Gérer les attributs par collection dans Analyzer dans Acrobat

Analyzer vous permet de contrôler l’extraction d’attributs à deux niveaux. Les attributs par défaut fournissent une référence commune pour tous vos documents, tandis que des attributs supplémentaires peuvent être affectés uniquement aux collections qui en ont besoin. Cela permet de garder les vues de collection ciblées et d’éviter d’extraire des informations qui ne sont pas pertinentes pour un ensemble de documents particulier.

Comprendre les attributs par défaut et spécifiques aux collections

Attributs par défaut

Les attributs par défaut s’appliquent automatiquement à chaque nouvelle collection, y compris celles créées manuellement et liées à SharePoint. (Les exemples de collections fournis ne sont pas inclus.)

Il s’agit également des attributs disponibles pour les documents qui n’appartiennent pas à une collection.

Configurez les attributs par défaut lorsque vous souhaitez extraire les mêmes informations de manière cohérente dans tous vos ensembles de documents.

Attributs spécifiques aux collections

Les attributs spécifiques aux collections s’appliquent uniquement aux collections auxquelles vous les affectez.

Utilisez-les lorsque différentes collections requièrent des informations différentes. Dans une collection affectée, ces attributs sont disponibles dans :

• Le panneau des attributs du document.
• Filtres.
• Les colonnes d’attributs.
• Les données d’attributs exportées.

Un attribut peut être affecté à plusieurs collections.

Configurer les attributs par défaut

Les nouvelles collections incluent automatiquement les attributs par défaut sélectionnés.

Choisissez des attributs lors de la création d’une collection

Lorsque vous créez une collection manuelle ou liez un dossier SharePoint, Analyzer présélectionne les attributs par défaut.

Avant de terminer la configuration de la collection, sélectionnez tous les attributs supplémentaires nécessaires pour cette collection et supprimez tous les attributs optionnels que vous ne souhaitez pas appliquer.

Sélectionnez ensuite Appliquer.

Modifier les attributs attribués à une collection existante

Vous pouvez modifier les attributs attribués à une collection existante à tout moment.

Les modifications s’appliquent uniquement à cette collection. 

Appliquer un attribut à plusieurs collections

Utilisez la page Attributes lorsqu’un attribut doit s’appliquer à plusieurs collections.

Comprendre les attributs dans Tous les fichiers

L’option Tous les fichiers fournit une vue d’attribut complète pour chaque document.

Pour un document qui appartient à une ou plusieurs collections, Tous les fichiers peut afficher les éléments suivants :

• Attributs par défaut.
• Attributs spécifiques à la collection attribués au sein de toute collection contenant ce document.

Si un attribut disponible n’a pas été extrait pour le document, il s’affiche comme Non extrait. 

Comprendre l’héritage de collection SharePoint

Lorsque vous liez un dossier SharePoint :

• Les attributs par défaut sont présélectionnés.
• Vous pouvez ajouter ou supprimer des attributs spécifiques à la collection avant le début de la synchronisation.
• Les dossiers enfants héritent des attributs attribués au dossier parent lors de la synchronisation initiale.
• Chaque dossier enfant lié devient une collection indépendante après son importation dans Analyzer.
• Les nouveaux dossiers enfants découverts plus tard héritent de la configuration actuelle du parent.
• La modification de la collection parente ne met pas à jour les collections enfants existantes.

Que se passe-t-il lorsqu’un document appartient à plusieurs collections ?

Un document peut hériter des attributs propres à chaque collection à laquelle il appartient.

• Chaque collection individuelle affiche les attributs attribués à cette collection.
• Tous les fichiers affiche l’ensemble combiné d’attributs par défaut et d’attributs spécifiques à la collection disponibles pour le document.