Oprettelse af tilgængelige PDF'er

Generelt omfatter processen med at oprette tilgængelige PDF-filer følgende faser:

Disse trin vises i en rækkefølge, som passer til de fleste scenarier. Du kan dog udføre opgaverne i en anden rækkefølge eller skifte mellem nogle af trinnene. I alle tilfælde skal du identificere formålet med dokumentet og derefter bestemme det relevante arbejdsforløb. Yderligere oplysninger om at oprette tilgængelige PDF-dokumenter finder du i Vejledning i oprettelse af tilgængelige, elektroniske dokumenter.

Overvej tilgængeligheden, inden dokumentet konverteres til PDF

Når det er muligt, skal du tænke på tilgængelighed under oprettelse af kildefilerne i et oprettelsesprogram, f.eks. et tekstbehandlings- eller sidelayoutprogram.

Typiske opgaver i oprettelsesprogrammet omfatter at føje alternativ tekst til grafik, optimere tabeller og anvende afsnitstypografier eller andre dokumentstrukturfunktioner, der kan konverteres til tags. Yderligere oplysninger finder du i Oprettelse af en tagget PDF fra et oprettelsesprogram.

Tilføj formularfelter, der kan udfyldes, samt beskrivelse, indstil tabuleringsrækkefølgen

Hvis PDF'en indeholder formularfelter, kan du bruge Værktøjer > Tilgængelighed > Kør genkendelse af formularfelter for at finde formularfelter og gøre dem interaktive (kan udfyldes).

Brug formularværktøjerne til at oprette formularfelter, der kan udfyldes, f.eks. knapper, afkrydsningsfelter, pop op-menuer og tekstbokse. Når du opretter et felt, kan du indtaste en beskrivelse af feltet i boksen Værktøjstip i dialogboksen Egenskaber. Skærmlæsere læser dette højt for brugeren. Få mere at vide under Opret formularfelter.

Oplysninger om indstilling af tabulatorrækkefølgen til at bruge dokumentstruktur finder du i Angive navigation af formularfelter.

Føj flere tilgængelighedsfunktioner til PDF-dokumentet

I Acrobat Pro omfatter denne fase angivelse af dokumentsprog, kontrol af at sikkerhedsindstillingerne ikke påvirker skærmlæsere, oprettelse af tilgængelige links og tilføjelse af bogmærker. Få mere at vide under Angiv dokumentsprog, Forhindr sikkerhedsindstillinger i at påvirke skærmlæsere, Tilføj tilgængelige links og Om bogmærker.

I Acrobat Standard omfatter denne fase angivelse af dokumentsprog, kontrol af at sikkerhedsindstillingerne ikke påvirker skærmlæsere samt tilføjelse af bogmærker. Få mere at vide under Angive dokumentsprog, Forhindr sikkerhedsindstillinger i at påvirke skærmlæsere og Om bogmærker.

Tag PDF'en

Du kan forbedre tilgængeligheden i PDF'er ved at tilføje tags i Acrobat. Hvis en PDF ikke indeholder tags, forsøger Acrobat at tagge den automatisk, når brugere læser eller dynamisk tilpasser teksten, og resultaterne kan være skuffende. Med en tagget PDF sender det logiske strukturtræ indholdet til en skærmlæser eller andet hjælpesoftware eller -hardware i en passende rækkefølge.

Det bedste resultat opnås ved at tagge et dokument, når det konverteres til PDF-format fra et oprettelsesprogram. Eksempler på disse programmer omfatter Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign®, Microsoft Word eller OpenOffice Writer. Hvis du ikke har adgang til et oprettelsesprogram, der kan generere en tagget PDF, kan du altid tagge en PDF ved at bruge Acrobat.

Tagging under konvertering til PDF-format kræver et oprettelsesprogram, der understøtter tagging i PDF-format. Med tagging under konvertering kan oprettelsesprogrammet trække fra afsnitstypografier eller andre strukturoplysninger i kildedokumentet for at producere et logisk strukturtræ. Det logiske strukturtræ afspejler en nøjagtig læserækkefølge og passende tagniveauer. Denne tagging kan lettere fortolke strukturen i komplekse layout, f.eks. integrerede sidepaneler, tætte kolonner, uregelmæssig tekstjustering og tabeller. Tagging under konvertering kan ligeledes udføre en korrekt tagging af hyperlinks, krydsreferencer, bogmærker og eventuel alternativ tekst i filen.

Hvis du vil tagge en PDF i Acrobat, skal du vælge Værktøjer > Tilgængelighed > Føj tags til dokument. Denne kommando fungerer på alle utaggede PDF'er, f.eks. en, der er oprettet med Adobe PDF-printeren. Acrobat analyserer PDF'ens indhold for at fortolke de enkelte sideelementer, deres hierarkistruktur og hver sides tiltænkte læserækkefølge. Derefter opbygges et tag-træ, som afspejler disse oplysninger. Det opretter også tags for alle hyperlinks, krydsreferencer og bogmærker, som du har føjet til dokumentet i Acrobat.

Kommandoen Føj tags til dokument tags de fleste standardlayout tilstrækkeligt. Kommandoen kan dog ikke altid fortolke komplekse sideelementers struktur og læserækkefølge. Disse elementer omfatter kolonner med lille afstand, uregelmæssig tekstjustering, formularfelter, der ikke kan udfyldes, og tabeller uden rammer. Hvis disse sider tagges med kommandoen Føj tags til dokument, kan det medføre forkert kombinerede elementer eller tags uden for sekvens. Det kan forårsage problemer med læserækkefølgen i PDF'en.

Om vandmærker og skærmlæsere

Du kan føje et vandmærke til en tagget PDF uden at føje det til tag-træet. Det, at et vandmærke ikke vises i tag-træet, er en stor hjælp for personer, som bruger skærmlæsere, fordi vandmærket ikke læses op som en del af et dokuments indhold.

Den bedste metode til tilføjelse af et vandmærke, som ikke påvirker skærmlæsere, er at indsætte en utagget PDF af vandmærket i en tagget PDF.

Løs problemer PDF-tagging (Acrobat Pro)

Når du har en tagget PDF, skal du evaluere dokumentet for at finde problemer med læserækkefølgen, tag-fejl samt tilgængelighedsfejl og derefter afhjælpe dem som nødvendigt.

Uanset hvilken metode, du anvender til at tagge PDF'en, skal du bruge Acrobat til at opmærke taggingen og læserækkefølgen for komplekse sidelayout eller usædvanlige sideelementer. F.eks. kan kommandoen Føj tags til dokument ikke altid skelne mellem vejledende figurer og dekorative sideelementer, f.eks. rammer, linjer eller baggrundselementer. Det kan fejlagtigt tagge alle disse elementer som figurer. På samme måde kan denne kommando fejlagtigt tag grafiske tegn i teksten, som f.eks. uncialer, som figurer i stedet for at inkludere dem i det tag, der repræsenterer tekstblokken. Den slags fejl kan gøre tag-træet uoverskueligt og komplicere den læserækkefølge, som hjælpeteknologien er afhængig af.

Hvis du tagger et dokument i Acrobat, genererer programmet en fejlrapport, når taggingprocessen er fuldført. Brug denne rapport som en vejledning til at løse taggingproblemer. Du kan identificere andre problemer med tagging, læserækkefølge og tilgængelighed for PDF'er ved at bruge værktøjet Fuld kontrol/Tilgængelighedskontrol eller værktøjet Læserækkefølge. Få mere at vide under Kontrollér tilgængelighed med Fuld kontrol/Tilgængelighedskontrol og Kontrollér og ret læserækkefølge.

Opret en tagget PDF fra en webside

En PDF, som du opretter fra en webside, er kun tilgængelig i samme omfang som den HTML-kilde, den er baseret på. Hvis websiden f.eks. afhænger af tabeller til layoutdesignet, løber HTML-koden for tabellen muligvis ikke i den samme logiske læserækkefølge, som en tagget PDF ville kræve, selvom HTML-koden er tilstrækkeligt struktureret til at vise alle elementerne korrekt i en browser.

Afhængigt af websidens kompleksitet kan du udføre omfattende reparationer i Acrobat Pro med værktøjet Læserækkefølge eller ved at redigere tag-træet i Acrobat.

Du opnår den bedste tilgængelighed i PDF'er, du opretter ud fra websider, ved først at etablere en logisk læserækkefølge i deres HTML-kode. Du opnår de bedste resultater ved at bruge Retningslinjerne for tilgængelighed af webindhold, som udgives af World Wide Web Consortium (W3C). Yderligere oplysninger finder du i retningslinjerne på W3C-webstedet.

Oprettelse af en tagget PDF ved hjælp af oprettelsesprogrammet

Normalt opretter du kodede PDF-filer i et oprettelsesprogram, f.eks. Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign eller Microsoft Word. På denne måde tilføjes tags mere effektivt sammenlignet med at tilføje tags i Acrobat.

PDFMaker indeholder konverteringsindstillinger, der gør det muligt for dig at oprette taggede PDF'er i Microsoft Excel, PowerPoint og Word.

Få mere at vide om at oprette tilgængelige PDF'er på www.adobe.com/accessibility.

Yderligere oplysninger finder du i dokumentationen til redigeringsprogrammet.

Om koder i kombinerede PDF-dokumenter

Du kan kombinere flere filer fra forskellige programmer i én enkelt PDF. Du kan f.eks. kombinere tekstbehandlingsfiler med diaspræsentationer, regneark og websider. Vælg Filer > Opret > Kombiner filer til en enkelt PDF.

I forbindelse med konverteringen åbner Acrobat de enkelte oprettelsesprogrammer, opretter en tagget PDF og samler de forskellige PDF'er i én enkelt tagget PDF.

Konverteringsprocessen fortolker ikke altid dokumentstrukturen i den kombinerede PDF korrekt, fordi de filer, der samles, ofte bruger forskellige formater. Brug Acrobat Pro til at oprette en tilgængelig PDF ud fra flere dokumenter.

Når du kombinerer flere PDF'er til én tagget PDF, er det en god ide at tagge det kombinerede dokument igen. Hvis du kombinerer taggede og utaggede PDF'er, medfører det en delvist tagget PDF, som ikke er tilgængelig for personer med handicap. Nogle brugere, som f.eks. anvender skærmlæsere, er uvidende om de sider, der ikke indeholder tags. Hvis du starter med en blanding af taggede og utaggede PDF'er, skal du tagge de utaggede dokumenter, inden du fortsætter. Hvis alle PDF'erne er utaggede, skal du føje tags til den kombinerede PDF, når du er færdig med at indsætte, erstatte og slette sider.

Når du indsætter, erstatter eller sletter sider, accepterer Acrobat eksisterende tags i tag-træet for den samlede PDF på følgende måde:

• Når du indsætter sider i en PDF, føjer Acrobat evt. tags for de nye sider til slutningen af tag-træet. Denne rækkefølge finder sted, selv hvis du indsætter de nye sider i begyndelsen eller midten af dokumentet.

• Når du erstatter sider i en PDF, føjer Acrobat evt. tags fra de indgående sider til slutningen af tag-træet. Denne rækkefølge finder sted, selv hvis du erstatter sider i begyndelsen eller midten af dokumentet. Acrobat bevarer eventuelle tags for de erstattede sider.

• Når du sletter sider i en PDF, bevarer Acrobat eventuelle tags for de slettede sider.

Sider, hvis tags ikke passer ind i det logiske strukturtræ, kan forårsage problemer for skærmlæsere. Skærmlæsere læser tags i rækkefølge ned gennem træet og når muligvis ikke tagsene for en indsat side før slutningen af træet. Du kan løse dette problem ved at bruge Acrobat Pro til at omarrangere tag-træet. Placer store grupper tags i samme læserækkefølge som selve siderne. Du kan undgå dette trin ved at planlægge at indsætte sider i slutningen af en PDF, så dokumentet opbygges fra forrest til bagest i rækkefølge. Hvis du f.eks. opretter en PDF til titelsiden separat fra indholdet, skal du føje indholds-PDF'en til PDF'en med titelsiden, selvom indholdsdokumentet er større. På denne måde placeres tagsene for indholdet efter tagsene for titelsiden. Det er ikke nødvendigt at omarrangere tagsene i Acrobat Pro senere.

De tags, der bliver tilbage, når en side er blevet slettet eller erstattet, har ikke nogen forbindelse til indholdet i dokumentet. De er ikke andet end store, tomme afsnit i tag-træet. Disse overflødige tags forøger filstørrelsen på dokumentet, gør skærmlæsere langsommere og kan medføre, at skærmlæsere fremviser forvirrende resultater. Du opnår de bedste resultater ved at foretage taggingen som det sidste trin i konverteringen. Brug Acrobat Pro til at slette tagsene i slettede sider fra tag-træet.

Få mere at vide under Opret flettede PDF'er.

Om værktøjer til oprettelse af tilgængelige PDF-formularer

Adobe indeholder forskellige værktøjer til oprettelse af tilgængelige PDF-formularer:

Brug et af disse programmer til at åbne utaggede eller taggede PDF-formularer (undtagen PDF-formularer, der er oprettet i Adobe Designer) og tilføje formularfelter, der kan udfyldes, f.eks. tekstbokse, afkrydsningsfelter og knapper. Brug derefter programmets andre værktøjer til at gøre formularen tilgængelig. Føj beskrivelser til formularfelter, tag utaggede formularer, angiv tabulatorrækkefølgen, manipuler tagsene, og udfør andre PDF-tilgængelighedsopgaver.

De fleste oprettelsesprogrammer, som du kan bruge til at designe formularer, bevarer ikke formularfelter, der kan udfyldes, når du konverterer filerne til PDF'er. Brug formularværktøjerne i Acrobat Pro til at tilføje formularfelter, der kan udfyldes. Hvis du derudover tags formularen under konvertering til PDF, kan oprettelsesprogrammet generere uegnede tags til formularfelternes tekstetiketter. I en kompleks formular kan tekstetiketterne for alle felterne f.eks. løbe sammen til en enkelt linje. Skærmlæsere kan ikke fortolke disse felter som enkelte etiketter. Disse problemer med læserækkefølgen kan betyde tidskrævende arbejde i Acrobat Pro for at opdele etiketterne. I dette tilfælde kan det nogle gange være en bedre løsning at oprette en utagget PDF-formular fra oprettelsesprogrammet. Du kan derefter bruge formularværktøjerne i Acrobat Pro til at tilføje formularfelter, der kan udfyldes, inden du tags hele dokumentet. Nogle formularer er så ligetil, at du kan producere en tagget PDF fra oprettelsesprogrammet. Retoucher derefter let i Acrobat Pro, efter at du har tilføjet formularfelterne, der kan udfyldes.

Arbejdsforløb for oprettelse af tilgængelige PDF-formularer

Med Acrobat kan du åbne utaggede og taggede PDF-formularer, tilføje formularfelter, der kan udfyldes, tilføje feltbeskrivelser og alternativ tekst, angive tabuleringsrækkefølgen og tagge formularerne (hvis de ikke allerede er tagget). Du kan også redigere tagsene i en tagget PDF-formular ved hjælp af værktøjet Læserækkefølge eller tag-træet.

Design formularen til tilgængelighed.

Formularer har ofte relativt komplekse layout sammenlignet med dokumenter, der har en simpel struktur med enkeltkolonne. Hvorvidt et program kan analysere og tagge en formular, afhænger i høj grad af et dokuments oprindelige formatering og layout og de anvendte felttyper.

Hvis du designer en formular, skal du medtage overskrifter, anvisninger og felter, hvor brugere skal indtaste data. Giv som minimum hvert felt en etiket. Tilføj også særlige anvisninger for felter, hvis dette er nødvendigt. Brug grafikværktøjer til at tegne linjer og felter. Brug ikke tegn, f.eks. understregning og lodrette streger, da disse teksttegn kan forvirre skærmlæsere.

Når der føjes beskrivelser til formularfelter, aktiveres skærmlæsere til at identificere felterne for brugerne. Brugere får beskrivelsen læst højt, når de bruger tabulatortasten til at gå til feltet. Lav beskrivelser, der er korte og klare men komplette. Beskrivelsen "Fornavn" er f.eks. passende til et felt med fornavne. Brug ikke anvisninger (f.eks. "Indtast fornavn") som en beskrivelse.

Indstil og test tabuleringsrækkefølgen i en formular.

Tabuleringsrækkefølgen for formularfelter gør det muligt for personer med handicap at bruge et tastatur til at flytte fra felt til felt i en logisk rækkefølge. I PDF-formularer skal du indstille tabuleringsrækkefølgen til Brug dokumentstruktur. Du kan teste en formulars tabuleringsrækkefølge ved at bruge følgende tastaturkommandoer:

• Tab for at flytte fokus til det næste felt

• Skift+Tab for at flytte fokus til det forrige felt

• Mellemrumtasten for at vælge indstillinger

• Piletaster til at vælge indstillinger eller listeelementer

Tag PDF-formularen, og løs taggingproblemer.

Hvis PDF'en allerede er tagget, skal du bruge værktøjet Læserækkefølge i Acrobat til at tagge hvert formularfelt. Med dette værktøj kan du også løse problemer med læserækkefølgen af tekstetiketterne til formularfelterne. Du kan f.eks. være nødt til at opdele flettede feltlinjer i individuelle felter.