契約書の受信者用リマインダーの設定

Adobe Acrobat Sign では、現在、契約書を扱う予定の受信者に通常の電子メールリマインダーを送信するオプションを提供しています。


契約書のリマインダーの有効化/無効化

すべてのサービスレベルで、以下が可能です。

  • 周期的なリマインダーを作成する
    • 送信処理中
    • 管理ページ上
  • 管理ページから周期的なリマインダーおよびアドホックリマインダーを作成する

個人およびチームサービスレベルでは、リマインダー機能を自動化または抑制する機能はありません。

エンタープライズおよびビジネスレベルのオプション

エンタープライズおよびビジネスサービスレベルでは、送信プロセス中に「リマインダー」オプションを特定の場合にだけ表示したり、アカウント/グループ全体の自動化を有効にしたりできます。

この機能は、次の方法により有効化/無効化して設定することができます。

注意:

デフォルトのリマインダーを有効にすると、「送信者に設定または変更を許可する」オプションが有効になっていない限り、送信ページでリマインダーを設定する機能が無効になります

監査レポート

エンタープライズおよびビジネス層アカウントには、アカウント設定/グローバル設定/監査レポートの順に進み、「監査レポートにリマインダーを含める」オプションを有効にすることで、監査レポートにリマインダーイベントを追加するオプションがあります。

監査レポートに記録するリマインダーを設定します。

有効にすると、送信されたそれぞれのリマインダー電子メールのレコードが監査レポートに記録されます(最大 250 件のリマインダーイベント)。

監査レポートでリマインダーが記録されます。

リマインダー電子メールが無効になっている場合、監査レポートに更新は追加されません。この制限には、Webhook イベントを生成するためにトリガーされるリマインダーが含まれます。例えば、アカウント設定では監査レポートにリマインダーを追加するように設定され、個々のグループではリマインダー電子メールが無効になっている場合、個別に設定されたグループの監査レポートには、リマインダーイベントは含まれません。

送信プロセス中のリマインダーの設定

グループまたはアカウントにデフォルトのリマインダーが設定されていないユーザーは、送信処理中にリマインダーを定義できます。

これらのリマインダーは、常に周期的で、契約書のすべての受信者に適用されます。送信者のみ、リマインダーをトリガーする繰り返しを定義する必要があります。次の 6 つのオプションがあります。

  • 毎日
  • 毎週
  • 毎営業日
  • 2 日ごと
  • 3 日ごと
  • 5 日ごと

契約書とリマインダーが最初に送信されると、「署名してください」電子メールが最初の受信者に配信されます。このイベントは、最初のリマインダーのタイマーを開始します。

リマインダーが例えば 3 日ごとに送信されるように設定されると、「署名してください」電子メールが配信されてから正確に 72 時間で最初のリマインダーがトリガーされます。

受信者が契約書のアクションを完了すると、その受信者のリマインダークロックが終了します。

複数の受信者がいる場合、前の受信者がアクションを完了するとすぐに、フローの次の受信者が「署名してください」電子メールを受け取ります。新しい受信者の「署名してください」電子メールの配信時間(最初のタイプスタンプではなく)に基づいて、その受信者のリマインダークロックが開始します。

この処理は、契約書が完全に署名されるまで、契約書のすべての受信者に対して繰り返されます。

注意:

すべての周期的なリマインダーには、ライフサイクルがあり、その後、リマインダーは自己終了します。

毎日トリガーされるリマインダーには、10 日間のライフサイクルがあります。

他のすべてのリマインダーには、60 日間のライフサイクルがあります。


管理ページからのリマインダーの設定

送信プロセス後に作成されたリマインダーは、管理ページで設定します。

  1. 管理ページに移動します。

  2. 確認する契約書をシングルクリックします。

  3. 右側のオプションレールで「リマインダー」リンクをクリックします。

    リマインダー

  4. 該当するユーザーと頻度についてリマインダーを設定します。

  5. 作成」をクリックしてリマインダーを設定します。

管理ページインターフェイスには、送信ページにはない、いくつかのオプションがあります。

  • リマインダーに含めたい受信者を選択できます。1 人、数人またはすべての受信者に対するリマインダーを設計できます。
  • 送信ページのような周期的なリマインダー処理を選択できます。
    • 契約書に対するアクションの完了後に受信者が周期的なリマインダーに追加された場合、アクションを完了したユーザーはリマインダーを受け取りません。
  • 「今すぐ」または「特定の日付」のいずれかに送信される、1 回限り(アドホック)のリマインダーを作成できます。
    • アドホックリマインダーは、契約書のアクションを完了した参加者に対して設定できます。
    • アドホックリマインダーは、契約書が署名を終了した後、またはアーカイブされた後に設定できます。
  • メッセージを含める必要があります。これは、管理ページでリマインダーを作成する場合の必須フィールドです。

 

契約書に他のリマインダーが既に設定されている場合は、「リマインダーを作成」インターフェイスの代わりに、契約書のリストが表示されます。

リマインダーを追加」ボタンをクリックすると、新しいリマインダーを作成できます。


既存のリマインダーの確認

契約書に設定されているすべてのリマインダーは、次の方法で確認できます。

  1. 管理ページに移動します。

  2. 確認する契約書をシングルクリックします。

  3. 右側のオプションレールで「リマインダー」リンクをクリックします。

    既存のリマインダー

注意:

リマインダーは、トリガーされる順序で表示されます。

すべて取り消し済み/期限切れのリマインダーは、アクティブなリマインダーの下に表示されます。


リマインダーを取り消す場合

リマインダーをキャンセルするには:

  1. 契約書を作成したユーザーとしてログインします。

  2. 管理ページに移動します。

  3. 該当する契約書をシングルクリックして選択します。

  4. 右側のオプションレールで「リマインダー」リンクをクリックします。

  5. キャンセルするリマインダーを探してシングルクリックします。

  6. 削除アイコン(ごみ箱)をクリックします。

注意:

受信者には、リマインダー電子メールからリマインダーを終了する権限があります。これは、必須の機能で、抑制できません。

 

リマインダーと REST API

REST v6 API を使用すると、4 つの操作でリマインダーオブジェクトに直接アクセスできます。

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders - パスの agreementId で識別される契約書の指定した参加者に関するリマインダーを作成します。。
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders - パスの agreementId で識別される契約書のリマインダーを取得します。
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 契約書に関連付けられた特定のリマインダーを取得します。。
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 契約書の既存のリマインダーを更新します.


カスタム電子メールテンプレートの作成

エンタープライズのお客様には、リマインダー用の完全なカスタム電子メールテンプレートを作成するオプションがあります。 

カスタム電子メールテンプレートが必要な場合は、このガイドを参照してください

電子メールリマインダー配信の無効化

デフォルトでは、リマインダーを設定したすべてのアカウントで、スケジュールまたは明示的なトリガーに従い、電子メールリマインダーが自動的に送信されます。

一部の業界では、すべての電子メール通信を傍受する必要があります(金融機関など)。これらのお客様は、Webhook を活用し、別のチャネルを介してリマインダーを送信することもできます。

エンタープライズレベルのアカウントでは、サポートチームにリクエストを送信して、Acrobat Sign システムからの電子メールリマインダーをアカウントおよびグループレベルで配信しないようにするオプションがあります。

 

リマインダーによってトリガーされる Webhook

リマインダー用の Webhook は、作成方法(単一の契約書としてか、一括送信プロセスを通じてか)と通知方法(Acrobat Sign が電子メールを送信するかどうか)の両方に関連するイベントに分割されます。

リマインダーコンテンツは、次のイベントの Webhook ペイロードに含まれます。

  • 契約書のすべてのイベント
  • 契約書リマインダーが送信されました
  • 契約書のリマインダーが開始されました
  • 一括送信の全イベント
  • 一括送信のリマインダーが送信されました
  • 一括送信のリマインダーが開始されました

 

電子メール通知が有効になっている状態でリマインダーが正常にトリガーされた場合:

  • 単一契約書のイベントは REMINDER_SENT であり、Webhook は AGREEMENT_REMINDER_SENT です。
  • 一括送信トランザクションは、MEGASIGN_REMINDER_SENT という Webhook を生成します。

電子メール通知が無効になっている状態でリマインダーがトリガーされた場合:

  • 単一契約書のイベントは REMINDER_INITIATED であり、Webhook は AGREEMENT_REMINDER_INITIATED です。
  • 一括送信トランザクションは、MEGASIGN_REMINDER_INITIATED という Webhook を生成します。

一括送信 Webhook は、テンプレート全体に対して 1 回だけトリガーされます。子契約書ごとにトリガーしません


注意事項

  • 周期的なリマインダーの存続期間:
    • 毎日のリマインダーは、10 日を過ぎると有効期限が切れます.
    • その他の周期的リマインダーは、60 日後に期限切れになります。
  • アドホックリマインダー
    • 1 回のみトリガーされます。
    • 契約書に関するアクションが完了した参加者にリマインダーを送信するように設定できます。
    • 契約書が完了した後またはアーカイブされた後に設定できます。
      • リマインダーは、キャンセルされた契約書、拒否された契約書、有効期限が切れた契約書に対しては設定できません。
  • リマインダーは、元の「署名してください」電子メールが送信された日と同時にトリガーされます。
    • 複数受信者のワークフローでは、受信者がアクションを完了して次の順番の受信者がトリガーされると、リマインダークロックがその時刻にリセットされます。
    • 管理ページで現在の署名者を置き換えても、リマインダー時間はリセットされません
  • 受信者には、リマインダーをキャンセルする権限があります。この権限を拒否するオプションはありません。
  • 有効期限は、契約書の送信後に管理ページで変更できます。
  • 有効期限は、内部受信者の場合は無視できるように設定できます。
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