Adobe Sign では、現在契約書をやり取りする予定がある受信者に定期的に電子メールリマインダーを送信したり、指定の時間枠を過ぎると契約書を期限切れにしたりできるオプションを利用できます。


送信プロセス中の期限の設定

  1. オプション」セクションの「完成の期限」オプションをオンにします。

  2. 署名者が文書に署名できる日数を入力します。

    • 表示されている予定日が正しいかどうかを確認します。
    expire_date_set
  3. 送信プロセスを通常どおり続行します。


期限の追加、変更、削除

  1. 契約書の送信者として、管理ページに移動します。

  2. 変更する契約書をシングルクリックします。

  3. 有効期限」をクリックします。

    有効期限
  4. 新しい有効期限を設定するか、有効期限の完全削除を選択します。

  5. 保存」をクリックします。


期限とリマインダーの有効化/無効化

すべてのサービスレベルで、以下が可能です。

  • 周期的なリマインダーを作成する
    • 送信処理中に
    • 管理ページから
  • 管理ページから周期的なリマインダーおよびアドホックリマインダーを作成する

個人およびチームサービスレベルでは、リマインダー機能を自動化または抑制する機能はありません。

 

Enterprise および Business レベルのオプション

エンタープライズおよびビジネスサービスレベルでは、送信プロセス中に「リマインダー」および「文書の有効期限」オプションを特定の場合にだけ表示したり、アカウント/グループ全体の自動化を有効にしたりできます。

以下の方法で、2 つの設定を有効/無効にできます。

  • 管理者として Adobe Sign にログインします。
  • アカウント/アカウント設定/送信設定に移動します。
nav_to_settings

注意:

デフォルトのリマインダーと期限を有効にすると、「送信者に設定または変更を許可する」オプションが有効になっていない限り、送信ページでこれらの要素を設定する機能が無効になります

送信プロセス中のリマインダーの設定

グループまたはアカウントにデフォルトのリマインダーが設定されていないユーザーは、送信処理中にリマインダーを定義できます。

これらのリマインダーは、常に周期的で、契約書のすべての受信者に適用されます。送信者のみ、リマインダーをトリガーする繰り返しを定義する必要があります。次の 6 つのオプションがあります。

  • 毎日
  • 毎週
  • 毎営業日
  • 2 日ごと
  • 3 日ごと
  • 5 日ごと
reminder_frequency

契約書とリマインダーが最初に送信されると、「署名してください」電子メールが最初の受信者に配信されます。このイベントは、最初のリマインダーのタイマーを開始します。

リマインダーが例えば 3 日ごとに送信されるように設定されると、「署名してください」電子メールが配信されてから正確に 72 時間で最初のリマインダーがトリガーされます。

受信者が契約書のアクションを完了すると、その受信者のリマインダークロックが終了します。

複数の受信者がいる場合、前の受信者がアクションを完了するとすぐに、フローの次の受信者が署名してください電子メールを受け取ります。新しい受信者署名してください電子メールの配信時間(最初のタイプスタンプではなく)に基づいて、その受信者のリマインダークロックが開始します。

この処理は、契約書が完全に署名されるまで、契約書のすべての受信者に対して繰り返されます。

注意:

すべての周期的なリマインダーには、ライフサイクルがあり、その後、リマインダーは自己終了します。

毎日トリガーされるリマインダーには、10 日間のライフサイクルがあります。

他のすべてのリマインダーには、60 日間のライフサイクルがあります。


管理ページからのリマインダーの設定

送信プロセス後に作成されたリマインダーは、管理ページで設定します。

  1. 管理ページに移動します。

  2. 確認する契約書をシングルクリックします

  3. 右側のオプションレールで「リマインダー」リンクをクリックします。

    リマインダー
  4. 該当するユーザーと頻度についてリマインダーを設定します。

  5. 作成」をクリックしてリマインダーを設定します。

管理ページインターフェイスには、送信ページにはない、いくつかのオプションがあります。

  • リマインダーに含めたい受信者を選択できます。1 人、数人またはすべての受信者に対するリマインダーを設計できます。
  • 送信ページのような周期的なリマインダー処理を選択できます。
    • 契約書に対するアクションの完了後に受信者が周期的なリマインダーに追加された場合、アクションを完了したユーザーはリマインダーを受け取りません。
  • 「今すぐ」または「特定の日付」のいずれかに送信される、1 回限り(アドホック)のリマインダーを作成できます。
    • アドホックリマインダーは、契約書のアクションを完了した参加者に対して設定できます。
    • アドホックリマインダーは、契約書が署名を終了した後、またはアーカイブされた後に設定できます。
  • メッセージを含める必要があります。これは、管理ページでリマインダーを作成する場合の必須フィールドです。

 

契約書に他のリマインダーが既に設定されている場合は、「リマインダーを作成」インターフェイスの代わりに、契約書のリストが表示されます。

リマインダーを追加」ボタンをクリックすると、新しいリマインダーを作成できます。

existing_reminders


既存のリマインダーの確認

契約書に設定されているすべてのリマインダーは、次の方法で確認できます。

  1. 管理ページに移動します。

  2. 確認する契約書をシングルクリックします

  3. 右側のオプションレールで「リマインダー」リンクをクリックします。

    既存のリマインダー

注意:

リマインダーは、トリガーされる順序で表示されます。

すべて取り消し済み/期限切れのリマインダーは、アクティブなリマインダーの下に表示されます。


リマインダーの取り消し

リマインダーをキャンセルするには:

  1. 契約書を作成したユーザーとしてログインします。

  2. 管理ページに移動します。

  3. 該当する契約書をシングルクリックして選択します

  4. 右側のオプションレールで「リマインダー」リンクをクリックします。

  5. キャンセルするリマインダーを探してシングルクリックします。

  6. 削除アイコン(ごみ箱)をクリックします。

    cancel_reminder

注意:

受信者には、リマインダー電子メールからリマインダーを終了する権限があります。これは、必須の機能で、抑制できません。

 

リマインダーと REST API

REST v6 API を使用すると、4 つの操作でリマインダーオブジェクトに直接アクセスできます。

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders - パスの agreementId で識別される契約書の指定した参加者に関するリマインダーを作成します。
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders - パスの agreementId で識別される契約書のリマインダーを取得します。
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 契約書に関連付けられた特定のリマインダーを取得します。
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 契約書の既存のリマインダーを更新します。

 

アクティビティリスト/監査レポート

リマインダーは、アクティビティリストおよび契約書の監査レポートのログには記録されません

履歴および監査レポートは、文書署名処理の重要な節目を記録することが期待されます。これには、受信者への最初の通知(署名してください)も含まれますが、同じ受信者による繰り返しの署名要求(リマインダー)は含まれません。

リマインダーの履歴は、API(Enterprise レベルのお客様が利用可能)を使用することで取得できます。


カスタム電子メールテンプレートの作成

Enterprise のお客様には、リマインダー用の完全なカスタム電子メールテンプレートを作成するオプションがあります。 

カスタム電子メールテンプレートが必要な場合は、このガイドを参照してください


注意事項

  • 周期的なリマインダーの存続期間:
    • 毎日のリマインダーは、30 日を過ぎると有効期限が切れます。
    • 他のすべての周期的なリマインダーは、60 日を過ぎると有効期限が切れます。
  • アドホックリマインダー
    • 1 回のみトリガーされます。
    • 契約書に関するアクションが完了した参加者にリマインダーを送信するように設定できます。
    • 契約書が完了した後またはアーカイブされた後に設定できます。
      • リマインダーは、キャンセルされた契約書、拒否された契約書、有効期限が切れた契約書に対しては設定できません。
  • リマインダーは、元の「署名してください」電子メールが送信された日と同時にトリガーされます。
    • 複数の受信者ワークフローでは、受信者がアクションを完了して次の順番の受信者にトリガーされると、リマインダークロックがその時間にリセットされます。
    • 管理ページで現在の署名者を置き換えても、リマインダー時間はリセットされません
  • 受信者には、リマインダーをキャンセルする権限があります。この権限を拒否するオプションはありません。
  • 有効期限は、契約書の送信後に管理ページで変更できます。
  • 有効期限は、内部受信者の場合は無視できるように設定できます。