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Salesforce 向け Adobe Sign - 高度なカスタマイズ/設定ガイド

Salesforce 向け Adobe Sign パッケージで利用できるカスタム設定ガイド

概要

Salesforce 向け Adobe Sign には、カスタマイズ可能な機能が多数用意されており、文書署名プロセスを調整して、全体的なワークフローにシームレスに統合できます。

この文書は Salesforce インストールガイドを補足するもので、管理者が使用できるすべてのカスタム機能およびバックエンドプロセスについて説明しています。アプリケーションを Adobe Sign アプリに接続することを検討している開発者は、開発者向けドキュメントを参照してください。

ここで説明する設定のほとんどは、Salesforce 設定を有効にするだけで使用できます。Adobe Sign 側で設定が必要な一部の設定は、その旨が記載されています。

Adobe Sign のタブ

タブ

Adobe Sign では 11 個のカスタムタブがインストールされ、すべてがデフォルトでオンになっています(すべてのユーザーがアクセスできるようにインストールした場合)。それぞれのタブとその機能を確認し、そのタブがすべてまたは一部のユーザーに必要か、またはどのユーザーにも必要ないかを判断したうえで、不要なタブは、ユーザー側での煩雑さを軽減するために無効にすることをお勧めします。

Adobe Sign のタブ

契約書

データマッピング

グループマッピング

契約書テンプレート

Adobe Sign マネージャー

契約を管理

契約書一括作成

Adobe Sign 管理者(x2)

結合マッピング

契約タイプ    
注意:

Lightning インターフェイスには、2 つの「Adobe Sign 管理者」タブが表示されます。

1 つは Visualforce ページ用、もう 1 つは Lightning 用ですが、Lightning エクスペリエンスで Visualforce を非表示にすることはできないので、両方が表示されます。


機能別のタブ

ユーザー

  • 契約書 - 主な目的は、ユーザーが契約書を作成および確認できるようにすることです。  アプリケーションを使用するすべてのユーザーに対して有効にします。
  • Adobe Sign マネージャー - Adobe Sign を Salesforce1 に導入した場合に主に使用します。Salesforce1 を使用していない場合、このタブは非表示にすることをお勧めします。
  • 契約を管理 - このタブでは、Adobe Sign 管理ページへのポータルを開きます。このページに含まれるツールを使用すると、ユーザーが Adobe Sign web 領域で契約書を直接かつ完全に操作できます。  Salesforce のお客様は一般的に Salesforce 環境内でのみ契約/文書を操作するように考えているので、イベントは完全に CRM システムに記録されます。このため、このタブは、管理者以外のユーザーには非表示にします。

 

パワーユーザー

  • 契約書一括作成 - Adobe Sign テンプレートと Salesforce クエリに基づいて(受信者を定義し)、大量の契約書を生成する必要があるユーザーが使用します。このタブは、同じ文書を多数送信するユーザー/プロファイルにのみ表示します(例:年間ポリシー契約、契約更新文書)。

 

管理者

  • Adobe Sign 管理者 - このタブは Salesforce 管理者プロファイルにのみ表示します。管理者以外のユーザーがこの内容にアクセスする必要はありません。
  • グループマッピング - この設定を使用すると、Salesforce 管理者が Adobe Sign でユーザーを SFDC プロファイルに基づいて自動的にグループ化できます。  管理者にのみ有用です。
  • 契約タイプ - 特定のカテゴリーに含まれるすべての契約書の特定と検索に役立ちます。
  • 契約テンプレート - 契約テンプレートをデザインするためのタブです。  ほとんどの場合、管理者のみを対象とします。
  • データマッピング - 文書コンテンツを Salesforce に戻すデータマッピングを定義するためだけに使用します。  ほとんどのお客様については、管理者のみを対象とします。
  • 結合マッピング - 「データマッピング」に対応します。署名用に文書が送信される前に、文書に結合できる Salesforce コンテンツを定義します。  これも基本的に管理者のみを対象とします。

Salesforce 向けカスタマイズ

設定を使用すると、Salesforce 向け Adobe Sign の動作を変更し、その動作をビジネスニーズに合わせてカスタマイズできます。デフォルト値には、お客様が最もよく使用する設定が反映されており、明示的に変更しない限りその値が有効になります。

Salesforce 向け Adobe Sign では様々なカスタム設定がサポートされています。

  • Adobe Sign 設定:Adobe Sign ユーザーに表示する機能と、アプリケーションの動作を制御します。アプリケーションの主要な設定です。
  • Adobe Sign 契約書受信者設定:受信者の記録の作成方法および更新方法を制御します。
  • Adobe Sign 契約書更新設定:Salesforce で契約書の更新方法を定義する機能を制御します。
  • Adobe Sign 環境設定:デフォルトの URL と環境設定を制御します。
  • Adobe Sign ツールバー設定:Adobe Sign ツールバーに表示するボタンを制御します。
  • Adobe Sign 結合マッピング設定:結合マッピングが使用されている場合の添付ファイルの処理方法を制御します。
  • Adobe Sign Chatter 設定:Chatter 投稿につながる契約書イベントと、その Chatter 投稿が表示される場所を制御します。この設定は、組織で Adobe Sign for Chatter アプリをインストールしている場合に表示されます。
  • Adobe Sign リード変換設定:リードが取引先、取引先担当者または商談に変換されるときの、そのリードに関連付けられている契約書の処理を制御します。

Salesforce 組織全体または特定のユーザーおよびプロファイルに対して設定できます。

カスタマイズ可能な設定

カスタマイズ可能な設定は、Salesforce の機能セクションごとにまとめられています。その構造を以下に示します。個別の設定は、機能別設定に示されています。

o Adobe Sign 契約書受信者設定

o Adobe Sign 契約書更新設定

o Adobe Sign Chatter 設定

o Adobe Sign 環境設定

o Adobe Sign リード変換設定

o Adobe Sign 結合マッピング設定

o Adobe Sign 設定

o Adobe Sign ツールバー

 

Adobe Sign 設定」セクションのアイテム数の関係で、コンテンツは 2 回示されています。

  • 機能別 - 機能目標の達成を促進し、関連するすべての設定を確実かつ迅速に検討できます。
  • アルファベット順 - 特定の設定をすばやく見つけることができます。

Adobe Sign カスタム設定

自動化およびバックグラウンドアクション

Salesforce 向け Adobe Sign には、契約書に対してバックグラウンドアクションを有効にして、ワークフローを自動化する機能が用意されています。これには、契約書の送信、リマインダーの送信、契約状況の更新、契約書の削除、契約書のキャンセルが含まれます。

バックグラウンドアクション

  • 自動ワークフローまたはトリガーによって、Salesforce は、追加のユーザー操作なしで署名用に文書を自動送信できます。リマインダーの送信、契約書の削除、キャンセルまたは更新を自動的におこなうように、トリガーまたはワークフローを設定することもできます。これをおこなうには、ユーザーまたはワークフローが他のユーザーの代理で送信できるようにすることが必要になる場合があります。
  • バックグラウンドアクションを有効にするには、「バックグラウンドアクション」という契約書選択リストフィールドを使用します。フィールドの値が切り替わると、アクションがトリガーされます。必ず契約状況に対して許可されているアクションのみをトリガーしてください(例えば、既にキャンセルされている契約については、リマインダーを送信することはできません)。
  • また、「署名用に送信」ボタンを有効にして、ユーザーに契約書を最初に確認するよう求めずに、事前定義された契約テンプレートを使用した契約書を自動送信することもできます。これを実現するには、契約テンプレートで「自動送信」オプションを有効にします。詳しくは、契約テンプレートを参照してください。

onLoadActions

Salesforce は、Adobe Sign が契約書のボタンアクション(送信、通知、キャンセル、更新および表示)に対してサポートしている onLoadAction URL パラメーターを使用して、アクションを自動的にトリガーできます。URL パラメーターでは、管理者が設定したツールバー設定が考慮されます。そのため、有効になっているツールバー設定のみが使用可能になります。

onLoadAction を使用した URL の例:

送信:アカウントで契約書の状態が下書きであることを確認してください。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

通知:アカウントで契約状況が署名用に送信であることを確認してください。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

削除:アカウントで契約状況が署名用に送信であることを確認してください。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

キャンセル:アカウントで契約状況が署名用に送信であることを確認してください。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

更新:アカウントで契約状況が署名用に送信であることを確認してください。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

表示: アカウントで契約状況が署名用に送信済み、署名済み、またはキャンセル済みであることを確認してください。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

Adobe Sign と他の Salesforce アプリの統合

Adobe Sign は複数の Salesforce アプリと統合されています。これにより、Salesforce ワークフローをさらに拡張できます。各アプリの詳細を確認してください。アプリは AppExchange から入手できます。

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