Nota:

Se il pulsante Store non è disponibile nella barra multifunzione, è probabile che il tuo amministratore Office abbia disattivato l’accesso allo Store da parte dei singoli utenti.

Rivolgiti all’amministratore di Office o al team IT per consentirne l’accesso oppure implementa il componente aggiuntivo per l’organizzazione.

Panoramica

Il componente aggiuntivo Adobe Sign consente di aprire qualsiasi file Word o PowerPoint e di utilizzarlo come base per la creazione di un nuovo accordo.

Questo documento è suddiviso in tre parti:

  • Installazione/Attivazione del componente aggiuntivo nell’account Office: processo da eseguire una sola volta per abilitare il componente aggiuntivo dallo store 365. Tutti gli utenti dovrebbero essere in grado di farlo senza autorizzazioni di sistema con privilegi elevati.
  • Connessione autenticata tra Office e Adobe Sign: una volta attivato il componente aggiuntivo, occorre creare una relazione di attendibilità tra Microsoft e Adobe Sign. Questa operazione richiede l’autenticazione in entrambi gli ambienti e deve essere eseguita solo una volta.
  • Utilizzo del componente aggiuntivo: questa sezione descrive le funzioni del componente aggiuntivo e come utilizzarlo per accedere ad Adobe Sign direttamente dal client Word o PowerPoint.

Gli amministratori 365 possono gestire centralmente l’installazione del componente aggiuntivo a livello tenant ed eventualmente controllarne l’accesso a livello di utente. Questo permette a tutti gli utenti del tenant di accedere sia a Word che a PowerPoint.

I singoli utenti che installano il componente aggiuntivo in modo indipendente devono installare separatamente Word e/o PowerPoint.

Nota: durante l’autenticazione e l’uso del componente aggiuntivo, Office 365 presenta un pannello per l’autorizzazione quando si tenta di aprire una nuova finestra. In tal caso, fai clic su Consenti.

4. Allow Window

Prerequisiti

Per il corretto funzionamento del componente aggiuntivo, i cookie devono essere abilitati nel browser.

Piattaforme supportate:

  • Word o PowerPoint 2013 (Windows v15 e versioni successive)
  • Word o PowerPoint 2016 (Windows v16 e versioni successive)
  • Word o PowerPoint Online (365) con:
    • Chrome v59+
    • Firefox v53+
    • Safari 9+
    • Edge 38+
    • IE 11+
  • Word o PowerPoint 2016 (Mac v15.34 e versioni successive)

Inoltre, è necessario rispettare i requisiti di base per l’utilizzo di Microsoft Office.

Gli utenti dell’applicazione desktop devono assicurarsi che i cookie siano attivati in Internet Explorer.


Browser Internet Explorer/Edge

Affinché il componente aggiuntivo possa funzionare direttamente nei browser Edge e Internet Explorer, è necessario considerare attendibili i siti riportati di seguito, nella configurazione di sicurezza del browser:

  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.office.com
  • https://*.office365.com
  • https://*.live.com (se si utilizza un account Live)
  • https://*.sharepoint.com
  • Se si utilizza un sistema di gestione delle identità di terze parti, è necessario aggiungere anche tale URL.


Mac OS High Sierra

Durante il tentativo di accedere al componente aggiuntivo dalle applicazioni desktop Word o PowerPoint (versione 16.11 e successive), gli utenti di High Sierra possono ricevere un messaggio di errore generico da Adobe Sign in cui viene segnalato che i cookie non sono abilitati. 

 

Se si verifica questo errore:

  • Apri le Impostazioni del componente aggiuntivo e Esci.
  • Fai clic su Inizia per eseguire di nuovo l’autenticazione al servizio.

Se con la riautenticazione il problema non viene risolto, contatta l’assistenza clienti.

Installazione del componente aggiuntivo

1. Accedi al tuo account 365 e seleziona l’opzione Word o PowerPoint.

2. Apri un file Word o PowerPoint.

3. Passa alla scheda Inserisci sulla barra multifunzione, quindi seleziona l’opzione Componenti aggiuntivi di Office nella sezione Componenti aggiuntivi della barra multifunzione.

4. Viene aperta la pagina Componenti aggiuntivi di Office. Seleziona l’opzione Store.

5. Digita Adobe nel campo di ricerca e fai clic sull’icona di ricerca.

6. Individua il componente aggiuntivo Adobe Sign per Word/PowerPoint e fai clic sul pulsante Aggiungi a destra di questa voce.

1. OWA Get From Store

7. Una volta installato il componente aggiuntivo, le icone Adobe Sign vengono aggiunte alla barra multifunzione, nella scheda Home. Sono disponibili tre opzioni:

  • Compila e firma: solo per i documenti da compilare e firmare.
  • Invia per firma: per i documenti che devono essere firmati da almeno una persona diversa da te stesso.
  • Stato accordo: elenco degli ultimi dieci documenti aggiornati.

 

3_adobe_sign_iconsaddedtotheribbon

Nota:

I singoli utenti devono installare il componente aggiuntivo in una sola applicazione, Word o PowerPoint. Il pacchetto verrà installato automaticamente in entrambe.

Se nella barra multifunzione non sono visualizzati i pulsanti, controlla la sezione Miei componenti aggiuntivi per abilitare il componente aggiuntivo.

Stabilire la relazione autenticata

Con il componente aggiuntivo abilitato, è necessario creare una relazione tra il tuo account Microsoft e il tuo account Adobe Sign. Questo fa sì che soltanto tu possa inviare gli accordi tramite il tuo account utente di Adobe Sign.

Il processo di configurazione è veloce e richiede solo che tu sappia autenticarti sui due sistemi.

  • Se non disponi di un account Adobe Sign, è disponibile una versione di prova gratuita. Vedi il passaggio 3 di seguito.

Una volta stabilita tale relazione, non è più necessario autenticarsi di nuovo in Adobe Sign. La relazione autenticata è permanente, a meno che non venga esplicitamente eliminata mediante la disconnessione dal componente aggiuntivo.

Nota: Office richiede all’utente di ripetere l’autenticazione dopo un’ora di inattività o dopo 24 ore.

 

Per stabilire una relazione di attendibilità:

1. Apri un file in Word o PowerPoint (nell’applicazione in cui è abilitato il componente aggiuntivo).

2. Trova le icone di Adobe Sign nella barra multifunzione e fai clic su Invia per firma.

  • Viene aperto il pannello del componente aggiuntivo, sul lato destro della finestra.

3. Fai clic sul pulsante Introduzione nel pannello del componente aggiuntivo.

  • Il collegamento per la prova gratuita apre una nuova finestra per la registrazione per 30 giorni di prova gratuita di Adobe Sign. Se non disponi già di un account Adobe Sign, prima di continuare registrati per una prova gratuita. Non viene raccolto alcun dato di fatturazione e non è richiesto alcun impegno per il pagamento di alcun servizio, né durante né al termine del periodo di prova.
3. Get Started

4. Può essere richiesto di autenticarsi nell’ambiente 365. Fai clic sull’utente che intendi utilizzare. Il primo utente elencato è quello che hai utilizzato per autenticarti.

5. Authenticate to 365 pdfd

5. Office chiede di autorizzare l’accesso al componente aggiuntivo. Fai clic su Accetto.

6 Grant 365 Access PDF

Viene aperta una nuova finestra di autenticazione per Adobe Sign.

6. Autenticati con le tue credenziali di Adobe Sign

7. OWA Auth to AdobeSign - Rebranded

7. Dopo l’autenticazione in Adobe Sign, viene richiesto di confermare l’accesso.  Fai clic su Consenti accesso.

8. Grant Adobe Access - rebranded

Completata l’autenticazione di Adobe Sign, nel pannello del componente aggiuntivo a destra viene visualizzata la pagina iniziale del componente aggiuntivo.  Fai clic su OK per aprire il pannello di configurazione.

9. Splash page

Utilizzo del componente aggiuntivo

Con il componente aggiuntivo abilitato, puoi aprire qualsiasi file Word o PowerPoint e avviare un processo di firma, esattamente come se avessi eseguito l’accesso ad Adobe Sign e caricato il file.

Per le due funzioni di firma, il documento corrente aperto in Word o PowerPoint viene allegato automaticamente ed è disponibile un’opzione per aggiungere altri file.

La funzione Stato accordo presenta gli accordi recenti e collegamenti utili per interagire con essi a secondo del loro stato corrente.

Vi sono due aspetti da considerare:

  • Quando utilizzi l’applicazione desktop (invece della soluzione online), un file deve essere salvato almeno una volta prima che possa essere firmato o inviato.
  • Dopo un’ora di inattività oppure 24 ore di utilizzo continuo, viene chiesto di effettuare nuovamente l’autenticazione.


Compila e firma

La funzione Compila e firma è progettata per consentirti, come utente, di compilare un documento e apporvi la firma. Nessun altro destinatario può far parte di questa transazione.

Dopo aver apposto la firma, il documento viene inserito nel tuo account Adobe Sign e può essere visualizzato, salvato come PDF o inviato (tramite la condivisione di Adobe Sign) a un qualsiasi indirizzo e-mail.

Al primo avvio di Compila e firma, è disponibile solo l’opzione per aggiungere o rimuovere i file allegati, seguita da un clic su Continua. Non è necessaria ulteriore configurazione perché non si presuppone alcun processo di invio.

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Dopo che fai clic su Continua, viene aperta la pagina Compila e firma in cui sono visualizzati eventuali file allegati.

L’interfaccia consente di immettere dei caratteri di testo e vi sono tre icone per caselle di controllo (crocetta, spunta e punto pieno). Sul campo di immissione compare un semplice menu di ridimensionamento con cui puoi regolare il testo immesso.

Il testo immesso non va a capo automaticamente, ma rispetta eventuali nuove righe nello stesso campo.

Oltre ai campi di immissione sono disponibili due opzioni per campo firma: Firma e Iniziali. È necessario inserire almeno un campo firma.

Qui puoi trovare ulteriori informazioni sull’interfaccia di Compila e firma.

fill_and_sign_interface

Una volta che il documento viene compilato e la tua firma è stata applicata, fai clic su Fine nell’angolo in alto a destra della finestra.

La pagina Compila e firma si chiude e il pannello di Adobe Sign in Word o PowerPoint viene aggiornato per indicare che il processo di firma è stato completato correttamente.

Il pannello di operazione completata offre tre opzioni:

  • Visualizza PDF firmato: consente di aprire una nuova scheda in cui viene visualizzato il documento firmato.
  • Salva una copia: consente di aprire il PDF firmato sul sistema locale e puoi quindi salvarne una copia.
  • Menu di Adobe Sign: aggiorna il pannello del componente aggiuntivo e presenta tre funzioni. 

 

fill_and_sign_completepanel


Invia per firma

La funzione Invia per firma implica e richiede che l’accordo venga inviato ad almeno un destinatario diverso dal mittente.

Con il file aperto, fai clic sull’icona Invia per firma nella barra multifunzione per aprire il pannello del componente aggiuntivo sul lato destro della finestra.

10_send_for_signatureiconintheribbon


Configurazione dell’accordo

Quando avvii un accordo da un file aperto, nella parte superiore del pannello compare l’elenco dei file Documenti attualmente “allegati”.

1. Per impostazione predefinita, il file che era aperto al momento del clic sul pulsante Invia per firma viene automaticamente allegato. È possibile eliminare senza problemi il file predefinito.

11. RHP Docs

 

A destra dell’intestazione Documenti è presente il collegamento + Aggiungi file che consente di aggiungere altri file all’accordo. L’aggiunta di accordi funziona come nell’applicazione web. I documenti vengono presentati ai destinatari nell’ordine in cui sono elencati nel pannello del componente aggiuntivo.

12. Add File

Formati di file supportati:

  • Word (.doc, .docx)
  • PowerPoint (.ppt, .pptx)
  • Excel (.xls, xlsx)
  • PDF
  • HTML
  • RTF

 

  • TIF/TIFF
  • JPG/JPEG
  • BMP
  • GIF
  • PNG

2. Appena sotto la sezione Documenti sono elencati i Destinatari.

Fai clic nel campo vuoto sotto l’intestazione Destinatari e inizia a digitare un nome o indirizzo e-mail. Vengono proposti i contatti dalla rubrica 365 che corrispondono alle lettere digitate, per trovare più rapidamente il destinatario desiderato.

L’ordine in cui inserisci i destinatari determina l’ordine di firma dell’accordo (per i processi di firma sequenziale).

Nota: se solitamente imposti i ruoli dei destinatari, tieni presente che tutti i destinatari configurati nel componente aggiuntivo sono considerati Firmatari. Se ti occorrono altri ruoli, fai clic sul collegamento Altre opzioni sotto il pulsante Invia/Continua.

Inoltre, la verifica avviene solo tramite e-mail. Se ti occorre un sistema di verifica a due fattori, fai clic su Altre opzioni.

 

3. Sotto all’elenco Destinatari si trova la sezione Messaggio, con due campi.

Il campo superiore è per il Nome dell’accordo. Per impostazione predefinita, in questo campo viene inserito il nome del documento aperto. Se necessario, puoi modificarlo manualmente.

Il secondo campo è per il testo del Messaggio che verrà visualizzato nel corpo del messaggio e-mail con cui si richiede al destinatario di firmare l’accordo. Contiene inizialmente un valore generico che puoi modificare come preferisci.

In questo campo Messaggio è possibile inserire fino a un massimo di 1000 caratteri.

13. Exploded panel

Nell’angolo in alto a destra della sezione Messaggio, il collegamento Cancella messaggio consente di rimuovere tutto il contenuto della finestra Messaggio.

È possibile includere Modelli di messaggi o Messaggi privati facendo clic sul collegamento Altre opzioni.

 

4. Sotto al campo Messaggio è disponibile la casella di controllo facoltativa Anteprima e invia. Seleziona questa casella per aprire una finestra con la pagina di creazione, con tutti i campi e gli strumenti standard per la creazione di moduli.

La pagina di creazione si apre solo dopo che avrai fatto clic sul pulsante Continua.

 

5. Il pulsante Invia/Continua invia l’accordo con la sua configurazione corrente.  Se la casella di controllo Anteprima e invia è selezionata, viene aperta la pagina di creazione ed è possibile inserire dei campi sul documento.  Una volta inseriti tutti i campi necessari, fai clic sul pulsante Invia in basso a destra nella pagina di creazione.

 

6. Sotto il pulsante Invia/Continua è disponibile il collegamento Altre opzioni. Fai clic su questo collegamento per aprire una finestra con la pagina di invio dell’applicazione web, con tutte le opzioni standard disponibili nell’applicazione. Eventuali configurazioni eseguite nel pannello del componente aggiuntivo vengono riportate nella finestra di invio e sono completamente modificabili.

Tutti i campi e le opzioni sono disponibili esattamente come nella pagina di invio dell’applicazione web ed eventuali modifiche apportate all’elenco dei destinatari o dei file vengono incluse nell’accordo.

Scorri fino alla parte inferiore della finestra e fai clic su Avanti per passare alla modalità di creazione, oppure deseleziona Anteprima e aggiungi campi firma e fai clic su Invia.

 

L’accordo viene inviato e nel pannello del componente aggiuntivo viene visualizzata una notifica di operazione completata.

Dopo l’invio, nel pannello sono disponibili due opzioni:

  • Visualizza accordo: apre una vista dell’accordo inviato in una finestra.
  • Menu di Adobe Sign: questa opzione modifica il pannello per visualizzare le opzioni delle funzionalità del componente aggiuntivo (Invia per firma).


Stato accordo

L’opzione Stato accordo visualizza gli ultimi dieci accordi (in base alla data dell’ultimo aggiornamento) che sono ancora aperti e in attesa di un intervento. Sono inclusi anche gli accordi in modalità Bozza ancora in corso di creazione, quelli in attesa della tua firma e quelli in attesa di altri destinatari.

Ogni accordo elencato può essere espanso per mostrarne l’ultimo evento pubblicato, indicando la fase corrente nel processo di firma.

  • Sono elencati i tre eventi più recenti (Creato, Visualizzato, Firmato e così via) registrati per l’accordo in questione, a partire da quello più recente.
  • Fai clic sul collegamento Visualizza accordo nelle informazioni sull’accordo per aprire una nuova finestra in cui viene visualizzato il documento nel suo stato corrente.
  • I documenti in attesa della tua firma presentano il collegamento Firma accordo che consente di aprire una nuova finestra contenente il documento pronto per la firma.

Sotto all’elenco degli eventi, il collegamento Traccia tutti gli accordi consente di aprire una finestra con un’istanza della pagina Gestisci dall’applicazione. Nella pagina Gestisci è disponibile l’intera cronologia dell’account.

36_agreement_status

Impostazioni del componente aggiuntivo

L’icona a forma di ingranaggio che si trova in fondo al pannello del componente aggiuntivo, a destra di Adobe Document Cloud, consente di accedere alle impostazioni del componente aggiuntivo:

15Settings Panel

Aggiorna - Solo account di prova

Questo collegamento apre una nuova finestra per il processo di aggiornamento di Adobe Sign, con la possibilità di acquistare un abbonamento mensile per l’accesso ad Adobe Sign.

Disconnetti - Interruzione della relazione autenticata

La relazione stabilita tra il tuoi account Outlook e Adobe Sign viene “ricordata” dal componente aggiuntivo e per questo motivo non devi autenticarti ogni volta che utilizzi il componente aggiuntivo.

Tuttavia, alcuni utenti hanno l’esigenza di inviare accordi da diversi account Adobe Sign.  A tale scopo, la funzione Disconnetti interrompe la relazione di attendibilità corrente e quindi stabilisce una nuova relazione utilizzando un nuovo account Adobe Sign.

Per interrompere la relazione, fai clic sull’icona a forma di ingranaggio in basso a destra nel pannello del componente aggiuntivo. L’opzione Disconnetti si trova in alto nel menu a comparsa che viene visualizzato.

Aiuto

Questo collegamento conduce alla presente guida e ad ulteriori contenuti sul componente aggiuntivo.

Informazioni su

Viene visualizzata una piccola finestra a comparsa con informazioni sul componente aggiuntivo in uso.

Informativa sulla privacy

Questo collegamento permette di accedere all’informativa sulla privacy di Adobe.

Amministrazione - Permettere agli utenti di accettare le applicazioni

L’amministratore di Office 365 deve consentire agli utenti di accettare l’utilizzo di applicazioni.

Per eseguire questa operazione:

    1. Accedi come amministratore di Office 365.

    2. Fai clic sul portale Amministrazione.

    3. Fai clic su Interfaccia di amministrazione > Azure AD.

        ○ Viene aperta l’interfaccia di amministrazione di Azure Active Directory.

nave_to_azure_ad

 

    4. Passa a Utenti e gruppi > Impostazioni utente.

    5. Assicurati che l’opzione Gli utenti possono fornire il consenso alle app che accedono ai dati aziendali per loro conto sia impostata su .

azure_ad_admin

Amministrazione - Installazione a livello tenant

L’installazione a livello tenant consente all’amministratore di esporre il componente aggiuntivo per impostazione predefinita, in modo che gli utenti non debbano eseguire la procedura di installazione e che tutti possano accedervi senza problemi.

L’attivazione è facile e veloce e richiede solo circa 5 minuti:

1. Accedi come amministratore tenant e passa al pannello Amministrazione.

2. Fai clic su Servizi e componenti aggiuntivi nel menu a sinistra.

3. Fai clic su + Carica componente aggiuntivo

  • Viene aperto il pannello Nuovo componente aggiuntivo.

4. Fai clic su Avanti.

  • Il pannello Nuovo componente aggiuntivo presenta le opzioni per caricare il file del componente aggiuntivo.

5. Seleziona l’opzione di tipo Desidero aggiungere un componente aggiuntivo da Office Store.

6. Individua Adobe Sign e selezionalo.

7. Nel pannello del componente aggiuntivo Adobe Sign, fai clic su Avanti.

8. Il pannello di Adobe Sign si aggiorna e presenta le opzioni di accesso al componente aggiuntivo:

  • Tutti: abilita il componente aggiuntivo per tutti gli utenti dell’organizzazione.
  • Utenti o gruppi specifici: consente di selezionare gruppi di utenti aziendali da abilitare all’utilizzo del componente aggiuntivo.
  • Solo io: consente di abilitare il componente aggiuntivo solo per il tuo utente.
Word Tenant panel

 

9. Dopo aver selezionato l’opzione di abilitazione desiderata, fai clic su Salva.

10. Fai clic su Chiudi nell’ultimo pannello visualizzato.

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