Přehled

Integrace služby Adobe Sign do služby Microsoft SharePoint představuje integrované řešení vytváření, odesílání, sledování a spravování elektronických podpisů.

Tato dokumentace byla vytvořena pro instanci Microsoft Online služby SharePoint (obecně označované v této příručce jako „SharePoint“) a je určena jako průvodce používáním doplňku z perspektivy koncového uživatele. Instalační příručku naleznete zde.

Toto řešení je vyvinuto jako doplňková aplikace pro službu SharePoint a nabízí následující funkce:

  • Odeslání smlouvy z libovolné knihovny nebo seznamu dokumentů služby SharePoint k podpisu
  • Schopnost odeslání dokumentů jedinému příjemci nebo skupině příjemců z knihovny dokumentů nebo z vlastních seznamů služby SharePoint
  • Mapování dat ze seznamů služby SharePoint a z knihovny dokumentů do dokumentů prostřednictvím mapování sloučením při odesílání dokumentů k podpisu
  • Mapování dat z polí formulářů podepsané smlouvy do textových sloupců seznamů služby SharePoint nebo knihovny dokumentů prostřednictvím mapování dat poté, co byl dokument podepsán a jeho stav byl buď automaticky, nebo ručně aktualizován na stránce Stav smlouvy
  • Archivace všech podepsaných smluv ve službě SharePoint
  • Možnost přidat stránku Správa služby Adobe Sign jako součást webu služby SharePoint; tuto stránku mohou uživatelé služby SharePoint používat ke sledování a aktualizaci smluv


Podporované prohlížeče

Podporovány jsou prohlížeče Chrome, Firefox a Safari


Internet Explorer 11 a novější (včetně Edge)

Aby mohly doplňky služby SharePoint fungovat, je nutné provést určitou konfiguraci důvěryhodných serverů v aplikaci Explorer/Edge.  Aplikace Internet Explorer 10 a starší verze nejsou podporovány.

Uživatelé aplikací IE 11/Edge musejí navíc explicitně upravit nastavení důvěryhodných serverů tak, aby obsahovala následující adresy URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Úprava důvěryhodných serverů:

1. Otevřete aplikaci IE 11

► Uživatelé aplikace Edge stisknou klávesy Windows + S

2. Klikněte na ikonu Nástroje (ozubené kolo) a z rozevírací nabídky vyberte položku Možnosti Internetu

► Uživatelé aplikace Edge zadají text Možnosti Internetu a stisknou klávesu Enter

IE11 Options

3. Otevře se nabídka Možnosti Internetu. Vyberte kartu Zabezpečení

4. Klikněte na ikonu Důvěryhodné servery

5. Klikněte na tlačítko Weby

6. Zadejte jednu z výše uvedených adres URL a klikněte na možnost Přidat

7. Zopakujte tento postup pro všechny výše uvedené adresy URL

8. Po dokončení zavřete nabídku Možnosti Internetu

Trusted Sites


Přístup k funkcím služby Adobe Sign

Adobe Sign je doplňková aplikace, kterou nainstaloval správce služby SharePoint. Uživatelům se karta Adobe Sign zobrazí v horní části webu služby SharePoint.

Kliknutím na kartu Adobe Sign si zobrazíte pruh karet se všemi dostupnými funkcemi služby Adobe Sign.

Ikony na tomto pruhu nebudou dostupné až do doby, než kliknete do části webu Dokument nebo Seznam nebo vyberete dokument.  Po kliknutí do části webu se ikony pruhu karet aktivují.

ribbon

Poznámka:

V moderním uživatelském rozhraní je pruh karet nahrazen pruhem nabídek. V pruhu nabídek se ale nacházejí zcela stejné funkce:

MEnu

Pás karet nebo nabídka se skládají z pěti ikon:

  • Funkce Odeslat k podpisu
  • Stav smlouvy
  • Šablona knihovny
  • Správa smluv
  • Nastavení

První čtyři představují akce, které můžete pravidelně používat při vytváření a odesílání smluv.

Pomocí poslední ikony, Nastavení, můžete definovat svoji osobní šablonu smlouvy. Po nadefinování šablony se na tuto stránku vrátíte pravděpodobně pouze v případě, že budete chtít šablonu upravit.  Takže začněme tam.


Definování osobních nastavení

Pomocí osobních nastavení můžete definovat výchozí název smlouvy a zprávu pro všechny smlouvy, které budete ze služby SharePoint odesílat pomocí aplikace Adobe Sign.

Personal Settings

Do pole Název smlouvy (maximální délka 255 znaků) můžete zadat libovolný počet znaků pro označení smlouvy.  Tento řetězec se zobrazí na řádku Předmět e-mailové zprávy příjemce (na následujícím obrázku je zvýrazněn žlutě) a také jako hodnota názvu na stránce Správa. Zadáním jedinečného a smysluplného názvu smlouvy pomůžete příjemcům rychleji identifikovat váš e-mail a můžete si také v případě potřeby usnadnit vyhledání smlouvy

Pole Zpráva smlouvy je prosté textové pole, do kterého můžete zadat libovolné potřebné pokyny nebo komentáře (na následujícím obrázku zvýrazněno zeleně). Tato zpráva se zobrazí v e-mailu Podepište rozeslaném všem příjemcům a neměla by být používána jako osobní poznámky, které můžete připojit pro jednotlivé příjemce.

email pair-rebranded


Vlastní šablony dokumentů seznamů

Těsně pod poli výchozího názvu smlouvy a zprávy se nacházejí dvě nastavení, která ovládají, jak lze připojovat dokumenty při odesílání smlouvy ze seznamu.

Výchozím chováním je umožnit odesílateli, aby vybral dokument ze služby SharePoint.

Výchozí postup může uživatel změnit pomocí dvou dostupných možností:

► Pro vlastní seznamy použít šablonu dokumentu ze zdroje mimo službu SharePoint – Povolením této možnosti se odesílatel vyhne možnosti připojit dokument ze služby SharePoint. Místo toho se zobrazí možnosti připojení souboru tak, jak jsou nakonfigurovány ve službě Adobe Sign.  Patří sem následující možnosti:

o Připojit z místního systému

o Připojit z knihovny šablon služby Adobe Sign

Attach Files in AS

► Pro vlastní seznamy vždy používat určenou šablonu dokumentu – Pokud je tato možnost povolená, služba SharePoint si zapamatuje připojený soubor a automaticky připojí tento soubor k další smlouvě vytvořené ze seznamu a přeskočí tedy krok výběru souboru.  Vynikající řešení, pokud opakovaně používáte stejný dokument.


Odeslání smlouvy

Zahájení smlouvy

Odesílání smluv a získávání podpisů je ústředním tématem služby Adobe Sign a v prostředí služby SharePoint můžete tento proces zahájit čtyřmi způsoby:

  • Odesílání z pásu karet nebo z nabídky
  • Odesílání kliknutím pravým tlačítkem
  • Odesílání ze seznamů prostřednictvím pásu karet nebo nabídky
  • Odesílání ze seznamů kliknutím pravým tlačítkem

Pomocí všech čtyř těchto možností otevřete konfigurační stránku, na které můžete určit příjemce a pořadí podpisů, pokud je vyžadován více než jeden podpis.

Poznámka:

Velikost dokumentů odeslaných ze služby SharePoint nesmí překročit 5 MB. 

Potřebujete-li odeslat dokument větší než 5 MB, můžete jej odeslat do knihovny Adobe Sign (mimo integraci se službou SharePoint) a tam jej připojit.

Odesílání z pásu karet nebo z nabídky

Odesílání z pásu karet je způsob vhodný v případě, že potřebujete připojit více dokumentů ze služby SharePoint:

1. Kliknutím na políčko vlevo od názvu dokumentu vyberte dokumenty, které chcete odeslat

2. Klikněte na kartu v pásu karet v horní části stránky

3. Klikněte na ikonu Odeslat k podpisu

○ Všechny vybrané dokumenty se automaticky připojí

New List - MEnu
Moderní rozhraní

SEnd from Ribbon
Klasické rozhraní

Odeslání kliknutím pravým tlačítkem

Odesílání kliknutím pravým tlačítkem umožňuje rychle odeslat libovolný dokument ze seznamu dokumentů, ale připojí ke smlouvě pouze tento jeden dokument:

1. Klikněte pravým tlačítkem na dokument, který chcete odeslat k podpisu

2. V rozevírací nabídce vyberte možnost Další volby

3. V dílčí nabídce vyberte možnost Odeslat k podpisu

New Library - Right Click
Moderní rozhraní

 

Klasická struktura nabídky je mírně odlišná:

1. Klikněte pravým tlačítkem na požadovaný záznam v seznamu

2. V nabídce vyberte možnost Další volby a poté v dílčí nabídce vyberte položku Odeslat k podpisu

Send via rightClick
Klasické rozhraní

Odesílání ze seznamů

Odeslání ze seznamu lze provést buď pomocí pásu karet, nebo pomocí kontextové nabídky zobrazené kliknutím pravým tlačítkem


Odeslání ze seznamů prostřednictvím pásu karet nebo nabídky

1. Klikněte na požadovaný záznam v seznamu

2. Na pásu karet nebo v nabídce klikněte na možnost Adobe Sign

3. V rozevírací nabídce vyberte možnost Odeslat k podpisu

Send From list using Ribbon
Moderní rozhraní

Classic List - Ribbon
Klasické rozhraní

Odeslání ze seznamů prostřednictvím kontextové nabídky zobrazené kliknutím pravým tlačítkem

1. Klikněte pravým tlačítkem na požadovaný záznam v seznamu

2. V nabídce vyberte možnost Odeslat k podpisu

List select
Moderní rozhraní

 

Klasická struktura nabídky je mírně odlišná:

1. Klikněte pravým tlačítkem na požadovaný záznam v seznamu

2. V nabídce vyberte možnost Další volby a poté v dílčí nabídce vyberte položku Odeslat k podpisu

Classic List - Right Click
Klasické rozhraní

 

Stránka se aktualizuje a zobrazí se prostor pro výběr souboru:

Select File Within Sharepoint-rebranded

 

3. Vyberte soubor

4. Klikněte na možnost Připojit

 

Pokud máte aktivovanou možnost Pro vlastní seznamy použít šablonu dokumentu ze zdroje mimo službu SharePoint, přeskočíte okno pro připojení souboru ze služby SharePoint a přesunete se přímo na stránku Smlouva, kde můžete provést potřebnou konfiguraci.  V tomto případě budete muset pro přidání dokumentů pro podpis použít část Soubor.

 

Je nutné si zapamatovat dvě důležité věci:

► Pokud máte aktivovanou možnost Pro vlastní seznamy vždy používat určenou šablonu dokumentu, připojí se automaticky poslední soubor použitý pro tento seznam.

o Chcete-li připojit jiný soubor, musíte zakázat možnost Pro vlastní seznamy vždy používat určenou šablonu dokumentu.

► Navrácená podepsaná kopie (a případně také protokol auditu) ve formátu PDF se připojí k položce seznamu jako příloha a nebude tedy doručena do nové složky.

o Pokud správce služby SharePoint nadefinoval složku Úložiště dokumentů, bude dokument PDF doručen do této složky.


Konfigurace smlouvy

Po otevření nové smlouvy se zobrazí konfigurační stránka skládající se ze čtyř částí určených pro jednotlivé úlohy:

A. Příjemci – Lidé pracující se smlouvou

B. Zpráva – Název a globální zpráva pro smlouvu

C. Možnosti – Volitelné funkce týkající se smlouvy

D. Soubory – Samotné dokumenty nebo soubory, které potřebujete nechat podepsat nebo schválit

o Všimněte si, že dokument, pomocí kterého jste proces odeslání zahájili, se automaticky připojí ke smlouvě.

send page


Část Příjemci

Každý vytvořený příjemce se skládá z pěti prvků:

Recipients

A. Pořadí podepisování – Toto číslo označuje relativní polohu příjemce v cyklu podepisování, pokud je vybrán sekvenční pracovní postup.

B. Role – Určuje, jak může příjemce s dokumentem pracovat. Role povoluje správce účtu, takže se vám nemusí zobrazit všechny možnosti:

○ Autoři podpisů (výchozí) – Příjemci, kteří by měli smlouvu podepsat

○ Schvalovatelé – Příjemci, kteří dokument zkontrolují a schválí, ale nemusí jej právně závazně podepsat

○ Příjemci – Příjemci fungují v podstatě stejně jako schvalovatelé, hlavní rozdíl ale spočívá v tom, že ve zprávě auditu jsou označení jako Přijímající smlouvu a nikoli jako Schvalující dokument.

○ Certifikovaní příjemci – Certifikovaným příjemcům nejsou přiřazena žádná pole formuláře. Během „podpisového“ procesu jsou požádáni, aby delegovali, odmítli nebo potvrdili smlouvu.

○ Osoby vyplňující formulář – Určeno konkrétně zákazníkům, kteří potřebují vyplňovat obsah formuláře v průběhu podpisového procesu, avšak nemají k dispozici systémy, které by programově vytvářely vlastní dokumenty či vkládaly do formuláře obsah polí z databáze.

○ Delegující osoby – Role delegující osoby je určena pro pracovní postupy vyžadující osobu, která učiní konečné rozhodnutí o tom, kdo bude další správná osoba v řadě, která by měla podepsat nebo schválit dokument. Verze Delegující osoby existuje pro každou z ostatních rolí.

C. E-mailová adresa – Kdo je příjemce? Zde by měla být osobní e-mailová adresa

○ Přidat mě – Odesílatel může sám sebe vložit do cyklu podpisu kliknutím na odkaz Přidat mě v pravé horní části panelu Příjemci

○ Přidat skupinu příjemců – Někdy může být příjemce v cyklu podpisu jednou z několika osob. Například pokud potřebujete, aby dokument podepsal někdo z právního oddělení, ale může to být kdokoli z pěti jednotlivců. Skupiny příjemců umožňují odesílateli uvést všech pět možných autorů podpisů, ale podpis se bude vyžadovat pouze od jednoho z nich. (Viz příjemce 3 na obrázku výše)

D. Proces ověření – Jak má být příjemce prověřován?

○ E-mail (výchozí) – Ověření je založeno na přístupu do poštovní schránky

○ Heslo – Odesílatelem vygenerované alfanumerické heslo, které by mělo být příjemci sděleno jiným komunikačním kanálem

○ Sociální – Ověření pomocí sociální sítě třetí strany, například Facebook nebo LinkedIn

○ KBA (pouze USA) – Ověření na základě znalostí vyžaduje, aby příjemce zadal svoje rodné číslo, a poté odpověděl na několik ne zcela jednoduchých otázek vygenerovaných na základě veřejných databází

○ Telefon – Vyžaduje, aby odesílatel zadal telefonní číslo příjemce, na které bude odeslán SMS kód tehdy, když bude vyžadován jeho podpis

E. Soukromá zpráva (volitelné) – Odesílatel může každému příjemci zadat určité pokyny, které se zobrazí tehdy, když si příjemce začne smlouvu prohlížet. Tuto možnost musí povolit správce účtu v uživatelském rozhraní služby Adobe Sign.

 

Odkaz Zobrazit skrytou kopii nacházející se těsně pod seznamem příjemců zobrazí pole, do kterého můžete zadat jako skrytou kopii e-mailovou adresu, která může smlouvu zobrazit, ale nebude k ní mít interaktivní přístup.

Poznámka:

Chcete-li změnit pořadí příjemců, můžete příjemce přetáhnout na správné místo v pořadí a pořadová čísla se odpovídajícím způsobem upraví.

Těsně nad seznamem příjemců se nachází přepínač, který vás vyzývá k výběru základního pořadí pracovního postupu podpisu:

○ Pokud je povolená možnost Dokončit v pořadí (viz výše), budou příjemcům přidělena pořadová čísla a sekvenční postup podepisování bude dodržován od jednoho kroku podepisování k dalšímu

○ Pokud je povolená možnost Dokončit v libovolném pořadí, nebudou příjemcům přiřazena pořadová čísla a může proběhnout paralelní podepsání.

Complete in any order


Část Zpráva

Část Zpráva obsahuje dvě pole, která mohou významně zvýšit váš úspěch, a pokud jste nakonfigurovali svoji osobní šablonu, tato pole se automaticky vyplní vámi nadefinovanými hodnotami.

Do pole Název smlouvy můžete zadat libovolný počet znaků pro označení smlouvy.

Pole Zpráva smlouvy je prosté textové pole, do kterého můžete zadat libovolné potřebné pokyny nebo komentáře.

Poznámka:

Tyto hodnoty lze upravovat až do odeslání smlouvy.


Část Možnosti

V části Možnosti můžete dokument lépe řídit po jeho odeslání:

► Ochrana heslem – Vyžaduje, aby příjemci zadali heslo k otevření a zobrazení podepsaného souboru PDF.  Toto heslo je definováno odesílatelem a musí být předáno nějakým jiným komunikačním kanálem. Služba Adobe Sign toto heslo neuchovává, takže jej nezapomeňte!

PDF password

► Termín dokončení – Kliknutím do pole Termín dokončení zobrazíte rozhraní kalendáře. Vyberte datum, ke kterému platnost smlouvy skončí a nebude ji tedy možné dokončit. Funkce Ukončení platnosti dokumentu bude dostupná pouze v případě, že ji povolil správce účtu.

NEw Complete date- Marked

► Nastavit připomenutí – Nastavte frekvenci (denní nebo týdenní) odesílání připomenutí až do dokončení smlouvy. Upozorněni jsou pouze aktuální příjemci

Set Reminder

►Typy podpisů – Tato možnost definuje předpokládaný proces podpisu:

Elektronický  Tato možnost se pokusí získat elektronický podpis od všech autorů podpisů smlouvy.

Písemný – Pokud potřebujete získat fyzický podpis, tak tato možnost vyzve autory podpisů k vytisknutí dokumentu, jeho fyzickému podepsání a následnému odeslání zpět do systému služby Adobe Sign. (Pokyny, které se zobrazí autorovi podpisu při otevření smlouvy) Pracovní postup písemného podpisu je dostupný pouze v případě, že jej aktivoval správce účtu.

Sig Type

► Jazyk příjemce – Vyberte jazyk pro použití v e-mailech odeslaných příjemcům a během podepisování.

o Toto nastavení také definuje viditelné šablony zpráv, pokud je váš účet nakonfigurovaný pro jejich používání.

Recip Language


Část Soubor

Pokud konfigurace vašeho účtu ve službě SharePoint povoluje externí dokumenty, můžete v části Soubor připojit dokumenty k transakci. Pokud jste proces zahájili s dokumentem služby SharePoint, bude tento dokument již připojen.

V rámci procesu podpisu služba Adobe Sign spojuje všechny dokumenty do jediného souboru PDF a vytváří tento dokument PDF na základě pořadí, ve kterém jsou dokumenty uvedeny. Pořadí dokumentů lze změnit kliknutím a přetažením jednoho dokumentu do nového umístění v seznamu.

Soubory lze připojit buď z knihovny služby Adobe Sign, nebo je lze odeslat z místního systému pomocí vyhledání souboru nebo přetažením.

Povolené typy souborů: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Attach Files in AS - Copy


Pole náhledu a přidání podpisu

Těsně pod seznamem Soubory se nachází zaškrtávací políčko Pole náhledu a přidání podpisu.  Tato možnost umožňuje otevírat odeslané dokumenty a podle potřeby umístit do dokumentu pole formulářů.

Pokud nepoužíváte navržené šablony, musíte umístit alespoň pole podpisů. Chcete-li, máte k dispozici i další pole pro vytváření složitých formulářů.

Poznámka:

Pokud neumístíte žádná pole, služba Adobe Sign automaticky ke smlouvě přidá stránku, do které umístí blok podpisu pro každého autora podpisu.


Sledování smluv

Poznámka:

  • Po dokončení smlouvy (podepsání nebo schválení) se aktivuje odkaz na název této smlouvy a po kliknutí na tento odkaz se zobrazí dokončený dokument.
  • Pokud se smlouva nachází v konečné fázi (Podepsáno, Zrušeno/Zamítnuto, Platnost skončila), bude akce Obnovit zakázána
  • Pokud smlouva není v konečné fázi, bude ikona Odstranit zakázána


Stav smlouvy

Po odeslání smlouvy můžete průběh jejího zpracování sledovat nejlépe na stránce Stav smlouvy, kterou můžete otevřít pomocí ikony Stav smlouvy nacházející se na pásu karet služby Adobe Sign.

Ribbon - Agreement Status

 

Všechny smlouvy odeslané prostřednictvím dokumentu nebo seznamu služby SharePoint můžete snadno vyhledat následujícím způsobem:

1. Vyhledejte a vyberte položku dokumentu nebo seznamu, kterou chcete použít k vyhledání

○ Vybrat lze více dokumentů

2. Klikněte na možnost Stav smlouvy (buď na pásu karet, nebo v kontextové nabídce zobrazené kliknutím pravým tlačítkem myši)

Agreement Status List-rebranded

Pokud pro vyhledání nevyberete určité dokumenty nebo položky seznamu, vrátí služba SharePoint všechny smlouvy ze všech dokumentů nebo položek v knihovně nebo v seznamu iniciované daným uživatelem.

Pokud uživatel klikne na ikonu Stav smlouvy na pásu karet domovské stránky, vrátí služba SharePoint všechny dokumenty iniciované tímto uživatelem v rámci celé kolekce webů.

Poznámka:

Stránka Stav smlouvy má limit 5000 záznamů, které lze na stránce zobrazit. Pokud výsledky hledání přesahují 5000 záznamů, využijte možnost Správa smluv.


Filtrování

K filtrování zobrazených smluv můžete použít pole Hledat nacházející se v pravém horním rohu stránky.  Toto pole vyhledá všechny základy řetězců ve všech polích a vrátí všechny shody:

Status one line


Aktualizace stavu smlouvy

V pravém sloupci tabulky Stav smlouvy se nachází akce „Obnovit“, která do služby Adobe Sign odešle dotaz na aktualizaci stavu smlouvy.  

Poznámka:

Služba SharePoint všechny smlouvy automaticky a v pravidelném intervalu aktualizuje. Akce Obnovit umožňuje aktualizovat určitou smlouvu mimo tento interval.


Odstranění záznamu smlouvy

Poslední ikona nacházející se zcela vpravo na stránce Stav smlouvy je ikona Odstranit.  Tato akce odstraní záznam smlouvy ze služby SharePoint, ale nezruší ani neodstraní smlouvu ve službě Adobe Sign.  Tuto akci používejte opatrně, protože ji nelze vzít zpět.


Podepsané dokumenty

V závislosti na způsobu, jakým správce služby SharePoint nakonfiguroval úložiště podepsaných smluv, budou podepsané dokumenty (a případné protokoly auditu) vraceny zpět do jednoho z následujících umístění:

► Složka Globální – Všechny dokončené dokumenty se nacházejí v této složce, pokud je tak nakonfigurovaná

► Nová složka „Podepsané smlouvy“ ve zdrojové knihovně – Pokud není určena žádná globální složka, vytvoří se v knihovně dokumentu, ze které byla smlouva vytvořena nebo odeslána, nová složka nazvaná „Podepsané smlouvy“. Vyplněné dokumenty PDF všech dokončených smluv odeslaných ze stejné knihovny se vrátí do stejné složky Podepsané smlouvy

► Připojené k položce seznamu – Pokud jste smlouvu odeslali z položky seznamu, budou se přílohy nacházet v tomto seznamu


Správa smluv

Pomocí ikony Správa smluv můžete otevřít jiné zobrazení smluv s více možnostmi souvisejícími s uživatelem.  Tam, kde stránka Stav smlouvy zobrazuje jednoduchý přehled všech smluv s možností aktualizace jejich stavu, nabízí stránka Správa smluv podrobnější přehled o smlouvách a další možnosti pro změnu vlastností smlouvy.

Ribbon - Manage Agreements


Struktura stránky Správa

Na stránce Správa se nachází mnoho zajímavých funkcí. Pro zjednodušení ji lze rozdělit na čtyři funkční oblasti:

A. Filtry smluv

B. Seznam smluv

C. Metadata smlouvy

D. Nástroje smlouvy

Manage page Whole

Filtry smluv

Podél horního okraje stránky se nacházejí čtyři nástroje pro vyhledání konkrétních smluv filtrováním níže zobrazených seznamů. Rozevírací seznamy jsou dynamicky vyplňovány z načtených smluv v seznamech. Jedná se o následující nástroje:

► Filtrovat podle jména nebo názvu společnosti – Jedná se o seznam všech jmen a názvů společností zadaných do pole autora podpisu ve vašich smlouvách. Výběrem libovolné položky odfiltrujete všechny ostatní smlouvy.

► Filtrovat podle stavu dokumentu – Tento seznam skryje všechny oblasti seznamu kromě té, kterou vyberete.

► Filtrovat podle vlastníka dokumentu – Tato funkce je užitečná v případě, že si prohlížíte smlouvy jiných uživatelů služby Adobe Sign. Můžete ji použít k omezení zobrazení smluv v seznamech pouze na smlouvy od vybraného vlastníka (odesílatele)

Pomocí textového pole zcela vpravo můžete vyhledat libovolný řetězec, který může představovat jméno příjemce, název společnosti, e-mail příjemce nebo název dokumentu.

 

Seznamy smluv

Hlavní část stránky obsahuje seznamy smluv, ke kterým jste připojeni.  Někde v tomto seznamu je uvedena každá smlouva, která se vás nějak týká (přesněji řečeno e-mailové adresy, pomocí které se přihlašujete do služby Adobe Sign). Nejedná se tedy pouze o vámi vydané smlouvy, ale také o smlouvy, které vám byly zaslány k podpisu nebo ke schválení a o všechny smlouvy, ve kterých jste byli uvedeni ve skryté kopii.

Seznam je rozdělen do sbalitelných oblastí s označením stavu smlouvy. Postupujeme-li od shora:

► Čekající na vaše schválení nebo podpis – Tyto smlouvy se nacházejí v horní části seznamu, protože čekají na vaši akci

► Koncept – Tyto smlouvy byly vytvořeny a odeslány do prostředí pro vytváření, ale nikdy nebyly rozeslány k podpisu

o Kliknutím na odkaz úpravy můžete dokument otevřít v prostředí pro vytváření a dokončit proces odeslání

► Odeslané k podpisu – Tyto smlouvy se nacházejí v procesu podpisu a čekají na podepsání nebo schválení jinými osobami

► Podepsané – Plně zpracované a dokončené smlouvy

► Zrušené/zamítnuté – Všechny smlouvy, které jste z nějakého důvodu zrušili nebo je odmítl příjemce

► Archivované – Soubory, které byly odeslány do systému Adobe Sign pro uložení. Tyto dokumenty nejsou součástí legálního procesu podpisu řízeného prostřednictvím služby Adobe Sign.

► Šablony knihovny – Všechny vámi vytvořené šablony nebo šablony, které s vámi sdílel někdo z vaší skupiny nebo z vašeho účtu

o Možnost upravit šablonu je vyhrazena pro vlastníka (tvůrce) šablony

o Kliknutím na odkaz odeslat zahájíte novou smlouvu s již připojenou šablonou

► Widget – Seznam všech vámi vytvořených widgetů

o Pomocí odkazu získat kód si můžete zobrazit kód adresy URL, stránky HTML nebo jazyka JavaScript

Jedním kliknutím na záhlaví v horní části seznamů můžete seřadit obsah jednotlivých jejich částí. Dalším kliknutím seznam uspořádáte v opačném pořadí.

Jednotlivé záznamy obsahují následující informace:

Manage page record

Jméno – Hodnota jména představuje buď jméno, nebo e-mailovou adresu prvního příjemce, který není odesílatelem

o E-mailová adresa se použije v případě, že příjemce prostřednictvím systému Adobe Sign ještě nikdy nepodepsal žádný dokument.

o Jakmile dojde v rámci procesu podpisu k zadání hodnoty jména, nahradí se e-mailová adresa tímto jménem

Společnost – Pokud první příjemce zadal název společnosti, a to buď prostřednictvím pole podpisu, nebo přihlášením se a aktualizováním profilu, zobrazí se zde tento název.

o Pokud do smluv pole Název společnosti nevkládáte, zůstává tento sloupec převážně prázdný

Název dokumentu – Zde je uveden váš název smlouvy

Ikony indikátorů – Čtyři ikony označují přítomnost dalších ovládacích prvků:

Poznámky – Ikona textové bubliny označuje, že ke smlouvě jsou připojeny poznámky, které si lze zobrazit kliknutím na kartu Poznámky v oblasti pro nástroje

Připomenutí – Ikona zvonku označuje, že pro tuto smlouvu je nastaveno alespoň jedno připomenutí. Připomenutí si lze zobrazit kliknutím na kartu Připomenutí v oblasti pro nástroje

Ochrana heslem – Ikona visacího zámku označuje, že dokument je před zobrazením chráněný heslem

Obsah pole – Tato ikona se nachází pouze na podepsaných smlouvách a otevře soubor CSV obsahující všechna data polí shromážděná pro tento dokument

Datum – Toto datum představuje datum poslední změny, to znamená, kdy byl dokument naposledy aktualizován událostí odeslání nebo událostí podepsání či schválení

 

Metadata smlouvy

Po vybrání libovolné smlouvy ze seznamů se v malém panelu zobrazí metadata této smlouvy.  Jedná se o následující data:

Manage MEtadata

► Název smlouvy – Název zadaný pro smlouvu při jejím vytvoření

Úprava smlouvy – Pokud je možné smlouvu upravit, zobrazí se vedle názvu smlouvy položka Úprava smlouvy.

► Od – Kdo smlouvu odeslal (a jeho/její společnost, je-li známá)

► Pro – První autor podpisu smlouvy (a jeho/její společnost, je-li známá)

► Datum – Razítko času a data poslední úpravy smlouvy

► Stav – Aktuální funkční stav smlouvy

Odkaz Nahradit autora podpisu – Pokud smlouva umožňuje odesílateli nahradit aktuálního autora podpisu, zobrazí se pod polem Stav tento odkaz. Tato funkce je užitečná v případě, pokud jste odeslali smlouvu na nesprávnou e-mailovou adresu nebo je aktuální autor podpisu nedostupný

Odeslat podepsanou kopii – Pokud to umožňují nastavení účtu, zobrazí se pod polem Stav odkaz na odeslání podepsaného dokumentu.  Tato funkce je užitečná v případě, že někdo dokument vytiskne, podepíše jej a poté vám jej zašle zpět

► Zpráva – Původní zpráva zadaná do pole Zpráva

► Datum ukončení platnosti – V tomto poli je uvedeno datum, ke kterému se smlouva sama zruší

Přidat/upravit – Pokud konfigurace účtu povoluje data ukončení platnosti, zobrazí se odkaz pro přidání nebo úpravu data ukončení platnosti smlouvy

 

Nástroje smlouvy

Na panelu Nástroje smlouvy naleznete několik ovládacích prvků umožňujících lepší správu nebo pochopení smluv.

Manage Tools Panel

► Zobrazit – Zde se zobrazuje miniatura smlouvy v aktuálním stavu

► Sdílet – Tato funkce sdílení dokumentu vás požádá o zadání e-mailové adresy a zprávy, a poté odešle na zadanou e-mailovou adresu kopii smlouvy v aktuálním stavu a přidá dokument na kartu Správa této e-mailové adresy

► Chránit – Tato možnost se zobrazuje pouze do okamžiku dokončení dokumentu a umožňuje vytvořit ochranu zobrazení dokumentu po odeslání smlouvy.

► Připomenout – Pomocí tohoto panelu můžete vytvořit nebo odstranit připomenutí po odeslání smlouvy. Připomenutí můžete navíc odeslat v reálném čase nebo k určitému datu.

► Historie – Tato karta představuje inkluzivní seznam všech událostí zaznamenaných smlouvou do protokolu, počínaje událostí Odeslat a konče závěrečnou událostí podpisu.

o Zpráva auditu – Pomocí tohoto odkazu vygenerujete rozšířenou zprávu ve formátu PDF obsahující historii smlouvy, včetně podrobnějších parametrů jako jsou IP adresy jednotlivých událostí

► Poznámky – Ke každé smlouvě můžete přidat osobní poznámku. Tato poznámka se bude zobrazovat pouze vám a nebude sdílena s žádným jiným uživatelem ani s autorem podpisu


Rychlé odkazy na běžné úlohy

Níže naleznete stručné popisy nejčastěji používaných úloh následované obecným přehledem samotné stránky pro správu a představením hlavních funkcí.


Šablony knihoven (dokumentů)

Pomocí ikony Šablony knihoven na pásu karet aplikace Adobe Sign můžete odeslat dokument služby SharePoint do prostředí pro vytváření služby Adobe Sign, kde můžete umístit pole formuláře, a poté uložit formulář s poli do své knihovny ve službě Adobe Sign.

Poznámka:

Nedojde k žádné změně původního dokumentu ve službě SharePoint.  Šablona nového dokumentu existuje pouze ve službě Adobe Sign a je nutné ji připojit pomocí možnosti Knihovna dokumentů části Soubory smlouvy.

Vytvoření šablony dokumentu:

1. Klikněte na dokument, který chcete zabudovat do šablony

2. Na pásu karet klikněte na ikonu Šablona knihovny (nebo klikněte pravým tlačítkem a vyberte položku nabídky)

○ Otevře se prostředí pro vytváření služby Adobe Sign, ve kterém se zobrazí kompletní dokument

3. Umístěte do dokumentu potřebná pole

○ Vytváříte-li šablonu vyžadující vstup nebo podpisy od dvou osob, umístěte všechna pole pro prvního příjemce.  Poté změňte pole Příjemce na možnost Účastník 2 a umístěte pole pro druhého autora podpisu nebo schvalovatele.

Poznámka: Při vytváření šablony prostřednictvím prostředí pro vytváření můžete sestavit dokument až pro 99 příjemců. Chcete-li vložit účastníka 3 a další, klikněte na možnost Přidat nového účastníka v horní části seznamu účastníků.

Select Recipient

4. Po dokončení šablony klikněte na tlačítko Uložit nacházející se v pravém spodním rohu.

○ Šablona se uloží do knihovny ve službě Adobe Sign.  

Další funkce, o kterých byste měli vědět

Doplněk Adobe Sign obsahuje dvě funkce automatizace, které může nakonfigurovat správce služby SharePoint. Pokud by níže uvedené funkce mohly představovat přínos pro váš proces, obraťte se na správce služby SharePoint a projednejte s ním jejich možné využití.


Úložiště dokumentů z celého webu pro podepsané dokumenty

Správci mohou nakonfigurovat jednu centrální složku, do které se budou ukládat všechny podepsané smlouvy (a volitelně také související protokoly auditu). Patří sem dokumenty z knihoven i ze seznamů.

Pokud není nadefinována centrální složka pro podepsané dokumenty, budou se všechny podepsané smlouvy vracet do té knihovny dokumentů, ze které byly odeslány.

V knihovně se vytvoří nová složka nazvaná „Podepsané smlouvy“.

U smluv odeslaných ze seznamů se podepsané dokumenty PDF smluv (a případně také protokolů auditů) připojí k položce seznamu.


Slučování šablon polí

Služba SharePoint podporuje myšlenku vytváření dokumentů pomocí polí, která lze vyplňovat ze seznamů služby SharePoint. 

Lze také vytvářet šablony, které budou aktualizovat obsah seznamů ze zachyceného obsahu polí podepsané smlouvy.

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online