) viene aggiornato per riflettere lo stato. La colonna Details (Dettagli) mostra l’avanzamento degli aggiornamenti agli accordi.

Controlla il registro di esecuzione della distribuzione per lo script Aggiornamento esterno Adobe Acrobat Sign per verificare se ricevi chiamate da Adobe Acrobat Sign nel modo seguente:

1. Passa a Customization > Scripting > Script Deployments. (Personalizzazione > Scripting > Distribuzioni di script).
2. Nella pagina Script deployments (Distribuzioni di script), individua lo script aggiornamento esterno di Adobe Acrobat Sign, quindi fai clic su Modifica.
3. Nella pagina Script Deployment (Distribuzione di script), fai clic per selezionare la scheda secondaria Execution Log (Registro di esecuzione).
   • Dovresti vedere una voce Record accordo aggiornato per ogni ID accordo.

Controlla il registro di esecuzione della distribuzione per lo script Aggiornamento Accordi Adobe Acrobat Sign per verificare la presenza di errori nel modo seguente:

1. Passa a Customization > Scripting > Script Deployments. (Personalizzazione > Scripting > Distribuzioni di script).
2. Nella pagina Script Deployments (Distribuzioni di script), individua lo script Aggiorna accordi Adobe Acrobat Sign con lo stato “Pianificato”, quindi fai clic su Modifica.
3. Nella pagina Script Deployment (Distribuzione di script), fai clic per selezionare la scheda secondaria Execution Log (Registro di esecuzione).
4. Sotto Type (Tipo), seleziona Error (Errore) per filtrare i risultati.

Infine, controlla il registro di esecuzione per lo script Adobe Acrobat Sign Manager per individuare gli errori seguendo le istruzioni riportate al passaggio 2 precedente.