概要

Microsoft SharePoint 用 Adobe Sign 統合は、電子署名の作成、送信、トラックおよび管理のための統合ソリューションを提供します。この統合は、Microsoft SharePoint 2013 または 2016 のオンプレミスインスタンスで利用できます。このソリューションは、Microsoft SharePoint のファームソリューションとして開発され、以下の機能を備えています。

  • Adobe Sign の管理ページを、SharePoint ユーザーが契約書のトラックおよび更新のために使用できる SharePoint Web パーツとして追加する機能
  • SharePoint ドキュメントライブラリから任意の文書を署名用に送信できる機能
  • 単一の受信者に文書を送信する、または SharePoint リストを使用して複数の受信者に一括送信する機能と、文書を署名用に送信するときに SharePoint リストから文書にデータをマッピングする機能
  • SharePoint 内のすべての署名済み契約書をアーカイブする機能

この文書では、「契約」という用語は、署名/承認用に送信された(またはまだ送信されていない)トランザクションや文書を大まかに説明するのに使用されます。

「受信者」は、契約の署名者、承認者または委任者(基本的に、何らかのアクションのために文書を送信する任意の相手)を指す一般的な用語です。

以前のバージョンからアップデートするユーザーの場合

SharePoint 用の eSign(または EchoSign)の以前のバージョンからアップデートする場合、以前の契約テンプレートのデフォルトは、個人設定の定義の節で説明するように、再作成する必要があります。


Adobe Sign 機能へのアクセス

Adobe Sign は、SharePoint 管理者によってインストールされるファームソリューションパッケージです。ユーザーには、SharePoint サイトの上部に「Adobe Sign」タブが表示されます。

「Adobe Sign」タブをクリックすると、利用可能なすべての Adobe Sign 機能を含むリボンが表示されます。

リボンにある Adobe Sign アイコンの画像

リボンは 5 つのアイコンで構成されています。

  • 署名用に送信
  • 契約書のステータス
  • ライブラリテンプレート
  • 契約を管理
  • 設定

このうちの最初の 4 つは、契約書を作成して送信するために日常的に使用するアクションです。

最後の「設定」アイコンを使用すると、契約テンプレートを定義できます。いったん定義した後は、テンプレートを調整する必要が生じない限り、このページに戻ることはあまりありません。それでは、ここから始めましょう。


個人設定の定義

個人設定では、SharePoint から Adobe Sign アプリケーションを使用して送信するすべての契約書のデフォルトの契約書名とメッセージを定義できます。

 

Adobe Sign 設定ページ

契約」フィールド(最大 255 文字)には、契約書を識別する任意の文字列を入力できます。  この文字列は、受信者の電子メールの件名に設定され(下図では黄色でハイライト表示)、管理ページの名前の値にも設定されます。一意で意味がわかる契約名を指定すると、受信者が、より簡単に電子メールを識別するのに役立ち、必要に応じて契約書の検索機能を向上できます。

契約メッセージは、任意の指示や必要なコメントを入力できるプレーンテキストフィールドです(下図では緑色でハイライト表示)。このメッセージは、すべての受信者に送信される「署名してください」という内容の電子メールに表示されます。それぞれの受信者に添付できる個人的なメモのような用途には使用しないでください。

個人設定の値が電子メールテンプレートに与える影響の例


カスタムリスト文書テンプレート

デフォルトの契約書名フィールドとメッセージフィールドのすぐ下には、リストから契約書を送信するときに文書を添付する方法を指定する 2 つの設定があります。

デフォルトでは、送信者が SharePoint 内から文書を選択できます。

ユーザーがデフォルトの方法を変更するための 2 つのオプションが用意されています。

► カスタムリストで、SharePoint の外部から文書テンプレートを使用する - 有効にした場合、送信者には、SharePoint 内から文書を添付するオプションが表示されません。代わりに、Adobe Sign システムで設定されているファイル添付オプションが表示されます。  これには、次の 1 つ以上を含めることができます。

ローカルシステムからの添付

Adobe Sign テンプレートライブラリからの添付

 

デフォルトの契約書名フィールドとメッセージフィールドのすぐ下には、リストから契約書を送信するときに文書を添付する方法を指定する 2 つの設定があります。

デフォルトでは、送信者が SharePoint 内から文書を選択できます。

ユーザーがデフォルトの方法を変更するための 2 つのオプションが用意されています。

► カスタムリストで、SharePoint の外部から文書テンプレートを使用する - 有効にした場合、送信者には、SharePoint 内から文書を添付するオプションが表示されません。代わりに、Adobe Sign システムで設定されているファイル添付オプションが表示されます。  これには、次の 1 つ以上を含めることができます。

ローカルシステムからの添付

Adobe Sign テンプレートライブラリからの添付

            このオプションが有効な場合、SharePoint 文書リストから文書テンプレートを選択するように求められます。

send_from_list

► カスタムリストで、指定された文書テンプレートを常に使用する - 有効にした場合、SharePoint は、ユーザーが添付したファイルを記憶し、ファイル選択手順をバイパスして、リストから作成した次の契約書に自動的にそのファイルを添付します。  これは、同じ文書を複数回使用する場合に便利な機能です。


契約書の送信

契約書の開始

契約書の送信と署名の取得は Adobe Sign の中心的な機能で、SharePoint 環境では 3 つの方法でこのプロセスを開始できます。

  • リボンを使用した送信
  • 右クリックを使用した送信
  • リストからの送信

これらの 3 つの方法のいずれの場合も、設定ページが開きます。設定ページでは、受信者と、複数の署名が必要な場合の署名の順序を定義できます。

注意:

SharePoint 内から送信できる文書のサイズは 50 MB 以下です。

リボンを使用した送信

リボンを使用した送信は、複数の SharePoint 文書を添付する必要がある場合に使用する方法です。

  1. 文書名の左側にあるチェックをクリックして、送信する文書を選択します。
  2. ページの上部にあるリボンのタブをクリックします。
    • 選択したすべての文書が自動的に添付されます。
  3. 署名用に送信」アイコンをクリックします。
リボンにある「署名用に送信」を使用した送信

右クリックを使用した送信

右クリックを使用した送信では、文書リスト内の任意の文書をすばやく送信できますが、契約書に添付されるのはその文書のみです。

  1. 署名用に送信する文書を右クリックします。
  2. 省略記号(...)を選択して、コンテキストメニューを開きます。
  3. メニューから、「署名用に送信」を選択します。
右クリックコンテキストメニューを使用した送信

リストからの送信

リストからの送信は、リボンまたは右クリックを使用する方法で送信できるという点で、文書の送信と同じプロセスです。

次の 2 つの重要な違いがあります。

  • 文書は自動的に添付されません。個人設定に基づいて、次のどちらかをおこなう必要があります。
  • 返送された署名済みコピー(および場合によっては監査証跡)の PDF は、新しいフォルダーに配信されるのではなく、リストに添付されます。
    • SharePoint 管理者によって文書保存フォルダーが定義されている場合を除く。この場合、PDF はそのフォルダーに配信されます。

契約書の設定

新しい契約書が開かれると、4 つのタスク固有のセクションがある設定ページが表示されます。

A. 受信者 – 契約書に署名または承認するユーザー

B. メッセージの詳細 – 契約書の名前とグローバルメッセージ

C. オプション - 契約書に関連するオプション機能

D. ファイル - 署名/承認が必要な実際の文書/ファイル

○ 契約書を開くために使用する文書は、契約書に自動的に添付されます。

送信ページのセクションの定義

「受信者」セクション

「受信者」セクションでは、一番上のスイッチで基本的な署名の順序ワークフローを選択することが求められます。

• 上の図のように「入力した順序で署名」を有効にした場合、受信者に参加順序を示す番号が振られ、署名手順が 1 つずつ順に実行されます。

○ 順次手順内で、次のことが可能な「コンテナ」の手順を定義できます。

► 並行して署名するための署名者のサブセット(ハイブリッドワークフロー)

► グループ全体に対して、そのうちの 1 人が署名できる、人々のグループ(受信者グループ)

• 「任意の順序で署名」を有効にした場合、受信者に番号が付けられず、署名は並列に実行されます。

「受信者」セクションの例

署名順スイッチの右側には、次の 2 つのリンクがあります。

  • 自分を追加 - このリンクをクリックすると、自分を次の受信者として参加順序に挿入します。
  • 受信者グループを追加 - このリンクをクリックすると、グループのうちの 1 人が署名可能な受信者のグループを定義できる「コンテナ」の手順を作成します。例えば、HR チームのグループを作成しますが、実際に署名するのは HR の 1 人だけです。

各受信者は、5 つの要素で作成されます。

各「受信者」セクションの定義

A. 署名手順 – プロセスで受信者が契約書へのアクセス権を得るタイミングを定義します(「入力した順序で署名」が有効な場合)。

B. 役割 - 受信者が文書に対して実行できる操作を定義します。

○ 署名者(デフォルト) - 少なくとも 1 つの署名を適用することが求められる受信者。

○ 承認者 - 文書を確認して承認するが、法的署名をおこなう必要のない受信者。

○ 委任者 - 署名も承認もおこなうことが求められていない受信者。署名または承認を他の関係者に委任します。

C. 電子メールアドレス - 電子メールの受信者を示します。これは個人の電子メールアドレスである必要があります。

D. 検証プロセス - 受信者をどのように審査するかを示します。

○ 電子メール(デフォルト) - 認証は電子メールボックスへのアクセスに基づきます。

○ パスワード - 送信者が生成した英数字のパスワードで、アウトオブバンドで受信者と通信する必要があります。

○ ソーシャル - Facebook や LinkedIn など、サードパーティのソーシャルネットワークで認証します。

○ KBA(米国のみ) - ナレッジベース認証は、受信者に社会保障番号を入力することを要求し、パブリックデータベースに基づく多数の重要な質問を生成します。

○ 電話 - 署名が必要なときに SMS コードを送信できるように、送信者は受信者の電話番号を指定する必要があります。

E. プライベートノート(オプション) - 送信者は、受信者が契約書を表示している際に表示される個別の指示を各受信者に供給できます。

受信者リストの下の「CC を表示」リンクは、署名/承認アクセス権を付与することなく、契約書を表示する電子メールアドレスをカーボンコピー(CC)できるフィールドを表示します。

 

ハイブリッドワークフロー

「ハイブリッド」ワークフローは、1 つ以上の署名手順に、文書に同時にアクセスする 2 人以上の受信者が含まれる、順次署名順序のインスタンスです。「並行」手順のすべての署名者は、順次処理が次の署名手順に移る前に自分のパートを完了させる必要があります。

受信者のリストの例

例えば、上の図では、3 つの手順の署名サイクルがあります。

手順 1 は、fclarke@gmail.com です。契約書が署名用に送信されると、fclarke にのみ通知されます。fclarke が文書に署名すると、次の手順に進みます。

手順 2 は、ハイブリッド手順です。3 人の受信者のすべてに同じ番号(2)が与えられていることがわかります。これは、Adobe Sign がこれらすべての受信者に同時に通知することを意味します。この受信者は任意の順序で署名を適用できますが、署名サイクルが次の手順に移る前に全員がそれぞれのパートを完了させる必要があります。

手順 3 は、別の個人の受信者ですが、今回は承認者として定義されています(ペン先ではなくチェックアイコン)。「手順 3」の受信者が承認を適用すると、文書は完成し、完全に署名済みとなり、すべての関係者には、PDF 形式の文書のコピーで通知されます。

ハイブリッドグループを作成するには、個人の受信者のように各関係者の電子メールアドレスを入力し、受信者フィールドをクリックしてハイブリッドグループの別のフィールドにドラッグします。並行グループを作成しているというメッセージが画面に表示されます。

フィールドをドラッグ&ドロップしてハイブリッドグループを作成する方法の説明

受信者グループ

受信者グループは、組織からログオフする必要があるが、そのグループの特定の個人からはログオフしない場合に便利です。  

受信者グループの例

例えば、上の図では、3 つの手順の署名サイクルがあります。

手順1(JohnDoe)は署名者で、契約書が送信されるとすぐに、その署名が必要であることが通知されます。JohnDoe が署名を適用すると、契約書は手順 2 に移ります。

手順 2 は、「HR Group」という名前の承認者の受信者グループです4 人の署名者がグループに参加しており、例では各人に異なる検証プロセスが与えられています。受信者の 1 人が承認を適用すると、契約書は 3 番目の手順に進みます。

手順 3 は、個人の署名者です。この最後の署名が完了すると、文書は完全に署名済みとなり、PDF 形式の文書のコピーと共にすべての関係者に通知されます。

受信者グループを作成するには、受信者フィールドの右上にある「受信者グループを追加」リンクをクリックします。これにより、コンテナが作成され、グループ名および潜在的な受信者の入力を求められます。

注意:

受信者グループのすべてのメンバーは、特に文書に署名していなくても、署名済み文書の最終的な PDF のコピーを受け取ります。


「メッセージ」セクション

「メッセージ」セクションには、結果を劇的に改善する 2 つのフィールドがあります。個人用テンプレートを設定している場合、定義した値がこれらのフィールドに自動入力されます。

契約」フィールドには、契約書を識別する任意の文字列を入力できます。

注意:この値は、契約書が送信されるまでは編集できます。

契約メッセージは、任意の指示や必要なコメントを入力できるプレーンテキストフィールドです。

  • アカウントがメッセージテンプレートを使用するように設定されている場合、テンプレートにアクセスするためのリンクが「メッセージ」セクションの上部に表示されます。

「オプション」セクション

「オプション」セクションを使用すると、送信後の文書をより制御できます。

  • パスワード保護 - 受信者が署名された PDF ファイルを開いて表示する際に、パスワードの入力を要求します。このパスワードは、送信者によって定義され、アウトオブバンドで伝えられます。Adobe Sign は、このパスワードを記録しないので、忘れないようにしてください。
  • 文書の有効期限 - 契約が期限切れになって完成できなくなるまでの日数を設定します。
    • 文書の有効期限は、管理者によって有効にされている場合にのみ表示されます。
  • リマインダーを設定 - 契約書が完成されるまでの、リマインダーが送信される頻度を設定します。現在の受信者のみ通知されます。
  • 受信者の言語 - 受信者に送信される電子メールと署名処理中に使用する言語を選択します。
「オプション」セクションの説明

「ファイル」セクション

「ファイル」セクションは、文書をトランザクションに添付する場所です。契約書を開始するために使用した元の文書は、既に添付されている必要があります。

Adobe Sign は、署名プロセスに関してすべての文書を 1 つの包括的な PDF に組み合わせて、文書がリストされた順序に基づいてその PDF を作成します。ある文書をクリックしてリストの新しい場所にドラッグすることで、文書を並べ替えることができます。

ファイルは、Adobe Sign ライブラリ、Google ドキュメント、Box.net、Dropbox から添付することも、ファイル検索やドラッグ&ドロップを使用してローカルシステムからアップロードすることもできます。

使用できるファイルタイプは、Word、Excel、PowerPoint、WordPerfect、PDF、JPG、GIF、TIF、PNG、BMP、TXT、RTF、HTML です。

ファイルを選択パネルの図

署名フィールドをプレビューおよび追加

ファイルリストのすぐ下には、「署名フィールドをプレビューおよび追加」チェックボックスが表示されます。  このオプションを使用すると、アップロードする文書を開いたり、必要に応じてその文書にフォームフィールドを配置したりできます。

少なくとも署名フィールドを配置する必要がありますが、その他にも多数のフィールドがあり、必要に応じて複雑なフォームを構築するのに使用できます。

注意:

「署名」フィールドが配置されていない場合、Adobe Sign は、文書の下部に署名ブロックを自動的に配置します。スペースがない場合は、署名を提供するための新しいページが追加されます。

契約書のトラック

契約書のステータス

契約書を送信した後は、契約書のステータスページでその進捗状況をトラックできます。このページには、Adobe Sign リボンの「契約書のステータス」アイコンからアクセスします。

リボンの「契約書のステータス」アイコン

契約書のステータスページには、表示権限のある、SharePoint 環境内から送信したすべての契約書が表示されます。

デフォルトのリスト順序は送信日によるもので、最新がリストの一番上に表示されます。

契約書のステータスページ

表示される契約書をフィルターするには、ページの右上隅にある検索フィールドを使用します。この検索フィールドでは、いずれかのフィールドに含まれるあらゆる文字列が検索され、すべての一致が返されます。

文字列ステム検索の例

文書またはリストによる契約書のステータスの検索

SharePoint 文書またはリストを使用して送信されたすべての契約書を簡単に検索するには、次の手順を実行します。

  1. 検索する文書/リスト項目を見つけて選択します。
  2. 契約書のステータス」オプション(リボンまたは右クリックコンテキストメニュー)をクリックします。
文書による検索結果

契約書のステータスの更新

契約書のステータスの表の右端の列では、契約書のステータスの更新を Adobe Sign にアクティブに照会する「更新」アクションを実行できます。SharePoint では、定期的に、受信者のアクションを待っているすべての契約書を自動的に更新します。更新アクションにより、リアルタイムのステータスを把握する必要がある場合に、この周期以外で契約書を更新できます。

契約レコードの削除

契約書のステータスページの一番右端にあるアイコンは、削除アイコンです。このアクションを実行すると、SharePoint の契約レコードが削除されます。ただし、Adobe Sign の契約書はキャンセルまたは削除されません。  このアクションは、元に戻すことはできないので、慎重に使用する必要があります。

注意:

  • 契約書が完成した場合(署名済みまたは承認済み)、契約書の名前のリンクが有効になり、このリンクをクリックすると完成した文書が表示されます。
  • 契約書がターミナル状態(署名済み、取り消し済み/拒否済み、期限切れ)の場合、更新アクションは無効になります。
  • 契約書がターミナル状態でない場合、削除アクションは無効になります。


署名済み文書

SharePoint 管理者が Adobe Sign パッケージをどのように設定したかによって、署名された文書がいずれかに戻されます。

  • グローバルフォルダー - このように設定されている場合、完成したすべての文書はこのフォルダーに格納されます。
  • ソースライブラリ内の新しいフォルダー - グローバルフォルダーが識別されない場合、契約書が作成/送信された文書ライブラリに「署名済みの契約書」という名前の新しいフォルダーが作成されます。同じライブラリから送信されたすべての契約書は、完成すると、完成した PDF が同じ署名済みの契約書フォルダーに返されます。
  • リスト項目に添付 - リスト項目から契約書を送信した場合、添付ファイルはリストに含まれます。
完成した文書のリストへの添付例

契約書の管理

契約を管理」アイコンをクリックすると、ユーザーに関連する契約書の、より有効な別のビューが開きます。契約書のステータスページには、すべての契約書の単純なビューと、そのステータスを更新するためのオプションが表示されます。一方、契約を管理ビューには、契約書の詳細と、契約書のプロパティを変更するための追加のオプションが表示されます。

リボンの「契約書を管理」アイコン

管理ページの構造

管理ページには、学ぶべき多くの埋め込み機能があります。簡単にするために、4 つの機能領域に分割されています。

A. 契約書フィルター

B. 契約書リスト

C. 契約書メタデータ

D. 契約書ツール

管理ページのセクションの表示

契約書フィルター

ページの上部に沿って、下のリストをフィルターすることで特定の契約書を見つけるのを支援する 4 つのツールがあります。ドロップダウンリストは、リストに読み込んだ契約書から動的に設定されます。次に示します。

  • 名前または会社でフィルター - これは、契約書の署名者フィールドとして入力された各名前と会社名のリストです。候補リストの任意の項目を選択すると、他のすべての契約書がフィルターで除外されます。
  • 文書のステータスでフィルター - このリストは、選択した 1 つ以外のすべてのリストセクションを効果的に折りたたみます。
  • 文書の所有者でフィルター - 他の Adobe Sign ユーザーの契約書を表示する場合に便利です。このオプションは、選択した所有者(送信者)からの契約書のみを表示するようにリストを制限します。

右端にあるテキストフィールドを使用すると、受信者名、会社名、受信者の電子メールまたは文書の名前の文字列を検索できます。

 

契約書リスト

ページの本文には、接続されている契約書のリストが含まれています。自分(つまり、Adobe Sign にログインした電子メールアドレス)に関係するすべての契約書がリストのどこかに表示されます。自分で発行した契約書だけでなく、署名/承認するためにあなたに送信された契約書、さらに CC された契約書が含まれます。

リストは、契約書のステータスを示す、折りたたみ可能なセクションに分類されています。上から見ていきましょう。

  • 承認待ち/署名待ち - これらの契約書は、すべてあなたのアクションを待っているものなので、リストの上部にあります。
  • ドラフト - これらの契約書は、オーサリング環境に送信される程度までは作成されていますが、署名用には送信されていません。

○ 「編集」リンクをクリックしてオーサリング環境で文書を開き、送信プロセスを完了します。

  • 署名用に送信 - これらの契約書は、署名プロセスにあり、他の人が署名/承認するのを待っています。
  • 署名済み - 契約書が完全に署名済みで、完成しています。
  • 取り消し済み / 拒否済み - あなたがキャンセルした契約書、または何らかの理由で受信者が拒否した契約書。
  • アーカイブ済み - Adobe Sign システムにアップロードされたファイル。これらの文書は、Adobe Sign で管理された適法な署名プロセスの一部ではありません。
  • ライブラリテンプレート - 自分で作成したテンプレート、またはグループ/アカウント内の誰かから共有されたテンプレート。

○ テンプレートの編集機能は、テンプレートの所有者(作成者)に予約されています。

○ 「送信」リンクをクリックすると、既に添付されたテンプレートを使用して新しい契約書の作成が開始されます。

  • ウィジェット - 自分で作成したすべてのウィジェットのリスト。
  • コードを取得」リンクを使用して、URL、HTML コードまたは JavaScript コードを公開します。

リストの上部に沿ったヘッダーをクリックすると、各セクションのコンテンツを並べ替えます。もう一度クリックすると、逆順に並べ替えます。

個々のレコードには、次の情報が含まれています。

管理ページのレコードの例
  • 名前 - 名前の値は、送信者でない最初の受信者の名前または電子メールアドレスが反映されます。

○ 受信者が Adobe Sign システムを使用して文書に署名したことがない場合、電子メールアドレスが使用されます。

○ 署名プロセス中に名前の値が入力されると、電子メールが名前に置き換えられます。

  • 会社名 - 署名フィールドを使用して、またはログインしてプロファイルを更新することで、最初の受信者が会社名を入力すると、その名前の値が反映されます。

○ 契約書に会社名フィールドが含まれていない場合、この列はほとんど空のままです。

  • 文書のタイトル - これは、契約名です。
  • アイコンのインジケーター - 追加のコントロールが実行中であることを示す 4 つのアイコンがあります。

○ メモ - 吹き出しのアイコンは、契約書にメモが添付されていることを示します。ツールセクションの「メモ」タブをクリックすると表示できます。

○ リマインダー - ベルのアイコンは、少なくとも 1 つのリマインダーが契約書に設定されていることを示します。ツールセクションの「リマインダー」タブをクリックすると確認できます。

○ パスワード保護 - 南京錠のアイコンは、表示に対して文書がパスワード保護されていることを示します。

○ フィールドコンテンツ - 署名済みの契約書にのみ表示されます。このアイコンをクリックすると、文書で収集されたすべてのフィールドデータを含む CSV ファイルが開きます。

  • 日付 - この日付は、最終変更日を表し、送信イベントまたは署名/承認イベントとして最後に文書が更新された日を意味します。

 

契約書メタデータ

リストから任意の契約書が選択されると、その契約書のメタデータがこの小さいパネルに表示されます。  次に、含まれるデータを示します。

契約書メタデータパネル
  • 契約の名前 - 作成時に契約書に付けた名前

○ 契約書を変更 - 契約書が変更できる場合、「契約書を変更」が契約名の横に表示されます。

  • 送信者 - 契約書を送信した人(およびわかっている場合、その会社名)
  • 宛先 - 契約書の最初の署名者(およびわかっている場合、その会社名)
  • 日付 - 契約書に対する最終変更日の日時スタンプ
  • ステータス - 契約書の現在の機能のステータス

○ 署名者を置き換えリンク - 送信者が現在の署名者を置き換えることができる契約書の場合、ステータスの下にリンクが表示されます。これは、契約書を間違った電子メールに送信した場合、または現在の署名者に連絡できない場合に便利です。

○ 署名済みのコピーをアップロード - アカウント設定で許可されている場合、署名済み文書をアップロードするためのリンクがステータスの下に表示されます。これは、文書を印刷して署名したものをメールで返信してくるというような変則的な場合に便利です。

  • メッセージ - メッセージフィールドに入力された元のメッセージ
  • 有効期限 - このフィールドは、契約書が自動キャンセルされる日付を表示します。

○ 追加/編集 - 有効期限を割り当てられるようにアカウントが設定されている場合、契約書の有効期限を追加または編集するためのリンクを使用できます。

 

契約書ツール

契約書ツールパネルを使用すると、管理を強化したり契約書を理解したりするためのいくつかのコントロールにアクセスできます。

契約書ツールパネル
  • 表示 - 現在の状態の契約書のサムネールが表示されます。
  • 共有 - この機能を持つ文書を共有すると、電子メールアドレスおよびメッセージの入力が求められ、入力すると、そのアドレスに現在の状態の契約書のコピーがメールで送信され、文書が指定された電子メールアドレスの「管理」タブに追加されます。
  • 保護 - 文書が完成していない場合にのみ使用できます。このタブを使用すると、契約書が送信された後の文書の表示保護を確立できます。
  • 通知 - 契約書が送信された後、このパネルを使用して、リマインダーを作成または削除できます。さらに、リアルタイムで、または特定の日付にリマインダーを送信できます。
  • 履歴 - このタブは、契約書に記録されたすべてのイベントの包括的なリストです。送信イベントで始まり、最後の署名イベントで終わります。

○ 監査レポート - このリンクは、各イベントの IP アドレスなどの詳しいパラメーターを含む、契約書の履歴の拡張 PDF レポートを生成します。

  • メモ - 任意の契約書に個人的なメモを追加できます。このメモは、自分用の個人的なもので、他のユーザーや署名者とは共有されません。

一般的なタスクへのクイックリンク

次に、使用する必要のある最も一般的なタスクに関するクイックリファレンスと、管理ページ自体および重要な機能の高度な調査を示します。

ライブラリ(文書)テンプレート

Adobe Sign リボンの「ライブラリテンプレート」アイコンを使用すると、フォームフィールドを配置できる Adobe Sign オーサリング環境に SharePoint 文書を送信したり、フィールドが有効になったフォームを Adobe Sign ライブラリに保存したりできます。

注意:

SharePoint 内の元の文書は変更されません。新しい文書テンプレートは、Adobe Sign サイトにのみ存在し、契約書の「ファイル」セクションの「文書ライブラリ」オプションを使用して添付する必要があります。

文書テンプレートを作成するには:

  1. テンプレートにする文書をクリックします。
  2. リボンの「ライブラリテンプレート」アイコンをクリックします(または右クリックし、メニューから選択します)。
    • Adobe Sign オーサリング環境が開き、文書全体が表示されます。
  3. 文書に必要なフィールドを配置します。
    • 2 名からの入力/署名を必要とするテンプレートを作成する場合は、1 人目の受信者のすべてのフィールドを配置します。  次に、「受信者」フィールドを「参加者 2」に変更し、2 人目の署名者/承認者のフィールドを配置します。

注意:

オーサリング環境でテンプレートを作成する場合は、最大 2 人の受信者用に文書のみを作成できます。それ以上が必要な場合は、Acrobat で、またはテキストタグを使用して、文書を作成する必要があります。

受信者リストの例

4. テンプレートが完成したら、右下隅の「保存」ボタンをクリックします。

• これにより、テンプレートが Adobe Sign ライブラリに保存されます。  

 


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