Om administrerede PDF-gennemgange
I en administreret gennemgang bruger du en guide til at konfigurere korrekturen, angive dokumentplaceringen og invitere deltagere. Det er ikke nødvendigt at importere kommentarer, aktivere kommentering for Reader-brugere eller manuelt spore svar fra reviewere.
Acrobat Pro skal være installeret for at aktivere kommentering for Acrobat Reader-brugere i administrerede gennemgange. Du kan ikke aktivere kommentering for Acrobat Reader-brugere med Acrobat Standard
Acrobat indeholder to typer administrerede gennemgange: delte og mail-baserede gennemgange. Hver type gennemgang har en guide, som hjælper dig med at distribuere et PDF-dokument med særlige værktøjer og instruktioner til reviewere.
Sporing sporer alle administrerede gennemgange. Sporing giver adgang til PDF-filen og oplysninger om korrekturen og dens deltagere. Initiativtagere til gennemgange kan ændre tidsfrister, tilføje reviewere og afslutte gennemgange fra sporingen. Med Sporing ved deltagerne, hvornår nye kommentarer er tilgængelige, hvornår tidsfrister ændres, hvornår reviewere tilføjes, og endda hvornår Acrobat lukkes. Der er endvidere oplysninger om serverfejltilstande.
Der kan ikke udføres administreret gennemgang på PDF-porteføljer.
Delte gennemgange
Delte gennemgange er den form for gennemgang, der omfatter mest samarbejde, fordi deltagere kan læse og besvare andre deltageres kommentarer. Deltagerkommentarer, der er gemt i et lager på en intern server. Acrobat synkroniserer kommentarer med regelmæssige mellemrum for at hente alle de seneste ændringer. Reviewere underrettes om nye kommentarer, efterhånden som de tilføjes, og kan se og besvare kommentarer fra andre reviewere.
For delte gennemgange skal reviewere have Acrobat 8 eller nyere eller Reader 8 eller nyere installeret for at få vist andre revieweres kommentarer. Reviewere med tidligere versioner af Acrobat skal sende kommentarer i mail.
Mailbaserede gennemgange
Mailbaserede gennemgange er ideelle, når reviewere enten ikke har adgang til en fælles server, eller hvis der ikke kræves samarbejde for at gennemgå dokumenter.
I en mailbaseret gennemgang udsender initiativtageren et PDF-dokument til reviewere som vedhæftet dokument i en mail. Korrekturlæsere tilføjer deres kommentarer og returnerer dokumentet med knappen Send kommentarer på dokumentmeddelelseslinjen. Ved modtagelse af disse kommentarer kan initiativtageren flette dem ind i deres kopi af PDF-dokumentet.
Den primære begrænsning ved mailbaserede gennemgange er, at deltagere ikke kan se andre kommentarer under gennemgangen. Initiativtagere kan først se kommentarer, når de har modtaget dem.
Deltagere i en mailbaseret gennemgang skal have Acrobat 6.0 eller nyere eller Reader 7.0 eller nyere.
Valg af en distributionsmulighed for gennemgange og formularer
Acrobat indeholder flere distributionsindstillinger i guiden Send til delt gennemgang og Distribuer formularer. Når du vælger en indstilling, bør du overveje sikkerhedsbehovene for den distribuerede fil, hvilke servere eller websteder modtagerne kan bruge til at hente filen, og hvordan du vil modtage kommentarer eller formulardata.
Intern server
Du kan bruge din egen interne serverplacering, hvis modtagerne arbejder bag en firewall, og alle har adgang til en fælles server. Serveren kan være en netværksmappe, et Microsoft SharePoint-arbejdsrum (kun Windows) eller en webservermappe. Du kan medtage et link til den distribuerede PDF-fil eller sende den som en vedhæftet fil til en mail. Til gennemgange overfører Acrobat udgivne kommentarer til serveren. Til formularer gemmer Acrobat svar på harddisken, efterhånden som de returneres.
Webservermapper er ikke tilgængelige til formulardistribution.
Når du angiver din egen server, beder guiden dig om at gemme en profil med den serverplacering og de distributionsindstillinger, du vælger. Næste gang du distribuerer en PDF-fil, er den gemte profil tilgængelig som en indstilling i guiden.
Guiden Distribuer formularer har en indstilling til afsendelse af en formular som en fil vedhæftet en mail. Du kan sende formularen med din egen e-mailklient eller webmail. Du kan også bruge guiden til at oprette en mail, som formularen er vedhæftet til. Når modtagerne udfylder og indsender formularen, returneres svarene til din postkasse. Hvert svar kopieres til en PDF-porteføljes svarfil, som du kan organisere og eksportere til et regneark.
Med guiden Send til delt gennemgang kan du enten sende en mail med et link til PDF-filen eller vedhæfte PDF-filen til e-mailen.
Aktivér kommentarer for Reader-brugere (Acrobat Pro)
Ved at aktivere kommenteringsrettigheder i et PDF-dokument kan brugere af Reader 8 eller nyere deltage i gennemgang af PDF-filen. Når en PDF-fil med kommenteringsrettigheder åbnes i Reader, indeholder den en dokumentmeddelelseslinje og kommenteringsværktøjer, som ellers ikke er tilgængelige.
Når du starter en administreret gennemgang, er kommenteringsrettigheder automatisk aktiveret. Hvis du ikke bruger en styret gennemgang (hvis du f.eks. sender en PDF-fil direkte i mail), kan du stadig aktivere kommenteringsrettigheder.
- Åbn PDF-filen, og vælg Filer > Gem som > Reader-udvidet PDF > Aktivér kommentering og måling.
Hvis du aktiverer kommentering for Reader i et digitalt signeret dokument, bliver signaturen gjort ugyldig.
Vælg et mail-program til gennemgange
Du skal enten bruge et e-mailprogram og en mailserverforbindelse eller en webmailkonto til e-mailbaserede gennemgange og til at sende kommentarer. Acrobat understøtter de fleste mail-programmer. Hvis du har installeret mere end ét mailprogram, kan du angive, hvilket program der startes, når Acrobat sender en PDF. Gør ét af følgende:
(Windows) Dobbeltklik på Internetindstillinger i Kontrolpanelet. Vælg fanen Programmer i dialogboksen Internetegenskaber, og vælg derefter dit foretrukne mail-program. Genstart Acrobat for at aktivere ændringen.
(Windows) Rediger MAPI-indstillingerne i mailprogrammet. Acrobat og Reader bruger Messaging Application Program Interface (MAPI) til at kommunikere med mailprogrammet. De fleste mailprogrammer leveres med MAPI-indstillinger til at håndtere denne kommunikation. Yderligere oplysninger om konfiguration af mail-programmer finder du i hjælpen til mail-programmet.
(Mac OS) I Mail vælges Mail > Indstillinger, Generelt og derefter det ønskede mail-program i menuen Standard mail-læser. Genstart Acrobat for at aktivere ændringen. Hvis dit program ikke er angivet, skal du bruge Vælg i menuen og finde placeringen. Hvis du vælger et program, som ikke er angivet i menuen Standard mail-læser, understøtter Acrobat det muligvis ikke.
Angivelse af en server
Hvis du distribuerer en PDF-fil med din egen serverplacering, kan du angive en netværksmappe, en Windows-server med Microsoft SharePoint Services eller en webservermappe. Deltagere skal have læse- og skriverettigheder til den server, du angiver. Bed din netværksadministrator om en passende serverplacering til lagring af kommentarer. Der kræves ikke yderligere programmer til at konfigurere en server.
Webservermapper er ikke tilgængelige til formulardistribution.
Netværksmapper
Hvis alle modtagere arbejder på et lokalt netværk, er netværksmapper og SharePoint-servere det bedste valg til en kommentarserver. Netværksmapper er generelt de billigste og mest pålidelige.
SharePoint-websteder
Hvis dine modtagere arbejder bag en firewall, og alle har adgang til en almindelig server, kan du bruge din egen interne serverplacering som f.eks. et Microsoft SharePoint-underwebsted. Få flere oplysninger under Hosting af delte gennemgange på SharePoint.
WebDAV-servere
WebDAV-servere (webservere, der bruger WebDAV-protokollen) bør primært bruges, hvis dine reviewere befinder sig uden for en firewall eller et lokalt netværk. Få flere oplysninger om, hvordan du konfigurerer Acrobat til at anvende en WebDAV-tjeneste, under Hosting af en delt gennemgang: et alternativ til Acrobat.com.
